Journal över utfärdande av intyg vid uppsägning prov. Journal över registrering av certifikat utfärdade till anställda

För den systematiska organisationen av personalpapper och redovisning av utfärdade handlingar för en organisation vanligtvis ett register över intyg utfärdade till anställda.

FILER

Det finns ingen enhetlig form av detta dokument, det finns flera designalternativ. En av dem presenteras i det bifogade formuläret och ett prov av dess fyllning.

Uttalanden

För att en anställd ska få ett intyg skriver han först en ansökan. Dessa uttalanden måste behållas. Enligt de lagar som finns i Ryska federationen bör lagringsperioden inte vara mindre än tre år.

I praktiken finns det situationer då löneintyg klassificerade efter år krävs flera gånger för att beräkna pensionsutbetalningar.

För att inte utföra samma arbete flera gånger förvarar personalansvariga kopior av de intyg som efterfrågas minst en gång per år i en separat pärm. Så att när de behövs i framtiden finns alltid referenser till hands.

Komponenter i en tidning

Dokumentet är enkelt ordnat: omslaget plus huvuddelen. Omslaget anger tidskriftens namn, dess startdatum (det finns en särskild kolumn för slutdatumet, men den kan endast fyllas i i slutskedet av ifyllningen). Separat tilldelat utrymme för organisationens namn. Vissa formulär har fält för att ange lagringstiden för dokumentet.

Viktig poäng! Om tidskriften är en fortsättning på den tidigare, bör denna information anges på omslaget med datum och länkar till föregående dokument.

Men det viktigaste i dokumentet är huvudsektionen, som består av en tabell med följande kolumner:

Radnummer att fylla. Referenser är klassificerade efter datum och registreras i tidskriften i kronologisk ordning.
Utgivningsdatum. Dessa uppgifter måste överensstämma med datumet för det utfärdade certifikatet. Om registreringsnummer tilldelas förfrågningar i organisationen, så anges det också i samma kolumn.
Den anställdes namn. En ansökan om utfärdande för denna anställds räkning ska redan finnas hos personalhandläggaren eller annan anställd vars uppgifter bland annat är att föra logg. Hans position, avdelningen där han arbetar, hans yrke anges också. Vid behov anges adressen och telefonnummer till denna person för snabb kommunikation.
Hjälpinnehåll. Kortfattat anger denna kolumn exakt vad certifikatet utfärdades om. I grund och botten ber anställda om information om storlek och beräkning av löner.
Datum plus registreringsnummer för det utfärdade certifikatet.
Kvitto för kvitto. Om den anställde inte har möjlighet att få ett certifikat i sina händer, registreras datumet och formen för att skicka certifikatet i denna kolumn. Till exempel med rekommenderat brev, genom en budtjänst (med dess namn) etc.
Notera. Denna kolumn kan indikera grundläggande viktig information som inte fanns med i andra kolumner. Till exempel motivet som fick den anställde att ansöka om ett intyg.

Typer av tidningar

Det finns tre huvudtyper av tidningar:

HR-dokument.
Tidningar om allmänt kontorsarbete.
Tidningar om arbetarskydd.

Varje typ av dokumentation har sina egna detaljer. Registret över certifikat som utfärdas till anställda är en lysande "representant" för dokumentation relaterad till personalpolitik.

Lagring

När det används för bekvämlighet kan magasinet placeras i ett PVC-filmskydd.

Efter att tidningen är färdig (utgången) slängs den inte. Detta strider mot lagen. Den förvaras i arkiv (den specifikt presenterade formuläret är i 5 år, endast om anställda inte arbetar under skadliga eller farliga arbetsförhållanden).

För enklare placering i magasinet kan det finnas ett par hål. De låter dig enkelt placera journalen i en arkivmapp. Omslaget tas bort från dokumentet innan du utför denna åtgärd.

Baksidan

På baksidan av omslaget på det sista arket kan det finnas en speciell inskriptionscertifierare, som gör det möjligt att förbereda tidskriften för långtidsförvaring. Men även om det inte finns några fält för certifiering är chefen skyldig att sätta sin signatur på baksidan av dokumentet efter att det är ifyllt, och det måste också finnas organisationens sigill. Naturligtvis, om ett sådant förfarande för försegling av varje kopia föreskrivs i organisationens interna regler (olika företag har sina egna order i denna fråga).

