संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन: यह कैसे काम करता है? इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बनाने के लिए आधुनिक प्लेटफार्मों के फायदे और नुकसान: डेलो, इंटरट्रस्ट, ऑप्टिमा-वर्कफ्लो, डॉक्यूमेंटम

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ श्रम और भौतिक संसाधनों को बचाने के साथ-साथ दस्तावेज़ बनाने, संग्रहीत करने और संसाधित करने में लगने वाले समय को काफी कम करना है। लेकिन क्या कागज रहित प्रौद्योगिकियों में सब कुछ इतना गुलाबी और किफायती है? इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के पेशेवरों और विपक्षों के बारे में लेख से जानें।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम कागज के साथ काम करने के लिए कैसे अभ्यस्त हो जाते हैं, हमारे जीवन की वास्तविकताएं हमें इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकी की पेचीदगियों में तल्लीन करने के लिए मजबूर करती हैं। ऐसी प्रौद्योगिकियों के तत्वों में से एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा को समझने के लिए और साथ ही विशाल परिभाषाओं और विशिष्ट शब्दावली में न डूबने के लिए, आइए कुछ प्रमुख शब्दों पर ध्यान दें:

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है जो किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का प्रारंभिक और मुख्य उद्देश्य है। इसके गठन, प्रसंस्करण, संरक्षण, स्थानांतरण और भंडारण को व्यवस्थित आधार पर व्यवस्थित करने के लिए, उपायों के एक सेट की आवश्यकता होती है (विशेष कार्यक्रम, तकनीकी साधन, प्रशिक्षित कर्मचारी, आदि)।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन इस तरह से बनाया गया है कि विभिन्न प्रकार के विशिष्ट कार्यों को हल किया जा सके। कंपनी में संभावित प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन:

नीचे कुछ प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की ताकत और कमजोरियों के बारे में जानें।

किसी कंपनी में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में संक्रमण के लिए गंभीर प्रारंभिक तैयारी की आवश्यकता होती है। यहां पहला महत्वपूर्ण माइनस लूम - सिस्टम कार्यान्वयन के चरण में पर्याप्त सामग्री, श्रम और अन्य लागतें:

इसके अलावा, लेखांकन नीति में समायोजन करना आवश्यक होगा, इसमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में शामिल दस्तावेजों (कर और लेखांकन से संबंधित) की एक सूची, उन कर्मचारियों की सूची, जिन्हें उन पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है और अन्य महत्वपूर्ण बारीकियों को दर्शाता है। (दस्तावेजों को कैसे स्टोर करें, एक्सेस, ट्रांसफर, आदि डी।)।

सिस्टम की शुरूआत के बाद (इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को बनाए रखने की प्रक्रिया में), स्थापित नियमों और नियमों, सॉफ़्टवेयर अपडेट आदि के कार्यान्वयन की निरंतर निगरानी आवश्यक है।

नीचे दिए गए आरेख से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मुख्य लाभों के बारे में जानें:

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की प्रशंसा करते हुए, इसकी कमजोरियों को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है, जो इसके सभी लाभों को समाप्त कर सकता है:

अलग से, हम किसी कंपनी के किसी भी दस्तावेज़ प्रवाह के ऐसे महत्वपूर्ण घटकों पर ध्यान देंगे जैसे कार्मिक और लेखा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन।

कार्मिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कंपनी के उद्देश्यों के लिए और हितधारकों के साथ सूचना के आदान-प्रदान के लिए कर्मियों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के गठन, संचय और विनिमय के लिए एक प्रणाली है।

विधायी रूप से निर्धारित कर्मियों के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के तत्व पहले से ही प्रभावी हैं: दूरस्थ कर्मचारियों के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप में रोजगार अनुबंध तैयार करना संभव है यदि उनके पास इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 312.3) हैं।

निकट भविष्य में, हमें कार्मिक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के व्यापक परिचय की उम्मीद करनी चाहिए। श्रम मंत्रालय पहले से ही इस विषय पर एक प्रयोग कर रहा है (रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 26 मार्च, 2018 संख्या 194 का आदेश):

कर्मचारियों के लिए, यह प्रणाली भी फायदेमंद है: वे इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का अनुरोध करने और कार्मिक विभाग का दौरा किए बिना अनुबंध समाप्त करने में सक्षम होंगे।

हाल ही में, नियोक्ता और कर्मचारी के साथ-साथ अन्य इच्छुक पार्टियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक बातचीत के रूपों में से एक के बारे में अधिक से अधिक चर्चा हुई है - इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकों का व्यापक परिचय।

इस पर विवरण के लिए, "इलेक्ट्रॉनिक कार्य पुस्तकें - सभी पक्ष और विपक्ष" सामग्री देखें। .

कार्मिक क्षेत्र में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए संक्रमण जल्द ही इंटरनेट के माध्यम से दूरस्थ रूप से श्रम निरीक्षण करने की अनुमति देगा।

इसका मुख्य महत्वपूर्ण दोष दस्तावेजों की पूरी मात्रा को इलेक्ट्रॉनिक रूप में तुरंत परिवर्तित करने में असमर्थता है, क्योंकि व्यक्तिगत कर्मियों के दस्तावेजों में नियोक्ता और कर्मचारी के बीच संबंधों के लिए उचित कानूनी समर्थन सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारी के व्यक्तिगत हस्ताक्षर होने चाहिए। और एक कर्मचारी को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी करने के लिए बाध्य करने के लिए, इसमें समय और विधायी पहल होगी।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन लेखांकन के फायदे और नुकसान

वित्तीय सेवाएं, विशेष रूप से लेखांकन संरचनाओं में, उच्च-गुणवत्ता और तेज़ दस्तावेज़ प्रबंधन पर सबसे अधिक निर्भर हैं। ये डिवीजन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अनुमति देता है:

1. लेखांकन के काम को व्यवस्थित और स्वचालित करें।

हम काफी लंबे समय से लेखांकन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों का उपयोग कर रहे हैं। विशेष लेखा कार्यक्रमों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को उत्पन्न करने और संसाधित करने की क्षमता न केवल श्रम लागत को कम करने की अनुमति देती है, बल्कि दस्तावेजों को बनाने और संसाधित करने के सभी चरणों में त्रुटियों से बचने के लिए भी है (कार्यक्रम आपको गलती करने या तुरंत इसकी पहचान करने की अनुमति नहीं देगा)।

1. आंतरिक कॉर्पोरेट मुद्दों को हल करें।

उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक वेतन पर्ची जारी करना। उन्हें ई-मेल द्वारा भेजा जा सकता है या कंपनी की कॉर्पोरेट वेबसाइट पर प्रत्येक कर्मचारी के व्यक्तिगत खातों में रखा जा सकता है। वेतन पर्ची जारी करने की इलेक्ट्रॉनिक पद्धति पर अधिकारियों को आपत्ति नहीं है (श्रम मंत्रालय का 21 फरवरी, 2017 का पत्र संख्या 14-1 / ओओजी-1560)। आपको बस इसे कंपनी के स्थानीय अधिनियम में ठीक करने की आवश्यकता है।

1. बाहरी इच्छुक उपयोगकर्ताओं (बैंक, आईएफटीएस, पीएफआर, एफएसएस, आदि) के साथ बातचीत के लिए कागज रहित प्रौद्योगिकियों की स्थापना।

हम नीचे कंपनी के बाहर अन्य संरचनाओं के साथ बातचीत के इलेक्ट्रॉनिक रूपों के बारे में बात करेंगे।

