बर्खास्तगी के नमूने पर प्रमाण पत्र जारी करने का जर्नल। कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों के पंजीकरण का जर्नल

कार्मिक कागजात के व्यवस्थित संगठन और जारी किए गए दस्तावेजों के लिए लेखांकन के लिए, एक संगठन आमतौर पर कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों का एक रजिस्टर रखता है।

फ़ाइलें

इस दस्तावेज़ का कोई एकीकृत रूप नहीं है, कई डिज़ाइन विकल्प हैं। उनमें से एक संलग्न प्रपत्र और इसके भरने का एक नमूना में प्रस्तुत किया गया है।

बयान

एक कर्मचारी को प्रमाण पत्र जारी करने के लिए, वह पहले एक आवेदन लिखता है। इन बयानों को रखा जाना चाहिए। रूसी संघ में मौजूद कानूनों के अनुसार, उनके भंडारण की अवधि तीन वर्ष से कम नहीं होनी चाहिए।

व्यवहार में, ऐसी स्थितियां होती हैं जब पेंशन भुगतानों की गणना के लिए वर्षों से वर्गीकृत वेतन प्रमाणपत्रों की कई बार आवश्यकता होती है।

एक ही काम को कई बार न करने के लिए, कार्मिक अधिकारी वर्षों से कम से कम एक बार अनुरोध किए गए प्रमाणपत्रों की प्रतियां एक अलग फ़ोल्डर में रखते हैं। ताकि जब भविष्य में उनकी जरूरत पड़े तो संदर्भ हमेशा हाथ में रहे।

एक पत्रिका के अवयव

दस्तावेज़ को काफी सरलता से व्यवस्थित किया गया है: कवर प्लस मुख्य खंड। कवर पत्रिका का नाम, इसकी आरंभ तिथि (अंतिम तिथि के लिए एक विशेष कॉलम है, लेकिन इसे भरने के अंतिम चरण में ही भरा जा सकता है) को इंगित करता है। संगठन के नाम के लिए अलग से आवंटित स्थान। कुछ प्रपत्रों में दस्तावेज़ के संग्रहण की अवधि निर्दिष्ट करने के लिए फ़ील्ड होते हैं।

महत्वपूर्ण बिंदु! यदि पत्रिका पिछले एक की निरंतरता है, तो इस जानकारी को इसके कवर पर दिनांक और पिछले दस्तावेज़ के लिंक के साथ इंगित किया जाना चाहिए।

लेकिन दस्तावेज़ में मुख्य बात मुख्य खंड है, जिसमें निम्नलिखित कॉलम वाली तालिका है:

• लाइन नंबर भरना है। सन्दर्भों को तिथियों के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है और कालानुक्रमिक क्रम में जर्नल में पंजीकृत किया जाता है।
• जारी करने की तिथि। ये डेटा जारी किए गए प्रमाणपत्र की तारीख से मेल खाना चाहिए। यदि संगठन में अनुरोधों के लिए पंजीकरण संख्या निर्दिष्ट की जाती है, तो यह भी उसी कॉलम में इंगित किया जाता है।
• कर्मचारी का नाम। इस कर्मचारी की ओर से जारी करने के लिए एक आवेदन पहले से ही कार्मिक अधिकारी या अन्य कर्मचारी के पास होना चाहिए जिनके कर्तव्यों में एक लॉग रखना शामिल है। उनकी स्थिति, जिस विभाग में वे काम करते हैं, उनका पेशा भी इंगित किया गया है। यदि आवश्यक हो, तो त्वरित संचार के लिए इस व्यक्ति का पता और टेलीफोन नंबर इंगित किया गया है।
• सहायता सामग्री। संक्षेप में, यह कॉलम बताता है कि वास्तव में प्रमाणपत्र किस बारे में जारी किया गया था। मूल रूप से, कर्मचारी वेतन के आकार और गणना के बारे में जानकारी मांगते हैं।
• जारी प्रमाण पत्र की तिथि प्लस पंजीकरण संख्या।
• प्राप्ति के लिए रसीद। यदि कर्मचारी के हाथ में प्रमाण पत्र प्राप्त करने का अवसर नहीं है, तो इस कॉलम में प्रमाण पत्र भेजने की तिथि और प्रपत्र दर्ज किया जाता है। उदाहरण के लिए, पंजीकृत मेल द्वारा, एक कूरियर सेवा के माध्यम से (इसके नाम के साथ), आदि।
• ध्यान दें। यह कॉलम इंगित कर सकता है कि मौलिक रूप से महत्वपूर्ण जानकारी जो अन्य कॉलम में प्रदान नहीं की गई थी। उदाहरण के लिए, वह मकसद जिसने कर्मचारी को प्रमाणपत्र के लिए आवेदन करने के लिए प्रेरित किया।

