Elektronikus dokumentumkezelés szervezetek között: hogyan működik? Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek létrehozására szolgáló modern platformok előnyei és hátrányai: Delo, Intertrust, Optima-Workflow, Documentum

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei a munkaerő- és anyagi erőforrások megtakarítása, valamint a dokumentumok létrehozására, tárolására és feldolgozására fordított idő jelentős csökkentése. De vajon minden olyan rózsás és gazdaságos a papírmentes technológiákban? Tanuljon a cikkből az elektronikus dokumentumkezelés előnyeiről és hátrányairól.

Nem számít, hogyan szoktuk meg a papírmunkát, életünk valósága arra késztet bennünket, hogy elmélyedjünk az elektronikus technológia fortélyaiban. Az ilyen technológiák egyik eleme az elektronikus dokumentumkezelés. Annak érdekében, hogy megértsük az elektronikus dokumentumkezelés fogalmát, és ugyanakkor ne fulladjunk bele a terjedelmes definíciókba és a specifikus terminológiába, összpontosítsunk néhány kulcsfogalomra:

Minden elektronikus dokumentumkezelő rendszer kezdeti és fő tárgya az elektronikus dokumentum. Kialakításának, feldolgozásának, védelmének, átvitelének és tárolásának szisztematikus megszervezéséhez intézkedésekre van szükség (speciális programok, technikai eszközök, képzett személyzet stb.).

Az elektronikus dokumentumkezelés úgy van felépítve, hogy számos konkrét feladatot megoldjon. Az elektronikus dokumentumkezelés lehetséges típusai a cégnél:

Az alábbiakban megtudhatja az elektronikus dokumentumkezelés bizonyos típusainak erősségeit és gyengeségeit.

Az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás egy cégnél komoly előzetes felkészülést igényel. Itt az első jelentős mínusz szövőszékek - jelentős anyag-, munkaerő- és egyéb költségek a rendszer megvalósításának szakaszában:

Ezenkívül módosítani kell a számviteli politikát, tükrözve benne az elektronikus dokumentumkezelésben részt vevő (adózáshoz és számvitelhez kapcsolódó) dokumentumok listáját, az aláírási joggal rendelkező alkalmazottak listáját és egyéb fontos árnyalatokat. (a dokumentumok tárolásának módja, hozzáférés, átadás stb. d.).

A rendszer bevezetése után (az elektronikus dokumentumkezelés fenntartása során) szükséges a kialakult előírások és szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése, szoftverfrissítések stb.

Ismerje meg az elektronikus dokumentumkezelés főbb előnyeit az alábbi ábrán:

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek dicsérete mellett nem szabad figyelmen kívül hagyni a gyengeségeit, amelyek minden előnyét semmissé tehetik:

Külön kitérünk a vállalat bármely dokumentumfolyamatának olyan fontos elemeire, mint a személyi és számviteli elektronikus dokumentumkezelés.

A személyzeti elektronikus dokumentumkezelés a személyi elektronikus dokumentumok kialakítására, felhalmozására és cseréjére szolgáló rendszer mind a társaság céljaira, mind az érintettekkel való információcserére.

A törvényileg rögzített személyi elektronikus dokumentumkezelés elemei már érvényben vannak: lehetséges a munkaszerződések elektronikus formában történő megkötése a távoli alkalmazottakkal, ha rendelkeznek elektronikus aláírással (Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 312.3. cikke).

A közeljövőben a személyi elektronikus dokumentumkezelés széles körű bevezetésére kell számítanunk. A Munkaügyi Minisztérium már folytat kísérletet ebben a témában (Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2018. március 26-i végzése, 194. sz.):

A dolgozók számára is előnyös ez a rendszer: a személyzeti osztály felkeresése nélkül is igényelhetnek majd elektronikus formában dokumentumokat és köthetnek szerződést.

Az utóbbi időben egyre több szó esett a munkáltató és a munkavállaló, valamint más érdeklődők közötti elektronikus interakció egyik formájáról - az elektronikus munkafüzetek széleskörű bevezetéséről.

Ezzel kapcsolatos részletekért lásd az "Elektronikus munkafüzetek - minden előnye és hátránya" című anyagot. .

A személyi szférában az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás hamarosan lehetővé teszi a munkaügyi ellenőrzések távolról, interneten keresztül történő lebonyolítását.

Legfőbb jelentős hátránya az, hogy a dokumentumok teljes mennyiségét nem lehet azonnal elektronikus formátumba konvertálni, mivel az egyes személyzeti dokumentumoknak szükségszerűen tartalmazniuk kell a munkavállaló személyes aláírását, hogy biztosítsák a munkáltató és a munkavállaló közötti kapcsolat megfelelő jogi támogatását. Ahhoz pedig, hogy a munkavállalót kötelezzék az elektronikus aláírás kiadására, időre és jogalkotási kezdeményezésekre lesz szükség.

A számviteli elektronikus dokumentumkezelés előnyei és hátrányai

A pénzügyi szolgáltatások, különösen a számviteli struktúrák, leginkább a jó minőségű és gyors dokumentumkezeléstől függenek. Az alábbi részlegek elektronikus dokumentumkezelése lehetővé teszi:

1. A könyvelési munka rendszerezése és automatizálása.

Elég régóta használjuk a számviteli elektronikus dokumentumkezelés előnyeit. Az elektronikus dokumentumok speciális számviteli programokban történő előállításának és feldolgozásának képessége nemcsak a munkaerőköltségek csökkentését teszi lehetővé, hanem a hibák elkerülését is a dokumentumok létrehozásának és feldolgozásának minden szakaszában (a program nem teszi lehetővé a hiba elkövetését vagy azonnali azonosítását).