चलो मरहम में एक मक्खी के बारे में बात करते हैं। हम इस प्रणाली के महत्वपूर्ण नुकसान से अच्छी तरह वाकिफ हैं। इंटरनेट में रुकावट या उपकरण की विफलता, नियमित सॉफ्टवेयर अपडेट के साथ समस्या, इलेक्ट्रॉनिक कुंजी और प्रमाण पत्र किसी भी वित्तीय कर्मचारी को नुकसान पहुंचा सकते हैं।

कंपनियां और व्यक्तिगत उद्यमी, जो विफलताओं और वायरस के कारण, समय पर नियंत्रकों को रिपोर्ट करने में सक्षम नहीं होंगे या समय पर अपने अनुरोधों का जवाब नहीं भेजेंगे, भौतिक रूप से पीड़ित हो सकते हैं (दंड पर गिरना)।

कर अधिकारियों, सामाजिक बीमा कोष, रूसी संघ के पेंशन कोष और अन्य अधिकारियों के साथ व्यावसायिक संस्थाओं के इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान धीरे-धीरे स्थापित किया जा रहा है। कड़ाई से औपचारिक इलेक्ट्रॉनिक प्रारूपों के लिए धन्यवाद, अनावश्यक लालफीताशाही और अधिकारियों की मनमानी के बिना, सूचनाओं और दस्तावेजों का आदान-प्रदान जल्दी होता है। यह किसी भी कंपनी या व्यक्तिगत उद्यमी के लिए एक बड़ा प्लस है।

FIU के साथ सहभागिता

रूसी संघ के पेंशन फंड (कानून के अनुच्छेद 8 "राज्य पेंशन बीमा प्रणाली में व्यक्तिगत (व्यक्तिगत) लेखांकन" दिनांक 1 अप्रैल, 1996 नंबर 27-एफजेड) के लिए व्यक्तिगत लेखांकन के रिपोर्टिंग दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से जमा करना संभव है। . मुख्य बात अनधिकृत पहुंच के खिलाफ उनकी गारंटीकृत सुरक्षा सुनिश्चित करना है। इस प्रक्रिया को कड़ाई से विनियमित किया जाता है:

FSS के साथ इलेक्ट्रॉनिक संपर्क

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सामाजिक बीमा भी नया नहीं है। पॉलिसीधारकों के पास कार्यालय छोड़ने के बिना निधि को इलेक्ट्रॉनिक रिपोर्टिंग जमा करने का अवसर है - बस फंड के पोर्टल पर पंजीकरण करें (सीधे सिस्टम में एक आवेदन भरें) और एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (ईएस) प्राप्त करें।

FSS ने भी इस प्रक्रिया को विनियमित किया:

फंड के साथ इलेक्ट्रॉनिक रूप से और ईडीआई ऑपरेटर के माध्यम से इसके साथ एक उचित समझौता करके बातचीत करना भी संभव है।

हाल ही में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों में इलेक्ट्रॉनिक बीमार अवकाश प्रमाणपत्र जारी करने और संसाधित करने के लिए एक प्रणाली की शुरूआत शामिल है।

बीमाकर्ताओं के पास इलेक्ट्रॉनिक बीमार अवकाश का अनुरोध करने और उनके साथ काम करने का अवसर होता है (यदि उन्होंने एक उपयुक्त समझौता किया है):

• एफएसएस वेबसाइट पर एक व्यक्तिगत खाते के माध्यम से;
• एडब्ल्यूएस "एफएसएस के लिए गणना की तैयारी";
• बीमाधारक का अपना सॉफ्टवेयर (वेतन और कर्मियों के लेखांकन के लिए कुछ लेखांकन कार्यक्रम इसे लागू करने की अनुमति देते हैं)।

इलेक्ट्रॉनिक बीमार छुट्टी (EB) के साथ काम करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक इंटरैक्शन "बीमाकृत - FSS" की श्रृंखला:

कर्मचारियों को FSS RF सिस्टम में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से सूचनात्मक लाभ प्राप्त होते हैं। यदि वे राज्य सेवा पोर्टल (यदि उनके पास एक सत्यापित खाता है) पर पंजीकरण करते हैं, तो वे अपने ईबी को नियंत्रित करने में सक्षम होंगे, इसके प्रसंस्करण के चरणों और लाभों की गणना पर नज़र रखने में सक्षम होंगे।

इलेक्ट्रॉनिक बीमार अवकाश के विवरण के लिए, लिंक देखें।

IFTS के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

शायद यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का सबसे सामान्य प्रकार है। टैक्स रिपोर्टिंग मुख्य रूप से आईएफटीएस द्वारा इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्राप्त की जाती है। नियंत्रक इलेक्ट्रॉनिक तकनीकों (इलेक्ट्रॉनिक आवश्यकताओं, अनुरोधों आदि को प्रेषित करके) के माध्यम से करदाताओं के साथ संवाद करना पसंद करते हैं।

परिणाम

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ निस्संदेह हैं: दस्तावेजों की तैयारी और प्रसंस्करण के लिए सामग्री और श्रम लागत में कमी, उनके समन्वय और अनुमोदन के लिए समय की बचत, और कई अन्य सकारात्मक पहलू। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कई फायदे हैं, लेकिन पर्याप्त नुकसान भी हैं। इलेक्ट्रॉनिक जानकारी की सुरक्षा और सुरक्षा सुनिश्चित करने में समस्याएं, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत और रखरखाव से जुड़ी बारीकियों के अपर्याप्त विधायी और तकनीकी विकास इसके व्यापक कार्यान्वयन में बाधा डाल सकते हैं।

वर्तमान में, व्यावसायिक संस्थाओं और व्यक्तियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान धीरे-धीरे कागज से इलेक्ट्रॉनिक की ओर बढ़ रहा है। सादे कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कई फायदे हैं - यह समय बचाता है और निर्णयों की दक्षता को बढ़ाता है। ईडीएमएस को एक कंपनी के भीतर और इंटरनेट के माध्यम से विभिन्न कंपनियों के बीच बनाया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनइलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं की एक प्रणाली है। अधिकांश आधुनिक लेखांकन और कार्मिक कार्यक्रम विधायी स्तर पर स्थापित एक मानक प्रारूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ उत्पन्न करने में सक्षम हैं। लेकिन इस तरह के दस्तावेज़ के लिए कानूनी वजन होने के लिए, इसे दोनों पक्षों द्वारा इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को दो बड़े प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है - कंपनी के भीतर या संचार चैनलों के माध्यम से विभिन्न कंपनियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान। इन दो प्रणालियों को एक वैश्विक एक में संयोजित करने की अनुमति है।

कंपनी के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के लिए आवश्यक सॉफ़्टवेयर पैकेज (ईडीआई प्लेटफ़ॉर्म) की खरीद की आवश्यकता होती है, साथ ही इसके संचालन के लिए उपकरण (नेटवर्क उपकरण, सर्वर, आदि)।

दो कंपनियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान करने के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर की आवश्यकता होती है। यह संदेशों के वितरण की गारंटी देता है, भेजे गए दस्तावेजों के प्रारूप को नियंत्रित करता है, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर द्वारा डेटा के साथ काम के प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है, और दस्तावेजों के संग्रह को संग्रहीत करता है।

ध्यान!इन्हीं सेवाओं में से एक है। इसके माध्यम से प्राप्त दस्तावेज कानूनी रूप से महत्वपूर्ण हैं यदि उनके पास दोनों पक्षों के ईपीसी से लेकर दस्तावेज़ प्रवाह तक का निशान है।

