कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रजिस्टर। कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों के पंजीकरण का जर्नल प्रमाणपत्रों के पंजीकरण का जर्नल 2 कर्मचारियों को जारी व्यक्तिगत आयकर

प्रिय साथियों, हमने एक "खाली" पत्रिका प्रकाशित की है - खाली शीर्षकों वाला एक ग्राफ।

यदि आप किसी दस्तावेज़ या घटना का लेखा / पंजीकरण लॉग शुरू करने का निर्णय लेते हैं, जो बिक्री पर खोजना मुश्किल है, तो आप हमारे "खाली" लॉग को खरीद सकते हैं और अपने कॉलम के "कैप्स" को अपने तरीके से भर सकते हैं।

हम नीचे पत्रिकाओं की सामग्री को भरने के उदाहरण प्रदान करते हैं:

कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों के पंजीकरण का जर्नल
कर्मचारियों को जारी किए गए दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन का जर्नल
सेवा नौकरी लॉग
कृत्यों का रजिस्टर
सेवा नोटों के पंजीकरण का जर्नल (ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट, आदि)
व्यक्तिगत कार्ड के पंजीकरण और लेखांकन का जर्नल

पत्रिका "खाली" है - खाली हेडर के साथ, कॉलम एक सुविधाजनक प्रारूप (ए 4, पुस्तक) में प्रकाशित होता है।

कवर घना, टिकाऊ (मोटी चमकदार कार्डबोर्ड 300 ग्राम + पीवीसी) है।

गुणवत्ता श्वेत पत्र 80 ग्राम 72 पृष्ठ

शासित स्पष्ट है। इस मामले में, रेखाएं समान हैं। रिकॉर्ड के लिए 2100 से अधिक लाइनें। ग्राफ चौड़ाई सुविधाजनक है।

"खाली" पत्रिका का शीर्षक पृष्ठ - रिक्त शीर्षलेखों के साथ, ग्राफ़ इस तरह दिखता है:

इस प्रकार, एक "खाली" पत्रिका के शीर्षक पृष्ठ पर - रिक्त शीर्षकों के साथ, नियोक्ता के नाम के साथ कॉलम भरा जाता है, और यह भी लिखा जाता है कि पत्रिका में क्या पंजीकृत / ध्यान में रखा जा रहा है। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं।

उदाहरण 2

कॉलम "शुरू हुआ:" ___ "_________ 20 ___।" जर्नल खोले जाने पर भरा जाता है। कॉलम "पूर्ण:" ___ "_________ 20 ___।" जर्नल बंद होने पर भरा जाता है।

पत्रिका के दूसरे और तीसरे पृष्ठ पर "पत्रिका रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी" खंड है।

पत्रिका के शेष पृष्ठों में खाली कॉलम हैं - प्रत्येक पृष्ठ पर 5 कॉलम। पहला स्तंभ थोड़ा संकरा है, बाकी समान चौड़ाई के हैं। "हेडर" लाइन के अलावा, भरने के लिए प्रत्येक पृष्ठ पर 30 लाइनें हैं।

यदि आप एक ऐसी पत्रिका रखना चाहते हैं जिसमें कुछ कॉलम (1-5) हों, तो आप प्रत्येक पृष्ठ पर नोट्स बना सकते हैं। यदि आप एक पत्रिका रखने की योजना बना रहे हैं जिसमें अधिक कॉलम (6-10) हैं, तो आप इसे "प्रसार के लिए" रख सकते हैं, बाएं और दाएं पृष्ठों की रेखाएं एक दूसरे के बिल्कुल विपरीत हैं।

"खाली" पत्रिका के सामग्री भाग को भरने के उदाहरण - खाली शीर्षकों के साथ

उदाहरण 1. कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों के पंजीकरण का जर्नल

उदाहरण 2. सर्विस जॉब लॉग

उदाहरण 3. कर्मचारियों को जारी किए गए दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन का जर्नल

