Преимущество автоматизации документооборота. Электронный документооборот между организациями: как это работает? К конкурентным преимуществам систем электронного документооборота относится

Всё чаще компании решают внедрить электронный документооборот. Что это такое и зачем это нужно?

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

ЭДО можно использовать для автоматизации канцелярии, создания электронного архива документов, корпоративного электронного документооборота (workflow), управления договорным процессом, автоматизация работы с документацией СМК (системы менеджмента качества) и для автоматизации обращений граждан.

ЭДО можно использовать в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности, систему можно настроить на работу как в рамках небольшой структуры (отдела, департамента), так и в рамках территориально-распределенной организации с развитой схемой информационных потоков.

2. Основные принципы электронного документооборота

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

Возможность параллельного выполнения операций - позволяет сократить время движения документов.

Непрерывность движения документа - позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени.

Единая база документарной информации - позволяет исключить возможность дублирования документов.

Система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём.

3. Плюсы и минусы электронного документооборота

Из плюсов электронного документооборота отмечают:

Оперативный доступ к документам, быстрота в исправлении бумаг,

Эффективное управление движением документов,

Все структуры компании могут работать в едином информационном пространстве - это позволяет ускорить согласование документов и принятия решений,

Повышение исполнительской дисциплины (так как ЭДО позволяет определять ответственного за исполнение документа в каждый момент времени), повышение производительности сотрудников,

Безопасность и сохранность документов - шифрование данных позволяет пресечь попытки несанкционированного использования информации,

Исключение дубляжа документации,

Формирование архива происходит автоматически,

Снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

К минусам ЭДО относят большие расходы на приобретение и внедрение ПО. Сотрудникам, к тому же, необходимо будет время, чтобы научиться и привыкнуть к системе. Впрочем, эти недостатки будут временным явлением.

Если молодые компании с самого начала перейдут на ЭДО, то они потратят меньше времени на оцифровывание существующих документов. Кроме того, существующие сейчас системы электронного документооборота присматриваются к стартапам и дают им скидки.

Не так давно пришлось столкнуться с СЭД 1С:документооборот у одного из заказчиков, ситуация до боли типовая:

на предприятии активно используется 1С, например УПП или новомодный ERP, для бухгалтерии и кадров, на сайте в качестве системы управления используется 1С-Битрикс

после автоматизации типовых участков, руководство приняло решение о внедрении электронного документооборота

сисадмины против ещё одного продукта 1С,

коммерческий директор, лояльный к 1С благодаря франчайзи с их подарками и семинарами, естественно ЗА. Он с 1С работает давно и к ней привык.

В результате ко мне обратились сисадмины с просьбой объяснить руководству почему не стоит слепо использовать платформу 1С для всего чего только можно.

Предлагаю трезво взглянуть на преимущества 1С и её недостстаки.

О СЭД 1С:документооборот.

Фирма «1С» известна как разработчик систем автоматизации предприятий для бухгалтерии, кадров, склада и др.

1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе«1С:Предприятие 8» , предназначенный для автоматизации документооборота.

В 1С:Документооборот есть следующие редакции:

«1С:Документооборот 8 ПРОФ» предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.
«1С:Документооборот 8 КОРП» рекомендуется использовать для автоматизации бюджетных учреждений и коммерческих предприятий со сложной организационной структурой или сложным документооборотом.
«1С:Документооборот 8 ДГУ» выпускается специально для крупных бюджетных учреждений со сложной организационной структурой.

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями.

Преимущества 1С:Документооборот

И компания 1С, и её многочисленные франчайзи говорят в основном о следующих преимуществах решения 1С:Документооборот:

Низкая стоимость лицензий - редакция 1С:Документооборот ПРОФ стоит от 36 000 руб.

Организация документооборота в короткие сроки — всё включено, все функциональные возможности входят в комплект поставки, что значительно ускоряет сроки запуска решения.

Развитая партнёрская сеть — более 10000 постоянных партнеров в 600 городах 23 стран оказывают услуги по внедрению и кастомизации программы.

— уже привычный для пользователей 1С интерфейс, наличие в том числе web-клиента и мобильных приложений для iPAD и Android.

Простой поиск любых документов хранящихся в системе — быстрый поиск документов при отсутствии сотрудника в офисе

Простая интеграция с другими продукатами 1С — возможности по интеграции используемых продуктов 1С между собой уже в коробке.

Регулярный выпуск обновлений - функциональность программы постоянно развивается, появляются новые возможности, раз в полгода выходят новые редакции.

Простота настройки — система легко конфигурируется под требования заказчика.

Ну вообщем то отличные конкурентные преимущества, которые при первом подходе действительно могут убедить человека в правильности выбора 1С:Документооборот.

Что имеем на самом деле...