ईडीआई के फायदे और नुकसान

मुख्य लाभ

कागज पर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के निर्विवाद फायदे हैं:

• कागजी कार्रवाई का आयोजन - सिस्टम आपको एक ही नंबर को अलग-अलग दस्तावेजों को असाइन करने की अनुमति नहीं देगा, क्योंकि यह क्रम में और स्वचालित रूप से होगा;
• प्रत्येक दस्तावेज़ की स्थिति को ट्रैक करना - किसी भी समय आप यह पता लगा सकते हैं कि दस्तावेज़ के साथ कौन काम कर रहा है। कर्मचारी इसे खराब या खो नहीं पाएगा। गलती से या उद्देश्य से हटाए गए दस्तावेज़ को अभी भी पुनर्स्थापित किया जा सकता है;
• दस्तावेज़ प्रसंस्करण का त्वरण - यदि कंपनी के विभाग कई भवनों में बिखरे हुए हैं, तो अनुमोदन के लिए एक कागजी दस्तावेज़ व्यक्तिगत रूप से वहाँ ले जाना चाहिए। ईडीआई के साथ, आवश्यक दस्तावेज एक सेकंड के एक अंश में कर्मचारी तक पहुंच जाता है;
• संस्करणों के साथ सुविधाजनक काम - संपादन करते समय, सिस्टम प्रत्येक संस्करण को सहेजता है। यदि आवश्यक हो, तो आप ट्रैक कर सकते हैं कि दस्तावेज़ में किसने और कब परिवर्तन किए;
• चौबीसों घंटे रिमोट एक्सेस - यदि आवश्यक हो, तो दुनिया के किसी भी कंप्यूटर से इंटरनेट के माध्यम से ईडीआई सिस्टम तक पहुंच की व्यवस्था की जा सकती है। एक कर्मचारी व्यापार यात्रा पर, छुट्टी पर या बीमार छुट्टी पर दस्तावेजों के साथ काम कर सकता है;
• कार्य शेड्यूलिंग - निर्माण तिथि और नियत तिथि निर्दिष्ट करके, आप कतार के अनुसार आने वाले दस्तावेज़ों के निष्पादन की योजना बना सकते हैं;
• दस्तावेज़ खोजें - आप दस्तावेज़ों के सामान्य डेटाबेस में खोजशब्दों और अभिव्यक्तियों द्वारा खोज सकते हैं;
• कागज की बचत - सभी दस्तावेजों को आवश्यक मात्रा में प्रिंट करने की आवश्यकता नहीं है।

मुख्य नुकसान

स्पष्ट लाभों के बावजूद, EDI सिस्टम के नुकसान भी हैं जो किसी कंपनी को इसे लागू करने से रोक सकते हैं।

इसमे शामिल है:

• सिस्टम की खरीद पर पैसा खर्च करना आवश्यक है, जो उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर 100 हजार रूबल तक हो सकता है;
• खरीद के बाद, इसे स्थापित करने, लागू करने और डीबग करने में लंबा समय लगता है;
• इसमें शामिल होने वाले सभी उपयोगकर्ताओं के लिए प्रशिक्षण आयोजित करना आवश्यक है;
• सिस्टम की सुरक्षा सुनिश्चित करना - उपयोगकर्ताओं के बीच अभिगम नियंत्रण, आवश्यक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी करना, बाहर से घुसपैठ से सुरक्षा;
• कंपनी के कर्मचारियों के पास एक व्यवस्थापक होना चाहिए जो सिस्टम के कामकाज की निगरानी करेगा, सेवा कार्य करेगा और उपयोगकर्ता के मुद्दों को हल करेगा;
• जानकारी को संरक्षित करने के लिए, दस्तावेजों के साथ डेटाबेस का बैकअप लेना आवश्यक है;
• यदि भागीदार फर्मों के पास ईडीआई नहीं है, तो इलेक्ट्रॉनिक और पेपर सिस्टम दोनों को सुनिश्चित किया जाना चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की कार्यक्षमता

किसी भी वर्कफ़्लो सिस्टम को क्रियाओं का एक सेट प्रदान करना चाहिए:

• किसी भी प्रकार के दस्तावेजों के साथ काम करें - उन्हें बनाएं, तैयार करें, प्रक्रिया करें, रजिस्टर करें, उनके कार्यान्वयन को नियंत्रित करें, समन्वय करें, आदि;
• वर्कफ़्लो प्रवाह व्यवस्थित करें - कंपनी के भीतर मार्गों को परिभाषित करें, अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के बीच पहुंच को प्रतिबंधित करें, एक दस्तावेज़ के साथ कई लोगों को एक साथ काम करने की क्षमता प्रदान करें;
• उनकी खोज, भंडारण की संभावना के साथ दस्तावेजों का एक संग्रह व्यवस्थित करें।

ध्यान!इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को पारंपरिक कागज के रूप में दस्तावेजों के साथ काम करने की समान क्षमता प्रदान करनी चाहिए।

बड़ी उन्नत प्रणालियाँ इसके लिए अवसर प्रदान करती हैं:

• सभी उत्तीर्ण दस्तावेजों का पंजीकरण - आने वाले, बाहर जाने वाले, आंतरिक, उनके आगे के पुनर्निर्देशन के साथ;
• कंपनी के प्रत्येक प्रभाग में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक समान प्रक्रिया सुनिश्चित करना;
• दस्तावेज़ के साथ व्यक्तिगत और सामूहिक रूप से काम करें;
• विभागों और विशिष्ट कर्मचारियों के बीच दस्तावेजों का आदान-प्रदान;
• दस्तावेजों तक पहुंच सीमित करें;
• सभी दस्तावेज़ों के लिए मानक प्रपत्रों का उपयोग करें;
• नियंत्रित करें कि दस्तावेज़ के साथ अनुमोदन, निष्पादन और अन्य कार्य समय पर पूरे होंगे;
• रिपोर्टिंग उत्पन्न करें - विश्लेषणात्मक, सांख्यिकीय, आदि;
• उपयोगकर्ताओं द्वारा उन तक पहुंचने की तिथि और समय तय करने के साथ अभिलेखीय भंडारण को व्यवस्थित करें।

क्या पेपर दस्तावेज़ प्रबंधन को इलेक्ट्रॉनिक के साथ जोड़ना संभव है?