उदाहरण 4. कृत्यों का रजिस्टर

उदाहरण 5. सेवा नोटों के पंजीकरण का जर्नल (ज्ञापन, व्याख्यात्मक नोट, आदि)

उदाहरण 6. व्यक्तिगत फाइलों के पंजीकरण और लेखांकन का जर्नल

उदाहरण 7. व्यक्तिगत कार्ड के पंजीकरण और लेखांकन का जर्नल

"रिक्त" पत्रिका - रिक्त हेडर के साथ, कॉलम को स्वतंत्र रूप से क्रमांकित किया जाता है। इसके अलावा, पत्रिका को संगठन के प्रमुख (या अन्य अधिकृत व्यक्ति) द्वारा सिला, सील और प्रमाणित किया जाता है, यदि यह स्थानीय स्तर पर नियोक्ता द्वारा स्थापित किया जाता है (उदाहरण के लिए, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर निर्देशों द्वारा)। इस मामले में, पत्रिका के अंतिम पृष्ठ पर, आप इस बारे में उचित प्रविष्टियां कर सकते हैं।

कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रजिस्टर आपके लिए आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान बनाता है और आपको आंकड़ों के लिए चयन करने की अनुमति देता है। इसे कैसे भरें और इसे सही तरीके से कैसे बनाए रखें, इसके बारे में पढ़ें, एक नमूना डाउनलोड करें

हमारे लेख में पढ़ें:

कैसे भरें और प्रमाणपत्रों का रजिस्टर रखें

कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रजिस्टर आपके लिए आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान बनाता है और आपको आंकड़ों के लिए चयन करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, प्रबंधक, रजिस्टर के आधार पर, प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा निर्धारित करने, मानव संसाधन विभाग की प्रभावशीलता का आकलन करने आदि के लिए प्रासंगिक कार्यों के कार्यान्वयन की निगरानी कर सकता है।

2020 में प्रमाणपत्रों के रजिस्टर के लिए कोई स्वीकृत फॉर्म नहीं है, प्रत्येक उद्यम को इसे किसी भी रूप में रखने का अधिकार है। आप एक तैयार फॉर्म खरीद सकते हैं और उसे भर सकते हैं, आप फॉर्म को प्रिंट करके हमारे नमूने के अनुसार स्वतंत्र रूप से अपनी रचना कर सकते हैं।

कुछ उद्यम दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करने के लिए एमएस एक्सेल या विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रिकॉर्ड रखते हैं।

पत्रिका किसी भी रूप में संगठन में मौजूद है, इसकी संरचना होगी, यदि समान नहीं है, तो बहुत समान है। बड़ी संख्या में दस्तावेज तैयार किए जाने के साथ, उनके विभेदित लेखांकन को व्यवस्थित करने की अनुमति है - उदाहरण के लिए, प्रकार द्वारा, विभाजन द्वारा, आदि।

यदि क्लर्क अपने दम पर पत्रिका तैयार करता है, तो वह एक साधारण ए 4 नोटबुक का उपयोग कर सकता है, इसे कंपनी के नाम के साथ उचित रूप से शीर्षक दे सकता है, और कवर पर लेखांकन की शुरुआत की तारीख को भी चिह्नित कर सकता है और बाद की समाप्ति तिथि के लिए जगह छोड़ सकता है।

2020 में प्रमाणपत्रों के पंजीकरण के लिए रजिस्टर में, यह सलाह दी जाती है कि पृष्ठों को क्रमांकित करें, इसे सिलाई करें, एक पुष्टिकरण शिलालेख बनाएं "पत्रिकाओं की संख्या को पत्रिका में सिले और बन्धन किया गया", प्रबंधक के हस्ताक्षर के साथ समर्थन करने के लिए और डाल दिया एक सील।

पहली शीट में "जर्नल रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी" खंड होगा, उद्यम की मात्रा के आधार पर, इसे 2-3 शीट आवंटित की जा सकती हैं।