1. Vállalati belső problémák megoldása.

Például elektronikus fizetési szelvények kiállítása. Elküldhetők e-mailben, vagy elhelyezhetők minden alkalmazott személyes fiókjában a vállalat vállalati honlapján. A tisztviselők nem kifogásolják a fizetési szelvények elektronikus kiállításának módját (a Munkaügyi Minisztérium 2017. február 21-i levele, 14-1 / OOG-1560). Csak ki kell javítania a cég helyi törvényében.

1. Papírmentes technológiák létrehozása a külső érdeklődő felhasználókkal (bankok, IFTS, PFR, FSS stb.) való interakcióhoz.

Az alábbiakban a vállalaton kívüli egyéb struktúrákkal való interakció elektronikus formáiról lesz szó.

Beszéljünk egy légyről. Tisztában vagyunk ennek a rendszernek a jelentős hátrányával. Az internet megszakítása vagy a berendezés meghibásodása, a rendszeres szoftverfrissítésekkel, elektronikus kulcsokkal és tanúsítványokkal kapcsolatos problémák rossz szolgálatot tehetnek bármely pénzügyi dolgozónak.

Anyagi kárt szenvedhetnek (bírságra eshetnek) azok a cégek, egyéni vállalkozók, akik meghibásodások, vírusok miatt nem tudnak időben jelentkezni az adatkezelőnél, vagy nem küldik meg kellő időben a megkereséseiket.

Fokozatosan bevezetik a gazdasági társaságok elektronikus dokumentumainak cseréjét az adóhatóságokkal, a társadalombiztosítási alappal, az Orosz Föderáció Nyugdíjpénztárával és más hatóságokkal. A szigorúan formalizált elektronikus formátumoknak köszönhetően az információ- és dokumentumcsere gyorsan megtörténik, szükségtelen bürokrácia és tisztviselők önkénye nélkül. Ez nagy plusz minden cég vagy egyéni vállalkozó számára.

Interakció a FIU-val

Lehetőség van a személyre szabott számvitel jelentési dokumentumainak elektronikus benyújtására az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjához (Az állami nyugdíjbiztosítási rendszerben az egyéni (személyre szabott) elszámolásról szóló törvény 8. cikke, 1996. április 1., 27-FZ sz.) . A legfontosabb az, hogy garantált védelmet biztosítsanak az illetéktelen hozzáférés ellen. Ez a folyamat szigorúan szabályozott:

Elektronikus interakció az FSS-sel

A társadalombiztosítás sem újdonság az elektronikus dokumentumkezelésben. A kötvénytulajdonosoknak lehetőségük van az iroda elhagyása nélkül elektronikus bejelentést benyújtani a pénztárhoz – csak regisztrálni kell az alap portálján (közvetlenül a rendszerben kell kitölteni egy kérelmet), és megkapni az elektronikus aláírást (ES).

Az FSS ezt a folyamatot is szabályozta:

Az alappal elektronikusan és az EDI üzemeltetőn keresztül is van lehetőség a megfelelő megállapodás megkötésével.

A közelmúltban az elektronikus dokumentumkezelés előnyei közé tartozik az elektronikus táppénzes igazolványok kiállítására és feldolgozására szolgáló rendszer bevezetése.

A biztosítóknak lehetőségük van elektronikus betegszabadságot igényelni és velük dolgozni (ha megfelelő megállapodást kötöttek):

• személyes fiókon keresztül az FSS webhelyén;
• AWS "Számítások előkészítése az FSS-hez";
• a biztosított saját szoftvere (egyes bér- és személyi számviteli programok lehetővé teszik ennek megvalósítását).

A „biztosított – FSS” elektronikus interakció lánca az elektronikus betegszabadság (EB) kezeléséhez:

Az alkalmazottak információs előnyöket élveznek az FSS RF rendszerben történő elektronikus dokumentumkezelésből. Ha regisztrálnak az Állami Szolgálatok portáljára (ha van igazolt fiókjuk), akkor ellenőrizhetik EB-jüket, nyomon követve annak feldolgozásának és a juttatások kiszámításának szakaszait.

Az elektronikus betegszabadság részleteit lásd a linken.

Elektronikus dokumentumkezelés IFTS-szel

Talán ez a legelterjedtebb elektronikus dokumentumkezelési forma. Az adóbevallást az IFTS főként elektronikus formában kapja meg. Az ellenőrök is előszeretettel kommunikálnak az adózókkal az elektronikus technológiákon keresztül (elektronikus igények, kérések stb. továbbításával).

Eredmények

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei vitathatatlanok: a dokumentumok elkészítésének és feldolgozásának anyag- és munkaerőköltségének csökkenése, koordinációjuk és jóváhagyásuk időmegtakarítása és sok egyéb pozitív szempont. Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos előnye van, de van elég hátránya is. Az elektronikus információ biztonságának biztosításával kapcsolatos problémák, az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével és fenntartásával összefüggő árnyalatok elégtelen jogszabályi és technológiai fejlettsége hátráltathatja széleskörű bevezetését.

Jelenleg a gazdálkodó szervezetek és magánszemélyek közötti dokumentumcsere fokozatosan áttér a papíralapúról az elektronikusra. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek számos előnye van a sima papírral szemben - időt takarít meg és növeli a döntések hatékonyságát. Az EDMS egy vállalaton belül és az interneten keresztül különböző cégek között is felépíthető.

Elektronikus dokumentumkezelés egy folyamatrendszer a dokumentumok elektronikus formában történő feldolgozására. A legtöbb modern számviteli és személyzeti program képes elektronikus dokumentumokat előállítani a jogszabályi szinten meghatározott szabványos formátumban. De ahhoz, hogy egy ilyen dokumentum jogi súlyú legyen, mindkét félnek alá kell írnia elektronikus aláírással.

Az elektronikus dokumentumkezelés két nagy típusra osztható - a vállalaton belüli vagy különböző cégek közötti iratcsere kommunikációs csatornákon keresztül. E két rendszer egy globális rendszerbe való kombinálása megengedett.

