Elektronická správa dokumentov medzi organizáciami: ako to funguje? Výhody a nevýhody moderných platforiem na vytváranie elektronických systémov správy dokumentov: Delo, Intertrust, Optima-Workflow, Documentum

Výhodou elektronickej správy dokumentov je úspora pracovných a materiálových zdrojov, ako aj výrazné skrátenie času stráveného tvorbou, ukladaním a spracovaním dokumentov. Je však v bezpapierových technológiách všetko také ružové a ekonomické? V článku sa dozviete o výhodách a nevýhodách elektronickej správy dokumentov.

Bez ohľadu na to, ako si zvykneme na prácu s papierom, realita nášho života nás núti preniknúť do zložitosti elektronických technológií. Jedným z prvkov takýchto technológií je elektronická správa dokumentov. Aby sme pochopili pojem elektronickej správy dokumentov a zároveň sa neutopili v objemných definíciách a špecifickej terminológii, pozastavme sa nad niekoľkými kľúčovými pojmami:

Je to elektronický dokument, ktorý je počiatočným a hlavným objektom každého elektronického systému správy dokumentov. Na systematickú organizáciu jeho tvorby, spracovania, ochrany, prenosu a skladovania je potrebný súbor opatrení (špeciálne programy, technické prostriedky, vyškolený personál atď.).

Elektronická správa dokumentov je postavená tak, aby riešila rôzne špecifické úlohy. Možné typy elektronickej správy dokumentov vo firme:

Nižšie sa dozviete o silných a slabých stránkach určitých typov správy elektronických dokumentov.

Prechod na elektronickú správu dokumentov v spoločnosti si vyžaduje serióznu predbežnú prípravu. Tu sa črtá prvé významné mínus - značné náklady na materiál, prácu a iné náklady vo fáze implementácie systému:

Okrem toho bude potrebné vykonať úpravy účtovnej politiky, ktorá bude obsahovať zoznam dokumentov (týkajúcich sa daní a účtovníctva) zapojených do elektronickej správy dokumentov, zoznam zamestnancov, ktorí majú právo ich podpisovať, a ďalšie dôležité nuansy. (ako ukladať dokumenty, pristupovať, prenášať atď. d.).

Po implementácii systému (v procese udržiavania elektronickej správy dokumentov) je potrebný neustály monitoring plnenia stanovených predpisov a pravidiel, aktualizácie softvéru a pod.

Získajte informácie o hlavných výhodách elektronickej správy dokumentov z nasledujúceho diagramu:

Pri chválení systémov elektronickej správy dokumentov nemožno ignorovať jeho slabé stránky, ktoré môžu anulovať všetky jeho výhody:

Samostatne sa budeme venovať takým dôležitým súčastiam akéhokoľvek dokumentového toku spoločnosti, ako je personálna a účtovná správa elektronických dokumentov.

Personálna správa elektronických dokumentov je systém na vytváranie, zhromažďovanie a výmenu personálnych elektronických dokumentov pre potreby samotnej spoločnosti, ako aj pre výmenu informácií so zainteresovanými stranami.

Prvky legislatívne stanovenej personálnej elektronickej správy dokumentov sú už v platnosti: so zamestnancami na diaľku je možné uzatvárať pracovné zmluvy v elektronickej forme, ak majú elektronický podpis (článok 312.3 Zákonníka práce Ruskej federácie).

V blízkej budúcnosti by sme sa mali dočkať plošného zavedenia personálnej elektronickej správy dokumentov. Ministerstvo práce už na túto tému robí experiment (príkaz Ministerstva práce Ruska z 26. marca 2018 č. 194):

Pre zamestnancov je tento systém tiež výhodný: budú si môcť vyžiadať dokumenty v elektronickej forme a uzatvárať zmluvy bez návštevy personálneho oddelenia.

V poslednom čase sa čoraz častejšie hovorí o jednej z foriem elektronickej interakcie medzi zamestnávateľom a zamestnancom, ale aj ďalšími záujemcami – o plošnom zavedení elektronických pracovných zošitov.

Podrobnosti o tom nájdete v materiáli "Elektronické pracovné knihy - všetky klady a zápory" .

Prechod na elektronickú správu dokumentov v personálnej sfére už čoskoro umožní vykonávať inšpekcie práce na diaľku cez internet.

Jeho hlavnou významnou nevýhodou je nemožnosť okamžitej konverzie celého objemu dokumentov do elektronickej podoby, keďže jednotlivé personálne dokumenty musia nevyhnutne obsahovať osobný podpis zamestnanca, aby bola zabezpečená riadna právna podpora vzťahu medzi zamestnávateľom a zamestnancom. A aby bol zamestnanec povinný vydať elektronický podpis, bude to vyžadovať čas a legislatívne iniciatívy.

Výhody a nevýhody správy účtovných elektronických dokladov

Finančné služby, najmä účtovné štruktúry, najviac závisia od kvalitnej a rýchlej správy dokumentov. Elektronická správa dokumentov týchto divízií umožňuje:

Systematizovať a automatizovať prácu účtovníctva.

Výhody správy účtovných elektronických dokladov využívame už pomerne dlho. Schopnosť vytvárať a spracovávať elektronické dokumenty v špecializovaných účtovných programoch umožňuje nielen znížiť náklady na prácu, ale aj vyhnúť sa chybám vo všetkých fázach vytvárania a spracovania dokumentov (program vám nedovolí urobiť chybu alebo ju okamžite identifikovať).

Riešenie interných firemných problémov.