Ansvarig för fyllning

Funktionaliteten att fylla i registret över intyg som utfärdats till anställda utförs i de flesta fall av en personalhandläggare. Men denna skyldighet kan tilldelas organisationens kontorist eller revisor genom en separat order från chefen eller anges i den anställdes anställningsavtal.

I de flesta tidskrifter anger de första sidorna namnet på fyllaren, hans befattning, ansvarsperioden för att underhålla tidskriften och sätter en personlig signatur. Fördelningen av denna typ av ansvar är en mycket viktig punkt i hela organisationens kontorsarbete.

Behövs detta formulär?

Det finns ingen fast form för denna tidskrift. Dessa formulär är dock mycket enkla att använda. De kan kompletteras med olika grafer. Till exempel kan dessa ytterligare kolumner i brödtexttabellen innehålla data om:

Registreringsnummer referens separat.
Fullständigt namn och andra uppgifter om den anställde som utarbetade certifikatet, samt hans underskrift.
Vad var skälen för att få ett intyg. Hänvisningar till dokumentnummer med datum.

Var och en av organisationerna har rätt att självständigt bestämma vilken form för att behålla detta dokument att välja och hur det ska konverteras. Huvudsaken är att den antas på uppdrag av chefen och är en del av företagets redovisningsprincip.

Är korrigeringar tillåtna?

Vid ifyllning är fel högst oönskade. Korrigeringar i detta tillstånd är dock helt acceptabla. För att göra en korrigering måste du stryka över falsk information med en rad och skriva rätt information på sidan eller ovansidan bredvid.

En rättelse anses vara korrekt utförd endast om bredvid den finns inskriptionen "Tro korrigerad" och underskrifterna från alla intresserade (ansvariga för att fylla i) personer. Endast på detta sätt kommer registret över certifikat som utfärdats till anställda att fyllas i korrekt.

Arbets- och sanitetsböcker (om sådana finns).
Information om löner.
Information om försäkringsperioden och personlig information om den försäkrade.
Kopior av handlingar, order och order om den avgående personens arbetsverksamhet.

Alla dokument som utfärdas vid uppsägning måste fyllas i och attesteras av organisationens sigill.

Anställnings historia

Detta är huvuddokumentet om en persons arbetsaktivitet och erfarenhet. Vid försening av utlämningen kan arbetsgivaren dömas till böter på upp till 50 000 rubel.

Utfärdande av handlingar vid uppsägning, särskilt arbetsformer och personliga journaler, bör antecknas i särskilda journaler.

Personlig medicinsk bok

Alla anställda som är knutna till produktion, lagring, transport och försäljning av livsmedel, dricksvatten, uppfostran och utbildning av barn, allmännyttiga tjänster och konsumenttjänster är skyldiga att ha en läkarbok. Vid uppsägning av anställningsavtalet är arbetsgivaren skyldig att ge läkarboken, även om den har utfärdats på hans bekostnad. Detaljerade förklaringar om den personliga läkarboken finns i brevet från Rospotrebnadzor daterat den 10 november 2015 nr 01/13734-15-32.

2-personlig inkomstskatt

Innehåller information om inkomstbeloppet från början av kalenderåret och datum för uppsägning av avtalet inklusive. Ersättning för outnyttjad semester återspeglas i intyget, men beloppet på avgångsvederlaget (om sådant finns), som inte är föremål för personlig inkomstskatt, ingår inte i intyget (för detaljer, se Finansdepartementets skrivelse daterad 04.18. 2012 nr 03-04-06 / 8-118).

Löneinformation

Utfärdad i den form som godkänts av arbetsministeriets order den 30 april 2013 nr 182n. Inkluderar information om den anställdes personuppgifter och storleken på hans inkomster för innevarande och två tidigare år.

SZV-M

Denna blankett innehåller uppgifter för den månad personen slutar, i fjärde avsnittet anges endast uppgifter om den som sägs upp.

Rapportformulär

Intyg om erfarenhet av försäkring

Här är det nödvändigt att ange uppgifter om de beräknade, innehållna och uppräknade tilläggsförsäkringspremierna för den fonderade delen av arbetspensionen. Denna skyldighet fastställs av federal lag nr. 56-FZ daterad 30 april 2008.

Personlig information om den försäkrade

Den tredje delen är klar. Perioden är från början av kvartalet till datum för uppsägning.

