Vzorka denníka vydávania osvedčení pri prepustení. Vestník evidencie osvedčení vydaných zamestnancom

Pre systematickú organizáciu personálnych listín a účtovanie vydaných dokladov organizácia zvyčajne vedie register potvrdení vydaných zamestnancom.

SÚBORY

Neexistuje jednotná forma tohto dokumentu, existuje niekoľko možností dizajnu. Jeden z nich je uvedený v priloženom formulári a vzorka jeho plnenia.

Vyhlásenia

Aby bolo zamestnancovi vydané potvrdenie, najprv napíše žiadosť. Tieto vyhlásenia sa musia uchovávať. Podľa zákonov platných v Ruskej federácii by doba ich skladovania nemala byť kratšia ako tri roky.

V praxi dochádza k situáciám, keď sa na výpočet výplaty dôchodkov vyžadujú viacnásobné platové listy klasifikované podľa rokov.

Aby sa rovnaká práca nevykonávala niekoľkokrát, uchovávajú personalisti kópie požadovaných certifikátov aspoň raz za roky v samostatnom priečinku. Aby, keď budú v budúcnosti potrebné, boli referencie vždy po ruke.

Komponenty časopisu

Dokument je usporiadaný celkom jednoducho: obálka plus hlavná časť. Na obale je uvedený názov časopisu, dátum jeho začiatku (pre dátum ukončenia existuje špeciálny stĺpec, ktorý je však možné vyplniť až v záverečnej fáze vyplnenia). Samostatne pridelené miesto pre názov organizácie. Niektoré formuláre majú polia na určenie doby uloženia dokumentu.

Dôležitý bod! Ak je časopis pokračovaním predchádzajúceho, potom by tieto informácie mali byť uvedené na jeho obálke s dátumami a odkazmi na predchádzajúci dokument.

Ale hlavnou vecou v dokumente je hlavná časť, ktorá pozostáva z tabuľky s nasledujúcimi stĺpcami:

Číslo riadku na vyplnenie. Referencie sú zoradené podľa dátumov a sú evidované v časopise v chronologickom poradí.
Dátum vydania. Tieto údaje sa musia zhodovať s dátumom vystavenia certifikátu. Ak sú žiadostiam v organizácii pridelené registračné čísla, uvádza sa to aj v tom istom stĺpci.
Meno zamestnanca. Žiadosť o vydanie v mene tohto zamestnanca už musí mať personalista alebo iný zamestnanec, medzi ktorého povinnosti patrí vedenie denníka. Naznačená je aj jeho pozícia, oddelenie, na ktorom pracuje, povolanie. V prípade potreby je pre rýchlu komunikáciu uvedená adresa a telefónne číslo tejto osoby.
Obsah pomocníka. Tento stĺpec stručne uvádza, na čo presne bol certifikát vydaný. V podstate zamestnanci žiadajú informácie o veľkosti a výpočte miezd.
Dátum plus evidenčné číslo vydaného osvedčenia.
Potvrdenie o prijatí. Ak zamestnanec nemá možnosť prevziať potvrdenie do rúk, potom sa v tomto stĺpci zaznamená dátum a forma odoslania potvrdenia. Napríklad doporučene poštou, prostredníctvom kuriérskej služby (s jej názvom) atď.
Poznámka. Tento stĺpec môže naznačovať zásadne dôležité informácie, ktoré neboli uvedené v iných stĺpcoch. Napríklad motív, ktorý zamestnanca podnietil požiadať o certifikát.

Druhy časopisov

Existujú tri hlavné typy časopisov:

HR dokumenty.
Časopisy o všeobecnej kancelárskej práci.
Časopisy o ochrane práce.

Každý typ dokumentácie má svoje špecifiká. Register osvedčení vydaných zamestnancom je jasným „zástupcom“ dokumentácie súvisiacej s personálnou politikou.

Skladovanie

Pri použití pre pohodlie je možné časopis umiestniť do krytu z PVC fólie.