Napríklad vydávanie elektronických výplatných pások. Môžu byť zaslané e-mailom alebo umiestnené na osobné účty každého zamestnanca na firemnej webovej stránke spoločnosti. Proti elektronickému spôsobu vydávania výplatných pások úradníci nenamietajú (list MPSVR zo dňa 21.2.2017 č. 14-1 / OOG-1560). Stačí to opraviť v miestnom zákone spoločnosti.

Zaviesť bezpapierové technológie na interakciu s externými zainteresovanými používateľmi (banky, IFTS, PFR, FSS atď.).

O elektronických formách interakcie s inými štruktúrami mimo spoločnosti si povieme nižšie.

Hovorme o muche. Veľmi dobre si uvedomujeme značnú nevýhodu tohto systému. Prerušenia internetu alebo poruchy zariadení, problémy s pravidelnými aktualizáciami softvéru, elektronickými kľúčmi a certifikátmi môžu narobiť medvediu službu každému finančnému pracovníkovi.

Spoločnosti a jednotliví podnikatelia, ktorí sa v dôsledku porúch a vírusov nebudú môcť včas nahlásiť prevádzkovateľom alebo nebudú včas zaslať odpovede na ich žiadosti, môžu materiálne utrpieť (padnúť na pokuty).

Postupne sa zavádza výmena elektronických dokumentov podnikateľských subjektov s daňovými úradmi, Fondom sociálneho poistenia, Dôchodkovým fondom Ruskej federácie a ďalšími úradmi. Vďaka prísne formalizovaným elektronickým formátom dochádza k výmene informácií a dokumentov rýchlo, bez zbytočnej byrokracie a svojvôle úradníkov. To je veľké plus pre každú spoločnosť alebo jednotlivca.

Interakcia s FIU

Oznamovacie doklady personalizovaného účtovníctva je možné predkladať elektronicky Dôchodkovému fondu Ruskej federácie (článok 8 zákona „O individuálnom (personalizovanom) účtovníctve v štátnom dôchodkovom poistení“ z 1. apríla 1996 č. 27-FZ) . Hlavná vec je zabezpečiť ich zaručenú ochranu pred neoprávneným prístupom. Tento proces je prísne regulovaný:

Elektronická interakcia s FSS

Sociálna poisťovňa tiež nie je novinkou v elektronickej správe dokumentov. Poistenci majú možnosť podať elektronické hlásenie do fondu aj bez opustenia kancelárie – stačí sa zaregistrovať na portáli fondu (vyplniť žiadosť priamo v systéme) a získať elektronický podpis (ES).

FSS tiež reguloval tento proces:

S fondom je možné komunikovať aj elektronicky a prostredníctvom prevádzkovateľa EDI uzatvorením príslušnej zmluvy s ním.

Medzi výhody elektronickej správy dokumentov v poslednej dobe patrí aj zavedenie systému na vystavovanie a spracovanie elektronických potvrdení o práceneschopnosti.

Poisťovne majú možnosť požiadať o elektronickú nemocenskú dovolenku a spolupracovať s nimi (ak uzatvorili príslušnú dohodu):

prostredníctvom osobného účtu na webovej stránke FSS;
AWS "Príprava výpočtov pre FSS";
vlastný softvér poistenca (umožňujú to implementovať niektoré účtovné programy na účtovanie miezd a personálu).

Reťazec elektronickej interakcie "poistený - FSS" pre prácu s elektronickou práceneschopnosťou (EB):

Zamestnanci majú informačné výhody z elektronickej správy dokumentov v systéme FSS RF. Svoj EB, sledovanie fáz jeho spracovania a výpočtu dávok budú môcť ovládať, ak sa zaregistrujú na portáli služieb štátu (ak majú overený účet).

Podrobnosti o elektronickej práceneschopnosti nájdete v odkaze.

Elektronická správa dokumentov s IFTS

Možno je to najbežnejší typ správy elektronických dokumentov. Daňové výkazy prijíma IFTS najmä v elektronickej forme. Kontrolóri tiež uprednostňujú komunikáciu s daňovníkmi prostredníctvom elektronických technológií (prenosom elektronických požiadaviek, žiadostí a pod.).

Výsledky

Výhody elektronickej správy dokumentov sú nepochybné: zníženie materiálových a mzdových nákladov na prípravu a spracovanie dokumentov, úspora času na ich koordináciu a schvaľovanie a mnohé ďalšie pozitíva. Elektronická správa dokumentov má veľa výhod, no má aj dosť nevýhod. Problémy so zaistením bezpečnosti a ochrany elektronických informácií, nedostatočný legislatívny a technologický rozvoj nuancií spojených so zavádzaním a udržiavaním elektronickej správy dokumentov môžu brániť jej plošnej implementácii.

V súčasnosti sa výmena dokumentov medzi podnikateľskými subjektmi a fyzickými osobami postupne presúva z papierovej na elektronickú. Systém elektronickej správy dokumentov má oproti obyčajnému papieru množstvo výhod – šetrí čas a zvyšuje efektivitu rozhodovania. EDMS je možné vybudovať v rámci spoločnosti aj medzi rôznymi spoločnosťami prostredníctvom internetu.

Elektronická správa dokumentov je systém procesov spracovania dokumentov v elektronickej podobe. Väčšina moderných účtovných a personálnych programov dokáže generovať elektronické dokumenty v štandardnom formáte stanovenom na legislatívnej úrovni. Ale aby mal takýto dokument právnu váhu, musí byť podpísaný oboma stranami elektronickým podpisom.