किसी संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में संक्रमण के बाद, पहले तो कागजी दस्तावेज़ों को पूरी तरह से छोड़ना संभव नहीं होगा।

यह कई कारणों से हो सकता है:

• सभी ठेकेदार ईडीआई का उपयोग नहीं करते हैं;
• कंपनी के पास पहले से ही संग्रह में बहुत सारे कागजी दस्तावेज हैं।

हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक और कागजी दस्तावेजों के साथ काम करने में मूलभूत अंतर हैं। उदाहरण के लिए, एक कागजी दस्तावेज़ को मुद्रित करने और हस्ताक्षर के लिए शीर्ष पर लाने की आवश्यकता होती है, जबकि एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को सिस्टम में ही हस्ताक्षरित किया जाता है। प्रतिपक्ष को भेजे गए कागजी लेखा दस्तावेज शिपमेंट के दौरान मेल में खो सकते हैं, जबकि इलेक्ट्रॉनिक वाले पते पर पहुंचते हैं।

दो प्रकार के दस्तावेजों के साथ काम करने के बीच मुख्य अंतर उनका भंडारण है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ तुरंत सिस्टम में प्रवेश करते हैं, जहां सभी उपयोगकर्ता उनके साथ काम कर सकते हैं। कागजी दस्तावेजों के लिए, एक संग्रह अभी भी व्यवस्थित किया जाना चाहिए जहां उन्हें व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत किया जाएगा। साथ ही, कंपनी में प्रवेश करने के बाद, पेपर दस्तावेज़ को स्कैन किया जाना चाहिए, और इस स्कैन की गई कॉपी को आगे के काम के लिए सिस्टम पर अपलोड करना होगा।

ध्यान!इस प्रकार, कंपनी के भीतर काम अभी भी केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप में ही किया जाना चाहिए। यदि कोई कागजी दस्तावेज आता है, तो उसे प्राप्त करने वाले या हस्ताक्षर करने वाले ही उसे देखते हैं। उसी समय, एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति के साथ काम करने से आप मूल को लगभग किसी भी नुकसान से बचा सकते हैं, और कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ इसके साथ काम करने की अनुमति देता है।

ईडी के कार्यक्रम क्या हैं?

बाजार में कई दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ हैं, जिनमें से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं। सबसे आम सिस्टम:

प्रणाली	peculiarities	कीमत
मामला	सबसे बड़े ईडीआई कार्यक्रमों में से एक। महान कार्यक्षमता, सादगी और उपयोग में आसानी।	11 से 13.5 हजार रूबल तक। एक काम के लिए
लॉजिक्स	किसी भी आकार की कंपनियों में इस्तेमाल किया जा सकता है, सीखने में आसान, लचीला अनुकूलन	4900 से 5900 प्रति सीट तक।
महानद	सिस्टम में सबसे उन्नत माना जाता है, पैकेज में इसका अपना डेटाबेस सिस्टम, हल्का और सुखद डिज़ाइन शामिल है	किसी संगठन के सर्वर पर तैनात होने पर प्रति कार्यस्थल 5,000 रूबल से, 10,000 रूबल से। जब डेवलपर के उपकरण पर रखा जाता है।
1सी: पुरालेख:	किसी भी 1C उत्पादों के साथ पूर्ण एकीकरण, किसी भी फाइल को स्टोर करने की क्षमता - टेक्स्ट, ग्राफिक्स, वीडियो और ऑडियो।	12 से 57 हजार रूबल तक। पूरे कार्यक्रम के लिए।
डायरेक्टम	छोटे और मध्यम आकार के उद्यमों के लिए इष्टतम प्रणाली, आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को कागज के साथ जोड़ सकते हैं।	7 हजार रूबल से। 2 मिलियन रूबल तक लाइसेंस के लिए
ऑप्टिमा-वर्कफ़्लो	एक नई प्रणाली जो अभी सक्रिय रूप से विकसित होना शुरू हो रही है। इस प्रणाली के लिए अद्वितीय कई विशेषताएं हैं।	55 से 75 हजार रूबल तक। एक लाइसेंस के लिए।

अन्य कार्यक्रमों के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की सहभागिता

संगठन के इलेक्ट्रॉनिक वातावरण में अपना स्थान लेते हुए, ईडीआई प्रणाली को अन्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों का स्वतंत्र रूप से समर्थन करना चाहिए जो पहले से ही संचालन के दौरान इसमें काम कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, लेखांकन दस्तावेजों को स्वतंत्र रूप से संसाधित करना आवश्यक है - चालान, अधिनियम, चालान, अटॉर्नी की शक्तियां, आदि।

इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को सभी के साथ सुसंगत तरीके से काम करना चाहिए, और उसी डेटा के साथ काम करना चाहिए। इसलिए, यह आवश्यक है कि सिस्टम इलेक्ट्रॉनिक वातावरण में उपयोग की जाने वाली निर्देशिकाओं का समर्थन करने में सक्षम हो और उनमें डेटा को अपडेट करने में सक्षम हो।

इसके अलावा, बाहरी डेटा - ई-मेल, ट्रेडिंग प्लेटफॉर्म आदि के साथ काम को ध्यान में रखना आवश्यक है।

ईडीआई चुनते समय, उद्यम में उपलब्ध अन्य साधनों और डेटा स्रोतों के साथ इसके संपर्क की संभावना पर ध्यान देना आवश्यक है। आमतौर पर, लोकप्रिय, और इसलिए सक्रिय रूप से विकासशील सिस्टम, सबसे लोकप्रिय कार्यक्रमों के लिए कई मॉड्यूल शामिल करते हैं - 1C, Parus, Oracle और कई अन्य।

उदाहरण के लिए, 1C कार्यक्रम का इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन आपको एक योग्य हस्ताक्षर के साथ पुष्टि करते हुए, इससे सीधे इलेक्ट्रॉनिक लेखांकन दस्तावेज़ उत्पन्न करने, प्राप्त करने और भेजने की अनुमति दे सकता है।

व्याख्यान 16 कार्यप्रवाह स्वचालन का लाभ

1. कार्यप्रवाह स्वचालन का लाभ

2. हमें इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की आवश्यकता क्यों है

3. बुनियादी अवधारणाएं और शब्दावली

4. दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों द्वारा हल किए गए मुख्य कार्य

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरूआत दस्तावेज़ों (कूरियर, कार्यालय कर्मचारी, आदि) के साथ काम करने में शामिल सेवाओं की संख्या को कम करना संभव बनाती है।

चित्र 43 दिखाता है कि कागजी प्रक्रिया को डिजिटल के साथ बदलने पर दस्तावेजों के साथ काम करने के अलग-अलग चरणों का समय कितना कम हो जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की स्थितियों में, बाहरी परिस्थितियों में परिवर्तन होने पर वर्कफ़्लो के पुनर्गठन के लिए बहुत कम लागत की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, रिपोर्टिंग फॉर्म को बदलने की आवश्यकताएं।

यद्यपि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रभावशीलता को व्यापक रूप से मान्यता प्राप्त है, कागज रहित प्रौद्योगिकियों के पूर्ण संक्रमण के लिए कई कानूनी मुद्दों के समाधान के साथ-साथ निवेश की आवश्यकता होती है। तो आज रूस में आप सूचीबद्ध सभी प्रकार के वर्कफ़्लो को पूरा कर सकते हैं।

अभी भी ऐसे उद्यम और संस्थान हैं जो अभी भी कागज-आधारित वातावरण में काम करते हैं, अधिकांश दस्तावेज़ प्रबंधन के आयोजन में कंप्यूटर और स्थानीय नेटवर्क का उपयोग करते हैं, और केवल एक छोटा प्रतिशत पूरी तरह से स्वचालित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करता है। इस स्थिति का कारण क्या है?