Po skončení (exspirácii) sa zásobník nevyhadzuje. To je v rozpore so zákonom. Ukladá sa do archívu (konkrétne predložená forma je na 5 rokov, len ak zamestnanci nepracujú v škodlivých alebo nebezpečných pracovných podmienkach).

Pre ľahšie umiestnenie v zásobníku môže byť niekoľko otvorov. Umožňujú vám pohodlne umiestniť denník do archívneho priečinka. Pred vykonaním tejto akcie sa z dokumentu odstráni kryt.

Zadná strana

Na zadnej strane obálky na poslednom liste môže byť špeciálny nápis-certifikátor, ktorý umožňuje pripraviť časopis na dlhodobé skladovanie. Ale aj keď neexistujú žiadne polia na certifikáciu, vedúci je povinný dať svoj podpis na zadnú stranu dokumentu po jeho vyplnení a musí tam byť aj pečiatka organizácie. Prirodzene, ak je takýto postup pečatenia každej kópie stanovený vnútornými predpismi organizácie (rôzne spoločnosti majú v tejto veci svoje vlastné objednávky).

Zodpovedný za plnenie

Funkčnosť vyplnenia registra vydaných osvedčení zamestnancom vo väčšine prípadov zabezpečuje personalista. Táto povinnosť však môže byť pridelená úradníkovi alebo účtovníkovi organizácie samostatným príkazom vedúceho alebo je uvedená v pracovnej zmluve zamestnanca.

Vo väčšine časopisov je na prvých stranách uvedené meno plniaceho pracovníka, jeho postavenie, obdobie zodpovednosti za vedenie časopisu a osobný podpis. Rozdelenie zodpovednosti tohto druhu je veľmi dôležitým bodom v celej kancelárskej práci organizácie.

Vyžaduje sa tento formulár?

Pre tento žurnál nie je stanovený žiadny formulár. Tieto formy sa však veľmi ľahko používajú. Môžu byť doplnené rôznymi grafmi. Tieto dodatočné stĺpce tabuľky tela môžu napríklad obsahovať údaje o:

Odkaz na registračné číslo samostatne.
Celé meno a ďalšie údaje zamestnanca, ktorý certifikát pripravil, ako aj jeho podpis.
Aké boli dôvody na získanie certifikátu. Odkazy na čísla dokladov s dátumami.

Každá organizácia má právo samostatne rozhodnúť, akú formu na uchovávanie tohto dokumentu si zvolí a ako ho prevedie. Hlavná vec je, že je prijatá na príkaz vedúceho a je súčasťou účtovnej politiky spoločnosti.

Sú povolené opravy?

Pri vyplňovaní sú chyby veľmi nežiaduce. Opravy v tomto stave sú však celkom prijateľné. Ak chcete vykonať opravu, musíte prečiarknuť nepravdivé údaje jedným riadkom a napísať správny údaj na stranu alebo navrch vedľa neho.

Oprava sa považuje za správne vykonanú len vtedy, ak je vedľa nej nápis „Verím opravené“ a podpisy všetkých zainteresovaných (zodpovedných za vyplnenie) osôb. Len tak sa správne vyplní register potvrdení vydaných zamestnancom.

Pracovné a hygienické knihy (ak sú k dispozícii).
Informácie o mzdách.
Informácie o poistnej dobe a personalizované informácie o poistenej osobe.
Kópie aktov, príkazov a príkazov o pracovnej činnosti odchádzajúcej osoby.

Všetky dokumenty vydané pri prepustení musia byť vyplnené a potvrdené pečaťou organizácie.

História zamestnaní

Toto je hlavný dokument o pracovnej činnosti a skúsenostiach osoby. V prípade omeškania s vydaním môže byť zamestnávateľovi uložená pokuta až do výšky 50 000 rubľov.

Vydávanie dokladov pri prepustení, najmä foriem práce a osobných zdravotných záznamov, by sa malo zaznamenávať v špeciálnych časopisoch.