Elektronickú správu dokumentov možno rozdeliť na dva veľké typy – výmena dokumentov v rámci spoločnosti alebo medzi rôznymi spoločnosťami prostredníctvom komunikačných kanálov. Je dovolené kombinovať tieto dva systémy do jedného globálneho.

Využitie elektronickej správy dokumentov v rámci spoločnosti si vyžaduje zakúpenie potrebného softvérového balíka (EDI platformy), ako aj vybavenia na jej prevádzku (sieťové vybavenie, server a pod.).

Na výmenu dokumentov medzi dvoma spoločnosťami je potrebný operátor elektronickej správy dokumentov. Garantuje doručovanie správ, kontroluje formát odosielaných dokumentov, vyžaduje certifikáciu práce s dátami elektronickým podpisom, uchováva archív dokumentov.

Pozor! Jednou z týchto služieb je . Dokumenty prijaté prostredníctvom neho sú právne významné, ak majú značku z EPC oboch strán toku dokumentov.

Výhody a nevýhody EDI

Hlavné výhody

Elektronická správa dokumentov má oproti papieru nesporné výhody:

Organizovanie papierovania - systém vám nedovolí priradiť rovnaké číslo rôznym dokumentom, pretože sa to stane v poriadku a automaticky;
Sledovanie polohy každého dokumentu – kedykoľvek presne zistíte, kto s dokumentom pracuje. Zamestnanec ho nebude môcť pokaziť ani stratiť. Náhodne alebo zámerne vymazaný dokument je stále možné obnoviť;
Zrýchlenie spracovania dokumentov - ak sú oddelenia firmy roztrúsené po viacerých budovách, tak tam treba osobne doniesť papierový dokument na schválenie. S EDI sa potrebný dokument dostane k zamestnancovi v zlomku sekundy;
Pohodlná práca s verziami – pri úprave systém ukladá každú verziu. V prípade potreby môžete sledovať, kto a kedy vykonal zmeny v dokumente;
Nepretržitý vzdialený prístup – v prípade potreby je možné prístup do EDI systému vybaviť cez internet z akéhokoľvek počítača na svete. Zamestnanec môže pracovať s dokladmi počas pracovnej cesty, dovolenky alebo práceneschopnosti;
Plánovanie práce - zadaním dátumu vytvorenia a dátumu splatnosti môžete plánovať realizáciu prichádzajúcich dokladov podľa poradia;
Vyhľadávanie dokumentov – vo všeobecnej databáze dokumentov môžete vyhľadávať podľa kľúčových slov a výrazov;
Úspora papiera - nie je potrebné tlačiť všetky dokumenty v požadovanom množstve.

Hlavné nevýhody

Napriek zjavným výhodám majú systémy EDI aj nevýhody, ktoré môžu spoločnosti zabrániť v ich implementácii.

Tie obsahujú:

Je potrebné minúť peniaze na nákup systému, ktorý v závislosti od počtu používateľov môže byť až 100 tisíc rubľov;
Po zakúpení trvá dlho inštalácia, implementácia a ladenie;
Je potrebné vykonať školenie pre všetkých používateľov, ktorí sa na ňom budú podieľať;
Zabezpečenie bezpečnosti systému – kontrola prístupu medzi používateľmi, vydávanie potrebných elektronických podpisov, ochrana pred narušením zvonku;
Zamestnanci spoločnosti musia mať správcu, ktorý bude monitorovať fungovanie systému, vykonávať servisné akcie a riešiť problémy používateľov;
Pre zachovanie informácií je potrebné zálohovať databázu dokumentmi;
Ak partnerské firmy nemajú EDI, musí byť zabezpečený elektronický aj papierový systém.

Funkcionalita elektronickej správy dokumentov

Každý systém pracovného toku by mal poskytovať súbor akcií:

Pracovať s akýmikoľvek dokumentmi - vytvárať ich, vypracovávať, spracovávať, evidovať, kontrolovať ich implementáciu, koordinovať atď.;
Organizovať workflow toky – definovať cesty v rámci firmy, obmedziť prístup medzi jednotlivými používateľmi, poskytnúť možnosť práce s jedným dokumentom viacerým ľuďom naraz;
Usporiadajte archív dokumentov s možnosťou ich vyhľadávania, uloženia.

Pozor! Elektronická správa dokumentov by mala poskytovať rovnakú možnosť práce s dokumentmi ako klasický papier.

Veľké pokročilé systémy poskytujú príležitosti pre:

Registrácia všetkých prechádzajúcich dokumentov - prichádzajúcich, odchádzajúcich, interných, s ich ďalším presmerovaním na hlavu;
Zabezpečiť jednotný postup pri práci s dokumentmi v každej divízii spoločnosti;
Pracujte s dokumentom individuálne aj kolektívne;
Výmena dokumentov medzi oddeleniami a konkrétnymi zamestnancami;
Obmedzte prístup k dokumentom;
Pre všetky dokumenty používajte štandardné formuláre;
Kontrolujte, či schválenie, vykonanie a iná práca s dokumentom bude dokončená včas;
Generovať výkazy – analytické, štatistické atď.;
Usporiadajte archívne ukladanie s pevným dátumom a časom prístupu používateľov k nim.

Je možné skombinovať správu papierových dokumentov s elektronickou?

Po prechode na elektronickú správu dokumentov v organizácii najskôr stále nebude možné úplne opustiť papierové dokumenty.

Môže sa to stať z niekoľkých dôvodov:

Nie všetci dodávatelia používajú EDI;
Firma už má v archíve množstvo papierových dokumentov.

