Predpisy pre vykonávanie platieb v spoločnosti. Predpisy, ktoré vám pomôžu efektívne plánovať platby

Predpisy BDFS (rozpočtovanie peňažných tokov) na príklade produkcie

Účelom každého predpisu je zefektívniť činnosť účastníkov rozpočtového procesu pri plánovaní, analýze a kontrole plnenia rozpočtu peňažných tokov, ako aj podrobný popis všetkých významných komponentov systému. Tento článok sa bude zaoberať predpismi pre rozpočtovanie peňažných tokov v podniku v súlade so stanovenými jednotnými metodickými pravidlami.

Ciele nariadenia

Predpisy ustanovujú skladbu údajov potrebných na tvorbu rozpočtu, postup pri ich poskytovaní, zásady účtovania a spracovania plánovacích a vykazovacích informácií, práva a povinnosti účastníkov rozpočtového procesu.

Zodpovednosť za organizáciu práce v súlade s ustanoveniami Predpisov má finančný riaditeľ, ktorý zabezpečuje dôslednú implementáciu regulovaných postupov všetkými oddeleniami a útvarmi, ako aj zamestnancami organizácie.

Regulácia obchodného procesu „Rozpočtovanie“ je povinná pre výkon všetkých služieb v ňom uvedených, jeho realizácia môže slúžiť ako kritérium pre hodnotenie výkonu oddelenia.

Funkcie systému rozpočtovania peňažných tokov

Medzi hlavné funkcie rozpočtového systému DDS patria:

Na zvýšenie efektívnosti systému rozpočtovania je zabezpečený maticový princíp rozdelenia zodpovednosti organizovaním plánovania horizontálne (podľa rozpočtových položiek) a vertikálne (podľa stredísk/subcentier zodpovednosti).

Metodika nariadení

Práca na nariadeniach sa vykonáva v súlade s nasledujúcimi blokmi.

1. Plánovací blok DDS (ročný plán a mesačný plán)
1.1 Vypĺňanie a vedenie rozpočtov Centrálneho federálneho okruhu (za mesiac: pred začiatkom plánovaného mesiaca 5 dní; za rok: november).
1.2. Optimalizácia plánu DDS a odstránenie cash gapov (za mesiac: 3 dni pred začiatkom plánovaného mesiaca; za rok: prvý decembrový týždeň).
1.3. Koordinácia plánu DDS v kontexte Centrálneho federálneho okruhu s ich vedúcimi (za mesiac: 2 dni pred začiatkom plánovaného mesiaca; za rok: 2. a 3. decembrový týždeň).
1.4. Schválenie všeobecných a prevádzkových rozpočtov Centrálneho federálneho okruhu (na mesiac: 1 deň pred začiatkom plánovaného mesiaca; na rok: 4. decembrový týždeň).

2. Blokovanie platieb a priebežná kontrola
2.1. Vypĺňanie a vedenie registra došlých platieb. V tejto fáze sa denne a mesačne monitoruje aj súlad skutočných prichádzajúcich platieb s plánom.
2.2. Vyplnenie registra odoslaných platieb a jeho vedenie. V tejto fáze monitorujeme aj súlad skutočných odchádzajúcich platieb s plánom na dennej a mesačnej báze.

Vytváranie registrov odchádzajúcich platieb sa uskutočňuje na základe žiadostí o platbu predložených v elektronickej (papierovej) forme

3. Predpovedanie
Prognóza je nástroj na poskytovanie údajov o vyhliadkach finančnej situácie podniku na základe plánov a skutočných trendov v príjme a výdaji finančných prostriedkov.

Inými slovami, ide o proces modelovania budúcej situácie v podniku alebo firme, ktorý je založený na plánovaných aj skutočných ukazovateľoch.

Mechanizmus prognózovania je založený na výbere základného obdobia. Základné obdobie je obdobie, v ktorom sa pri výbere preberajú údaje od začiatku mesiaca (roka) do zvoleného dátumu (mesiaca) vrátane zo skutočných pohybov, potom - odo dňa (mesiaca) nasledujúceho po základnom dátume do koniec mesiaca (roku) - z plánovaných pohybov .

Najefektívnejšie je brať ako základný dátum posledné obdobie (dátum), za ktoré už bola skutočnosť vyplnená.
Hlavnou úlohou mesačného predpovedania je vopred predvídať možný pokles hotovostných zostatkov z plánu alebo vznik hotovostných medzier.

Ročná predpoveď sa musí vykonávať mesačne na konci mesiaca.

4. Ovládací blok
Plán faktická analýza súladu plánovaných a skutočných platieb DDS. Poradie, zodpovedné osoby a načasovanie riadiacich operácií uvedené v tabuľke 1:

stôl 1

Prevádzka	Zodpovedná osoba	Dátum	Dokument
Blokovať „Plánovanie DDS“
Vypĺňanie a vedenie rozpočtov Centrálneho federálneho okruhu	Zodpovedná osoba Centrálneho federálneho okruhu (pozri oddiel 2, odsek 2.1.)	Za mesiac: do 25. dňa každého mesiaca, za rok: november.	Formulár „BDDS pre centrálny federálny okruh“
Optimalizácia plánu DDS a odstránenie hotovostných medzier	Ekonomická služba	Za mesiac: pred 27. dňom každého mesiaca, za rok: 1. decembrový týždeň	Formulár „BDDS konsolidovaný“
Koordinácia plánu DDS (oboznámenie sa s plánom) v kontexte Centrálneho federálneho okruhu s ich manažérmi	Ekonomická služba	Na mesiac: pred 28. dňom každého mesiaca; za rok: 2. a 3. decembrový týždeň
Schválenie obecného rozpočtu	Finančný riaditeľ	Na mesiac: pred 30. dňom každého mesiaca; za rok: 4. decembrový týždeň	Rozpočtové formuláre na tlač
Blokovať „Platby a aktuálna kontrola“
Vypĺňanie a vedenie registra došlých platieb	účtovník, obchodné oddelenie	Každý deň do 10.00 hod	Formulár „Register vstupov“.
Poskytovanie faktúr a iných dokladov k platbe (alebo podávanie žiadostí o platbu Centrálneho federálneho okruhu v elektronickej forme)	Oprávnená osoba Centrálneho federálneho okruhu – účtovník	Každý deň do 9.00 hod	Žiadosť o platbu
Vyplnenie registra odoslaných platieb	účtovník	Každý deň do 10.00 hod	Formulár "Registrovať Ex."
Schválenie registra odoslaných platieb	Ekonomická služba; Finančný riaditeľ	Každý deň do 11.00 hod
Blokovať "Ovládanie"
Porovnanie plánovaných a skutočných platieb	Ekonomická služba	Každý deň, po celý deň
Žiadosť vedúcemu Centrálneho federálneho okruhu týkajúca sa rozpočtových odchýlok	Ekonomická služba	Podľa potreby. Ak sú odchýlky od bežného rozpočtu väčšie ako 5 %.
Odôvodnenie odchýlky od rozpočtu	Zodpovedná osoba Centrálneho federálneho okruhu	Do 4 hodín od prijatia žiadosti	Formulár žiadosti a zdôvodnenie v Prílohe 2 Pravidiel
Predpovedanie
Mesačná predpoveď	Ekonomická služba
Predpoveď na rok	Ekonomická služba	Mesačné plánovanie na konci mesiaca

* podpisuje sa príkaz na plnenie povinností schvaľovania registrov a vykonávania priebežnej kontroly platieb v neprítomnosti hlavného vykonávateľa (generálneho riaditeľa).

Zoznam podnikových rozpočtov

Hlavným rozpočtom, ktorý reguluje činnosť podniku na mesiac, je mesačný rozpočet DDS (všeobecný rozpočet mesiaca).

Hlavným rozpočtom upravujúcim činnosť podniku na rok je ročný rozpočet DDS (všeobecný rozpočet na rok).

Finančná štruktúra podniku využíva sedem prevádzkové rozpočty.

1. Hlavný rozpočet je všeobecný rozpočet peňažných tokov (podľa rokov a mesiacov), zostavený v dvoch formách:

plán peňažných tokov;
skutočnosť cash flow.

2. Prevádzkové rozpočty:

tabuľka 2

Údaje prevádzkového rozpočtu sa tvoria ako súbor údajov z určitých položiek DDS.

Úprava rozpočtu

V prípade výraznej zmeny súčasnej výrobnej alebo finančnej situácie v podniku je možné súhrnný rozpočet na mesiac (rok) upraviť o jednu alebo viac položiek.
Žiadosť podáva vedúci Centrálneho federálneho okruhu, ktorý je zodpovedný za plánovanie a vynakladanie prostriedkov na variabilné položky.

Dôvody na úpravu rozpočtu:

prevod finančných prostriedkov z jednej položky na druhú;
zmeny vo výsledku cash flow v Centrálnom federálnom okruhu (zmeny v zložke príjmov alebo výdavkov).

Plánovanie je otvorené na obdobie uvedené v poznámke.

Optimalizácia plánu cash flow

Optimalizácia plánu DDS môže byť nasledujúcich typov:

primárna optimalizácia vykonaná pri schvaľovaní plánu DDS (blok „Plánovanie“;
následné optimalizácie realizované po úprave plánu DDS (blok „Aktuálne aktivity“).

Hlavné ciele optimalizácie plánu DDS sú:

Odstránenie hotovostných medzier (nedostatok finančných prostriedkov na zaplatenie účtov a iných dlhov).
Plánovanie hotovostných zostatkov a zvyšovanie efektívnosti ich využívania.
Prehľadné financovanie plánovaných projektov za účelom naplnenia strategických plánov podniku.

Optimalizáciu plánu DDS vykonáva ekonomická služba.

Analýza plnenia rozpočtu finančných tokov

Ak sa v mesačnom rozpočte Centrálneho federálneho okruhu vyskytnú plánno-vecné odchýlky presahujúce 10 %, zodpovedná osoba (prednosta) Centrálneho federálneho okruhu poskytne poznámku s popisom dôvodov odchýlok v mesačnom rozpočte.

Popis príčin odchýlok pri prekročení stanovených maximálnych percent sa vykonáva tak v prípade nadmerných výdavkov, ako aj v prípade úspor podľa položky a vzťahuje sa na príjmové aj výdavkové položky.

Všeobecná analýza plnenia rozpočtu sa vykonáva prostredníctvom analýzy plánov a faktov DDS.

Výskyt hotovostných medzier v spoločnosti dnes do značnej miery závisí od toho, ako presne vie finančný riaditeľ spoločnosti zostaviť splátkový kalendár. Existuje niekoľko praxou overených receptov. V článku vám prezradíme, ktoré časti firemného splátkového kalendára je dôležité zabezpečiť a poskytnúť vzor splátkového kalendára.

Evidencia platieb v splátkovom kalendári

Dôležitá zložka robotníka splátkový kalendár– register plánovaných platieb. Tento dokument sa spravidla dáva na podpis finančnému alebo generálnemu riaditeľovi. Okrem toho v ideálnom prípade obsahuje register platieb nielen také štandardné stĺpce, ako je dátum žiadosti o platbu, čísla účtu a zmluvy, meno protistrany a suma na úhradu, ale aj množstvo doplnkových polí, ktoré pomôžu vedúcemu odboru pokladnice (alebo finančnému riaditeľovi, ak takáto funkcia pokladnice nie je pridelená) vygenerovať splátkový kalendár, a to:

názov rozpočtovej položky , v rámci ktorej bude platba vykonaná. Jedným z klasických postupov pri schvaľovaní žiadostí o platbu je kontrola dodržiavania rozpočtu. Bude oveľa jednoduchšie vykonať takúto kontrolu nie na základe samostatnej žiadosti, ale na základe registra platieb. Na tento účel bude pre každú deklarovanú platbu opodstatnené uviesť názov rozpočtovej položky;
zdroj platby – uvádza, z akého bežného účtu (z ktorej pokladne) sa peniaze podľa aplikácie plánujú vyplácať. Bez toho bude pri zostavovaní splátkového kalendára ťažké plánovať zostatky na začiatku a na konci dňa v kontexte bežných účtov spoločnosti;
autorizáciu – dodatočný znak odzrkadľujúci stav žiadosti: dohodnutý alebo neschválený. Mimochodom, toto pole je možné rozdeliť do niekoľkých zložiek, napríklad podľa pozícií zodpovedných osôb podieľajúcich sa na schvaľovaní. Finančný riaditeľ, ktorý začiatkom týždňa (alebo na konci predchádzajúceho) dostal na podpis register platieb, tak bude mať prehľad o tom, ktoré žiadosti boli schválené v predchádzajúcich fázach a ktoré sa ešte len schvaľujú a kým;
skutočnosť vykonania žiadosti – pole, ktoré bude obsahovať poznámku o tom, či bola žiadosť zaplatená alebo nie, ako aj dátum platby. V prípade potreby bude môcť iniciátor rýchlo získať informácie o stave svojej žiadosti a finančný riaditeľ bude môcť rýchlo aktualizovať splátkový kalendár tak, že doň zapíše tie platby, ktoré už boli tento týždeň zrealizované.

Pravidlá pre zber a spracovanie žiadostí

To môžeme pokojne povedať zostavenie splátkového kalendára, nič spoľahlivé nebude fungovať nasledujúci týždeň, ak spoločnosť nemá platobné predpisy. Vždy sa nájdu vedúci oddelení, ktorí budú požadovať okamžitú úhradu tej či onej faktúry. A to aj napriek tomu, že v praxi veľmi zriedkavo nastávajú situácie, kedy nie je možné predvídať potrebu určitých platieb aspoň týždeň vopred. Najčastejšie je „naliehavosť“ dôvodom zábudlivosti a nedbanlivosti jednotlivých zamestnancov, čo je dnes vo vzťahu k peniazom jednoducho neprijateľné. Platobný poriadok určuje pravidlá vypĺňania žiadostí, postup schvaľovania, ako aj termíny, v ktorých je možné žiadosť podať, a čas, kedy bude vybavená. Napríklad vytvorenie žiadosti iniciátorom platby a jej prijatie vedúcim oddelenia - každý pondelok do 16:00, vydávanie hotovosti podľa dohodnutých žiadostí - streda, štvrtok, piatok po 11:00; bezhotovostná platba pri prednostných prihláškach - každý štvrtok do 14.00 a pod.

Predpisy na vykonávanie platieb schválený rozkazom generálneho riaditeľa podniku a daný na vedomie všetkým zamestnancom. Mimochodom, v platobnom poriadku je najdôležitejšie venovať osobitnú pozornosť tomu, ako bude žiadosť vybavená, ak dôjde k porušeniu lehoty na jej podanie alebo prekročeniu limitu na rozpočtovú položku. To nielenže určí postup v nepredvídanej situácii, ale bude ľudí aj motivovať k prísnejšiemu dodržiavaniu predpisov. Ak sa napríklad zmešká lehota na podanie žiadosti a predpisy pre tento prípad stanovujú komunikáciu s finančným alebo generálnym riaditeľom, pre veľkú väčšinu zamestnancov je to vážny stimul, aby naďalej informovali finančnú službu o akýchkoľvek platbách. Vopred. Platobný poriadok si môžete stiahnuť v spodnej časti článku.

Príjem finančných prostriedkov plánujeme pri zostavovaní splátkového kalendára

Paradoxne najťažšie je naplánovať si výšku prichádzajúcich prostriedkov na deň v splátkovom kalendári. Najčastejšie sa správajú nasledovne. Príjmy plánované v rozpočte peňažných tokov sa vydelia počtom pracovných dní v mesiaci a výsledná hodnota sa zapíše do Rozvrh platieb ako prichádzajúci peňažný tok jedného dňa. V skutočnosti iné riešenie neexistuje, najmä ak hovoríme o spoločnosti pracujúcej s maloobchodnými zákazníkmi bez uzatvárania predbežných zmlúv. To sa však musí brať do úvahy pri plánovaní platieb. Napríklad spoločnosť má zostatky na účtoch na začiatku dňa 150 000 rubľov a očakáva sa prijatie 300 000 rubľov. Na základe týchto údajov sa plánuje zaplatiť účty vo výške 450 tisíc rubľov. V dôsledku toho sa ukazuje, že z plánovaných 300 tisíc rubľov bolo do konca bankového dňa prijatých iba 200 tisíc rubľov. A treba prerobiť celý splátkový kalendár. Okrem toho boli zostatky na bežných účtoch plánované na nulu a spoločnosť má dohodu s bankou, podľa ktorej sa zaväzuje udržiavať minimálny zostatok na účte - 10 000 rubľov. Nižšie sme poskytli príklad splátkového kalendára.

Je lepšie vopred určiť, aký podiel finančných prostriedkov plánovaných na prijatie možno použiť na zaplatenie určitých účtov. Najčastejšie sa to robí odborne, na základe skúseností spoločnosti alebo na základe analýzy toku financií. Okrem toho je v platobnom poriadku lepšie vopred určiť výšku poistného zostatku na konci každého pracovného dňa, ktorý sa bude brať do úvahy pri zostavovaní splátkového kalendára.

A k tomu všetkému by nebolo od veci uviesť do platobného kalendára aj údaje o existujúcich nevyčerpaných limitoch spoločnosti v rámci úverových liniek. Tieto informácie môžu byť napríklad uvedené na rovnakom mieste ako informácie o došlých zostatkoch. V tomto prípade budú informácie o finančných možnostiach podniku v platobnom kalendári prezentované čo najúplnejšie a finančný riaditeľ bude môcť efektívnejšie riadiť dostupné zdroje.