पत्रिकाओं के प्रकार

तीन मुख्य प्रकार की पत्रिकाएँ हैं:

• एचआर दस्तावेज।
• सामान्य कार्यालय कार्य पर पत्रिकाएँ।
• श्रम सुरक्षा पर पत्रिकाएँ।

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ीकरण की अपनी विशिष्टताएँ होती हैं। कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रजिस्टर कार्मिक नीति से संबंधित दस्तावेज़ीकरण का एक उज्ज्वल "प्रतिनिधि" है।

भंडारण

जब सुविधा के लिए उपयोग किया जाता है, तो पत्रिका को पीवीसी फिल्म कवर में रखा जा सकता है।

पत्रिका समाप्त होने (समाप्त होने) के बाद, इसे फेंका नहीं जाता है। यह कानून के खिलाफ है। इसे अभिलेखीय भंडारण में रखा गया है (विशेष रूप से प्रस्तुत प्रपत्र 5 वर्षों के लिए है, केवल अगर कर्मचारी हानिकारक या खतरनाक काम करने की स्थिति में काम नहीं करते हैं)।

पत्रिका में प्लेसमेंट की अधिक आसानी के लिए, कुछ छेद हो सकते हैं। वे आपको जर्नल को एक संग्रह फ़ोल्डर में आसानी से रखने की अनुमति देते हैं। इस क्रिया को करने से पहले दस्तावेज़ से कवर हटा दिया जाता है।

पीछे की ओर

आखिरी शीट पर कवर के पीछे की तरफ एक विशेष शिलालेख-प्रमाणक हो सकता है, जो पत्रिका को दीर्घकालिक भंडारण के लिए तैयार करने की अनुमति देता है। लेकिन अगर प्रमाणीकरण के लिए कोई फ़ील्ड नहीं हैं, तो भी प्रमुख दस्तावेज़ के पूरा होने के बाद अपने हस्ताक्षर करने के लिए बाध्य है, और संगठन की मुहर भी होनी चाहिए। स्वाभाविक रूप से, यदि प्रत्येक प्रति को सील करने की ऐसी प्रक्रिया संगठन के आंतरिक नियमों द्वारा प्रदान की जाती है (इस मामले पर विभिन्न कंपनियों के अपने आदेश हैं)।

भरने के लिए जिम्मेदार

कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों के रजिस्टर में भरने का कार्य ज्यादातर मामलों में एक कार्मिक अधिकारी द्वारा किया जाता है। लेकिन यह कर्तव्य संगठन के क्लर्क या एकाउंटेंट को मुखिया के एक अलग आदेश या कर्मचारी के रोजगार अनुबंध में लिखा जा सकता है।

अधिकांश पत्रिकाओं में, पहले पृष्ठ फिलर का नाम, उसकी स्थिति, पत्रिका को बनाए रखने की जिम्मेदारी की अवधि और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर डालते हैं। इस प्रकार की जिम्मेदारियों का वितरण संगठन के पूरे कार्यालय कार्य में एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु है।

क्या इस फॉर्म की आवश्यकता है?