पत्रिका एक ही प्रति में होती है, इसलिए एक समय में एक व्यक्ति इसके रखरखाव में लगा रहता है। आमतौर पर यह कार्मिक कर्मचारी या सचिव-क्लर्क होता है। अनुभाग को भरने में कोई कठिनाई नहीं होनी चाहिए। इसे स्तंभों के साथ एक सुविधाजनक तालिका के रूप में डिज़ाइन किया गया है:

क्रम में संख्या;
पत्रिका के साथ शुरुआत करना;
काम का अंत;
प्रभारी व्यक्ति का पूरा नाम;
उसकी स्थिति;
प्रमुख के आदेश का विवरण, जिसके आधार पर इस कर्मचारी को पंजीकरण की जिम्मेदारी सौंपी जाती है;
हस्ताक्षर।

प्रपत्र का मुख्य भाग भी सारणीबद्ध रूप में प्रस्तुत किया गया है और इसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

रेखा संख्या। प्रत्येक जारी किए गए दस्तावेज़ के लिए "पूर्वव्यापी" पंजीकरण से बचने के लिए, उनके बीच अंतराल के बिना एक अलग लाइन है;
प्रमाण पत्र जारी करने की तारीख, जो दस्तावेज़ पर ही इंगित की गई तारीख से मेल खाती है;
दस्तावेज़ का अनुरोध करने वाले कर्मचारी का पूरा नाम, उसकी स्थिति;
दस्तावेज़ की सामग्री (वेतन की राशि पर, पेंशन फंड में योगदान पर, काम की अवधि पर, आदि);
जारी करने वाले कर्मचारी का नाम और पद;
जारी करने का उद्देश्य, प्रावधान का स्थान;
प्राप्त आवेदक की सूची। यदि दस्तावेज़ व्यक्तिगत रूप से नहीं सौंपा गया था, तो यह लिखना आवश्यक है कि इसे कर्मचारी को कैसे सौंपा गया (प्रमाणित पत्र, कूरियर);
गैर-मानक मामलों में टिप्पणियों के लिए एक अतिरिक्त कॉलम बनाने की सलाह दी जाती है (उदाहरण के लिए, इसमें आउटगोइंग विवरण दर्ज करने के लिए, यदि कोई हो)

कॉलम का क्रम और कॉलम के शीर्षक प्रत्येक स्प्रेड पर समान होना चाहिए। जब पत्रिका समाप्त हो जाती है, तो इसे संग्रह में भेज दिया जाता है और एक नया शुरू हो जाता है। इस मामले में, कालानुक्रमिक क्रम में संस्करणों की संख्या को इंगित करना आवश्यक है।

त्रुटि सुधार

संदर्भ लॉग में सुधार स्वीकार्य हैं। गलत प्रविष्टि को एक साफ लाइन के साथ काट दिया जाता है, और सही जानकारी या तो क्रॉस आउट के ऊपर लिखी जाती है, या, यदि स्थान अनुमति देता है, तो नीचे की रेखा (इस लाइन को एक नया सीरियल नंबर निर्दिष्ट किए बिना)।

यदि यह शुरू में अपने आप टाइपसेट है, तो यह उचित होगा कि कागज के स्थान को न बचाएं और लाइनों को ऊंचाई में बड़ा करें, यदि आवश्यक हो, तो सुधार करें, आपको इसे उथला नहीं करना होगा, और धब्बा अस्पष्ट नहीं लगेगा और मैला।

ध्यान दें

कार्मिक दस्तावेज़ खो गया या खराब हो गया? ऐसी स्थितियों में क्या करना है, क्या वसूली योग्य है और कैसे, और क्या पुनर्प्राप्त नहीं किया जा सकता है के बारे में

सभी नियमों के अनुसार सुधार पूरा करने के बाद, इसके आगे शिलालेख "बिलीव द करेक्टेड" के साथ-साथ व्यक्तियों के हस्ताक्षर रखना आवश्यक है: पत्रिका को बनाए रखने और प्रमाण पत्र जारी करने के लिए जिम्मेदार (यदि यह है एक ही व्यक्ति, निश्चित रूप से, केवल एक ही हस्ताक्षर होगा)।