Určenie priorít, ak nie sú peniaze na zaplatenie všetkých účtov

Dnes je pre mnohé firmy úplne typické, že dostupné prostriedky nestačia na zaplatenie všetkých prijatých žiadostí. Zvyčajne to vedie k stretnutiu so všetkými vedúcimi oddelení, aby sa prediskutovalo, ktoré platby možno odložiť. Na takýto postup sa vynakladá veľa času a úsilia. Peniaze môžete spravovať rýchlejšie, ak každá žiadosť uvádza prioritu platby a termín platby podľa zmluvy. S týmito údajmi bude môcť finančný riaditeľ samostatne rozhodovať o odložení určitých platieb na neskorší dátum. Spravidla sa najskôr splácajú nedoplatky miezd do rozpočtu a bánk. Druhou prioritou sú kľúčové protistrany, pri ktorých narušení vzťahov hrozí firme zastavenie výroby alebo výrazné sankcie. Treťou prioritou sú všetky ostatné platby.

Mimochodom, aby bolo pohodlnejšie sledovať nezaplatené žiadosti, je lepšie nielen uviesť skutočnosť vykonania (alebo nevybavenia žiadosti), ale aj uviesť v platobnom kalendári okrem klasické rozdelenie platieb podľa nákladových položiek, tiež analytika podľa protistrán. Najjednoduchším spôsobom je vytvorenie splátkového kalendára v Exceli. Ak je vytvorený splátkový kalendár v Exceli, bude stačiť zadať dodatočný stĺpec, v ktorom uvediete príjemcu. Vďaka tomu bude možné rýchlo zobraziť zoznam dlžníkov, ktorým je potrebné v blízkej dobe zaplatiť.

Vykonávanie splátkového kalendára

Po zostavení splátkového kalendára už zostáva len aktualizovať. Spravidla sa tak deje na konci dňa na základe výpisu zo systému banka-klient. Do splátkového kalendára sa namiesto plánovaných údajov zapisujú informácie o skutočne uskutočnených platbách, inkasách a hlavne zostatkoch. V prípade potreby je možné zabezpečiť možnosť dennej analýzy odchýlok plánovaných hodnôt od skutočných. Takáto analýza je však spravidla odôvodnená na základe výsledkov týždňa.

Ďalšou nuansou, ktorá stojí za zváženie pri zostavovaní platobného kalendára pre podnik, je vytvorenie rozšíreného plánu príjmov a platieb rozdelených podľa týždňov (nie podľa dní) na nasledujúci mesiac. Pomôže vám to lepšie sa zorientovať v nadchádzajúcich platbách, najmä ak niektoré z nich už boli odložené pre nedostatok financií.

Viac informácií o tom, ako vytvoriť platobný kalendár a ako s ním pracovať, nájdete vo videu. Elena Mitrofanova, vedúca projektov OFER v IBS, rozpráva príbeh. Dodala aj vzor splátkového kalendára.

Video

Nedostatok predpisov o správe platieb umožnil bezohľadným zamestnancom Delfi-Trade vyjednávať s dodávateľmi o províziách. Po podrobnom opísaní postupu riadenia cash flow sa spoločnosť nielen zbavila pravidelne sa vyskytujúcich hotovostných medzier, ale výrazne znížila aj náklady na nakupovaný materiál a služby.

V spoločnosti Delphi-Trade, ktorá sa špecializuje na predaj stavebnej techniky, projekčné, stavebné a inštalačné práce, do roku 2007 v podstate neexistovala žiadna finančná služba. Po reorganizácii spoločnosti, keď sa v marci 2007 zlúčili štyri dcérske spoločnosti, ktoré boli súčasťou holdingu Delphi-Trade do jednej právnickej osoby, sa dramaticky zmenil prístup majiteľov k finančnému riadeniu, reportingu a kontrole peňažných tokov. Osobitná pozornosť sa venovala kontrole platieb.

Pred reorganizáciou, keď neexistovala jednotná kontrola platieb, prekvitali systémy spätných úplatkov. Dnes sú takéto riziká prakticky znížené na nulu. A akékoľvek nedodržanie dohodnutého a schváleného plánu platieb sľubuje veľa problémov pre porušovateľov (vedúcich oddelení). Ak napríklad vedúci oddelenia obstarávania zistí, že neplní pridelené sumy, bude musieť absolvovať náročnú procedúru odsúhlasovania platieb nad rámec plánu a preukazovania opodstatnenosti výdavkov.

Táto schéma umožňuje nielen výrazne znížiť náklady spoločnosti, ale tiež čiastočne chráni pred medzerami v hotovosti, ktorých leví podiel v Delphi-Trade bol spojený s neplánovanými výdavkami.

Komentáre
Jekaterina Kuznecovová,
Zástupca generálneho riaditeľa
o finančných otázkach spoločnosti Delphi-Trade

Predpisy o postupoch pri vykonávaní platobného kalendára (výpis)

1. Účel dokumentu

Predpisy o postupoch pri vykonávaní splátkového kalendára obsahujú postup a požiadavky na postup zamestnancov spoločnosti pri realizácii niektorých platieb (platieb) s cieľom zefektívniť realizované platby, ako aj zvýšiť efektívnosť využívania finančných prostriedkov spoločnosti.

2. Základné podmienky

2.1. Zamestnanci spoločnosti generujú žiadosti o platbu po prijatí:

faktúry od protistrany;
akýkoľvek iný doklad, na základe ktorého budú finančné prostriedky odpísané.

2.2. Register platieb musí byť vygenerovaný do 18:00 dňa predchádzajúceho dátumu platby.

2.3. Ak účtovník počas procesu prípravy dokumentov čelí potrebe nahradiť účet alebo ak pri platbách nastanú nepredvídané situácie, zamestnanec je povinný o tom informovať vedúceho finančného oddelenia spoločnosti.

Komentár

Nesprávna fakturácia je bežný jav. Ak nastanú situácie, ktoré tento dokument neupravuje, zamestnanec je povinný to oznámiť finančnému riaditeľovi.