А теперь реалии. Недостатки 1С:Документооборот

Разберём каждое преимущество 1С:Документооборот по порядку.

Низкая стоимость лицензий

Низкая стоимость 1С:Документооборота — миф, т. к. не учитывается стоимость владения системой в разрезе некоторого временного периода, а не только одних лицензий. Оптимально посчитать стоимость владения системой в разрезе 3 лет, куда включить не только серверные и клиентские лицензии на конфигурацию и платформу, но и стоимость работ 1С-специалиста или франчайзи на внедрение, стоимость информационно-технического сопровождения за 3 года (ИТС), поддержку и решение постоянных проблем с обновлениями, времени простоя из-за постоянных обновлений и пр. и пр.

После подсчёта стоимости владения за 3 года окажется, что не такое и бюджетное решение от 1С для автоматизации электронного документооборота.

Развитая партнёрская сеть

На сайте 1С вы можете найти список сертифицированных партнёров, оказывающих услуги внедрения 1С:Документооборот в вашем регионе.

На самом деле, чтобы получить статус сертифицированного партнёра 1С надо иметь всего лишь 1 специалиста в штате, который может давно уволиться из данного франчайзи, а статус у франчайзи у компании останется. К тому же не факт, что именно на вашем проекте будет задейстсован именно сертифицированный специалист, проектов много, а специалистов обычно не хватает. Поэтому по факту к вам может приехать кто угодно, хоть фрилансер, которого наняли под ваш проект, хоть студент, который предложил низкую цену, или универсальный 1С-ик, который постигает тонкости электронного документооборота на вашем проекте.

Большинство из франчайзи это отличные продажники, но что касается практики внедрения СЭД и дальнейшего обслуживания, то тут чётко видна не хватка компетенции в организации электронного документооборота, нет опыта в решении не стандартных проблем с ЭДО, не знание российского законодательства, в связи с чем успешным внедрение 1С:Документооборота может быть только в секторе SMB.

Поэтому наличие того или иного франчайзи на сайте 1С в списке сертифицированных не является гарантией успеха проекта.

Качество внедрения проекта и дальнейшего обслуживания никак не контролируется 1С, в результате постпродажное обслуживание очень низкое и заканчивается фактически лишь продажей обновлений на ИТС.

Всё включено или внедрение в короткие сроки

Функционала коробочной версии недостаточно для организации полноценного электронного документооборота, а для расширения функционала потребуется программирования на языке 1С.

Доработка средствами программирования сильно увеличивает сроки внедрения не сколько на саму доработку, сколько на процесс тестирования разработанных дополнений и конфигурации в целом.

Что имеем в результате? Доработанную конфигурации сопровождать гораздо сложнее, потому что при каждом обновлении 1С придется тестировать все дополнительные разработки, в том числе придётся "переписать" заново дополнительный функционал.

Простота функционала, доступный интерфейс

Интерфейс платформы 1С — притча во изыцах, даже после обновления интерфейса интерфейс системы остаётся малопонятным простым сотрудникам, далёким от бухгалтерии. Интерфейс 1С кажется слишком запутанный, как будто специально усложнённым. И ряд простых и банальных для других СЭД действий в 1С:документооборот выполняет явно криво или вовсе не работает.

Нужны примеры? Пожалуйста...

При регистрации документов сталкиваешься, например, с такими ограничениями:

из карточки входящего документа нельзя создать связанную карточку другого входящего документа
регистратору нельзя просмотреть кем был согласован документ, если регистратор не является участником процесса "Согласование"
а также нелогичных разрешений (например, возможность регистрации документа со статусом "Не утвержден")
отсутствует проверка на повторность входящих документов от юридических лиц
проверка повторности реализована в ручном режиме только для обращений граждан.

В системе контроля исполнения также есть ряд особенностей:

в бизнес-процессе "Поручение" нельзя задание адресовать нескольким исполнителям
в бизнес-процессе "Исполнение", если один пользователь проверяет и качество исполнения и срок, необходимо устанавливать 2 роли Проверяющий и Контролер и соответственно отработку бизнес-процесса придется сделать дважды
не предусмотрено назначение нескольких ответственных исполнителей
не предусмотрена работа с многопунктовыми документами, проектами резолюций.

Ну и ещё несколько найденных «особенностей» 1С:Документооборот, которые откровенно удивили:

Нет отдельного механизма поиска по реквизитам

Для учета движения бумажного документа внутри организации может быть использован "Журнал передачи документа", но все отметки о перемещении документа придется выполнить вручную.