इस पत्रिका के लिए कोई निर्धारित प्रपत्र नहीं है। हालाँकि, इन रूपों का उपयोग करना बहुत आसान है। उन्हें विभिन्न रेखांकन के साथ पूरक किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, बॉडी टेबल के इन अतिरिक्त कॉलम में इसके बारे में डेटा हो सकता है:

• पंजीकरण संख्या संदर्भ अलग से।
• प्रमाण पत्र तैयार करने वाले कर्मचारी का पूरा नाम और अन्य डेटा, साथ ही उसके हस्ताक्षर।
• प्रमाण पत्र प्राप्त करने के लिए आधार क्या थे। दिनांक के साथ दस्तावेज़ संख्या का संदर्भ।

प्रत्येक संगठन को स्वतंत्र रूप से यह तय करने का अधिकार है कि इस दस्तावेज़ को बनाए रखने के लिए कौन सा फॉर्म चुनना है और इसे कैसे परिवर्तित करना है। मुख्य बात यह है कि इसे प्रमुख के आदेश से अपनाया जाए और कंपनी की लेखा नीति का हिस्सा हो।

क्या सुधार की अनुमति है?

त्रुटियों को भरते समय अत्यधिक अवांछनीय होते हैं। हालांकि, इस स्थिति में सुधार काफी स्वीकार्य हैं। सुधार करने के लिए, आपको एक पंक्ति के साथ गलत जानकारी को पार करना होगा, और उसके बगल में या शीर्ष पर सही जानकारी लिखनी होगी।

एक सुधार को केवल तभी सही ढंग से निष्पादित माना जाता है जब उसके बगल में शिलालेख "बिलीव करेक्टेड" और सभी इच्छुक (भरने के लिए जिम्मेदार) व्यक्तियों के हस्ताक्षर हों। इस तरह से कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रजिस्टर सही ढंग से भरा जाएगा।

1. श्रम और स्वच्छता (यदि उपलब्ध हो) किताबें।
2. मजदूरी की जानकारी।
3. बीमा अवधि के बारे में जानकारी और बीमित व्यक्ति के बारे में व्यक्तिगत जानकारी।
4. निवर्तमान व्यक्ति की श्रम गतिविधि पर कृत्यों, आदेशों और आदेशों की प्रतियां।

बर्खास्तगी पर जारी किए गए सभी दस्तावेजों को संगठन की मुहर द्वारा पूरा और प्रमाणित किया जाना चाहिए।

रोजगार इतिहास

यह किसी व्यक्ति की श्रम गतिविधि और अनुभव के बारे में मुख्य दस्तावेज है। प्रत्यर्पण में देरी की स्थिति में, नियोक्ता पर 50,000 रूबल तक का जुर्माना लगाया जा सकता है।

बर्खास्तगी पर दस्तावेज़ जारी करना, विशेष रूप से श्रम और व्यक्तिगत चिकित्सा रिकॉर्ड के रूप, विशेष पत्रिकाओं में दर्ज किए जाने चाहिए।

व्यक्तिगत चिकित्सा पुस्तक

सभी कर्मचारी जो खाद्य उत्पादों के उत्पादन, भंडारण, परिवहन और बिक्री, पीने के पानी, बच्चों की परवरिश और शिक्षा, सार्वजनिक उपयोगिताओं और उपभोक्ता सेवाओं से जुड़े हैं, उनके पास एक मेडिकल बुक होना आवश्यक है। रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर, नियोक्ता चिकित्सा पुस्तक देने के लिए बाध्य है, भले ही वह उसके खर्च पर जारी की गई हो। व्यक्तिगत चिकित्सा पुस्तक के बारे में विस्तृत स्पष्टीकरण 10 नवंबर, 2015 संख्या 01/13734-15-32 के Rospotrebnadzor के पत्र में पाया जा सकता है।