Az elektronikus dokumentumkezelés vállalaton belüli használatához szükséges a szükséges szoftvercsomag (EDI platform), valamint a működéséhez szükséges eszközök (hálózati berendezések, szerver stb.) beszerzése.

A két cég közötti iratcseréhez elektronikus dokumentumkezelő operátorra van szükség. Garantálja az üzenetek kézbesítését, ellenőrzi az elküldött dokumentumok formátumát, megköveteli az adatokkal végzett munka elektronikus aláírással történő hitelesítését, és archívumot tárol a dokumentumokból.

Figyelem! Az egyik ilyen szolgáltatás a . Az ezen keresztül beérkezett dokumentumok jogilag akkor minősülnek jelentőségteljesnek, ha mindkét fél EPC jelzésével rendelkeznek.

Az EDI előnyei és hátrányai

Fő előnyei

Az elektronikus dokumentumkezelésnek tagadhatatlan előnyei vannak a papírral szemben:

• A papírmunka szervezése - a rendszer nem teszi lehetővé, hogy ugyanazt a számot rendelje hozzá a különböző dokumentumokhoz, mivel ez sorrendben és automatikusan történik;
• Az egyes dokumentumok helyzetének nyomon követése - bármikor megtudhatja, hogy pontosan ki dolgozik a dokumentummal. A munkavállaló nem tudja elrontani vagy elveszíteni. A véletlenül vagy szándékosan törölt dokumentum továbbra is visszaállítható;
• Dokumentumfeldolgozás felgyorsítása - ha a cég részlegei több épületben szétszórtan helyezkednek el, akkor jóváhagyásra személyesen kell odavinni egy papíralapú dokumentumot. Az EDI-vel a szükséges dokumentum a másodperc töredéke alatt eljut a munkavállalóhoz;
• Kényelmes munka a verziókkal – szerkesztéskor a rendszer minden verziót elment. Szükség esetén nyomon követheti, hogy ki és mikor módosította a dokumentumot;
• Éjjel-nappali távelérés - szükség esetén az EDI rendszerhez való hozzáférés interneten keresztül megoldható a világ bármely számítógépéről. A munkavállaló üzleti úton, szabadságon vagy betegszabadságon dolgozhat dokumentumokkal;
• Munkaütemezés - a létrehozás dátumának és esedékességi dátumának megadásával megtervezheti a beérkező bizonylatok sor szerinti végrehajtását;
• Dokumentumok keresése - kulcsszavak és kifejezések alapján kereshet a dokumentumok általános adatbázisában;
• Papírtakarékosság – nem kell minden dokumentumot a kívánt mennyiségben kinyomtatni.

Fő hátrányai

A nyilvánvaló előnyök ellenére az EDI-rendszereknek vannak olyan hátrányai is, amelyek megakadályozhatják a vállalatot ennek megvalósításában.

Ezek tartalmazzák:

• Pénzt kell költeni a rendszer megvásárlására, amely a felhasználók számától függően akár 100 ezer rubel is lehet;
• A vásárlás után hosszú időt vesz igénybe a telepítés, a megvalósítás és a hibakeresés;
• Szükséges képzést tartani minden felhasználó számára, aki részt vesz benne;
• A rendszer biztonságának biztosítása - felhasználók közötti beléptetés ellenőrzése, a szükséges elektronikus aláírások kiadása, kívülről történő behatolás elleni védelem;
• A vállalat személyzetének rendelkeznie kell egy adminisztrátorral, aki felügyeli a rendszer működését, elvégzi a szolgáltatási műveleteket és megoldja a felhasználói problémákat;
• Az információk megőrzése érdekében szükséges az adatbázis biztonsági mentése dokumentumokkal;
• Ha a partnercégek nem rendelkeznek EDI-vel, akkor elektronikus és papíralapú rendszert is biztosítani kell.

Az elektronikus dokumentumkezelés funkcionalitása

Minden munkafolyamat-rendszernek biztosítania kell a műveletek sorozatát:

• Bármilyen dokumentummal dolgozni - létrehozni, elkészíteni, feldolgozni, regisztrálni, ellenőrizni végrehajtásukat, koordinálni stb.;
• Munkafolyamatok szervezése - útvonalak meghatározása a vállalaton belül, hozzáférés korlátozása az egyes felhasználók között, lehetőség biztosítása egy dokumentummal egyszerre több ember számára;
• Iratok archívumának szervezése keresésük, tárolásuk lehetőségével.

Figyelem! Az elektronikus dokumentumkezelésnek ugyanolyan képességet kell biztosítania a dokumentumok kezeléséhez, mint a hagyományos papír.

A nagy fejlett rendszerek lehetőséget nyújtanak:

• Az összes átadott dokumentum regisztrálása - bejövő, kimenő, belső, további átirányítással a fejhez;
• Biztosítani kell a dokumentumokkal való munka egységes eljárását a vállalat minden részlegében;
• Dolgozzon a dokumentummal egyénileg és csoportosan is;
• Dokumentumok cseréje az osztályok és az egyes alkalmazottak között;
• Korlátozza a dokumentumokhoz való hozzáférést;
• Használjon szabványos űrlapokat minden dokumentumhoz;
• Ellenőrizni kell, hogy a jóváhagyás, a végrehajtás és a dokumentummal kapcsolatos egyéb munkák időben befejeződjenek;
• Jelentéskészítés – analitikai, statisztikai stb.;
• Szervezze meg az archív tárolást, rögzítse a felhasználók hozzáférésének dátumát és időpontját.

Össze lehet kötni a papíralapú dokumentumkezelést az elektronikussal?

Az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás után a szervezetben eleinte még mindig nem lehet teljesen elhagyni a papíralapú dokumentumokat.

Ennek több oka is lehet:

• Nem minden vállalkozó használ EDI-t;
• A cég archívumában már rengeteg papíralapú dokumentum van.