Pri práci s elektronickými a papierovými dokumentmi sú však zásadné rozdiely. Napríklad papierový dokument je potrebné vytlačiť a priniesť do hlavy na podpis, zatiaľ čo elektronický sa podpisuje v samotnom systéme. Papierové účtovné doklady odoslané protistrane sa môžu počas prepravy stratiť na pošte, elektronické sa dostanú k adresátovi.

Hlavným rozdielom pri práci s dvoma typmi dokumentov je ich uloženie. Elektronické dokumenty okamžite vstupujú do systému, kde s nimi môžu pracovať všetci používatelia. Pre papierové dokumenty by mal byť stále zorganizovaný archív, kde budú uložené usporiadaným spôsobom. Zároveň je potrebné po vstupe do firmy naskenovať papierový dokument a túto naskenovanú kópiu nahrať do systému pre ďalšiu prácu.

Pozor! Práca v rámci firmy by sa tak mala naďalej vykonávať len elektronickou formou. Ak príde papierový dokument, vidia ho len tí, ktorí ho dostanú alebo podpíšu. Práca s elektronickou kópiou zároveň umožňuje chrániť originál takmer pred akoukoľvek stratou a umožňuje s ním pracovať viacerým používateľom naraz.

Aké sú programy ED?

Na trhu existuje veľa systémov na správu dokumentov, z ktorých každý má svoje výhody a nevýhody. Najbežnejšie systémy:

systém	Zvláštnosti	cena
Prípad	Jeden z najväčších EDI programov. Skvelá funkčnosť, jednoduchosť a jednoduchosť použitia.	Od 11 do 13,5 tisíc rubľov. na jednu prácu
Logika	Môže byť použitý v spoločnostiach akejkoľvek veľkosti, ľahko sa učí, flexibilné prispôsobenie	Od 4900 do 5900 za sedadlo.
Eufrat	Balíček, považovaný za najpokročilejší zo systémov, obsahuje vlastný databázový systém, ľahký a príjemný dizajn	Od 5 000 rubľov na pracovisko pri nasadení na serveri organizácie od 10 000 rubľov. pri umiestnení na zariadenie vývojky.
1C: Archív	Plná integrácia s akýmikoľvek produktmi 1C, možnosť ukladať akékoľvek súbory - text, grafiku, video a zvuk.	Od 12 do 57 tisíc rubľov. pre celý program.
DIRECTUM	Optimálny systém pre malé a stredné podniky, môžete kombinovať elektronické dokumenty s papierovými.	Od 7 tisíc rubľov. až 2 milióny rubľov za licenciu
OPTIMA-WorkFlow	Nový systém, ktorý sa práve začína aktívne rozvíjať. Tento systém má niekoľko jedinečných funkcií.	Od 55 do 75 tisíc rubľov. za licenciu.

Interakcia elektronického dokumentu s inými programami

V elektronickom prostredí organizácie by mal EDI systém voľne podporovať ďalšie podnikové aplikácie, ktoré v ňom už počas prevádzky fungujú. Napríklad je potrebné voľne spracovávať účtovné doklady – faktúry, úkony, faktúry, splnomocnenia a pod.

Okrem toho musí systém elektronickej správy dokumentov pracovať s každým konzistentným spôsobom a pracovať s rovnakými údajmi. Preto je potrebné, aby systém dokázal podporovať adresáre používané v elektronickom prostredí a vedel v nich aktualizovať údaje.

Okrem toho je potrebné počítať aj s prácou s externými dátami – e-mail, obchodné platformy a pod.

Pri výbere EDI je potrebné venovať pozornosť možnosti jeho interakcie s inými prostriedkami a zdrojmi údajov, ktoré sú v podniku k dispozícii. Populárne, a teda aktívne sa rozvíjajúce systémy, zvyčajne obsahujú veľa modulov pre najpopulárnejšie programy - 1C, Parus, Oracle a mnoho ďalších.

Napríklad elektronická správa dokumentov programu 1C vám môže umožniť generovať, prijímať a odosielať elektronické účtovné doklady priamo z neho a zároveň ich potvrdiť kvalifikovaným podpisom.

Prednáška 16 Výhoda automatizácie workflow

1. Výhoda automatizácie pracovného toku

2. Prečo potrebujeme elektronické systémy správy dokumentov

3. Základné pojmy a terminológia

4. Hlavné úlohy riešené systémami správy dokumentov

Zavedenie elektronickej správy dokumentov umožňuje znížiť počet služieb spojených s prácou s dokumentmi (kuriéri, úradníci atď.).

Obrázok 43 ukazuje, o koľko sa skráti čas jednotlivých fáz práce s dokumentmi pri výmene papierového procesu za digitálny.

V podmienkach elektronickej správy dokumentov sú potrebné oveľa menšie náklady na reštrukturalizáciu pracovného toku, keď sa zmenia vonkajšie podmienky, napríklad požiadavky na zmenu formulára hlásenia.

Hoci je efektívnosť správy elektronických dokumentov všeobecne uznávaná, úplný prechod na bezpapierové technológie si vyžaduje vyriešenie množstva právnych problémov, ako aj investícií. Takže dnes v Rusku sa môžete stretnúť so všetkými uvedenými typmi pracovných postupov.

Stále existujú podniky a inštitúcie, ktoré stále pracujú v papierovom prostredí, väčšina používa počítače a lokálne siete na organizáciu správy dokumentov a len malé percento používa plne automatizované elektronické systémy správy dokumentov. Aký je dôvod tejto situácie?