Движение внутренних документов между структурными подразделениями даже в электронном виде заходит в тупик, т.к. права на внутренние документы реализованы посредством папок, нет права на доступ к папке - нет права на доступ к документу из этой папки

Для исходящих документов не предусмотрена работа с реестрами внешней отправки, печати почтовых реестров, надпечатки конвертов, не говоря уже о партионной почте

Функции по работе с делами документов сведены к возможности печати номенклатуры дел и печати документов для оформления дела к передачи его в архив. При этом есть пробелы, например, документ "Внутренняя опись дела" формируется с незаполненной графой "Номер документа в деле". Другие функции архива организации ни в данной, ни в других конфигурациях фирмы 1С не реализованы

В типовой поставке отсутствует самостоятельный учет проектов документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с помощью доработки на внедрении.

Нет возможности вести личные папки пользователя.

Нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, кликаешь по документу, открывается тот же Word, Adobe Reader и пр.

Нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы

Нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных реквизитов

Слабые возможности по настройке нумерации документов - нет функционала позволяющего нумеровать документы в пределах подразделения

И самый смак, который достал почти всех пользователей и администраторов 1С:Документоооборот - часто слетают права

И таких недоделок, неудобств, повторных действий, лишних кликов и просто откровенных ляпов в системе предостаточно.

Конечно, кто уже работал с продуками 1С многое покажется привычным, как в старом анекдоте про ежиков, которые кололись, но продолжали жрать кактус... а вот те, кто с 1С ранее не работал, менеджеров, канцелярию, многих руководителей, тех сотрудников откровенно жалко. КПД от работы будет низким и без конфликтов при внедрении СЭД явно не обойдётся.

Простота настройки

В администировании и обслуживании 1С:Документооборота тоже не всё гладко

Простое заведение нового пользователя — целое событие, которое может затянуться на час и даже больше, т. к. обновление происходит по дискрептору.

Права в системе гибкие, но сложные в настройке, слетают часто, обновляются долго. Во время пересчета у пользователей пропадают задачи, в списке последних открываемых документов записи вылетает часто ошибка "Объект не найден", вываливаются разные сообщения из серии "Нет прав доступа к базе данных", если захотим проверить кто из пользователей имеет права доступа и кликнем по ссылке "Права доступа", то не отображаются все кто реально имеют доступ к документом (бага).

Изменение прав доступа у пользователей имеет аналогичные проблемы.

Простота интеграции разных 1С тоже не так проста как преподносит сама 1С, слишком много НО, начнём хотя бы с главной проблемы — на всех 1С интегрированных между собой должны стоять последние обновления, иначе интеграция отваливается. А обновив 1С-ки отваливается всё остальное. См. соответсвующий раздел.

Получается, что обслуживать 1С:Документооборот становится выгодно... правильно - для 1С:Франчайзи.

Обновления 1С — беда для клиента

Вы знаете как работают программы от 1С? В большинстве случаев клиент покупает один или несколько программных продуктов, состоящих из самой платформы и конфигурации (приложения для данной платформы).

На внедрении программист настраивает работу данной конфигурации под требования клиента, дорабатывает отчеты, устанавливает доп. плагины и т.д.

При этом и сама платформа 1С, и конфигурации на её основе не так стабильны, багов хватает и там, и там, как со стороны самой 1С, так и от конфигураций и доработок от франчайзи.

Для исправления всевозможных багов приходится ставить обновления, которые 1С выпускает с завидной постоянностью 3-4 раза в месяц, теже бухгалтера подтвердят, 1С-ники у них частые гости, приезжающие с обновлениями и исправлениями, из-за которых в последствии опять 1С обваливается, по 1-2 раза в неделю.

При этом при обновлении приходится обновлять не только используемые компонтенты, а всю платформу, даже ту часть и те модули, которые не задействованы у вас.

В результате приходится переписывать выполненные настройки, тестировать систему по мере возможности, в том числе из-за нового функционала, из-за которого теперь не работет написанный под клиента функционал, чинить отваливающиеся лицензионные ключи 1С, которые при обновлении отваливаются с завидной регулярностью и т.д. И всё это в production-среде, когда система нужна рабочая, когда в ней хранятся какие то данные, когда нужен оперативный отчёт или оперативно решить задачу, например согласовать договор, в результате пользователи вынуждены забыть про электронный документооборот, и переходить опять на связку электронная почта + листы согласования «бегунки».

Новое обновление несёт новые баги, из-за чего опять что то отваливается, приходится что то переписывать в конфигурации и настройках, тестировать, ставить новые обновления, не смотря на новые проблемы, которые они несут, и опять переписывать, тестировать и т. д. Вот такой порочный круг, благодаря которому бизнес 1С франчайзи остаётся прибыльным на протяжении стольких лет, и пережили все возможные кризисы и 1998-го, и 2008-го, и 2015-го тоже перенсут, благодаря созданной 1С экосистеме.