Az elektronikus és papíralapú dokumentumokkal való munkavégzésben azonban alapvető különbségek vannak. Például egy papíralapú dokumentumot ki kell nyomtatni, és a vezetőhöz kell vinni aláírásra, míg az elektronikusat magában a rendszerben kell aláírni. A másik félnek küldött papíralapú könyvelési bizonylatok a postai küldeményben elveszhetnek a szállítás során, míg az elektronikusak eljutnak a címzetthez.

A kétféle dokumentummal való munkavégzés közötti fő különbség a tárolásuk. Az elektronikus dokumentumok azonnal belépnek a rendszerbe, ahol minden felhasználó dolgozhat velük. A papíralapú dokumentumokhoz továbbra is archívumot kell szervezni, ahol azokat rendezetten tárolják. Ezzel egyidejűleg a cégbe lépést követően a papíralapú dokumentumot be kell szkennelni, és ezt a beszkennelt példányt fel kell tölteni a rendszerbe a további munkához.

Figyelem!Így a cégen belüli munkavégzés továbbra is csak elektronikus formában történjen. Ha papíralapú dokumentum érkezik, akkor azt csak az látja, aki megkapja vagy aláírja. Ugyanakkor az elektronikus másolattal való munka lehetővé teszi, hogy megvédje az eredetit szinte bármilyen veszteségtől, és lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy egyszerre dolgozzon vele.

Mik azok az ED programok?

Számos dokumentumkezelő rendszer létezik a piacon, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai. A leggyakoribb rendszerek:

Rendszer	Sajátosságok	Ár
Egy üzlet	Az egyik legnagyobb EDI program. Nagyszerű funkcionalitás, egyszerűség és könnyű használat.	11-13,5 ezer rubel. egy munkára
Logikák	Bármilyen méretű cégnél használható, könnyen megtanulható, rugalmas testreszabás	4900-tól 5900-ig ülésenként.
Eufrátesz	A rendszerek közül a legfejlettebbnek tartott csomag saját adatbázisrendszert, könnyű és kellemes dizájnt tartalmaz	Munkahelyenként 5000 rubeltől, ha egy szervezet szerverére telepítik, 10000 rubeltől. amikor a fejlesztő berendezésére helyezik.
1C: Archívum	Teljes integráció bármely 1C termékkel, bármilyen fájl - szöveg, grafika, videó és hang - tárolásának képessége.	12-57 ezer rubel. a teljes programra.
DIRECTUM	Az optimális rendszer kis- és középvállalkozások számára, kombinálhatja az elektronikus dokumentumokat a papíralapú dokumentumokkal.	7 ezer rubeltől. legfeljebb 2 millió rubel engedélyért
OPTIMA-WorkFlow	Egy új rendszer, amely most kezd aktívan fejlődni. Számos egyedi funkciója van ennek a rendszernek.	55-75 ezer rubel. engedélyért.

Elektronikus dokumentum interakciója más programokkal

Az EDI rendszer a szervezet elektronikus környezetében elfoglalva szabadon támogassa működése során a benne már működő üzleti alkalmazásokat. Például szükség van a számviteli bizonylatok szabad feldolgozására - számlák, okiratok, számlák, meghatalmazások stb.

Ezen túlmenően az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek mindenkivel következetesen kell működnie, és ugyanazokkal az adatokkal kell működnie. Ezért szükséges, hogy a rendszer támogassa az elektronikus környezetben használt címtárakat és frissíteni tudja az azokban lévő adatokat.

Ezenkívül figyelembe kell venni a külső adatokkal végzett munkát - e-mail, kereskedési platformok stb.

Az EDI kiválasztásakor figyelni kell annak lehetőségére, hogy interakcióba léphessen a vállalkozásban elérhető egyéb eszközökkel és adatforrásokkal. Általában a népszerű és ezért aktívan fejlődő rendszerek sok modult tartalmaznak a legnépszerűbb programokhoz - 1C, Parus, Oracle és még sokan mások.

Például az 1C program elektronikus dokumentumkezelése lehetővé teszi az elektronikus számviteli dokumentumok generálását, fogadását és küldését közvetlenül onnan, miközben azokat minősített aláírással erősíti meg.

16. előadás A munkafolyamat-automatizálás előnye

1. A munkafolyamat automatizálás előnye

2. Miért van szükségünk elektronikus dokumentumkezelő rendszerekre?

3. Alapfogalmak és terminológia

4. A dokumentumkezelő rendszerek által megoldott főbb feladatok

Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése lehetővé teszi az iratkezeléssel foglalkozó szolgáltatások (futárok, irodai dolgozók stb.) számának csökkentését.

A 43. ábra azt mutatja, hogy mennyivel csökken a dokumentumokkal való munka egyes szakaszainak ideje, ha egy papíralapú folyamatot digitálisra cserélünk.

Az elektronikus dokumentumkezelés körülményei között sokkal kevesebb költséget igényel a munkafolyamat átstrukturálása, ha megváltoznak a külső körülmények, például a jelentési forma megváltoztatásának követelményei.

Bár az elektronikus dokumentumkezelés hatékonysága széles körben elismert, a papírmentes technológiákra való teljes átállás számos jogi kérdés megoldását, valamint beruházásokat igényel. Tehát ma Oroszországban a felsorolt ​​munkafolyamatok összes típusával találkozhat.

Továbbra is vannak olyan vállalkozások, intézmények, amelyek még mindig papír alapú környezetben dolgoznak, többségük számítógépet és helyi hálózatot használ a dokumentumkezelés megszervezésében, és csak kis százalékuk használ teljesen automatizált elektronikus dokumentumkezelő rendszereket. Mi az oka ennek a helyzetnek?