चित्र 43 - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ

आदर्श रूप से, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के विकास से पूरी तरह से कागज रहित प्रौद्योगिकियों की ओर अग्रसर होना चाहिए। आज, हालांकि, कई नियमों का पालन करने के लिए अभी भी कागजी दस्तावेजों की आवश्यकता होती है - कर कानून, लेखा कानून, आदि। किसी दस्तावेज़ के मुख्य उद्देश्यों में से एक कुछ तथ्यों को प्रमाणित करने की क्षमता है। कुछ समय पहले तक, आवश्यक विवरण और सुरक्षा की डिग्री वाला एक कागजी दस्तावेज़ किसी विशेष तथ्य को साबित करने का मुख्य तरीका था, अर्थात। कानूनी शक्ति का प्रतिनिधित्व किया। एक भौतिक वाहक के रूप में कागज में एक खामी है कि यह बिना किसी निशान के नई जानकारी को मिटाने और रिकॉर्ड करने की अनुमति नहीं देता है, लेकिन दस्तावेज़ जालसाजी को खत्म करने के मामले में यह नुकसान एक गुण में बदल जाता है। कोई आश्चर्य नहीं कि रूसी कहावत कहती है: कलम से जो लिखा जाता है उसे कुल्हाड़ी से नहीं काटा जा सकता।

दूसरे शब्दों में, जब हमें एक दस्तावेज़ मिलता है जिसमें प्रत्येक पृष्ठ पर एक हस्ताक्षर होता है और कागज की सतह के नुकसान का कोई निशान नहीं होता है (यानी, यह स्पष्ट है कि पाठ मिटाया या फिर से लिखा नहीं गया है), तो हम यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि यह दस्तावेज़ भेजा गया था प्रेषक के हस्ताक्षर की ओर से और यह कि यह वितरण प्रक्रिया के दौरान नहीं बदला है।

सिद्धांत रूप में, एन्क्रिप्शन के आधुनिक साधन कागज पर हस्ताक्षर के रूप में दस्तावेज़ को प्रमाणित करने के समान साधन प्रदान करना संभव बनाते हैं।

जनवरी 2002 में अपनाया गया संघीय कानून "ऑन इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल सिग्नेचर" संगठनों को विशेष रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए सिस्टम बनाने का अवसर देता है, जिसमें एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ एक मूल के रूप में कार्य कर सकता है जिसे हार्ड कॉपी द्वारा डुप्लिकेट करने की आवश्यकता नहीं होती है। हालांकि, आज ईडीएस की वैधता केवल आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए पूर्ण है, जहां इसका सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है, क्योंकि आंतरिक दस्तावेज़ प्रबंधन सीईओ द्वारा नियंत्रित किया जाता है।

इस प्रकार, मिश्रित दस्तावेज़ प्रवाह की उपस्थिति का मुख्य कारण यह है कि ईडीएस का उपयोग करने का मुद्दा अभी तक राज्य स्तर पर हल नहीं हुआ है।

हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों का आदान-प्रदान सभी में नहीं किया जा सकता है, लेकिन केवल संगठन की गतिविधियों के कुछ क्षेत्रों में।

यह भी आम तौर पर स्वीकार किया जाता है कि ईडीएमएस को लागू करते समय सामरिक और सामरिक लाभ प्राप्त किए जाते हैं। सामरिक लाभईडीएमएस के कार्यान्वयन में लागत में कमी से निर्धारित होते हैं: दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए भौतिक स्थान खाली करना; कागज के रूप में दस्तावेजों की प्रतिलिपि बनाने और वितरित करने की लागत को कम करना; कर्मियों और उपकरणों की लागत में कमी, आदि। K सामरिकउद्यम या संगठन की दक्षता में सुधार से जुड़े लाभों को शामिल करें। इन लाभों में शामिल हैं:

दस्तावेजों पर सामूहिक कार्य की संभावना का उदय (जो कागजी कार्यालय के काम के साथ असंभव है);

दस्तावेजों की खोज और चयन का महत्वपूर्ण त्वरण (विभिन्न विशेषताओं द्वारा);

इस तथ्य के कारण सूचना की सुरक्षा बढ़ाना कि एक अपंजीकृत कार्य केंद्र से ईडीएमएस में काम करना असंभव है, और ईडीएमएस के प्रत्येक उपयोगकर्ता को सूचना के अपने स्वयं के एक्सेस अधिकार दिए गए हैं;

दस्तावेजों की सुरक्षा और उनके भंडारण की सुविधा में वृद्धि, क्योंकि वे सर्वर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत होते हैं;

दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण में सुधार।

ईडीएमएस की शुरुआत के बाद किसी उद्यम या संगठन की दक्षता में सुधार से जुड़े रणनीतिक लाभों में शामिल हैं:

दस्तावेजों पर सामूहिक कार्य की संभावना का उदय (जो कागजी कार्यालय के काम के साथ असंभव है);

दस्तावेजों की खोज और चयन का महत्वपूर्ण त्वरण (विभिन्न विशेषताओं द्वारा);

इस तथ्य के कारण सूचना की सुरक्षा बढ़ाना कि एक अपंजीकृत कार्य केंद्र से ईडीएमएस में काम करना असंभव है, और ईडीएमएस के प्रत्येक उपयोगकर्ता को सूचना के अपने स्वयं के एक्सेस अधिकार दिए गए हैं;

दस्तावेजों की सुरक्षा और उनके भंडारण की सुविधा में वृद्धि, क्योंकि वे सर्वर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत होते हैं;

दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण में सुधार।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के साथ ईआरपी सिस्टम का एकीकरण पूरे उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए समर्थन प्रदान करता है - दस्तावेजों, छवियों, वर्कफ़्लो, कॉर्पोरेट रिपोर्ट आदि के परिचालन प्रबंधन के माध्यम से।

नेता:

निर्णय लेने के लिए आवश्यक सूचना की शीघ्र प्राप्ति;

अनुशासन प्रदर्शन का परिचालन नियंत्रण।

सचिव, संदर्भ और सहायक:

दस्तावेजों की त्वरित खोज;

दस्तावेज़ खोज की उच्च सटीकता;

प्रदर्शन अनुशासन के नियंत्रण को सुगम बनाना;

सभी प्रकार की घटनाओं, गतिविधियों की तैयारी का सरलीकरण;

अंतिम दस्तावेजों की तैयारी, समन्वय और अनुमोदन में तेजी लाना।

वित्तीय और लेखा सेवाएं:

दस्तावेजों की गति में वृद्धि, उदाहरण के लिए, शाखाओं से मूल संगठन तक;

दस्तावेजों को खोने के जोखिम को कम करना;

पर्यवेक्षी अधिकारियों की गणना या निरीक्षण के समाधान के लिए दस्तावेज एकत्र करते समय समय की बचत।

विधिक सेवाएं:

दस्तावेजों की तैयारी पर काम की जटिलता को कम करना;

प्रभावी समय नियंत्रण;

आवश्यक नियामक दस्तावेजों के लिए त्वरित खोज।

1. इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की विशेषताएं

यदि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को "जैसा है" लागू किया जाता है, तो जो समस्याएं उत्पन्न होंगी, वे उपयोगकर्ताओं से नकारात्मक प्रतिक्रिया का कारण बनेंगी और उन्हें हल करना अधिक कठिन होगा।

वर्कफ़्लो योजना को निर्धारित करने के लिए मौजूदा वर्कफ़्लो का विवरण आवश्यक है: दस्तावेज़ों के मार्ग और प्रकार, उनके पंजीकरण के नियम, दस्तावेज़ों की गोपनीयता और अन्य मुद्दे। अनुकूलन के भाग के रूप में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित होने के लिए निर्धारित करना और दस्तावेजों और पंजीकरण नियमों को पारित करने के लिए मौजूदा योजनाओं की स्थिरता और समीचीनता का मूल्यांकन करना आवश्यक है। दस्तावेज़ प्रवाह का अनुसंधान और अनुकूलन इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के कार्यान्वयन में एक महत्वपूर्ण कदम है। कार्यान्वित प्रणाली की कार्यक्षमता के लिए विकासशील आवश्यकताओं की गुणवत्ता प्राप्त जानकारी पर निर्भर करती है। हालाँकि, यदि उद्यम के पास संगठन में कार्यालय के काम का वर्णन करने वाले स्पष्ट मानक हैं जिन्हें अनुकूलन की आवश्यकता नहीं है, तो इस चरण को छोड़ दिया जाता है और इन मानकों के आधार पर सिस्टम विकसित किया जाता है।

वर्कफ़्लो का वर्णन और अनुकूलन करने के बाद आगे की कार्रवाइयाँ इस बात पर निर्भर करती हैं कि सिस्टम को कौन लागू करेगा: ठेकेदार या संगठन स्वयं।

संगठन जो अपने दम पर एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली स्थापित और कार्यान्वित करेंगे, वे हमेशा इस चरण पर ध्यान नहीं देते हैं, जिसके परिणामस्वरूप, भविष्य में, सिस्टम को स्थापित करने की प्रक्रिया अधिक जटिल हो जाती है और इसमें लंबा समय लगता है। .