Osobná lekárska kniha

Zdravotnú knižku sú povinní mať všetci zamestnanci, ktorí sú spojení s výrobou, skladovaním, prepravou a predajom potravinárskych výrobkov, pitnej vody, výchovou a vzdelávaním detí, verejnoprospešnými a spotrebiteľskými službami. Pri skončení pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný vydať zdravotnú knižku, aj keď bola vystavená na jeho náklady. Podrobné vysvetlenia k osobnej lekárskej knižke nájdete v liste Rospotrebnadzor z 10. novembra 2015 č. 01/13734-15-32.

2-daň z príjmu fyzických osôb

Obsahuje informáciu o výške príjmu od začiatku kalendárneho roka a ku dňu ukončenia zmluvy vrátane. Náhrada za nevyčerpanú dovolenku je uvedená v potvrdení, ale výška prípadného odstupného, ktoré nepodlieha dani z príjmov fyzických osôb, nie je zahrnutá v potvrdení (podrobnosti nájdete v liste Ministerstva financií SR zo dňa 18. 2012 č. 03-04-06 / 8-118).

Informácie o plate

Vydané vo forme schválenej vyhláškou Ministerstva práce zo dňa 30. apríla 2013 č. 182n. Obsahuje informácie o osobných údajoch zamestnanca a výške jeho zárobku za bežný rok a dva predchádzajúce roky.

SZV-M

Tento formulár obsahuje údaje za mesiac, v ktorom osoba odchádza, v štvrtej časti sú uvedené len údaje o prepúšťanej osobe.

Formulár správy

Osvedčenie o poistnej praxi

Tu je potrebné uviesť údaje o vypočítanom, zadržanom a uvedenom dodatočnom poistnom za financovanú časť pracovného dôchodku. Táto povinnosť je stanovená federálnym zákonom č. 56-FZ z 30. apríla 2008.

Personalizované informácie o poistencovi

Tretia časť je dokončená. Obdobie je od začiatku štvrťroka do dňa prepustenia.

Ostatné dokumenty

Aké dokumenty sú potrebné pri prepustení zamestnanca v každom konkrétnom prípade, rozhoduje sám zamestnanec (s výnimkou povinných - všetky sú uvedené vyššie). Napríklad bývalý zamestnanec si môže chcieť ponechať všetky kópie predpisov súvisiacich s jeho zamestnaním:

o prijatí;
pohybujúce sa;
preklady;
prepúšťanie atď.

Ak zamestnanec písomne požiadal o všetky tieto pokyny a príkazy pred dňom svojho odchodu, musia byť tieto kópie vydané v posledný deň služby. Ak si ich osoba vyžiadala po ich odchode, oddelenie ľudských zdrojov má tri dni na prípravu potrebných kópií.

Prenos prípadov

Keď zamestnanec odíde zo spoločnosti, organizácia je samozrejme povinná vyrovnať sa s ním a vydať originály a kópie dokumentov uvedených vyššie, v niektorých prípadoch je však zamestnanec povinný vykonať aj určité úkony, napríklad:

problém;
odovzdať prípady, ktoré boli v jeho práci.

Tieto prípady nie sú upravené zákonom, ale v niektorých prípadoch, napríklad pri vykonávaní, sú nevyhnutné.