Andra dokument

Vilka dokument som behövs vid uppsägning av en anställd i varje specifikt fall bestämmer den anställde (med undantag för de obligatoriska - som alla anges ovan). Till exempel kan en före detta anställd vilja behålla alla kopior av bestämmelserna relaterade till hans anställning:

om antagning;
rör på sig;
översättningar;
uppsägningar osv.

Om arbetstagaren skriftligen begärt alla dessa instruktioner och beställningar före avgångsdagen, måste dessa kopior utfärdas på den sista tjänstgöringsdagen. Om personen begärde dem efter att de lämnat har Human Resources tre dagar på sig att förbereda de nödvändiga kopiorna.

Arbetsöverföring

När en anställd lämnar företaget är organisationen naturligtvis skyldig att göra upp med honom och utfärda originalen och kopiorna av de dokument som anges ovan, men i vissa fall är den anställde också skyldig att utföra vissa åtgärder, till exempel:

design ;
lämna över de ärenden som fanns i hans arbete.

Dessa fall är inte reglerade i lag, men i vissa fall, till exempel när de genomförs, är de nödvändiga.

Expandera ▼

Formen för journalen för utfärdande av läkarintyg motsvarar bilaga 1.2 till förordningen från hälsokommittén för administrationen av St. Petersburg daterad den 20 december 1999 N 270-p och huvudavdelningen för inrikesfrågor i S:t Petersburg och Leningrad Region daterad 28 februari 2000 N 140
Förfarandet för att registrera ett register för utfärdande av läkarintyg:
1. Journalen för utfärdande av läkarintyg fylls i prydligt, med läsbar handstil, med blått, lila eller svart bläck (klistra in) på ryska.
2. I kolumn 1 - serienumret för det utfärdade certifikatet sätts i stigande ordning.
3. I kolumnerna 2, 3, 4 - förarens efternamn, förnamn, patronym för föraren (kandidat för förare av fordon (i sin helhet) registreras.
4. I kolumn 5 - registreras födelsedatumet för föraren (kandidat för förare) av fordon.
5. I kolumn 6 - registreras adressen för registrering (registrering) för föraren (kandidat för förare) av fordon.
6. I kolumn 7; åtta; 9; tio; elva; 12 - den deklarerade omfattningen av undersökningen anges (dvs. de kategorier av fordon som föraren (kandidat för förare) vill ta emot. Om det är tillåtet att köra fordon som inte faller under någon av fordonskategorierna, då är antalet av tillåtet stycke i tillståndsdelen av intyget förs in.
7. I kolumn 13 - undertecknas av föraren (kandidat för förare) av fordon, som deklarerade omfattningen av undersökningen som anges i punkt 6.
8. I kolumn 14 - ange serie och nummer på det utfärdade certifikatet.
9. I kolumn 15 - anges datum för utfärdandet av läkarintyget.
10. I kolumn 16 - ange kommissionens slutsats (kortfattat) och anger kategorin.
11. I kolumn 17 - anges efternamnet och initialerna för den kommissionsordförande som utfärdade slutsatsen av läkarkommissionen.
12. I kolumn 18 - anges särskilda betyg (remiss till KEK; remiss för kompletterande prövning; övriga).
13. I kolumn 19 - underskrift av föraren (kandidat för förare) av fordon som fick certifikatet.
Register över utfärdande av läkarintyg innehåller kolumner:
1. Art.nr.
2. Efternamn
3. Namn
4. Mellannamn
5. Födelsedatum
6. Registreringsadress
7-12. Deklarerad omfattning av undersökningen
– MEN
- AT
- FRÅN
- D
- E
- N
13. Ämnets underskrift
14. Serie och referensnummer
15. Datum för utfärdande av certifikatet
16. Uppdragsslut
17. Fullständigt namn ordförande i kommissionen
18. Specialmärken
19. Ämnets underskrift

Tvivlar du fortfarande på var man kan köpa och beställa kvalitets? Bara här!
Vi levererar beställningar inte bara i Moskva och regionen, utan i hela Ryssland.
Med hjälp av kan du ställa in önskat antal sidor, omslag, logotyp, etc.

Registret över intyg som utfärdas till anställda gör det lättare att hitta den information du behöver och gör att du kan göra urval för statistik. Läs om hur du fyller i och underhåller det korrekt, ladda ner ett exempel

Läs vår artikel:

Hur man fyller i och för ett register över certifikat

Registret över intyg som utfärdas till anställda gör det lättare att hitta den information du behöver och gör att du kan göra urval för statistik. Dessutom kan chefen, baserat på registret, övervaka genomförandet av relevanta uppgifter för att bestämma mängden utfört arbete, utvärdera effektiviteten hos personalavdelningen etc.