यदि सिस्टम एक ठेकेदार द्वारा कार्यान्वित किया जाता है, तो संगठन को संदर्भ की शर्तें प्रदान करनी चाहिए जो सिस्टम की कार्यक्षमता, सिस्टम सेटिंग्स, तकनीकी विशेषताओं, सुरक्षा विधियों, दस्तावेज़ प्रवाह का विवरण, कार्य पूरा करने की समय सीमा और अन्य आवश्यकताओं को इंगित करती हैं। इस स्तर पर, व्यवहार में, तकनीकी विशिष्टताओं को लिखने में असमर्थता के साथ-साथ परियोजना की सटीक सीमाओं और कार्यान्वयन के लक्ष्यों के ज्ञान की कमी से संबंधित समस्याएं उत्पन्न होती हैं, जिसके परिणामस्वरूप गुणात्मक रूप से वर्णन करना संभव नहीं है प्रणाली के लिए कार्यात्मक आवश्यकताएं। इन समस्याओं के संबंध में, ठेकेदारों द्वारा विकसित प्रणाली ग्राहक के लिए अनावश्यक हो सकती है, क्योंकि यह उसकी इच्छाओं को पूरा नहीं करती है। इस समस्या को हल करने के लिए, संगठन में प्रमुख परियोजना प्रतिभागियों के साथ डेवलपर का निरंतर और निकट संपर्क आवश्यक है।

सिस्टम को स्वयं स्थापित और कार्यान्वित करते समय, कार्यान्वयन टीम को प्रशिक्षित करना आवश्यक है, जिसके बाद यह सिस्टम को स्थापित करने और सीधे लागू करने के लिए आगे बढ़ता है। यदि वर्कफ़्लो का वर्णन और अनुकूलन करने का चरण सावधानी से किया गया था, तो कार्यान्वयन टीम को केवल अनुकूलित वर्कफ़्लो के अनुसार सिस्टम को सेट करने की आवश्यकता होती है। अन्यथा, कार्यान्वयन टीम को मार्ग योजनाओं को स्थापित करने, दस्तावेजों के पंजीकरण के क्रम को निर्धारित करने, पंजीकरण संख्या के मुखौटे और वर्कफ़्लो की अन्य विशेषताओं को निर्धारित करने और तुरंत इस स्तर पर अनुकूलन करने के लिए मजबूर किया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्यान्वयन के दौरान, कार्यस्थलों पर सिस्टम को स्थापित और कॉन्फ़िगर करना, उपयोगकर्ताओं को प्रशिक्षित करना, उपयोगकर्ताओं के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए दस्तावेज़ विकसित करना और तकनीकी सहायता को व्यवस्थित करना आवश्यक है। यदि सिस्टम को अपने आप लागू किया जा रहा है, तो कार्यान्वयन टीम के मार्गदर्शन में, सिस्टम सप्लायर की मदद से और अपने दम पर स्टाफ प्रशिक्षण हो सकता है।

पायलट ऑपरेशन के दौरान, उत्पाद को अनुकूलित किया जाता है और उपयोगकर्ताओं को नई कामकाजी परिस्थितियों के अनुकूल बनाया जाता है, सिस्टम का परीक्षण वास्तविक परिस्थितियों में या बाद के औद्योगिक संचालन के करीब की स्थितियों में किया जाता है। ट्रायल ऑपरेशन विकल्प का चुनाव कार्यान्वयन टीम के पास रहता है। साथ ही इस स्तर पर, सिस्टम में काम करने के तरीके के बारे में उपयोगकर्ताओं से लगातार परामर्श करना आवश्यक है। ट्रायल ऑपरेशन का उद्देश्य सिस्टम ऑपरेशन में पहले से अज्ञात विचलन का पता लगाना है, साथ ही आवश्यकताओं के लिए बेहिसाब है।

सिस्टम को अंतिम रूप देने के बाद, सिस्टम के पायलट ऑपरेशन के दौरान पहचानी गई त्रुटियों के आधार पर, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को वाणिज्यिक संचालन में डाल दिया जाता है। इस स्तर पर, उपयोगकर्ताओं को सिस्टम के नए कार्यों में परामर्श और प्रशिक्षित किया जाता है, सिस्टम के संचालन की निगरानी और सिस्टम में विफलताओं और त्रुटियों की घटना को रोकने के लिए, नए कार्यों को जोड़कर या नए को पेश करके सिस्टम को और विकसित करना भी संभव है। सिस्टम मॉड्यूल।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के कार्यान्वयन के दौरान उत्पन्न होने वाली कुछ समस्याओं पर पहले विचार किया गया था, लेकिन हम कुछ और समस्याओं पर विचार करेंगे जिन्हें समग्र रूप से कार्यान्वयन प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।

लगभग किसी भी नवाचार के कार्यान्वयन में मुख्य समस्याओं में से एक, न केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, मानव कारक है। कई संगठनों में ऐसे कर्मचारी होते हैं जो कुछ नया सीखना या फिर से प्रशिक्षित नहीं करना चाहते हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की शुरुआत करते समय, उपयोगकर्ताओं की रूढ़िवादिता एक बहुत ही गंभीर समस्या हो सकती है, क्योंकि इन प्रणालियों को सभी कार्यस्थलों पर लागू किया जाना चाहिए, अन्यथा इसके उपयोग की प्रभावशीलता न्यूनतम होगी। इस समस्या का समाधान केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में कार्यालय कार्य करने के लिए प्रबंधन का आदेश हो सकता है।

संगठन द्वारा सिस्टम के स्वतंत्र कार्यान्वयन के साथ, परियोजना की विफलता के समय के साथ, कार्यान्वयन टीम की अनुभवहीनता और अपर्याप्त योग्यता के साथ-साथ परियोजना के कुछ चरणों के लिए एक औपचारिक दृष्टिकोण के कारण समस्याएं हैं। इस समस्या का एक संभावित समाधान कार्यान्वयन में कठिनाइयों, कार्यान्वयन टीम की गतिविधियों की निरंतर निगरानी के साथ-साथ परियोजना की समय सीमा को पूरा करने में विफलता के लिए कर्मचारियों की व्यक्तिगत जिम्मेदारी के मामले में सिस्टम आपूर्तिकर्ताओं से अपील हो सकता है।