2-व्यक्तिगत आयकर

कैलेंडर वर्ष की शुरुआत से और अनुबंध की समाप्ति की तारीख सहित आय की राशि के बारे में जानकारी शामिल है। अप्रयुक्त छुट्टी के लिए मुआवजा प्रमाण पत्र में परिलक्षित होता है, लेकिन विच्छेद वेतन की राशि (यदि कोई हो), जो व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं है, प्रमाण पत्र में शामिल नहीं है (विवरण के लिए, वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 04.18.2018 देखें)। 2012 संख्या 03-04-06 / 8-118)।

वेतन की जानकारी

श्रम मंत्रालय के आदेश दिनांक 30 अप्रैल, 2013 संख्या 182n द्वारा अनुमोदित प्रपत्र में जारी किया गया। कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा और वर्तमान और दो पिछले वर्षों के लिए उसकी कमाई की राशि के बारे में जानकारी शामिल है।

एसजेडवी-एम

इस फॉर्म में उस महीने की जानकारी शामिल है जिसमें व्यक्ति छोड़ता है, चौथे खंड में केवल बर्खास्त किए जाने वाले व्यक्ति के बारे में डेटा दर्शाया गया है।

से रिपोर्ट करें

बीमा अनुभव का प्रमाण पत्र

यहां श्रम पेंशन के वित्त पोषित हिस्से के लिए गणना, रोके गए और सूचीबद्ध अतिरिक्त बीमा प्रीमियम के बारे में जानकारी इंगित करना आवश्यक है। यह दायित्व 30 अप्रैल, 2008 को संघीय कानून संख्या 56-एफजेड द्वारा स्थापित किया गया है।

बीमित व्यक्ति के बारे में व्यक्तिगत जानकारी

तीसरा खंड पूरा हो गया है। अवधि तिमाही की शुरुआत से बर्खास्तगी की तारीख तक है।

अन्य दस्तावेज

प्रत्येक विशिष्ट मामले में कर्मचारी को बर्खास्त करते समय किन दस्तावेजों की आवश्यकता होती है, कर्मचारी निर्णय लेता है (अनिवार्य लोगों के अपवाद के साथ - जिनमें से सभी ऊपर इंगित किए गए हैं)। उदाहरण के लिए, एक पूर्व कर्मचारी अपने रोजगार से संबंधित नियमों की सभी प्रतियां रखना चाह सकता है:

• प्रवेश के बारे में;
• चलती;
• अनुवाद;
• छंटनी, आदि

यदि कर्मचारी ने अपने प्रस्थान की तारीख से पहले इन सभी निर्देशों और आदेशों को लिखित रूप में अनुरोध किया है, तो ये प्रतियां सेवा के अंतिम दिन जारी की जानी चाहिए। यदि व्यक्ति ने उनके जाने के बाद उनसे अनुरोध किया, तो मानव संसाधन के पास आवश्यक प्रतियां तैयार करने के लिए तीन दिन हैं।

मामलों का स्थानांतरण

जब कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ता है, तो संगठन, निश्चित रूप से, उसके साथ समझौता करने और ऊपर बताए गए दस्तावेजों की मूल और प्रतियां जारी करने के लिए बाध्य होता है, हालांकि, कुछ मामलों में, कर्मचारी को कुछ कार्यों को करने की भी आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए:

• मुद्दा;
• जो मामले उसके काम में थे उसे सौंप दें।

इन मामलों को कानून द्वारा विनियमित नहीं किया जाता है, लेकिन कुछ मामलों में, उदाहरण के लिए, जब किया जाता है, तो वे आवश्यक होते हैं।