Obrázok 43 - Výhody elektronickej správy dokumentov

V ideálnom prípade by rozvoj elektronickej správy dokumentov mal viesť k úplne bezpapierovým technológiám. V dnešnej dobe sú však papierové doklady stále povinné spĺňať mnohé predpisy – daňové zákony, účtovné zákony atď. Jedným z hlavných účelov dokumentu je schopnosť osvedčiť určité skutočnosti. Papierový doklad s potrebnými náležitosťami a stupňami ochrany bol donedávna hlavným spôsobom preukázania konkrétnej skutočnosti, t. predstavovalo právnu silu. Papier ako materiálový nosič má nevýhodu v tom, že neumožňuje vymazať a zaznamenať nové informácie bez stopy, no táto nevýhoda sa mení na cnosť v eliminácii falšovania dokumentov. Niet divu, že ruské príslovie hovorí: čo sa píše perom, nemožno sťať sekerou.

Inými slovami, keď dostaneme dokument, ktorý má na každej strane podpis a žiadne stopy poškodenia povrchu papiera (t. j. je jasné, že text nebol vymazaný ani prepísaný), môžeme si byť istí, že tento dokument bol odoslaný dňa v mene podpisu odosielateľa a že sa počas procesu doručovania nezmenil.

Moderné prostriedky šifrovania v zásade umožňujú poskytnúť rovnaké prostriedky na overenie pravosti dokumentu ako podpis na papieri.

Federálny zákon „o elektronickom digitálnom podpise“ prijatý v januári 2002 dáva organizáciám možnosť vytvárať systémy na výmenu výlučne elektronických dokumentov, v ktorých môže elektronický dokument vystupovať ako originál, ktorý nie je potrebné duplikovať na papieri. V súčasnosti je však zákonnosť EDS absolútna len pre interný tok dokumentov, kde sa aktívne používa, keďže tok interných dokumentov reguluje generálny riaditeľ.

Hlavným dôvodom prítomnosti zmiešaného toku dokumentov je teda skutočnosť, že otázka používania EDS ešte nie je vyriešená na štátnej úrovni.

Výmena dokumentov v elektronickej podobe sa však nemusí využívať vo všetkých, ale len v niektorých oblastiach činnosti organizácie.

Všeobecne sa tiež uznáva, že implementáciou EDMS sa získajú taktické a strategické výhody. Taktické výhody sú určené znížením nákladov pri implementácii EDMS spojených s: uvoľnením fyzického priestoru na ukladanie dokumentov; zníženie nákladov na kopírovanie a doručovanie dokumentov v papierovej forme; zníženie nákladov na personál a vybavenie atď. K strategické zahŕňajú výhody spojené so zlepšovaním efektívnosti podniku alebo organizácie. Tieto výhody zahŕňajú:

Vznik možnosti kolektívnej práce na dokumentoch (čo je nemožné pri papierovej kancelárskej práci);

Výrazné zrýchlenie vyhľadávania a výberu dokumentov (podľa rôznych atribútov);

zvýšenie bezpečnosti informácií z dôvodu, že práca v EDMS z neregistrovanej pracovnej stanice je nemožná a každý používateľ EDMS má pridelené vlastné prístupové práva k informáciám;

Zvýšenie bezpečnosti dokumentov a pohodlia ich ukladania, keďže sú uložené elektronicky na serveri;

Zlepšenie kontroly nad vykonávaním dokumentov.

Strategické výhody spojené so zlepšením efektívnosti podniku alebo organizácie po zavedení EDMS zahŕňajú:

Vznik možnosti kolektívnej práce na dokumentoch (čo je nemožné pri papierovej kancelárskej práci);

Výrazné zrýchlenie vyhľadávania a výberu dokumentov (podľa rôznych atribútov);

Zvýšenie bezpečnosti dokumentov a pohodlia ich ukladania, keďže sú uložené elektronicky na serveri;

Zlepšenie kontroly nad vykonávaním dokumentov.

Integrácia ERP systémov so systémami elektronickej správy dokumentov poskytuje podporu pre obchodné procesy celého podniku – prostredníctvom operatívneho riadenia dokumentov, obrázkov, pracovných tokov, podnikových správ atď.

Lídri:

rýchle prijímanie informácií potrebných na rozhodovanie;

operatívnej kontroly vykonávania disciplíny.

Tajomníci, referenti a asistenti:

rýchle vyhľadávanie dokumentov;

vysoká presnosť vyhľadávania dokumentov;

uľahčenie kontroly výkonovej disciplíny;

zjednodušenie prípravy všetkých druhov podujatí, aktivít;

urýchlenie prípravy, koordinácie a schvaľovania finálnych dokumentov.

Finančné a účtovné služby:

zvýšenie rýchlosti pohybu dokumentov, napríklad z pobočiek do materskej organizácie;

zníženie rizika straty dokumentov;

úspora času pri zbieraní podkladov na zosúlaďovanie výpočtov alebo kontroly dozorných orgánov.

Právny servis:

zníženie zložitosti práce na príprave dokumentov;

efektívna kontrola času;

rýchle vyhľadávanie potrebných regulačných dokumentov.

Vlastnosti systému elektronickej správy dokumentov

Ak je systém elektronickej správy dokumentov implementovaný „tak, ako je“, potom vzniknuté problémy spôsobia negatívne reakcie medzi používateľmi a budú sa ťažšie riešiť.