43. ábra - Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

Ideális esetben az elektronikus dokumentumkezelés fejlesztése teljesen papírmentes technológiákhoz vezet. A papíralapú dokumentumoknak azonban ma is sok előírásnak kell megfelelniük - adótörvények, számviteli törvények stb. A dokumentumok egyik fő célja bizonyos tények igazolása. Egészen a közelmúltig a szükséges részleteket és védelmi fokozatokat tartalmazó papíralapú dokumentum volt a fő módja egy adott tény bizonyításának, pl. jogi erőt képviselt. A papírnak, mint anyaghordozónak van egy hátránya abban az értelemben, hogy nem teszi lehetővé az új információk nyomtalan törlését és rögzítését, de ez a hátrány az okmányhamisítás kiküszöbölésének erényévé válik. Nem csoda, hogy az orosz közmondás azt mondja: ami tollal van írva, azt baltával nem lehet levágni.

Más szóval, amikor olyan dokumentumot kapunk, amelynek minden oldalán van aláírás, és nincs nyoma a papírfelület sérülésének (azaz egyértelmű, hogy a szöveget nem törölték vagy írták át), biztosak lehetünk abban, hogy ezt a dokumentumot a feladó nevében aláírja, és az nem változott a kézbesítési folyamat során.

A modern titkosítási eszközök elvileg lehetővé teszik, hogy a dokumentum hitelesítésére ugyanazokat az eszközöket biztosítsák, mint a papíron történő aláírást.

A 2002 januárjában elfogadott „Az elektronikus digitális aláírásról” szóló szövetségi törvény lehetőséget ad a szervezeteknek, hogy kizárólag elektronikus dokumentumok cseréjére szolgáló rendszereket hozzanak létre, amelyekben az elektronikus dokumentum eredetiként működhet, amelyet nem kell nyomtatott másolattal sokszorosítani. Az EDS jogszerűsége azonban ma már csak a belső dokumentumkezelésben abszolút, ahol aktívan alkalmazzák, hiszen a belső dokumentumkezelést a vezérigazgató szabályozza.

Így a vegyes dokumentumfolyam meglétének fő oka az a tény, hogy az EDS használatának kérdése még nem megoldott állami szinten.

Előfordulhat azonban, hogy az elektronikus formában történő dokumentumcsere nem minden, hanem csak a szervezet tevékenységének egyes területein alkalmazható.

Az is általánosan elfogadott, hogy az EDMS bevezetése során taktikai és stratégiai előnyök származnak. Taktikai előnyök az EDMS megvalósításának költségcsökkentése határozza meg, amely a következőkhöz kapcsolódik: fizikai hely felszabadítása dokumentumok tárolására; a dokumentumok papír formájú másolásának és kézbesítésének költségeinek csökkentése; személyi és felszerelési költségek csökkentése stb. K stratégiai tartalmazzák a vállalkozás vagy szervezet hatékonyságának javításával járó előnyöket. Ezek az előnyök a következők:

A dokumentumokon végzett kollektív munka lehetőségének megjelenése (ami a papír irodai munkával lehetetlen);

A dokumentumok keresésének és kiválasztásának jelentős felgyorsítása (különböző attribútumok alapján);

Az információbiztonság növelése abból a tényből adódóan, hogy az EDMS-ben nem regisztrált munkaállomásról történő munkavégzés lehetetlen, és az EDMS minden felhasználója saját hozzáférési jogokkal rendelkezik az információkhoz;

A dokumentumok biztonságának és tárolásuk kényelmének növelése, mivel elektronikusan tárolódnak a szerveren;

A dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés javítása.

Az EDMS bevezetése után a vállalat vagy szervezet hatékonyságának javításához kapcsolódó stratégiai előnyök a következők:

A dokumentumokon végzett kollektív munka lehetőségének megjelenése (ami a papír irodai munkával lehetetlen);

A dokumentumok keresésének és kiválasztásának jelentős felgyorsítása (különböző attribútumok alapján);

Az információbiztonság növelése abból a tényből adódóan, hogy az EDMS-ben nem regisztrált munkaállomásról történő munkavégzés lehetetlen, és az EDMS minden felhasználója saját hozzáférési jogokkal rendelkezik az információkhoz;

A dokumentumok biztonságának és tárolásuk kényelmének növelése, mivel elektronikusan tárolódnak a szerveren;

A dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés javítása.

Az ERP rendszerek integrálása elektronikus dokumentumkezelő rendszerekkel a teljes vállalat üzleti folyamatait támogatja - dokumentumok, képek, munkafolyamatok, vállalati jelentések stb. operatív kezelésén keresztül.

Vezetők:

a döntéshozatalhoz szükséges információk azonnali kézhezvétele;

a fegyelem végrehajtásának operatív ellenőrzése.

Titkárok, referensek és asszisztensek:

dokumentumok gyors keresése;

a dokumentumkeresés nagy pontossága;

a teljesítményfegyelem ellenőrzésének elősegítése;

mindenféle rendezvény, tevékenység előkészítésének egyszerűsítése;

a végleges dokumentumok elkészítésének, egyeztetésének és jóváhagyásának felgyorsítása.

Pénzügyi és számviteli szolgáltatások:

a dokumentumok mozgásának sebességének növelése, például a fiókokból a szülő szervezet felé;

a dokumentumok elvesztésének kockázatának csökkentése;

időt takaríthat meg a számítások egyeztetéséhez vagy a felügyeleti hatóságok ellenőrzéséhez szükséges dokumentumok összegyűjtése során.

Jogi szolgálat:

a dokumentumok előkészítésével kapcsolatos munka bonyolultságának csökkentése;

hatékony időszabályozás;

a szükséges szabályozó dokumentumok gyors keresése.

1. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer jellemzői

Ha az elektronikus dokumentumkezelő rendszer „ahogy van”, akkor a felmerülő problémák negatív reakciókat váltanak ki a felhasználók körében, és nehezebben megoldhatók.