विस्तार करें

चिकित्सा प्रमाण पत्र जारी करने के लिए रजिस्टर का रूप परिशिष्ट 1.2 से 20 दिसंबर, 1999 एन 270-पी के सेंट पीटर्सबर्ग के प्रशासन की स्वास्थ्य समिति के आदेश और सेंट पीटर्सबर्ग के आंतरिक मामलों के मुख्य विभाग से मेल खाता है और 28 फरवरी, 2000 एन 140 . का लेनिनग्राद क्षेत्र
चिकित्सा प्रमाण पत्र जारी करने के लिए एक रजिस्टर पंजीकृत करने की प्रक्रिया:
1. चिकित्सा प्रमाण पत्र जारी करने की पत्रिका रूसी में नीले, बैंगनी या काली स्याही (पेस्ट) में, सुपाठ्य लिखावट में बड़े करीने से भरी जाती है।
2. कॉलम 1 में - जारी प्रमाण पत्र की क्रम संख्या को आरोही क्रम में रखा गया है।
3. कॉलम 2, 3, 4 में - अंतिम नाम, पहला नाम, चालक का संरक्षक (वाहनों के चालक के लिए उम्मीदवार (पूर्ण रूप से) दर्ज किया गया है।
4. कॉलम 5 में - वाहनों के चालक (चालक के लिए उम्मीदवार) की जन्म तिथि दर्ज की जाती है।
5. कॉलम 6 में - वाहनों के चालक (चालक के लिए उम्मीदवार) के पंजीकरण (पंजीकरण) का पता दर्ज है।
6. कॉलम 7 में; आठ; 9; 10; ग्यारह; 12 - सर्वेक्षण का घोषित दायरा इंगित किया गया है (यानी, वाहनों की श्रेणियां जो चालक (चालकों के लिए उम्मीदवार) प्राप्त करना चाहता है। यदि वाहन चलाने वाले वाहन जो किसी भी श्रेणी के वाहनों के अंतर्गत नहीं आते हैं, तो वाहनों की संख्या की अनुमति है प्रमाणपत्र के परमिट भाग का अनुमत पैराग्राफ दर्ज किया गया है।
7. कॉलम 13 में - पैराग्राफ 6 में निर्दिष्ट सर्वेक्षण के दायरे की घोषणा करने वाले वाहनों के चालक (चालकों के लिए उम्मीदवार) के हस्ताक्षर लगाए गए हैं।
8. कॉलम 14 में - जारी किए गए प्रमाण पत्र की श्रृंखला और संख्या का संकेत दें।
9. कॉलम 15 में - चिकित्सा प्रमाण पत्र जारी करने की तिथि इंगित की गई है।
10. कॉलम 16 में - श्रेणी का संकेत देते हुए आयोग का निष्कर्ष (संक्षेप में) दर्ज करें।
11. कॉलम 17 में - चिकित्सा आयोग के निष्कर्ष को जारी करने वाले आयोग के अध्यक्ष का उपनाम और आद्याक्षर इंगित किया गया है।
12. कॉलम 18 में - विशेष अंक दर्शाए गए हैं (केईके के लिए रेफरल; अतिरिक्त परीक्षा के लिए रेफरल; अन्य)।
13. कॉलम 19 में - प्रमाण पत्र प्राप्त करने वाले वाहनों के चालक (चालक के लिए उम्मीदवार) के हस्ताक्षर लगाए जाते हैं।
चिकित्सा प्रमाण पत्र जारी करने का रजिस्टरकॉलम शामिल हैं:
1. मद संख्या
2. उपनाम
3.नाम
4. मध्य नाम
5. जन्म तिथि
6. पंजीकरण पता
7-12. सर्वेक्षण का घोषित दायरा
- ए
- वी
- साथ
- डी
- इ
-एन
13. विषय के हस्ताक्षर
14. श्रृंखला और संदर्भ संख्या
15. प्रमाण पत्र जारी करने की तिथि
16. आयोग का निष्कर्ष
17. पूरा नाम आयोग के अध्यक्ष
18. विशेष अंक
19. विषय के हस्ताक्षर

अभी भी संदेह है कि गुणवत्ता वाले कहां से खरीदें और ऑर्डर करें? केवल यहां!
हम न केवल मास्को और क्षेत्र में, बल्कि पूरे रूस में ऑर्डर देते हैं।
का उपयोग करके, आप वांछित संख्या में पेज, कवर, लोगो आदि सेट कर सकते हैं।

कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रजिस्टर आपके लिए आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान बनाता है और आपको आंकड़ों के लिए चयन करने की अनुमति देता है। इसे कैसे भरें और इसे सही तरीके से कैसे बनाए रखें, इसके बारे में पढ़ें, एक नमूना डाउनलोड करें

हमारा लेख पढ़ें:

प्रमाणपत्रों का रजिस्टर कैसे भरें और उसका रखरखाव कैसे करें

कर्मचारियों को जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रजिस्टर आपके लिए आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान बनाता है और आपको आंकड़ों के लिए चयन करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, प्रबंधक, रजिस्टर के आधार पर, प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा निर्धारित करने, कार्मिक विभाग की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने आदि के लिए प्रासंगिक कार्यों के कार्यान्वयन की निगरानी कर सकता है।

2020 में सर्टिफिकेट रजिस्ट्रेशन जर्नल का कोई स्वीकृत फॉर्म नहीं है, प्रत्येक उद्यम को इसे किसी भी रूप में रखने का अधिकार है। आप एक रेडीमेड फॉर्म खरीद सकते हैं और उसे भर सकते हैं, आप फॉर्म को प्रिंट करके हमारे मॉडल के अनुसार अपना बना सकते हैं।

कुछ उद्यम एमएस एक्सेल या वर्कफ़्लो के आयोजन के लिए विशेष कार्यक्रमों का उपयोग करते हुए इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी किए गए प्रमाणपत्रों का रिकॉर्ड रखते हैं।

पत्रिका किसी भी रूप में संगठन में मौजूद है, इसकी संरचना होगी, यदि समान नहीं है, तो बहुत समान है। बड़ी संख्या में दस्तावेजों को तैयार करने के साथ, उनके विभेदित लेखांकन को व्यवस्थित करने की अनुमति है - उदाहरण के लिए, प्रकार द्वारा, विभाजन द्वारा, आदि।

यदि क्लर्क स्वयं पत्रिका तैयार करता है, तो वह एक साधारण A4 नोटबुक का उपयोग कर सकता है, इसे उद्यम के नाम के अनुसार शीर्षक दे सकता है, और कवर पर प्रारंभ तिथि को भी चिह्नित कर सकता है और बाद की समाप्ति तिथि के लिए जगह छोड़ सकता है।

2020 में प्रमाण पत्र के पंजीकरण की पत्रिका में, पृष्ठों को क्रमांकित करने, इसे फ्लैश करने, एक पुष्टिकरण शिलालेख बनाने की सलाह दी जाती है "पत्रिकाओं की संख्या को सिल दिया गया है और पत्रिका में बन्धन किया गया है", सिर के हस्ताक्षर के साथ समर्थन करें और एक डाल दें मुहर।

पहली शीट पर एक खंड होगा "एक पत्रिका रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी", उद्यम की मात्रा के आधार पर, इसे 2-3 शीट आवंटित की जा सकती हैं।

पत्रिका एक ही प्रति में मौजूद है, इसलिए इसे एक समय में एक व्यक्ति द्वारा बनाए रखा जाता है। आमतौर पर यह कार्मिक अधिकारी या सचिव-क्लर्क होता है। अनुभाग को भरने में कठिनाइयाँ उत्पन्न नहीं होनी चाहिए। यह कॉलम के साथ सुविधाजनक प्लेट के रूप में जारी किया जाता है:

• क्रम में संख्या;
• पत्रिका के साथ शुरुआत करना;
• काम का अंत;
• जिम्मेदार व्यक्ति का नाम;
• उसकी स्थिति;
• मुखिया के आदेश का विवरण, जिसके आधार पर यह कर्मचारी पंजीकरण के लिए जिम्मेदार है;
• हस्ताक्षर।