3. Zostavenie registra platieb

3.1. Vytváranie žiadostí o platbu zamestnancami

3.1.1. Zamestnanec spoločnosti vytvorí požiadavku na úhradu alebo vydanie peňažných prostriedkov cez registračnú pokladnicu, keď je potrebné zaplatiť za služby, skladové položky a iné výdavky.

Komentár

Manažéri nákupných oddelení môžu generovať žiadosti o platbu ihneď po prijatí dokumentov od protistrán. Tieto požiadavky koordinuje s obchodným riaditeľom a pokladníkom spoločnosti, no posledné slovo vždy zostáva na finančnom riaditeľovi, ktorý môže žiadosť odmietnuť alebo preložiť jej úhradu.

3.1.2. Medzi povinnosti zamestnanca patrí:

kontrola súladu vystavenej faktúry s dohodou, splátkovým kalendárom a pod. V prípade potreby si tieto informácie objasní s protistranou alebo obchodným riaditeľom;
kontrola, či požadovaná platba už bola vykonaná skôr. V prípade potreby kontaktujte protistranu a vyjasnite si informácie o dodávkach a platbách;
odovzdanie faktúry, objednávky alebo iných dokladov s uvedením počtu schválených žiadostí a skutočne za ne uhradených súm obchodnému riaditeľovi na ďalšie schválenie.

3.1.3. Žiadosť o platbu musí byť pripravená a zaslaná na schválenie obchodnému riaditeľovi najneskôr do 18.00 hod., najneskôr dva dni pred vykonaním požadovanej platby.

Komentár

V tomto prípade máme na mysli časový rámec, v ktorom chce iniciátor uskutočniť platbu.

3.2. Overenie žiadostí o platbu obchodným riaditeľom

3.2.1. Obchodný riaditeľ po prijatí výzvy na úhradu od zamestnanca spoločnosti preverí možnosť úhrady.
Obchodný riaditeľ je povinný:

skontrolujte, či už bola faktúra zaplatená, predpokladané dátumy platby, dátumy dodania. Ak je to potrebné, objasní tieto informácie v pokladnici alebo účtovnom oddelení;
identifikovať platbu v pláne platieb, ako aj nákladové položky, pre ktoré sú plánované požadované prostriedky;
porovnajte sumy deklarované zamestnancom vo faktúre s výdavkami na túto položku v schválenom pláne platieb;
skontrolovať prítomnosť a výšku účtov dodávateľa, dodacie podmienky a pod. Na základe overenia posúdi prioritu žiadosti, možnosť jej schválenia alebo prevodu;
v ktorej chce iniciátor uskutočniť platbu. skontrolovať správnosť priradenia niektorých požiadaviek k nákladovým položkám. V prípade potreby vykonajte úpravy alebo poskytnite príslušné pokyny zamestnancovi, ktorý inicioval platbu;
ak nie sú žiadne námietky týkajúce sa výšky a platobných podmienok, potvrďte žiadosť o platbu s uvedením dátumu prijatia a vráťte ju zodpovednému zamestnancovi na ďalší prevod do pokladnice spoločnosti.

Komentár

Ak je potrebné upresniť platobné údaje, môže tým obchodný riaditeľ poveriť konateľa. Spravidla je na to určený jeden alebo dva pracovné dni.

3.2.2. Žiadosť o platbu musí byť overená obchodným riaditeľom najneskôr do 14.00 hod., deň pred vykonaním požadovanej platby.

Komentár

Všetky žiadosti o platbu predložené do štátnej pokladnice po tomto termíne nebudú zahrnuté do nasledujúceho registra platieb.

3.3. Koordinácia mimorozpočtových platieb vedúcim finančného oddelenia

3.3.1. Vedúci finančného oddelenia bude koordinovať všetky žiadosti o platbu, ktoré neboli pôvodne zohľadnené v platobnom pláne spoločnosti, po prijatí žiadostí o tieto platby od zamestnancov spoločnosti.

Komentár

Všetky rozhodnutia o mimorozpočtových platbách robí finančný riaditeľ do jedného pracovného dňa.

3.3.2. Pri schvaľovaní žiadostí o platbu vedúci finančného riaditeľa:

v prípade potreby môže požadovať zdôvodnenie potreby platby od obchodného riaditeľa a vedúcich príslušných oddelení;
rozhodnúť o možnosti mimorozpočtovej platby;
odložiť ostatné platby na nasledujúci deň, aby ste uskutočnili mimorozpočtovú platbu. V prípade potreby toto rozhodnutie koordinujte s vedúcim oddelenia, ktoré platbu iniciovalo, prípadne s generálnym riaditeľom spoločnosti.

3.4. Postup vytvorenia registra platieb na nasledujúci deň

3.4.1. Pracovníci pokladne každý deň kontrolujú prijaté žiadosti o platbu a vytvárajú register platieb na nasledujúci deň na základe predložených žiadostí, desaťdňového plánu platieb a mimorozpočtových platieb schválených finančným riaditeľom.

Úloha zorganizovať transparentný a efektívny proces zhromažďovania, koordinácie a schvaľovania žiadostí o platby je nanajvýš relevantná v podnikoch, ktoré majú rozvinutú organizačnú štruktúru: niekoľko centier finančnej zodpovednosti, značný počet pracovníkov zapojených do procesu iniciovania platieb, napr. ako aj využívanie postupov na koordináciu a schvaľovanie plánovaných výdavkov. Riešením tohto problému v programe Finančná správa je systém správy platobných aplikácií, ktorý vám umožňuje organizovať efektívny a kontrolovaný proces uskutočňovania platieb, ako aj predchádzať nadmernému alebo nevhodnému vynakladaniu finančných prostriedkov.