Rozbaliť ▼

Formulár registra na vydávanie zdravotných potvrdení zodpovedá Prílohe 1.2 k Nariadeniu Zdravotného výboru Správy Petrohradu z 20. decembra 1999 N 270-p a Hlavného ministerstva vnútra Petrohradu a Leningradskej oblasti z 28. februára 2000 N 140
Postup registrácie registra na vydávanie lekárskych potvrdení:
1. Denník na vydávanie lekárskych potvrdení sa vypĺňa úhľadne, čitateľným rukopisom, modrým, fialovým alebo čiernym atramentom (pastom) v ruštine.
2. V stĺpci 1 - poradové číslo vydaného certifikátu je zoradené vzostupne.
3. V stĺpcoch 2, 3, 4 - je zaznamenané priezvisko, meno, priezvisko vodiča (kandidát na vodiča vozidla (úplne).
4. V stĺpci 5 - sa zapisuje dátum narodenia vodiča (kandidáta na vodiča) vozidiel.
5. V stĺpci 6 - sa zaznamenáva adresa registrácie (registrácie) vodiča (uchádzača o vodiča) vozidiel.
6. V stĺpcoch 7; 8; deväť; 10; jedenásť; 12 - je uvedený deklarovaný rozsah prieskumu (t. j. kategórie vozidiel, ktoré chce vodič (kandidát na vodičov) získať. Ak je povolená jazda vozidiel, ktoré nespadajú do žiadnej kategórie vozidiel, potom počet zapisuje sa povolený odsek časti povolenia.
7. V stĺpci 13 sa uvádza podpis vodiča (kandidáta na vodičov) vozidiel, ktorý deklaroval rozsah prieskumu uvedený v odseku 6.
8. V stĺpci 14 - uveďte sériu a číslo vydaného osvedčenia.
9. V stĺpci 15 - je uvedený dátum vydania lekárskeho potvrdenia.
10. V stĺpci 16 uveďte záver komisie (stručne) s uvedením kategórie.
11. V stĺpci 17 - sa uvádza priezvisko a iniciály predsedu komisie, ktorý vydal záver lekárskej komisie.
12. V stĺpci 18 sú uvedené špeciálne známky (odvolanie na KEK; odporúčanie na dodatočné vyšetrenie; iné).
13. V stĺpci 19 sa uvádza podpis vodiča (kandidáta na vodičov) vozidiel, ktorý dostal osvedčenie.
Register vydávania lekárskych potvrdení obsahuje stĺpce:
1. Položka č.
2. Priezvisko
3.Meno
4. Stredné meno
5.Dátum narodenia
6. Registračná adresa
7-12. Deklarovaný rozsah prieskumu
- ALE
- IN
- OD
- D
- E
-N
13. Podpis subjektu
14. Séria a referenčné číslo
15. Dátum vydania osvedčenia
16. Záver komisie
17. Celé meno predseda komisie
18. Špeciálne značky
19. Podpis subjektu

Stále pochybujete, kde kúpiť a objednať kvalitné? Len tu!
Objednávky dodávame nielen v Moskve a regióne, ale po celom Rusku.
Pomocou , môžete nastaviť požadovaný počet strán, obal, logo atď.

Register certifikátov vydaných zamestnancom uľahčuje vyhľadávanie potrebných informácií a umožňuje výber pre štatistiky. Prečítajte si o tom, ako ho správne vyplniť a udržiavať, stiahnite si vzor

Prečítajte si náš článok:

Ako vyplniť a viesť register certifikátov

Register certifikátov vydaných zamestnancom uľahčuje vyhľadávanie potrebných informácií a umožňuje výber pre štatistiky. Okrem toho môže manažér na základe registra sledovať plnenie príslušných úloh, zisťovať množstvo vykonanej práce, vyhodnocovať efektivitu personálneho oddelenia a pod.

V roku 2020 neexistuje schválená forma denníka registrácie certifikátov, každý podnik má právo ho viesť v akejkoľvek forme. Hotový formulár si môžete zakúpiť a vyplniť, vytlačením formulára si môžete vyrobiť vlastný podľa nášho vzoru.

Niektoré podniky vedú evidenciu vydaných certifikátov v elektronickej forme pomocou MS Excel alebo špeciálnych programov na organizáciu workflow.

V akejkoľvek forme časopis existuje v organizácii, jeho štruktúra bude, ak nie rovnaká, potom veľmi podobná. Pri veľkom počte vypracovávaných dokumentov je prípustné organizovať ich diferencované účtovníctvo - napríklad podľa druhu, divízie atď.