प्रपत्र का मुख्य भाग भी सारणीबद्ध रूप में प्रस्तुत किया गया है और इसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

• रेखा संख्या। प्रत्येक जारी दस्तावेज़ के लिए, "बैकडेटिंग" पंजीकरण से बचने के लिए, उनके बीच अंतराल के बिना, एक अलग लाइन का इरादा है;
• प्रमाण पत्र जारी करने की तारीख, जो दस्तावेज़ पर ही इंगित की गई तारीख से मेल खाती है;
• दस्तावेज़ का अनुरोध करने वाले कर्मचारी का पूरा नाम, उसकी स्थिति;
• दस्तावेज़ की सामग्री (वेतन की राशि पर, पेंशन फंड में योगदान पर, काम की अवधि पर, आदि);
• जारी करने वाले कर्मचारी का पूरा नाम और पद;
• जारी करने का उद्देश्य, जारी करने का स्थान;
• रसीद में याचिकाकर्ता के हस्ताक्षर। यदि दस्तावेज़ व्यक्तिगत रूप से नहीं सौंपा गया था, तो यह लिखना आवश्यक है कि इसे कर्मचारी को कैसे सौंपा गया (पंजीकृत पत्र, कूरियर);
• गैर-मानक मामलों में नोट्स के लिए एक अतिरिक्त कॉलम बनाने की सलाह दी जाती है (उदाहरण के लिए, इसमें आउटगोइंग विवरण दर्ज करने के लिए, यदि कोई हो)

कॉलम अनुक्रम और कॉलम हेडिंग प्रत्येक स्प्रेड पर समान होने चाहिए। जब पत्रिका समाप्त हो जाती है, तो इसे संग्रह में भेज दिया जाता है और एक नई शुरुआत की जाती है। इस मामले में, कालानुक्रमिक क्रम में संस्करणों की संख्या को इंगित करना आवश्यक है।

त्रुटि सुधार

प्रमाणपत्र पंजीकरण लॉग में सुधार की अनुमति है। एक गलत प्रविष्टि को एक साफ रेखा के साथ काट दिया जाता है, और सही जानकारी को या तो पार की गई एक के ऊपर दर्ज किया जाता है, या, यदि स्थान अनुमति देता है, तो नीचे एक पंक्ति (इस पंक्ति को एक नया क्रमांक निर्दिष्ट किए बिना) दर्ज की जाती है।

यदि यह शुरू में अपने आप टाइप किया गया है, तो यह बुद्धिमान होगा कि कागज की जगह को न बचाएं और ऊंचाई में बड़ी लाइनें बनाएं, यदि आवश्यक हो, तो सुधार करें, आपको पीसना नहीं पड़ेगा, और धब्बा अस्पष्ट और मैला नहीं लगेगा।

ध्यान दें

खोए या क्षतिग्रस्त कर्मियों के दस्तावेज? ऐसी स्थितियों में क्या करना है, क्या वसूली योग्य है और कैसे, और क्या अब बहाल नहीं किया जा सकता है के बारे में

सभी नियमों के अनुसार सुधार जारी करने के बाद, इसके आगे "विश्वास करने के लिए सही" शिलालेख को चिपकाना आवश्यक है, साथ ही पत्रिका रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों और प्रमाण पत्र जारी करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर (यदि यह एक ही व्यक्ति है, निश्चित रूप से, केवल एक ही हस्ताक्षर होगा)।

लॉग कब तक रखना है

पैराग्राफ के अनुसार "च" अनुच्छेद। "संगठनों की गतिविधियों में उत्पन्न विशिष्ट प्रबंधन दस्तावेजों की सूची" के 358, 06.10.00 को फेडरल आर्काइव द्वारा अनुमोदित भंडारण अवधि को दर्शाता है, संदर्भों के रजिस्टरों और दस्तावेजों की प्रतियों के लिए, 3 साल की भंडारण अवधि (से अंतिम तिथि) निर्धारित है।