Конечно, можно отказаться от обновлений 1С, и обновляться только при необходимости на стабильные апдейты, которые у 1С всё таки бывают, но как быть если на этой же платформе сидит зарплата и кадры, которым для работы требуются регулярные обновления, например по налогам? Можно отказаться от обновлений совсем и использовать для сдачи отчётности тот же СБИС++ или КонтурЭкстерн, и платить им за подключение, повозиться с интеграцией и экспортом между ними. Но опять же это скажется и на общей стоимости владения системой, и на удобстве работы. Да и бухгалтерия не будет рада такому подходу...

Резюме по 1С:Документооборота

Платформа 1С очень большая и громоздкая, которая призвана закрыть все возможные задачи автоматизации предприйтий: от бухгалтерии и кадров, производства и склада, учёта клиентов, архива и документооборота и пр. Сначала такой подход в платформе вызывает восхищение, но по мере использования восхищение быстро проходит.

Есть ли будущее у 1С:Документооборот? Однозначно да, за счёт огромной сети 1С:Франчайзи, которая уже крепко «сидит» от малого бизнеса до среднего бизнеса страны и СНГ. Я думаю, 1С:Документооборот в ближайшей перспективы не смотря на свои ляпы и косяки сможет захватить рынок СЭД, сместив от туда текущих лидеров Directum и ЭОС (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), и откусит до 70% рынка СЭД в ближайшие 3-5 лет.

Подходит ли 1С:Документооборот вашей компании решать вам. Прежде чем выбрать в качестве СЭД 1С:Документооборот, изучите отзывы о самой платформе, пообщайтесь про проблемы 1С с теми же бухгалтерами, спросите про частоту обновлений платформы, как часто к ним приезжают франчайзи, изучите хорошенько функционал и интерфейс системы.

Может не стоит хранить все яйца в одной корзине и решать все задачи, с помощью одной системы? На рынке сейчас есть отличные специализированные под электронный документооборот решения от других вендоров, которые уже обкатаны тысячи раз.

Postscriptum

Если интересны особенности 1С и 1С:Документооборот, рекомендую ещё почитать следующие статьи и форумы:

Почему 1С это плохо и почему так не любят 1С программистов Сравним с 1С

Лекция 16 Преимущество автоматизации документооборота

1. Преимущество автоматизации документооборота

2. Зачем нужны системы электронного документооборота

3. Базовые понятия и терминология

4. Основные задачи, решаемые системами документооборота

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рисунке 43 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные.

Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?

Рисунок 43 - Преимущества электронного документооборота

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

Улучшение контроля за исполнением документов.

Электронный документооборот

Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО) - совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

производственный документооборот;
управленческий документооборот;
архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
бухгалтерский документооборот;
складской документооборот;
секретное и конфиденциальное делопроизводство;
технический и технологический документооборот.

И другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

		Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.

		Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.

		Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.

		Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.

		Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.

		Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.

		Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.

		Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.

Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему документооборота, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т.д.).
Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

		Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

		Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

		Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

		Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

		Системы электронного документооборота, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить:

организации хранилищ электронных документов;
автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации;
интеграции с существующей информационной средой.

Требования функциональные

Общие	Специфические
Обеспечение создания электронных документов(Сканирование, Импорт)	Создание дискуссий по документам
Возможность добавления комментариев к документам	Сравнения содержания документов, в том числе и графических
Создания связей между документами

Преимущества и недостатки современных платформ создания систем электронного документооборота: "Дело", "Интертраст", "Optima-Workflow", "Documentum".

"Дело" Преимущества СЭД «Дело»

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

· формирование отчетности.

Среди недостатков системы «ДЕЛО» присутствуют:

отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;
отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

"Интертраст"

Характеризуется рядом выгодных преимуществ:

- готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства; модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом; многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;
- возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;
- масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;
- корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
- реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;
- возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;
- наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;
- наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
- совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;
- интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;
- возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;
- возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
- надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

Среди недостатков этого программного продукта особенно заметны следующие:

Рабочие места системы поддерживают не все ОС: версия 3.6 поддерживает Windows и Linux, версия 4.0 поддерживает еще Mac OS (с некоторыми ограничениями)
Web-интерфейс реализован для популярных браузеров: IE(8 и 9), FireFox, Safari и Google Chrome
Система разработана так, чтобы можно было подстраиваться под специфику разных компаний. Вследствие этого при отсутствии у заказчика нужной квалификации при внедрении может потребоваться помощь производителя или его партнеров
Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 20 может быть неэффективным
Внешний вид и функционал СЭД настраивается под конкретного пользователя и зависит от его бизнес-роли. Интерфейс последней версии продукта (4.0) разработан дизайнерской студией А.Лебедева и характеризуется интуитивной понятностью и простотой. Приложения для iOS имеют нативный интерфейс.

"Optima-Workflow"

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

"Documentum"

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.