Opis existujúceho pracovného toku je potrebný na určenie schémy pracovného toku: cesty a typy dokumentov, pravidlá ich evidencie, utajenie dokumentov a ďalšie otázky. V rámci optimalizácie je potrebné určiť obchodné procesy, ktoré sa majú automatizovať a vyhodnotiť konzistentnosť a účelnosť súčasných schém odovzdávania dokumentov a pravidiel evidencie. Výskum a optimalizácia toku dokumentov je dôležitým krokom pri implementácii systémov elektronickej správy dokumentov. Kvalita vypracovania požiadaviek na funkčnosť implementovaného systému závisí od prijatých informácií. Ak má však podnik jasné štandardy popisujúce kancelársku prácu v organizácii, ktoré nevyžadujú optimalizáciu, potom sa táto fáza vynechá a systém sa vyvinie na základe týchto štandardov.

Ďalšie kroky po opísaní a optimalizácii pracovného toku závisia od toho, kto bude systém implementovať: dodávateľ alebo organizácia sama.

Organizácie, ktoré si budú nastavenie a implementáciu elektronického systému správy dokumentov vykonávať svojpomocne, nie vždy tejto fáze venujú náležitú pozornosť, v dôsledku čoho sa v budúcnosti proces nastavenia systému skomplikuje a bude trvať dlho. čas.

Ak systém implementuje dodávateľ, organizácia musí poskytnúť zadávacie podmienky, ktoré označujú funkčnosť systému, nastavenia systému, technické charakteristiky, metódy zabezpečenia, popis tokov dokumentov, termíny dokončenia úlohy a ďalšie požiadavky. V tejto fáze v praxi vznikajú problémy súvisiace s neschopnosťou napísať technické špecifikácie, ako aj s neznalosťou presných hraníc projektu a cieľov realizácie, v dôsledku čoho nie je možné kvalitatívne opísať funkčné požiadavky na systém. V súvislosti s týmito problémami sa môže systém vyvinutý dodávateľmi ukázať pre zákazníka ako zbytočný, pretože nespĺňa jeho želania. Na vyriešenie tohto problému je nevyhnutný neustály a úzky kontakt developera s kľúčovými účastníkmi projektu v organizácii.

Pri vlastnom nastavení a implementácii systému je potrebné zaškoliť realizačný tím, následne pristúpi k nastaveniu a priamej implementácii systému. Ak bola etapa popísania a optimalizácie workflow prevedená starostlivo, realizačnému tímu stačí nastaviť systém podľa optimalizovaného workflow. V opačnom prípade je realizačný tím nútený nastaviť schémy trás, určiť poradie registrácie dokumentov, masky evidenčných čísel a ďalšie charakteristiky pracovného postupu a v tejto fáze okamžite vykonať optimalizáciu.

Pri implementácii systému elektronickej správy dokumentov je potrebné nainštalovať a nakonfigurovať systém na pracoviskách, zaškoliť používateľov, vypracovať dokumentáciu pre systémy elektronickej správy dokumentov pre používateľov a zabezpečiť technickú podporu. Ak sa systém implementuje samostatne, potom môže prebehnúť školenie personálu s pomocou dodávateľa systému aj samostatne pod vedením realizačného tímu.

Počas pilotnej prevádzky sa produkt prispôsobuje a užívatelia sa prispôsobujú novým pracovným podmienkam, systém sa testuje buď v reálnych podmienkach alebo v podmienkach blízkych následnej priemyselnej prevádzke. Výber variantu skúšobnej prevádzky zostáva na realizačnom tíme. Aj v tejto fáze je potrebné neustále konzultovať s používateľmi spôsob práce v systéme. Účelom skúšobnej prevádzky je odhaliť doteraz neidentifikované odchýlky v prevádzke systému, ako aj nezohľadnené požiadavky.

Po finalizácii systému na základe chýb zistených počas pilotnej prevádzky systému je systém elektronickej správy dokumentov uvedený do komerčnej prevádzky. V tejto fáze sa s používateľmi konzultuje a školí nové funkcie systému, sledovanie chodu systému a predchádzanie vzniku porúch a chýb v systéme, ďalej je možné systém ďalej rozvíjať pridávaním nových funkcií alebo zavádzaním nových systémové moduly.

Niektoré z problémov, ktoré vznikajú pri implementácii systémov elektronickej správy dokumentov, boli zvážené skôr, ale zvážime niekoľko ďalších problémov, ktoré možno pripísať procesu implementácie ako celku.

Jedným z hlavných problémov pri zavádzaní takmer každej inovácie, nielen elektronických systémov správy dokumentov, je ľudský faktor. Mnohé organizácie majú zamestnancov, ktorí sa nechcú učiť niečo nové alebo rekvalifikovať. Pri zavádzaní elektronických systémov správy dokumentov môže byť veľmi vážnym problémom konzervatívnosť používateľov, keďže tieto systémy musia byť implementované na všetkých pracoviskách, inak bude efektivita ich používania minimálna. Riešením tohto problému môže byť príkaz vedenia vykonávať kancelárske práce iba v elektronických systémoch správy dokumentov.

Pri samostatnej implementácii systémov organizáciou sú problémy s načasovaním neúspechu projektu, z dôvodu neskúsenosti a nedostatočnej kvalifikácie realizačného tímu, ako aj formálneho prístupu k niektorým etapám projektu. Možným riešením tohto problému môže byť apel na dodávateľov systému v prípade ťažkostí pri implementácii, neustále sledovanie činnosti realizačného tímu, ako aj osobná zodpovednosť pracovníkov za nedodržanie termínov projektu.