लॉग कब तक रखना है

कला के अनुच्छेद "जी" के अनुसार। 358 "संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधन दस्तावेजों की सूची", प्रमाण पत्र और दस्तावेजों की प्रतियों के पंजीकरण लॉग के लिए रोसार्चिव 06.10.00 द्वारा अनुमोदित भंडारण अवधि को दर्शाता है, भंडारण अवधि 3 वर्ष है (समापन तिथि से) )

श्रम और स्वास्थ्य (यदि कोई हो) पुस्तकें।
मजदूरी की राशि के बारे में जानकारी।
बीमा अनुभव और बीमित व्यक्ति के बारे में व्यक्तिगत जानकारी के बारे में जानकारी।
प्रस्थान करने वाले व्यक्ति की श्रम गतिविधि पर कृत्यों, आदेशों और आदेशों की प्रतियां।

रोजगार की समाप्ति पर जारी किए गए सभी दस्तावेजों को संगठन की मुहर द्वारा पूरा और प्रमाणित किया जाना चाहिए।

रोजगार इतिहास

यह किसी व्यक्ति की श्रम गतिविधि और अनुभव के बारे में मुख्य दस्तावेज है। प्रत्यर्पण में देरी के मामले में नियोक्ता पर 50,000 रूबल तक का जुर्माना लगाया जा सकता है।

बर्खास्तगी पर दस्तावेज़ जारी करना, विशेष रूप से श्रम और व्यक्तिगत चिकित्सा पुस्तकों के रूप, विशेष पत्रिकाओं में दर्ज किए जाने चाहिए।

व्यक्तिगत मेडिकल रिकॉर्ड

सभी कर्मचारी जो खाद्य उत्पादों के उत्पादन, भंडारण, परिवहन और बिक्री, पेयजल, बच्चों की शिक्षा और प्रशिक्षण, आबादी के लिए सांप्रदायिक और उपभोक्ता सेवाओं से जुड़े हैं, उनके पास मेडिकल रिकॉर्ड होना आवश्यक है। रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर, नियोक्ता चिकित्सा पुस्तक वापस करने के लिए बाध्य है, भले ही वह उसके खर्च पर तैयार की गई हो। व्यक्तिगत चिकित्सा पुस्तक के बारे में विस्तृत स्पष्टीकरण 10 नवंबर, 2015 संख्या 01 / 13734-15-32 के Rospotrebnadzor के पत्र में पाया जा सकता है।

2-एनडीएफएल

कैलेंडर वर्ष की शुरुआत से और अनुबंध की समाप्ति की तारीख सहित, आय की राशि के बारे में जानकारी शामिल है। अप्रयुक्त छुट्टी के लिए मुआवजा प्रमाण पत्र में परिलक्षित होता है, लेकिन विच्छेद वेतन की राशि (यदि कोई हो), जो व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं है, प्रमाण पत्र में शामिल नहीं है (अधिक जानकारी के लिए, वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 18.04 देखें। .2012 नंबर 03-04-06 / 8-118)।

वेतन प्रमाण पत्र

श्रम मंत्रालय के आदेश दिनांक 30 अप्रैल, 2013 संख्या 182n द्वारा अनुमोदित प्रपत्र में जारी किया गया। कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा और वर्तमान और दो पिछले वर्षों के लिए उसकी कमाई की राशि के बारे में जानकारी शामिल है।

एसजेडवी-एम

इस फॉर्म में उस महीने की जानकारी शामिल है जिसमें व्यक्ति जाता है, चौथे खंड में केवल बर्खास्त किए जाने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी का संकेत दिया गया है।

रिपोर्ट का फॉर्म

बीमा अनुभव का प्रमाण पत्र

यहां श्रम पेंशन के वित्त पोषित हिस्से के लिए गणना, रोके गए और सूचीबद्ध अतिरिक्त बीमा प्रीमियम के बारे में जानकारी इंगित करना आवश्यक है। यह दायित्व 30 अप्रैल, 2008 के संघीय कानून संख्या 56-ФЗ द्वारा स्थापित किया गया है।