Det finns ingen godkänd form av 2020, varje företag har rätt att behålla den i vilken form som helst. Du kan köpa en färdig blankett och fylla i den, du kan göra din egen enligt vår modell genom att skriva ut blanketten.

Vissa företag håller register över utfärdade certifikat i elektronisk form, med hjälp av MS Excel eller speciella program för att organisera arbetsflödet.

I vilken form tidskriften än finns i organisationen kommer dess struktur att vara, om inte densamma, så mycket lika. Med ett stort antal dokument som upprättas är det tillåtet att organisera sin differentierade redovisning - till exempel efter typ, efter division etc.

Om expediten upprättar journalen på egen hand kan han använda en enkel A4-anteckningsbok, titulera den i enlighet med företagets namn, och även markera startdatumet på omslaget och lämna plats för det efterföljande slutdatumet.

I journalen för registrering av certifikat 2020 är det tillrådligt att numrera sidorna, flasha det, göra en bekräftelseinskription "antal ark har sytts och fästs i journalen", markera det med huvudets signatur och sätta en säl.

På det första arket kommer det att finnas en sektion "Anställda som ansvarar för att föra en journal", beroende på företagets volym kan 2-3 ark tilldelas det.

Tidningen finns i ett exemplar, så den sköts av en person åt gången. Vanligtvis är detta en personaltjänsteman eller en sekreterare. Svårigheter med att fylla i sektionen bör inte uppstå. Det ges ut i form av en bekväm platta med kolumner:

nummer i ordning;
komma igång med journalen;
slutet av arbetet;
Namn på den ansvariga personen;
hans position;
uppgifter om chefens ordning, på grundval av vilken denna anställde är ansvarig för registreringen;
signatur.

Huvuddelen av formuläret presenteras också i tabellform och innehåller följande information:

linje nummer. För varje utfärdat dokument är en separat rad avsedd, utan mellanrum mellan dem, för att undvika "backdating" av registreringen;
datumet för utfärdandet av certifikatet, vilket sammanfaller med det datum som anges på själva dokumentet;
Fullständigt namn på den anställde som begärde dokumentet, hans position;
innehållet i dokumentet (om lönebeloppet, om bidrag till pensionsfonden, om arbetsperioden etc.);
Fullständigt namn och befattning för den utfärdande anställde;
ändamål med utfärdandet, utgivningsställe;
framställarens underskrift. Om dokumentet inte överlämnades personligen är det nödvändigt att skriva ner hur det överlämnades till den anställde (rekommenderat brev, kurir);
det är tillrådligt att skapa en extra kolumn för anteckningar i icke-standardiserade fall (till exempel för att ange utgående detaljer i den, om någon)

Kolumnsekvensen och kolumnrubrikerna måste vara identiska på varje uppslag. När tidningen tar slut skickas den till arkivet och en ny startas. I det här fallet är det nödvändigt att ange numreringen av volymer i kronologisk ordning.

Felkorrigering

Rättelser i certifikatregistreringsloggen är tillåtna. En felaktig inmatning stryks över med en ren linje, och den korrekta informationen registreras antingen ovanför den överstrukna, eller, om utrymme tillåter, en rad nedanför (utan att tilldela ett nytt serienummer till denna rad).

Om det från början skrivs på egen hand, skulle det vara klokt att inte spara pappersutrymme och göra linjer större på höjden, sedan om det behövs, gör korrigeringar, du behöver inte slipa och fläcken kommer inte att se oläslig och slarvig ut.

notera

Förlorade eller skadade personalhandlingar? om vad man ska göra i sådana situationer, vad som är återställbart och hur, och vad som inte längre kan återställas

Efter att ha utfärdat korrigeringen i enlighet med alla regler är det nödvändigt att anbringa inskriptionen "Rättad att tro" bredvid den, såväl som underskrifterna från de personer som är ansvariga för att föra journalen och den som utfärdade certifikatet (om det är samma person kommer det naturligtvis bara att finnas en signatur).

Hur länge ska man hålla en logg

I enlighet med punkt "g" Artikel. 358 i "Lista över standardhanteringsdokument genererade i organisationers verksamhet", som anger lagringsperioderna, godkänd av Federal Archive den 06.10.00, för registren över referenser och kopior av dokument, en lagringsperiod på 3 år (från och med slutdatum) är satt.