Hlavné funkcie systému správy platobných aplikácií

Systém správy platobných aplikácií vám umožňuje:

identifikovať a kombinovať vznikajúce platobné potreby do jedného informačného priestoru. Keďže vzájomné vyrovnania medzi protistranou a organizáciou sa vykonávajú prostredníctvom zamestnancov oddelení, všetky informácie o tom, kedy, komu a koľko prostriedkov je potrebné previesť, sa nachádzajú u nich. Vo svojej bežnej forme nie sú tieto informácie štruktúrované, rozptýlené a nie sú dostupné pre operatívnu analýzu a rozhodovanie manažmentu spoločnosti. Registrácia všetkých plánovaných transakcií s dodávateľmi (protistranami) vo forme žiadostí o platby vám umožňuje kombinovať a organizovať informácie o potrebe platieb, ako aj získať celkovú sumu finančných prostriedkov potrebných na vyrovnanie s protistranami;
priviesť proces účtovania transakcií s protistranami na jednotný štandard. Zjednotené požiadavky na evidenciu (účtovanie) žiadostí o platby, možnosť pripojiť k žiadosti sprievodné dokumenty (dohody, faktúry o platbe, certifikáty a pod.), zabezpečiť efektívnosť analýzy a transparentnosť plánovaných transakcií s dodávateľmi (protistranami);
zabezpečiť koordináciu procesu schvaľovania žiadostí vytvorením úloh pre všetkých účastníkov procesu. Pre každé stredisko finančnej zodpovednosti a pre organizáciu ako celok je určený zoznam osôb schvaľujúcich zaregistrované žiadosti, čím sa vytvárajú cesty pre pohyb dokumentov v súlade s organizačnou štruktúrou spoločnosti. Schvaľovací proces zabudovaný do systému umožňuje sprehľadniť postup schvaľovania žiadostí, keďže každý dokument obsahuje informácie o tých užívateľoch, ktorí schválili alebo zamietli žiadosť o platbu, ako aj o tých, ktorí nesplnili zadanú úlohu;
plánovať platby protistranám na základe schválených žiadostí, vytvárať operačný plán platieb (platobný kalendár);
kontrolovať realizáciu (platbu) schválených žiadostí o platbu. Každý dokument žiadosti obsahuje informácie o plánoch čerpania finančných prostriedkov a platobné dokumenty vytvorené na základe žiadosti.

Nižšie je schéma správy aplikácií implementovaná v systéme.

Všeobecná schéma riadenia platieb spoločnosti

Postup spracovania žiadostí o platbu

Na prácu so žiadosťami o platby (registrácie, schválenia) v systéme slúži dokument „Žiadosť o platbu“. Postup pri práci s dokumentom spĺňa všeobecne uznávané štandardy toku dokumentov, podľa ktorých životný cyklus aplikácie pozostáva z nasledujúcich etáp:

Vytvorenie aplikácie- je to štádium, v ktorom divízie organizácie deklarujú potrebu uskutočniť platby, určiť ich účel, termíny a ďalšie charakteristiky registráciou v systéme dokumentov „Žiadosť o platbu“;
Kontrola žiadostí (schválenie alebo zamietnutie)- ďalšia fáza, počas ktorej manažér(i) posúdia realizovateľnosť platby a prijmú rozhodnutie o schválení alebo zamietnutí žiadosti;
Vykonanie žiadosti– záverečná fáza, v ktorej prebieha platba za schválené žiadosti a ďalšie sledovanie transakcie (dodávka hmotného majetku, služieb a pod.).

V každej fáze životného cyklu systém generuje úlohy pre používateľov zapojených do procesu presunu (odovzdania) dokumentu. Tieto úlohy vám umožňujú koordinovať proces pohybu aplikácií a sú rozdelené do nasledujúcich typov:

Registrácia - táto úloha sa vyskytuje pri zaznamenávaní nového dokumentu aplikácie a je adresovaná používateľovi, ktorý dokument vytvoril (zodpovedná osoba). Úloha sa vykoná automaticky po odoslaní dokumentu „Na schválenie“;
Schválenie – táto úloha nastáva po odoslaní dokumentu žiadosti na schválenie a je určená používateľom, ktorí schvaľujú žiadosti v centrách finančnej zodpovednosti a organizácii ako celku. Úlohu vykonáva schvaľovateľ (používateľ) na základe rozhodnutia prijatého o žiadosti (schválenie alebo zamietnutie);
Kontrola platby žiadosti – úloha vzniká po schválení žiadosti všetkými schvaľovateľmi a je adresovaná používateľovi, ktorý vygeneroval dokument „Žiadosť o platbu“. Úloha sa vykoná manuálne po dokončení transakcie (platba a doručenie).

Dokument „Žiadosť o platbu“ môže počas pohybu nadobudnúť tieto stavy: „Návrh“, „Schvaľuje sa“, „Schválené“ alebo „Zamietnuté“, „Kontrola vykonania“, „Vykonané“ alebo „Zrušené“. Zmeny v stave dokumentu sa vyskytujú v dôsledku toho, že používatelia vykonávajú uvedené úlohy. Uvažujme o fázach pohybu dokumentu „Žiadosť o platbu“ v systéme.

Vytvorenie žiadosti o platbu

V prvej fáze zamestnanec organizácie zaregistruje dokument „Žiadosť o platbu“ a uloží ho do programu. Pri evidencii je k dokumentu priradená zodpovedná osoba – používateľ, ktorý aplikáciu vytvoril a vygenerovaný dokument získa stav „Koncept“. V pravom hornom rohu formulára dokladu sa zobrazuje stav dokladu a v ľavom dolnom rohu je zobrazená zodpovedná osoba. Žiadosti o odchádzajúce platby so stavom „Koncept“ je možné meniť a dopĺňať bez akýchkoľvek obmedzení.

Keď je žiadosť o odchádzajúcu platbu dokončená a naplnená dostatočnými informáciami, musí byť odoslaná na schválenie. Ak chcete odoslať žiadosť o schválenie, musíte kliknúť na tlačidlo „Na schválenie“ na príkazovom paneli formulára dokumentu. Výsledkom je, že dokument získa stav „Pod schválením“.

Keď dokument získa iný stav ako „Koncept“ (napríklad „Pod schválením“ alebo „Schválené“), zmena údajov nie je možná, t. Formulár dokumentu sa otvorí len na prezeranie.