निरंतर संरचनात्मक परिवर्तन और खराब औपचारिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं वाले संगठनों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का कार्यान्वयन एक कठिन कार्य की तरह लग सकता है, लेकिन कार्यान्वयन अभी भी संभव है यदि सिस्टम को धीरे-धीरे लागू किया जाता है, उन विभागों से शुरू होता है जो परिवर्तन से कम से कम प्रभावित होते हैं। . इस मामले में, सिस्टम मॉड्यूलर होना चाहिए, जिससे ऑपरेशन के दौरान कार्यक्षमता में वृद्धि हो सके।

उपरोक्त समस्याओं के अलावा, कई समस्याग्रस्त कार्य हैं जो सिस्टम के कार्यान्वयन की शुरुआत में उत्पन्न होते हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रसारित होते हैं, जिनका हाल तक कोई कानूनी बल नहीं था। इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग को विनियमित करने वाले हाल ही में अपनाए गए कानून के लिए धन्यवाद, यह समस्याग्रस्त कार्य संगठनात्मक और तकनीकी कार्यों की श्रेणी में आ रहा है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर -इलेक्ट्रॉनिक रूप में डेटा जो अन्य इलेक्ट्रॉनिक डेटा से जुड़ा या तार्किक रूप से जुड़ा हुआ है और इसका उद्देश्य इस डेटा के ग्राहक की पहचान करना है।

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (ईडीएस) - इलेक्ट्रॉनिक डेटा के एक सेट के क्रिप्टोग्राफिक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त एक प्रकार का इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, जो इस सेट से जुड़ा हुआ है या तार्किक रूप से इसके साथ संयुक्त है और इसकी अखंडता की पुष्टि करना और हस्ताक्षरकर्ता की पहचान करना संभव बनाता है। एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर एक निजी कुंजी का उपयोग करके लागू किया जाता है और एक सार्वजनिक कुंजी का उपयोग करके सत्यापित किया जाता है।

इसकी बारी में निजी चाबीक्रिप्टोग्राफ़िक एल्गोरिथम का एक पैरामीटर है जो केवल हस्ताक्षरकर्ता के लिए उपलब्ध है और हस्ताक्षर सेट करने के लिए अभिप्रेत है, और सार्वजनिक कुंजी प्रमाणपत्रएक प्रमुख प्रमाणन प्राधिकरण द्वारा जारी किया गया एक दस्तावेज है जो इसकी प्रामाणिकता और हस्ताक्षरकर्ता के साथ सार्वजनिक कुंजी के अनुपालन की पुष्टि करता है।

कानूनी संस्थाओं और व्यक्तियों द्वारा एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग कानूनी बल के साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रदान करने के लिए हस्तलिखित हस्ताक्षर के एनालॉग के रूप में किया जा सकता है। ईडीएस के साथ हस्ताक्षरित एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति अधिकृत व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर द्वारा हस्ताक्षरित और मुहरबंद एक कागजी दस्तावेज़ के कानूनी बल के बराबर है।

हालांकि, प्रतिपक्षों के साथ बातचीत करते समय, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को अक्सर कानूनी रूप से महत्वपूर्ण के रूप में मान्यता नहीं दी जाती है। इस संबंध में, बाहरी दस्तावेज़ प्रबंधन लगभग हमेशा पारंपरिक कागज़ के रूप में किया जाता है। बाहरी प्रतिपक्षकारों से आने वाले दस्तावेजों को ध्यान में रखते हुए, उन्हें स्कैन करके और उन्हें सिस्टम डेटाबेस में दर्ज करके उनके इलेक्ट्रॉनिक नमूने प्राप्त करना आवश्यक है।

संगठन में हर जगह, उसके सभी डिवीजनों में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन शुरू करना आवश्यक है, क्योंकि ईडीएमएस का काम पूरे उद्यम के लिए आवश्यक डेटा के निर्माण, संशोधन और भंडारण से जुड़ा है। इस क्षेत्र में "कमजोर संबंध" नहीं होने चाहिए और न ही होने चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली या ईडीएमएस किसी भी संगठन के कार्यालय के काम को बहुत सुविधाजनक बनाता है। स्वचालन प्रलेखन के निर्माण, संचलन और भंडारण से जुड़ी सामग्री और समय की लागत को काफी कम कर सकता है। कागजी दस्तावेजों के साथ नियमित काम धीरे-धीरे अतीत की बात होता जा रहा है। उसी समय, सॉफ्टवेयर की मांग जो आपको दस्तावेजों के साथ काम को स्वचालित करने की अनुमति देती है, अपरिवर्तित रहती है।

इस लेख से आप सीखेंगे:

• संगठन में ईडीएमएस लागू करना क्यों आवश्यक है;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या कार्य करती है और यह किन कार्यों को हल करने में मदद करती है;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने के क्या लाभ हैं;
• क्या ईडीएमएस दस्तावेज़ प्रबंधन की लागत को कम करने में मदद करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

दस्तावेजों के साथ काम का स्वचालन अभी भी आधुनिक कार्यालय के काम के सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में से एक है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने के लाभों को अधिकांश आधुनिक संगठनों द्वारा सराहा गया है: सरकारी एजेंसियों से लेकर छोटी निजी कंपनियों तक। वे नियमित कागजी कार्य से जुड़ी गतिविधियों को बहुत सरल करते हैं: वे समय और भौतिक लागत को कम करते हैं, सूचना की सुरक्षा सुनिश्चित करते हैं, और व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पारदर्शिता बनाए रखते हैं। अधिकांश प्रबंधकों के लिए, अब यह प्रश्न नहीं उठता है कि यह क्यों आवश्यक है एसईडी. आधुनिक कंपनियों में, यह आईटी अवसंरचना का एक आवश्यक तत्व बनता जा रहा है।

ईडीएमएस एक विशिष्ट सॉफ्टवेयर है जिसे असंरचित दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। यह आपको किसी भी डिजिटल दस्तावेज़ को बनाने, संशोधित करने, खोजने और स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। कुछ मामलों में, ईडीएमएस एक ईसीएम सिस्टम (एंटरप्राइज कंटेंट मैनेजमेंट) में विकसित हो सकता है, जो अधिक महत्वाकांक्षी है। उद्यम सामग्री प्रबंधन प्रणाली ईडीएमएस के सभी कार्य करती है और साथ ही इसमें सूचना प्रबंधन प्रौद्योगिकियां भी हैं।

ईडीएमएस के क्षेत्र में नियामक ढांचा

स्वचालित प्रणालियों की बढ़ती लोकप्रियता के बावजूद, उनके डेवलपर्स की गतिविधियों को व्यावहारिक रूप से विधायी स्तर पर विनियमित नहीं किया जाता है। सॉफ्टवेयर बनाते समय और इसे लागू करते समय, निम्नलिखित कानूनी कृत्यों का उपयोग दिशानिर्देश के रूप में किया जाता है:

• N149-FZ "सूचना, सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना संरक्षण पर";
• गोस्ट आर 51141-98। कार्यालय का काम और संग्रह;
• गोस्ट आर 6.30-2003। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली;
• N1-FZ "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर";
• सरकारी डिक्री संख्या 754 "अंतरविभागीय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की प्रणाली पर विनियमों के अनुमोदन पर";
• N152-FZ "व्यक्तिगत डेटा पर";

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के कार्य

प्रश्न का उत्तर क्यों एसईडीवे गुणात्मक परिवर्तन हो सकते हैं जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली दस्तावेजों के साथ काम करने की अधिकांश प्रक्रियाओं में करती है। एसईडी के मुख्य कार्यों में शामिल हैं:

• प्रलेखन का निर्माण, पंजीकरण, प्रसंस्करण, स्थानांतरण और भंडारण;
• दस्तावेजों में परिवर्तन को ट्रैक करना और उनके निष्पादन की समय सीमा की निगरानी करना;
• निर्देशिकाओं का निर्माण;
• दस्तावेजों की आवाजाही, उनके आवेदन के अधिकारों का हस्तांतरण, समीक्षा और सुधार;
• रिपोर्ट का गठन;
• अभिगम नियंत्रण;
• संस्करण नियंत्रण;
• कार्यालय के काम के मुख्य क्षेत्रों का स्वचालन;
• बैठकों, सम्मेलनों, अनुबंधों का प्रबंधन।

कार्यालय में ईडीएमएस के कार्य विभिन्न संगठनात्मक स्तरों पर कार्य करते हैं

कई प्रबंधकों को आश्चर्य होता है कि उन्हें व्यक्तिगत रूप से ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है। अधिकांश इसे केवल एक कार्यालय प्रबंधन उपकरण के रूप में देखते हैं, एक ऐसी तकनीक जो प्रशासनिक प्रक्रियाओं को प्रभावित नहीं करती है। हालांकि, यह संगठनात्मक संरचना के विभिन्न पदानुक्रमित स्तरों की बातचीत को बहुत सुविधाजनक बनाता है, जिससे आप प्रासंगिक जानकारी का त्वरित रूप से आदान-प्रदान कर सकते हैं और इसके आधार पर निर्णय ले सकते हैं।

ईडीएमएस के कार्यों को कंपनी प्रबंधन के स्तरों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

• कंपनी प्रबंधन, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुख:

  प्रबंधकीय निर्णय लेने के लिए आवश्यक डेटा की शीघ्र प्राप्ति;
  दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;

• सहायक प्रबंधक, सचिव, संदर्भ:

  ○ सेवा दस्तावेज़ीकरण के लिए त्वरित और सटीक खोज;
  कार्यकारी अनुशासन का नियंत्रण;
  ○ परियोजना की तैयारी के समय में कमी;
  अनुमोदन और अनुमोदन प्रक्रियाओं में तेजी लाना;
  ○ घटनाओं की तैयारी की सुविधा;

• वित्तीय, आर्थिक और लेखा सेवा:

  शाखाओं से प्रमुख संगठन में स्थानांतरण की शर्तों में कमी;
  प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के नुकसान के जोखिम को कम करना;
  राज्य के निरीक्षण निकायों के सुलह या निरीक्षण के लिए रिपोर्ट तैयार करने, दस्तावेजों के चयन में लगने वाले समय में कमी;

• विधिक सेवाएं

  अनुबंधों, समझौतों, अनुबंधों की तैयारी पर काम की श्रम तीव्रता को कम करना;
  ○ समय सीमा का नियंत्रण;
  ○ स्थानीय विनियमों के लिए त्वरित खोज।

संबंधित दस्तावेज डाउनलोड करें:

• कार्यालय के काम के लिए निर्देश (टुकड़ा)। दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की प्राप्ति और निपटान का जर्नल
• माइग्रेशन के पंजीकरण और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के पुनर्लेखन का जर्नल
• कॉर्पोरेट ईमेल के साथ काम करने के निर्देश

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करने के लाभ

बाजार पर मौजूदा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में, यह एकल करने के लिए प्रथागत है: कार्यालय कार्य प्रणाली, डिजिटल अभिलेखागार, वर्कफ़्लो और ईसीएम सिस्टम। वे सभी समर्थित कार्यों की संख्या में भिन्न हैं, हालांकि, उनके समान फायदे हैं, जो इस सवाल को लगभग पूरी तरह से हटा देते हैं कि क्या आपको ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों हैएक आधुनिक कंपनी में। यह प्रदान करता है:

• सुरक्षा;
• संस्करण;
• त्वरित खोज;
• रिपोर्ट और अधिसूचनाओं की त्वरित पीढ़ी;
• रूटिंग;
• वेब एकीकरण;
• डेटाबेस में प्रलेखन का व्यवस्थितकरण;
• कागज मूल की स्कैनिंग और मान्यता;
• बैकअप बनाने की क्षमता;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सूचना समर्थन।

ईडीएमएस की तकनीकी क्षमताएं

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के पारंपरिक कार्यालय प्रौद्योगिकियों पर कई स्पष्ट लाभ हैं। नई प्रौद्योगिकियों की शुरूआत ईडीएमएस की कार्यक्षमता का विस्तार करने की अनुमति देती है। ऐसी तकनीकों के उदाहरण हैं:

• कागज दस्तावेजों की स्कैनिंग और मान्यता

प्राप्त होने पर पत्राचार की स्कैनिंग और पहचान, मूल कागज को संग्रह में स्थानांतरित करना और कर्मचारियों को इसके डिजिटल संस्करण के साथ आगे उपयोग के लिए प्रदान करना आने वाले दस्तावेजी प्रवाह को व्यवस्थित करने में मदद करता है।

• मीडिया प्रौद्योगिकियों का उपयोग

आधुनिक ईडीएमएस आपको न केवल ग्राफिक छवियों और पाठ फ़ाइलों का आदान-प्रदान करने की अनुमति देता है, बल्कि अधिकांश मौजूदा मीडिया प्रारूपों का भी समर्थन करता है। मल्टीमीडिया आपको आवश्यक कार्यान्वयन की विशेषताओं को व्यक्त करने के लिए अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों को अधिक क्षमता से प्रस्तुत करने की अनुमति देता है।

• इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तकनीक ईडीएमएस की सूचना सुरक्षा में सुधार करती है। यह आपको आधिकारिक कृत्यों के लेखकत्व को प्रमाणित करने की अनुमति देता है, विभिन्न संगठनात्मक स्तरों के नेताओं के बीच समन्वय की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाता है।

• गोपनीय दस्तावेज़ीकरण और उसके प्रसारण चैनलों का एन्क्रिप्शन

एन्क्रिप्शन अत्यधिक संवेदनशील दस्तावेजों के प्रसारण की सुविधा प्रदान करता है और डिजिटल कुंजी का उपयोग करके उन तक पहुंच को विनियमित करने में भी मदद करता है।

• व्यापक ईमेल

ई-मेल के साथ एकीकरण से बड़ी संख्या में कर्मचारियों को आदेश और सूचनाएं जल्दी से भेजना संभव हो जाता है, जिससे कार्य निष्पादन की दक्षता में काफी वृद्धि होती है।

• मुद्रण रिपोर्ट

एक आधुनिक संगठन को ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है इसका एक और उदाहरण स्वचालित रिपोर्टिंग की संभावना में देखा जा सकता है। यह महत्वपूर्ण समय की बचत और प्रत्येक कर्मचारी की दक्षता में वृद्धि में योगदान देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करते समय, अधिकांश कंपनियां सबसे पहले स्वचालन के आर्थिक लाभों के बारे में सोचती हैं। हालांकि, लागत में कमी के संदर्भ में प्रणाली का आकलन केवल आंशिक रूप से सही है। ऐसी प्रणालियों का मुख्य कार्य प्रशासनिक निर्णयों की गुणवत्ता में सुधार करना है। यदि ईडीएमएस ने कार्यान्वयन परियोजना के प्रारंभिक कार्यों को हल करने में मदद की, तो इसका उपयोग उचित है, और इस प्रश्न का उत्तर: ईडीएमएस की आवश्यकता क्यों है, पहले ही मिल चुका है।