A munkafolyamat-séma meghatározásához szükséges a meglévő munkafolyamat leírása: a dokumentumok útvonalai és típusai, nyilvántartásuk szabályai, a dokumentumok titkossága és egyéb kérdések. Az optimalizálás részeként meg kell határozni az automatizálandó üzleti folyamatokat, valamint értékelni kell a jelenlegi dokumentumok átadási sémák és regisztrációs szabályok konzisztenciáját, célszerűségét. A dokumentumáramlás kutatása és optimalizálása fontos lépés az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésében. Az implementált rendszer funkcionalitására vonatkozó követelmények kialakításának minősége a kapott információktól függ. Ha azonban a vállalkozás egyértelmű szabványokkal rendelkezik a szervezetben az irodai munkát leírva, amely nem igényel optimalizálást, akkor ez a szakasz kimarad, és a rendszer ezen szabványok alapján kerül kialakításra.

A munkafolyamat leírása és optimalizálása utáni további teendők attól függnek, hogy ki fogja megvalósítani a rendszert: a vállalkozó vagy a szervezet önállóan.

Azok a szervezetek, amelyek önállóan hoznak létre és vezetnek be elektronikus dokumentumkezelő rendszert, nem mindig fordítanak kellő figyelmet erre a szakaszra, aminek következtében a jövőben a rendszer felállítása bonyolultabbá és hosszabb ideig tart. .

Ha a rendszert vállalkozó kivitelezi, a szervezetnek olyan feladatmeghatározást kell biztosítania, amely tartalmazza a rendszer működőképességét, a rendszer beállításait, a műszaki jellemzőket, a biztonsági módszereket, a dokumentumfolyamatok leírását, a feladat teljesítésének határidejét és egyéb követelményeket. Ebben a szakaszban a gyakorlatban problémák merülnek fel a műszaki leírások írásának képtelenségével, valamint a projekt pontos határainak és a megvalósítás céljainak ismeretének hiányával, aminek következtében nem lehet minőségileg leírni. a rendszer funkcionális követelményeit. E problémák kapcsán előfordulhat, hogy a kivitelezők által kidolgozott rendszer a megrendelő számára feleslegesnek bizonyul, mert nem felel meg a vágyainak. A probléma megoldásához a fejlesztő állandó és szoros kapcsolata szükséges a szervezet kulcsfontosságú projekt résztvevőivel.

A rendszer önálló felállítása és bevezetése során szükséges az implementációs csapat betanítása, majd ezt követően folytatja a rendszer felállítását és közvetlen bevezetését. Ha a munkafolyamat leírásának és optimalizálásának szakaszát körültekintően végezték el, akkor a végrehajtó csapatnak csak a rendszert kell beállítania az optimalizált munkafolyamat szerint. Ellenkező esetben a végrehajtó csapat kénytelen útvonalsémákat felállítani, meghatározni a dokumentumok regisztrációjának sorrendjét, a regisztrációs számok maszkjait és a munkafolyamat egyéb jellemzőit, és ebben a szakaszban azonnal elvégezni az optimalizálást.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósítása során szükséges a rendszer munkahelyi telepítése, konfigurálása, a felhasználók képzése, az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek felhasználóinak dokumentációjának kidolgozása, valamint a műszaki támogatás megszervezése. Ha a rendszer önállóan kerül bevezetésre, akkor a munkatársak képzése a rendszerszállító segítségével és önállóan is megtörténhet, a kivitelező csapat irányításával.

A próbaüzem során a terméket adaptálják és a felhasználókat az új munkakörülményekhez igazítják, a rendszert akár valós körülmények között, akár a későbbi ipari működéshez közeli körülmények között tesztelik. A próbaüzemi lehetőség kiválasztása a végrehajtó csapatnál marad. Ebben a szakaszban is folyamatosan konzultálni kell a felhasználókkal a rendszerben való munkavégzésről. A próbaüzem célja a rendszer működésében korábban nem azonosított eltérések, valamint az el nem számolt követelmények észlelése.

A rendszer véglegesítését követően a rendszer kísérleti üzemeltetése során feltárt hibák alapján az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kereskedelmi üzembe kerül. Ebben a szakaszban a felhasználókkal konzultációra és képzésre kerül sor a rendszer új funkcióival kapcsolatban, figyelemmel kísérve a rendszer működését és megelőzve a meghibásodások és hibák előfordulását a rendszerben, lehetőség van a rendszer továbbfejlesztésére új funkciók hozzáadásával vagy új bevezetésével. rendszermodulok.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetése során felmerülő problémák egy része korábban is szóba került, de megvizsgálunk még néhány olyan problémát, amelyek a megvalósítási folyamat egészének tudhatók be.

Szinte minden innováció, nem csak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek megvalósításában az egyik fő probléma az emberi tényező. Sok szervezetben vannak olyan alkalmazottak, akik nem akarnak újat tanulni vagy átképezni. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésekor nagyon komoly problémát jelenthet a felhasználók konzervativitása, hiszen ezeket a rendszereket minden munkahelyen be kell vezetni, ellenkező esetben használatuk hatékonysága minimális lesz. Erre a problémára megoldást jelenthet az, hogy a vezetés az irodai munkát kizárólag elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben végezze.

A rendszerek független szervezet általi bevezetésével problémák vannak a projekt kudarcának időzítésével, a végrehajtó csapat tapasztalatlansága és nem megfelelő képzettsége, valamint a projekt egyes szakaszainak formális megközelítése miatt. A probléma megoldása lehet a rendszerszállítók felé fordulás a megvalósítás nehézségei esetén, a kivitelező csoport tevékenységének folyamatos figyelemmel kísérése, valamint a munkatársak személyes felelősségvállalása a projekt határidőinek elmulasztásáért.

Az állandó szerkezeti változásokkal és rosszul formalizált üzleti folyamatokkal rendelkező szervezetekben az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetése meglehetősen nehéz feladatnak tűnhet, de a bevezetés akkor is lehetséges, ha a rendszert fokozatosan vezetik be, kezdve azokkal a részlegekkel, amelyeket az átalakítás a legkevésbé érint. . Ebben az esetben a rendszernek modulárisnak kell lennie, lehetővé téve a funkcionalitás növelését működés közben.