Kontrola žiadostí (schválenie alebo zamietnutie)

Systém „Správa žiadostí o platbu“ implementuje schému paralelného posudzovania a schvaľovania žiadostí. To znamená, že úlohy schvaľovania dokumentov prebiehajú súčasne pre všetkých schvaľovateľov. Postup schvaľovania žiadostí o platbu nastavuje administrátor programu v nastaveniach zoznamu schvaľovateľov. V závislosti od vykonaných nastavení sa žiadosti odoslané na schválenie spracúvajú podľa dvoch scenárov:

Pre organizáciu alebo centrálny finančný obvod je určený zoznam schvaľovateľov. V tomto prípade má dokument odoslaný na schválenie priradený stav „Pod schválením“ a pre schvaľovateľov je vytvorená úloha, aby zvážili uskutočniteľnosť platby za túto aplikáciu. Pridelenie stavu „Schválené“ dokumentu žiadosti je možné len s kladným rozhodnutím (schválením) všetkých schvaľovateľov. Viac podrobností o postupe schvaľovania žiadostí o platbu nájdete v časti popisujúcej prácu asistenta schvaľovania žiadosti.
Zoznam schvaľovateľov nie je definovaný. V tomto prípade sa rozumie, že žiadosti z tohto centra finančnej zodpovednosti nevyžadujú schválenie a sú akceptované na platbu okamžite. Po predložení na schválenie takéto dokumenty získajú status „Schválené“ a tvoria úlohy na sledovanie realizácie žiadosti.

Vykonanie žiadosti o platbu

Ak chcete spustiť schválené aplikácie, musíte vykonať nasledujúce kroky:

Naplánujte platbu na požiadanie. Plánovanie platieb sa realizuje v systéme „Platobný kalendár“ pomocou rozhrania „Plánovanie platieb“ pomocou dokumentu „Plán hotovostných výdavkov“. Plánovací dokument sa zadáva na základe schválenej žiadosti a obsahuje sumu platby za žiadosť v platobnom kalendári organizácie.
Prihlášku uhraďte podľa platobného kalendára organizácie. Práca s platobnými dokladmi organizácie sa vykonáva v systéme „Platobný kalendár“ pomocou dokumentu „Registr platieb“.
Po splnení všetkých podmienok transakcie (platba, doručenie a pod.) je potrebné nastaviť doklad „Žiadosť o platbu“ do stavu „Dokončené“. Ak to chcete urobiť, musíte otvoriť úlohu na monitorovanie vykonávania aplikácie (zobrazenú v zozname úloh používateľa, ktorý vygeneroval dokument aplikácie) a kliknúť na tlačidlo „Aplikácia dokončená“.
Vo výnimočných situáciách môže byť schválená žiadosť zrušená. Ak to chcete urobiť, musíte otvoriť úlohu na sledovanie vykonávania aplikácie a kliknúť na tlačidlo „Objednávka zrušená“.

Správa prístupových práv používateľov k dokumentom aplikácie

Možnosť práce so systémom na generovanie a schvaľovanie žiadostí je dostupná pre používateľov, ktorí majú nastavené práva „Generovanie platobných aplikácií“. Tento súbor práv vám umožňuje vypĺňať žiadosti, sledovať proces ich schvaľovania, schvaľovania a platby. Používatelia s týmito právami NEMÁTE PRÍSTUP do sekcií: informácie o plánovaných platbách a príjmoch, údaje o skutočnom pohybe a zostatkoch všetkých druhov finančných prostriedkov.

Pre používateľov využívajúcich túto sadu práv navyše môžu platiť obmedzenia Autor:

Technologické pokyny.

Podnik prevádzkuje systém žiadostí o platbu, ktorý je navrhnutý tak, aby bol život podniku predvídateľnejší, obmedzoval alebo eliminoval incidenty s protistranami spôsobené oneskorenými platbami a plánovane a efektívne spravoval podnikové prostriedky.

V akých prípadoch vytvárať.

Žiadosti o platbu musia byť vytvorené a) pre všetky bezhotovostné platby a b) ak celkové platby protistrane za mesiac presiahnu 2 000 rubľov a platby sa neuskutočňujú zo zúčtovateľných prostriedkov. Výnimkou sú platby za dodávky pre konkrétneho klienta na čerpacej stanici (hľadanie náhradných dielov na čerpacej stanici v meste).

Pre hotovostné platby v celkovej výške až 2 000 rubľov mesačne na protistranu by sa mala použiť čiastková správa.

Kedy (v akom momente) tvoriť.

Žiadosti o jednorazové platby musia byť vytvorené v čase prijatia informácie v prípade iniciácie platby mimo spoločnosti, alebo v čase rozhodovania o potrebe takejto platby.

Žiadosti o pravidelné a rozpočtované platby musia byť zadané najmenej jeden mesiac vopred kedykoľvek.

Vysvetlenie vlastností žiadosti o platbu.

Od koho: pri bezhotovostných platbách sa vyplní agent „Účet [názov právnickej osoby]“, ak je známa banka odosielateľa, ihneď konkrétny bankový účet. Pri hotovostných platbách zamýšľané miesto výberu hotovosti: buď spravodajský agent finančného manažéra, alebo schránka niektorej divízie podniku.

Komu: je umiestnený agent, ktorý musí prijať platbu. Pri bezhotovostných platbách, ak má agent viacero bežných účtov, je potrebné v poznámke uviesť, na ktorý z nich majú byť prostriedky poukázané. Za vyplnenie tohto poľa je zodpovedný pracovník, ktorého oddelenie je zodpovedné za túto platbu (doprava, účtovníctvo, zásoby atď.).