बीमित व्यक्ति के बारे में व्यक्तिगत डेटा

तीसरा खंड पूरा किया जा रहा है। अवधि - तिमाही की शुरुआत से बर्खास्तगी की तारीख तक।

अन्य कागजात

प्रत्येक विशिष्ट मामले में किसी कर्मचारी को बर्खास्त करने पर कौन से दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, इसका निर्णय स्वयं कर्मचारी द्वारा किया जाता है (उन लोगों को छोड़कर जो जारी करने के लिए अनिवार्य हैं - जिनमें से सभी ऊपर सूचीबद्ध हैं)। उदाहरण के लिए, एक पूर्व कर्मचारी अपनी नौकरी से संबंधित नियमों की सभी प्रतियां चाहता है:

प्रवेश के बारे में;
चलती;
अनुवाद;
बर्खास्तगी, आदि

यदि कर्मचारी ने अपने प्रस्थान की तारीख से पहले इन सभी आदेशों और आदेशों का लिखित में अनुरोध किया है, तो ये प्रतियां सेवा के अंतिम दिन जारी की जानी चाहिए। यदि व्यक्ति उनके जाने के बाद उनसे अनुरोध करता है, तो मानव संसाधन विभाग के पास आवश्यक प्रतियां तैयार करने के लिए तीन दिन का समय होता है।

कार्य संचरण

जब कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ देता है, तो संगठन, निश्चित रूप से, उसके साथ खातों का निपटान करने और ऊपर निर्दिष्ट दस्तावेजों की मूल और प्रतियां जारी करने के लिए बाध्य होता है, लेकिन कुछ मामलों में कर्मचारी कुछ कार्यों को करने के लिए भी बाध्य होता है, उदाहरण के लिए:

मुद्दा;
उन मामलों को स्थानांतरित करें जो उनके काम में थे।

इन मामलों को कानून द्वारा विनियमित नहीं किया जाता है, लेकिन कुछ मामलों में, उदाहरण के लिए, जब किया जाता है, तो वे आवश्यक होते हैं।

हमारे लेख में पढ़ें:

कैसे भरें और प्रमाणपत्रों का रजिस्टर रखें

क्रम में संख्या;
पत्रिका के साथ शुरुआत करना;
काम का अंत;
प्रभारी व्यक्ति का पूरा नाम;
उसकी स्थिति;
प्रमुख के आदेश का विवरण, जिसके आधार पर इस कर्मचारी को पंजीकरण की जिम्मेदारी सौंपी जाती है;
हस्ताक्षर।

रेखा संख्या। प्रत्येक जारी किए गए दस्तावेज़ के लिए "पूर्वव्यापी" पंजीकरण से बचने के लिए, उनके बीच अंतराल के बिना एक अलग लाइन है;
प्रमाण पत्र जारी करने की तारीख, जो दस्तावेज़ पर ही इंगित की गई तारीख से मेल खाती है;
दस्तावेज़ का अनुरोध करने वाले कर्मचारी का पूरा नाम, उसकी स्थिति;
दस्तावेज़ की सामग्री (वेतन की राशि पर, पेंशन फंड में योगदान पर, काम की अवधि पर, आदि);
जारी करने वाले कर्मचारी का नाम और पद;
जारी करने का उद्देश्य, प्रावधान का स्थान;
प्राप्त आवेदक की सूची। यदि दस्तावेज़ व्यक्तिगत रूप से नहीं सौंपा गया था, तो यह लिखना आवश्यक है कि इसे कर्मचारी को कैसे सौंपा गया (प्रमाणित पत्र, कूरियर);
गैर-मानक मामलों में टिप्पणियों के लिए एक अतिरिक्त कॉलम बनाने की सलाह दी जाती है (उदाहरण के लिए, इसमें आउटगोइंग विवरण दर्ज करने के लिए, यदि कोई हो)