A fenti problémákon kívül számos problémás feladat is felmerül a rendszer bevezetésének kezdetén. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekben elektronikus dokumentumok keringenek, amelyeknek egészen a közelmúltig nem volt jogerejük. A közelmúltban elfogadott, az elektronikus digitális aláírás használatát szabályozó törvénynek köszönhetően ez a problémás feladat átkerül a szervezési és technikai feladatok körébe.

Elektronikus aláírás - olyan elektronikus formában lévő adat, amely más elektronikus adathoz kapcsolódik vagy logikailag kapcsolódik, és az ezen adatok előfizetőjének azonosítására szolgál.

Elektronikus digitális aláírás (EDS) - egy elektronikus adathalmaz kriptográfiai átalakítása eredményeként kapott elektronikus aláírás típusa, amely ehhez a halmazhoz kapcsolódik vagy logikailag összekapcsolódik, és lehetővé teszi integritásának megerősítését és az aláíró azonosítását. Az elektronikus digitális aláírást privát kulccsal alkalmazzák, és nyilvános kulccsal ellenőrzik.

Viszont privát kulcs egy olyan kriptográfiai algoritmus paramétere, amely csak az aláíró számára elérhető, és az aláírás beállítására szolgál, és nyilvános kulcsú tanúsítvány egy kulcshitelesítés-szolgáltató által kiadott dokumentum, amely megerősíti annak hitelességét és a nyilvános kulcsnak az aláíróval való megfelelőségét.

Az elektronikus digitális aláírást jogi személyek és magánszemélyek használhatják a kézzel írott aláírás analógjaként, hogy jogi erővel rendelkező elektronikus dokumentumot biztosítsanak. Az EDS-sel aláírt elektronikus dokumentum jogereje megegyezik a meghatalmazott saját kezű aláírásával aláírt és lepecsételt papíralapú dokumentum jogerejével.

A szerződő felekkel való kapcsolattartás során azonban az elektronikus dokumentumot leggyakrabban nem ismerik el jogilag jelentősnek. Ezzel kapcsolatban a külső dokumentumkezelés szinte mindig a hagyományos papírformában történik. A külső szerződő felektől érkező dokumentumok elszámolásához be kell szerezni elektronikus mintáikat beszkennelve és a rendszer adatbázisába bevinni.

Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése a szervezetben mindenhol, annak minden részlegében szükséges, hiszen az EDMS munkája a teljes vállalkozás számára szükséges adatok létrehozásával, módosításával, tárolásával jár. Ezen a területen nem szabad és nem is lehetnek „gyenge láncszemek”.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek vagy az EDMS nagymértékben megkönnyítik bármely szervezet irodai munkáját. Az automatizálás jelentősen csökkentheti a dokumentáció elkészítésével, forgalomba hozatalával és tárolásával kapcsolatos anyag- és időköltségeket. A papíralapú dokumentációval végzett rutinmunka fokozatosan a múlté. A dokumentumokkal végzett munka automatizálását lehetővé tevő szoftverek iránti igény ugyanakkor változatlan marad.

Ebből a cikkből megtudhatja:

• miért szükséges az EDMS bevezetése a szervezetben;
• milyen funkciókat lát el és milyen feladatok megoldásában segíti az elektronikus dokumentumkezelő rendszert;
• milyen előnyei vannak az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek használatának;
• Az EDMS segít-e csökkenteni a dokumentumkezelés költségeit?

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek

A dokumentumokkal végzett munka automatizálása továbbra is a modern irodai munka egyik legfontosabb területe. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek használatának előnyeit a legtöbb modern szervezet értékelte: a kormányzati szervektől a kis magáncégekig. Nagymértékben leegyszerűsítik a rutin papírmunkával járó tevékenységeket: csökkentik az idő- és anyagköltségeket, biztosítják az információbiztonságot, fenntartják az üzleti folyamatok átláthatóságát. A legtöbb menedzserben már fel sem merül a kérdés, hogy miért van erre szükség SED. A modern vállalatoknál az informatikai infrastruktúra szükséges elemévé válik.

Az EDMS egy speciális szoftver, amelyet strukturálatlan dokumentumok kezelésére terveztek. Lehetővé teszi bármilyen digitális dokumentáció létrehozását, módosítását, keresését és átvitelét. Egyes esetekben az EDMS egy ECM rendszerré (Enterprise Content Management) fejlődhet, amely ambiciózusabb. A vállalati tartalomkezelő rendszer ellátja az EDMS összes funkcióját, ugyanakkor információkezelési technológiákkal is rendelkezik.

Szabályozási keret az EDMS területén

Az automatizált rendszerek növekvő népszerűsége ellenére fejlesztőik tevékenységét gyakorlatilag nem szabályozzák jogszabályi szinten. A szoftverek létrehozása és megvalósítása során a következő jogi aktusok irányadóak:

• N149-FZ "Az információról, információs technológiáról és információvédelemről";
• GOST R 51141-98. Irodai munka és archiválás;
• GOST R 6.30-2003. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;
• N1-FZ "Az elektronikus digitális aláírásról";
• A tárcaközi elektronikus dokumentumkezelés rendjéről szóló szabályzat jóváhagyásáról szóló 754. számú kormányrendelet;
• N152-FZ „A személyes adatokról”;

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek funkciói

A válasz a miért kérdésre SED lehetnek azok a minőségi változások, amelyeket az elektronikus dokumentumkezelő rendszer a legtöbb dokumentummal végzett munkafolyamatban végrehajt. A SED fő funkciói a következők:

• Dokumentáció létrehozása, nyilvántartása, feldolgozása, átadása és tárolása;
• A dokumentumok változásainak nyomon követése és a teljesítési határidők figyelemmel kísérése;
• Könyvtárak létrehozása;
• Iratok mozgatása, kérelmükre vonatkozó jogok átruházása, áttekintése és javítása;
• Jelentések készítése;
• Hozzáférés-szabályozás;
• Verzióvezérlés;
• Az irodai munka főbb területeinek automatizálása;
• Találkozók, konferenciák, szerződések lebonyolítása.