Priorita:

nedôležité – zaplatiť, ak je to možné, spoločnosť nemá žiadne záväzky za túto platbu, neuhradením tejto platby nebudú porušené plány príslušných oddelení

obyčajný – štandardné platby za každodennú údržbu činností spoločnosti

dôležité – porušenie podmienok tejto konkrétnej platby povedie k porušeniu plánov podniku alebo súvisiacich oddelení. Zároveň je posúdenie možných nákladov na predchádzanie alebo prekonanie rizík spôsobených porušením platobných lehôt porovnateľné s 10% sumy platby, ale nie menej ako 1 000 rubľov.

kritický – porušenie termínov pre túto konkrétnu platbu povedie k vážnemu narušeniu plánov podniku alebo súvisiacich oddelení. Zároveň je posúdenie možných nákladov na predchádzanie alebo prekonanie rizík spôsobených porušením platobných lehôt porovnateľné s výškou platby, ale nie menej ako 5 000 rubľov.

blokovanie – porušenie podmienok tejto konkrétnej platby hrozí významným rizikom pre činnosť podniku ako celku.

Suma na zaplatenie: sumu, ktorú dlhujeme poslať. Žiadateľ musí uviesť sumu so všetkými faktúrami, okrem faktúr, ktoré patria iným oddeleniam. Inými slovami, nie je to nevyhnutne suma, ktorú by mal agent dostať.

Požadovaný dátum: najskorší dátum, kedy je možné uskutočniť platbu, ale nie skôr, ako je potrebné na zabezpečenie bežného spracovania. Inými slovami, ak zaplatenie o deň skôr neprinesie podniku žiadnu výhodu, potom by mal byť požadovaný dátum o deň neskôr.

Konečný termín: najneskorší dátum možnej platby; ak sa platba uskutoční neskôr ako tento dátum, sú možné sankcie alebo zhoršenie pracovných podmienok podniku s protistranou - príjemcom platby.

Pri platbách, pri ktorých spoločnosť nemá žiadne záväzky voči zástupcom tretích strán, želaný A extrémna termín je doplnený na základe úvah o uskutočniteľnosti tejto platby pre podnik. Napríklad pri plánovaní reklamnej kampane môžete uvažovať o tom, že pôjdete na piknik pre niektorých svojich klientov, v tomto prípade je logické určiť želaný a konečný termín ako teplé obdobie.

Plánovaný dátum: v čase vytvárania žiadosti o platbu ju môžete nastaviť na hodnotu požadovaného obdobia. V závislosti od stavu dokladu môže plánovaný termín zmeniť finančný riaditeľ alebo osoba zodpovedná za žiadosť.

Vznik záväzku lichôtka: vypĺňa sa len vtedy, ak má spoločnosť záväzky voči protistrane pred uskutočnením platby. Napríklad pri platbe za reklamný billboard môže podnik odmietnuť zaplatiť ho takmer kedykoľvek pred začiatkom umiestnenia, ak však billboard visí už prvý deň v mesiaci a my sme ešte nezaplatili. pre jeho umiestnenie, potom prvý dátum treba považovať za dátum vzniku záväzkov.

Sekcia "Účet": Vyplnené údajmi o účte, ak existujú. Táto sekcia môže byť v blízkej budúcnosti odstránená, pretože je príliš ťažké ju dokončiť.

Základňa: pri bezhotovostných platbách je potrebné vyplniť účel platby presne tak, ako bude zadaný v platobnom príkaze. Na tento účel musia osoby zodpovedné za žiadosti o platbu zistiť pravidlá vyplnenia poľa „Účel platby“ bankových platobných príkazov od hlavného účtovníka podniku.

Komentár: akékoľvek komentáre, ktoré pomôžu pri práci s touto žiadosťou o platbu tvorcovi, zodpovedným alebo iným zamestnancom podniku.

Prístupová skupina: je nastavený v súlade s pravidlami pre každé oddelenie.

Súvisiace dokumenty: musí obsahovať všetky priame odkazy na dokumenty súvisiace s touto žiadosťou o platbu.

Kto vytvára, v akých štátoch môže byť aplikácia a kto je za aplikáciu v jednotlivých štátoch zodpovedný.

Za aplikácie vytvorené pracovníkmi oddelenia zodpovedá vedúci oddelenia.

Postavenie	Popis	Zodpovednosť
Návrh	Aplikácia nie je zapojená do plánovania finančných tokov podniku.	Rozdelenie
Čaká sa na rozhodnutie	Do tohto stavu spadajú plánované požiadavky. Žiadosť posudzuje finančný riaditeľ, po zvážení riaditeľom môže spadnúť do stavu *Vyžaduje sa objasnenie* buď v *Plánované* .	Fin. riaditeľ
Vyžaduje schválenie	Do tohto stavu spadajú neplánované požiadavky (náklady na projekt, nákup nového zariadenia za mimorozpočtové sumy a pod.). Žiadosť posudzuje finančný riaditeľ, po zvážení riaditeľom môže spadnúť do stavu *Vyžaduje sa objasnenie* , *Plánované* , alebo *Schválené* .	Fin. riaditeľ.
Schválené	Výšku žiadosti schválil finančný riaditeľ. Vyžaduje sa úplná žiadosť.	Rozdelenie
Vyžaduje sa objasnenie	Žiadosť je vyplnená nesprávne alebo neúplne. Po oprave je potrebné prejsť do stavu *Čaká sa na rozhodnutie* .	Rozdelenie
Plánované	Plánovaný termín v žiadosti o platbu zodpovedá skutočnému plánovanému termínu, žiadosť čaká na plánovaný termín.	Fin. riaditeľ.
Prebieha	Na základe žiadosti sa banke vydá platobný príkaz alebo sa vydá hotovosť.	Účtovný/finančný riaditeľ
Dokončené	Ak je to potrebné, platba bola vytvorená a priradená k aplikácii; s aplikáciou nie sú potrebné žiadne ďalšie prevádzkové úkony.

Pravidlá dokončenia.

Pri bezhotovostných platbách vyhotovujú účtovníci platobné príkazy do banky, ktoré podpisuje finančný riaditeľ. Pre platby v hotovosti je dohodnutý pokladník alebo zodpovedná osoba, ktorá prevedie požadovanú sumu žiadateľovi alebo protistrane.