V organizáciách s neustálymi štrukturálnymi zmenami a nedostatočne formalizovanými obchodnými procesmi sa implementácia systémov elektronickej správy dokumentov môže zdať ako pomerne náročná úloha, ale implementácia je stále možná, ak sa systém implementuje postupne, počnúc tými oddeleniami, ktoré sú najmenej ovplyvnené transformáciou. . V tomto prípade by mal byť systém modulárny, čo umožňuje zvýšiť funkčnosť počas prevádzky.

Okrem vyššie uvedených problémov existuje množstvo problematických úloh, ktoré vznikajú na začiatku implementácie systému. V systémoch elektronickej správy dokumentov obiehajú elektronické dokumenty, ktoré donedávna nemali právnu silu. Vďaka nedávno prijatému zákonu upravujúcemu používanie elektronického digitálneho podpisu sa táto problematická úloha presúva do kategórie organizačných a technických úloh.

Elektronický podpis -údaje v elektronickej forme, ktoré sú pripojené alebo logicky prepojené s inými elektronickými údajmi a sú určené na identifikáciu predplatiteľa týchto údajov.

Elektronický digitálny podpis (EDS) - druh elektronického podpisu získaný ako výsledok kryptografickej transformácie súboru elektronických údajov, ktorý je pripojený k tomuto súboru alebo s ním logicky spojený a umožňuje potvrdiť jeho integritu a identifikovať podpisovateľa. Elektronický digitálny podpis sa aplikuje pomocou súkromného kľúča a overí sa pomocou verejného kľúča.

Vo svojom poradí súkromný kľúč je parameter kryptografického algoritmu, ktorý je dostupný iba pre podpisovateľa a je určený na nastavenie podpisu a certifikát verejného kľúča je dokument vydaný certifikačnou autoritou kľúča, ktorý potvrdzuje jeho pravosť a súlad verejného kľúča s podpisovateľom.

Elektronický digitálny podpis môžu právnické osoby a fyzické osoby použiť ako analóg vlastnoručného podpisu na zabezpečenie právnej sily elektronického dokumentu. Právna sila elektronického dokumentu podpísaného EDS je ekvivalentná právnej sile papierového dokumentu podpísaného vlastnoručným podpisom oprávnenej osoby a zapečateného.

Pri interakcii s protistranami však elektronický dokument najčastejšie nie je uznaný za právne významný. V tejto súvislosti sa správa externých dokumentov takmer vždy vykonáva v tradičnej papierovej forme. Pre zaúčtovanie dokumentov pochádzajúcich od externých protistrán je potrebné získať ich elektronické vzorky naskenovaním a vložením do databázy systému.

Elektronickú správu dokumentov je potrebné zaviesť v organizácii všade, vo všetkých jej divíziách, keďže práca EDMS je spojená s tvorbou, úpravou a uchovávaním údajov potrebných pre celý podnik. V tejto oblasti by nemali a nemôžu existovať „slabé články“.

Elektronické systémy správy dokumentov alebo EDMS výrazne uľahčujú kancelársku prácu akejkoľvek organizácie. Automatizácia môže výrazne znížiť materiálové a časové náklady spojené s tvorbou, obehom a skladovaním dokumentácie. Bežná práca s papierovou dokumentáciou sa postupne stáva minulosťou. Zároveň zostáva nezmenený dopyt po softvéri, ktorý umožňuje automatizáciu práce s dokumentmi.

Z tohto článku sa dozviete:

prečo je potrebné zaviesť EDMS v organizácii;
aké funkcie plní systém elektronickej správy dokumentov a aké úlohy pomáha riešiť;
aké sú výhody používania systémov elektronickej správy dokumentov;
Pomáha EDMS znižovať náklady na správu dokumentov.

Elektronické systémy správy dokumentov

Automatizácia práce s dokumentmi je stále jednou z najdôležitejších oblastí modernej kancelárskej práce. Výhody používania systémov elektronickej správy dokumentov ocenila väčšina moderných organizácií: od vládnych agentúr až po malé súkromné spoločnosti. Výrazne zjednodušujú činnosti spojené s rutinnou papierovou prácou: znižujú časové a materiálové náklady, zaisťujú bezpečnosť informácií a zachovávajú transparentnosť obchodných procesov. Pre väčšinu manažérov už nevyvstáva otázka, prečo je to potrebné SED. V moderných firmách sa stáva nevyhnutným prvkom IT infraštruktúry.

EDMS je špecializovaný softvér určený na prácu s neštruktúrovanými dokumentmi. Umožňuje vám vytvárať, upravovať, vyhľadávať a prenášať akúkoľvek digitálnu dokumentáciu. V niektorých prípadoch sa EDMS môže vyvinúť do systému ECM (Enterprise content management), ktorý je ambicióznejší. Podnikový redakčný systém plní všetky funkcie EDMS a zároveň disponuje technológiami správy informácií.

Regulačný rámec v oblasti EDMS

Napriek rastúcej obľube automatizovaných systémov nie sú aktivity ich vývojárov prakticky regulované na legislatívnej úrovni. Pri tvorbe softvéru a jeho implementácii sa riadia tieto právne akty:

N149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“;
GOST R 51141-98. Kancelárske práce a archivácia;
GOST R 6.30-2003. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
N1-FZ „O elektronickom digitálnom podpise“;
Nariadenie vlády SR č. 754 "O schválení Vyhlášok o systéme medzirezortného riadenia elektronických dokumentov";
N152-FZ „O osobných údajoch“;

Funkcie systémov správy elektronických dokumentov

Odpoveď na otázku prečo SED môžu byť kvalitatívne zmeny, ktoré elektronický systém správy dokumentov robí vo väčšine procesov práce s dokumentmi. Medzi hlavné funkcie SED patria:

Tvorba, evidencia, spracovanie, prenos a uchovávanie dokumentácie;
Sledovanie zmien v dokumentoch a sledovanie lehôt na ich vykonanie;
Vytváranie adresárov;
Pohyb dokumentov, prevod práv na ich aplikáciu, kontrolu a opravu;
Tvorba správ;
Riadenie prístupu;
Kontrola verzií;
Automatizácia hlavných oblastí kancelárskej práce;
Riadenie stretnutí, konferencií, zmlúv.