Az EDMS feladatai az irodai munkában különböző szervezeti szinteken

Sok menedzser csodálkozik azon, hogy személyesen miért van szüksége EDMS-re. A legtöbben csak egy irodai menedzsment eszköznek tekintik, olyan technológiának, amely nem befolyásolja az adminisztratív folyamatokat. Ugyanakkor nagyban megkönnyíti a szervezeti struktúra különböző hierarchikus szintjeinek interakcióját, lehetővé téve a releváns információk gyors cseréjét és az ezek alapján történő döntések meghozatalát.

Az EDMS feladatai a vállalatvezetési szintek szerint csoportosíthatók:

• Cégvezetés, strukturális részlegek vezetői:

  ○ a vezetői döntések meghozatalához szükséges adatok gyors átvétele;
  ○ a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése;

• Vezetőasszisztensek, titkárok, referensek:

  ○ a szervizdokumentáció gyors és pontos keresése;
  ○ a végrehajtói fegyelem ellenőrzése;
  ○ a projekt előkészítési idejének csökkentése;
  ○ a jóváhagyási és jóváhagyási folyamatok felgyorsítása;
  ○ rendezvények előkészítésének elősegítése;

• Pénzügyi, gazdasági és számviteli szolgáltatás:

  ○ a fióktelepekről a vezető szervezetbe történő áthelyezés feltételeinek csökkentése;
  ○ az elsődleges dokumentáció elvesztésének kockázatának csökkentése;
  ○ a jelentések elkészítésére, az állami felügyeleti szervek egyeztetésére vagy ellenőrzésére szolgáló dokumentumok kiválasztására fordított idő csökkentése;

• jogi szolgálat

  ○ a szerződések, megállapodások, szerződések előkészítésével kapcsolatos munka munkaintenzitásának csökkentése;
  ○ a határidők ellenőrzése;
  ○ gyors keresés a helyi szabályozások között.

Kapcsolódó dokumentumok letöltése:

• Útmutató az irodai munkához (töredék). A dokumentumáramlás szervezése
• Elektronikus dokumentumok átvételének és selejtezésének naplója
• Migrációk nyilvántartási és elektronikus dokumentumok újraírásának naplója
• Útmutató a vállalati e-mail használatához

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek használatának előnyei

A piacon meglévő elektronikus dokumentumkezelő rendszerek közül szokás kiemelni: irodai munkarendszereket, digitális archívumot, munkafolyamatot és ECM rendszereket. Mindegyik különbözik a támogatott funkciók számában, azonban hasonló előnyökkel járnak, amelyek szinte teljesen kiküszöbölik a kérdést, hogy miért van szüksége EDMS-re modern társaságban. Ez biztosítja:

• Biztonság;
• Verziószámítás;
• Azonnali keresés;
• Jelentések és értesítések azonnali generálása;
• Útvonalválasztás;
• Web integráció;
• Dokumentáció rendszerezése az adatbázisban;
• Papíreredetek beolvasása és felismerése;
• Biztonsági mentések készítésének képessége;
• Az üzleti folyamatok információs támogatása.

Az EDMS műszaki képességei

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer számos nyilvánvaló előnnyel rendelkezik a hagyományos irodai technológiákkal szemben. Az új technológiák bevezetése lehetővé teszi az EDMS funkcionalitásának bővítését. Példák az ilyen technológiákra:

• Papír dokumentumok szkennelése és felismerése

A beérkező iratfolyamatok rendszerezését segíti a levelezés átvételkor történő szkennelése, felismerése, a papír eredetinek az archívumba történő továbbítása, valamint a dolgozók digitális változatának további felhasználásra történő biztosítása.

• Médiatechnológiák használata

A modern EDMS-ek nemcsak grafikus képek és szöveges fájlok cseréjét teszik lehetővé, hanem a meglévő médiaformátumok többségét is támogatják. A multimédia lehetővé teszi a beosztottak számára kiosztott feladatok nagyobb terjedelmű bemutatását, a szükséges megvalósítás jellemzőinek közvetítését.

• Elektronikus aláírás

Az elektronikus aláírás technológia javítja az EDMS információbiztonságát. Lehetővé teszi a hivatalos aktusok szerzőiségének igazolását, megkönnyíti a különböző szervezeti szintek vezetői közötti koordináció folyamatát.

• Bizalmas dokumentációk és átviteli csatornáinak titkosítása

A titkosítás megkönnyíti a rendkívül érzékeny dokumentumok továbbítását, és segíti a hozzáférés szabályozását digitális kulcsok segítségével.

• Tömeges postázás

Az e-maillel való integráció lehetővé teszi a megrendelések, értesítések gyors kiküldését nagyszámú dolgozónak, ami jelentősen növeli a feladatvégrehajtás hatékonyságát.

• Jelentések nyomtatása

Egy másik példa arra, hogy miért van szüksége egy modern szervezetnek EDMS-re, az automatizált jelentéskészítés lehetősége. Ez jelentős időmegtakarításhoz és az egyes alkalmazottak hatékonyságának növeléséhez járul hozzá.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésekor a legtöbb cég elsősorban az automatizálás gazdasági előnyeire gondol. A rendszer költségcsökkentési értékelése azonban csak részben helytálló. Az ilyen rendszerek fő feladata az adminisztratív döntések minőségének javítása. Ha az EDMS segített a megvalósítási projekt kezdeti feladatainak megoldásában, akkor használata indokolt, és a kérdésre: miért van szükség az EDMS-re már meg is találtuk a választ.