Ak si referent zostavuje denník sám, môže použiť jednoduchý zošit A4, pomenovať ho názvom podniku a tiež označiť dátum začiatku na obálke a nechať miesto pre nasledujúci dátum ukončenia.

Vo vestníku registrácie osvedčení v roku 2020 je vhodné očíslovať strany, prebliknúť ich, urobiť potvrdzujúci nápis „počet listov bol prišitý a pripevnený vo vestníku“, potvrdiť ho podpisom hlavy a vložiť tuleň.

Na prvom hárku bude sekcia „Zamestnanci zodpovední za vedenie denníka“, v závislosti od objemu podniku mu môžu byť pridelené 2-3 hárky.

Časopis existuje v jedinom výtlačku, takže ho vedie vždy jedna osoba. Zvyčajne je to personalista alebo sekretárka. Problémy s vypĺňaním sekcie by nemali nastať. Vydáva sa vo forme pohodlného štítku so stĺpcami:

číslo v poradí;
začať s denníkom;
koniec práce;
Meno zodpovednej osoby;
jeho postavenie;
podrobnosti o príkaze vedúceho, na základe ktorého je tento zamestnanec zodpovedný za registráciu;
podpis.

Hlavná časť formulára je uvedená aj vo forme tabuľky a obsahuje nasledujúce informácie:

poradové číslo. Pre každý vydaný doklad je určený samostatný riadok bez medzier medzi nimi, aby sa predišlo „spätnému dátumu“ registrácie;
dátum vydania osvedčenia, ktorý sa zhoduje s dátumom uvedeným na samotnom doklade;
Celé meno zamestnanca, ktorý požiadal o dokument, jeho pozícia;
obsah dokladu (o výške mzdy, o príspevkoch do dôchodkového fondu, o dobe práce atď.);
Celé meno a funkcia vydávajúceho zamestnanca;
účel vydania, miesto vydania;
podpis navrhovateľa na prevzatí. Ak dokument nebol odovzdaný osobne, je potrebné spísať, akým spôsobom bol zamestnancovi odovzdaný (doporučený list, kuriér);
je vhodné vytvoriť ďalší stĺpec pre poznámky v neštandardných prípadoch (napríklad do neho zadať odchádzajúce údaje, ak existujú)

Poradie stĺpcov a hlavičky stĺpcov musia byť identické pre každú dvojstránku. Keď časopis skončí, odošle sa do archívu a spustí sa nový. V tomto prípade je potrebné uviesť číslovanie zväzkov v chronologickom poradí.

Oprava chyby

Opravy v protokole registrácie certifikátu sú povolené. Chybný údaj sa prečiarkne úhľadným riadkom a správna informácia sa zaznamená buď nad prečiarknutý, alebo, ak to priestor dovoľuje, riadok nižšie (bez pridelenia nového poradového čísla tomuto riadku).

Ak sa na začiatku píše samostatne, bolo by rozumné nešetriť papierovým priestorom a robiť čiary väčšie na výšku, potom v prípade potreby vykonajte opravy, nebudete musieť brúsiť a škvrna nebude vyzerať nečitateľne a nedbale.

Poznámka

Stratené alebo poškodené personálne doklady? o tom, čo robiť v takýchto situáciách, čo je možné obnoviť a ako a čo už nie je možné obnoviť

Po vydaní opravy v súlade so všetkými pravidlami je potrebné vedľa nej pripevniť nápis „Opravené veriť“, ako aj podpisy osôb zodpovedných za vedenie denníka a toho, kto vydal osvedčenie (ak je tá istá osoba, samozrejme, bude tam len jeden podpis).

Ako dlho uchovávať denník

V súlade s článkom „f“. 358 "Zoznamu typických riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií" s uvedením lehôt uchovávania, schválených Spolkovým archívom dňa 06.10.00, pre registre referencií a kópií dokumentov lehota uloženia 3 roky (od r. dátum uzávierky).