Úlohy EDMS v kancelárskej práci na rôznych organizačných úrovniach

Mnoho manažérov sa pýta, prečo osobne potrebujú EDMS. Väčšina to vníma len ako nástroj na správu kancelárie, technológiu, ktorá neovplyvňuje administratívne procesy. Výrazne však uľahčuje interakciu rôznych hierarchických úrovní organizačnej štruktúry, čo umožňuje rýchlu výmenu relevantných informácií a rozhodovanie na ich základe.

Úlohy EDMS možno klasifikovať podľa úrovní riadenia spoločnosti:

Vedenie spoločnosti, vedúci štrukturálnych divízií:
○ rýchle prijatie údajov potrebných na prijímanie manažérskych rozhodnutí;
○ kontrola nad vykonávaním dokumentov;

Zástupcovia manažéra, sekretárky, referenti:
○ rýchle a presné vyhľadávanie servisnej dokumentácie;
○ kontrola výkonnej disciplíny;
○ skrátenie času prípravy projektu;
○ urýchliť schvaľovacie a schvaľovacie procesy;
○ uľahčenie prípravy podujatí;

Finančné, ekonomické a účtovné služby:
○ skrátenie termínov prevodu z pobočiek na vedúcu organizáciu;
○ zníženie rizika straty primárnej dokumentácie;
○ skrátenie času stráveného prípravou správ, výberom podkladov na odsúhlasenie alebo inšpekciu orgánov štátneho dozoru;

právna služba
○ zníženie náročnosti práce na prípravu zmlúv, dohôd, zmlúv;
○ kontrola termínov;
○ rýchle vyhľadávanie miestnych predpisov.

Stiahnite si súvisiace dokumenty:

Návod na kancelársku prácu (fragment). Organizácia toku dokumentov
Vestník príjmu a likvidácie elektronických dokumentov
Vestník registrácie migrácií a prepisovania elektronických dokumentov
Návod na prácu s firemným emailom

Výhody používania systémov elektronickej správy dokumentov

Medzi existujúcimi elektronickými systémami správy dokumentov na trhu je zvykom vyčleniť: kancelárske pracovné systémy, digitálne archívy, workflow a ECM systémy. Všetky sa líšia počtom podporovaných funkcií, majú však podobné výhody, ktoré takmer úplne odstraňujú otázku, či prečo potrebujete EDMS v modernej spoločnosti. To poskytuje:

bezpečnosť;
Verziovanie;
Okamžité vyhľadávanie;
Rýchle generovanie správ a upozornení;
Smerovanie;
Webová integrácia;
Systematizácia dokumentácie v databáze;
Skenovanie a rozpoznávanie papierových originálov;
Schopnosť vytvárať zálohy;
Informačná podpora podnikových procesov.

Technické možnosti EDMS

Systém elektronickej správy dokumentov má oproti tradičným kancelárskym technológiám množstvo zjavných výhod. Zavedenie nových technológií umožňuje rozšírenie funkčnosti EDMS. Príklady takýchto technológií sú:

Skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov

Skenovanie a rozpoznávanie korešpondencie pri príjme, prenos papierového originálu do archívu a poskytovanie jeho digitálnej verzie zamestnancom na ďalšie použitie pomáha systematizovať prichádzajúce dokumentačné toky.

Využívanie mediálnych technológií

Moderné EDMS vám umožňujú vymieňať si nielen grafické obrázky a textové súbory, ale podporujú aj väčšinu existujúcich mediálnych formátov. Multimédiá vám umožňujú priestrannejšie prezentovať úlohy pridelené podriadeným, sprostredkovať vlastnosti požadovanej implementácie.

Elektronický podpis

Technológia elektronického podpisu zlepšuje informačnú bezpečnosť EDMS. Umožňuje osvedčiť autorstvo úradných aktov, uľahčuje proces koordinácie medzi vedúcimi rôznych organizačných úrovní.

Šifrovanie dôvernej dokumentácie a jej prenosové kanály

Šifrovanie uľahčuje prenos veľmi citlivých dokumentov a tiež pomáha regulovať prístup k nim pomocou digitálnych kľúčov.

Hromadná zásielka

Integrácia s e-mailom umožňuje rýchle odosielanie objednávok a upozornení veľkému počtu zamestnancov, čo výrazne zvyšuje efektivitu vykonávania úloh.

Tlač správ

Ďalším príkladom toho, prečo moderná organizácia potrebuje EDMS, je možnosť automatického podávania správ. To prispieva k výraznej úspore času a zvýšeniu efektivity každého zamestnanca.

Väčšina spoločností pri implementácii systému elektronickej správy dokumentov myslí predovšetkým na ekonomické výhody automatizácie. Hodnotenie systému z hľadiska zníženia nákladov je však správne len čiastočne. Hlavnou úlohou takýchto systémov je zlepšiť kvalitu administratívnych rozhodnutí. Ak EDMS pomohol vyriešiť počiatočné úlohy implementačného projektu, potom je jeho použitie opodstatnené a odpoveď na otázku: prečo je EDMS potrebný, už bola nájdená.