कंपनी में भुगतान करने के नियम। विनियम जो प्रभावी ढंग से भुगतान की योजना बनाने में आपकी सहायता करते हैं

उत्पादन के उदाहरण का उपयोग करते हुए बीडीएफएस विनियम (कैश फ्लो बजटिंग)।

किसी भी विनियमन का उद्देश्य नकदी प्रवाह बजट के निष्पादन की योजना, विश्लेषण और नियंत्रण के साथ-साथ सिस्टम के सभी महत्वपूर्ण घटकों का विस्तृत विवरण देने के दौरान बजट प्रक्रिया में प्रतिभागियों की गतिविधियों को सुव्यवस्थित करना है। यह लेख स्थापित समान कार्यप्रणाली नियमों के अनुसार, किसी उद्यम में नकदी प्रवाह के बजट के नियमों पर चर्चा करेगा।

विनियमन के उद्देश्य

नियम बजट निर्माण के लिए आवश्यक डेटा की संरचना, उनके प्रावधान की प्रक्रिया, योजना और रिपोर्टिंग जानकारी के लेखांकन और प्रसंस्करण के सिद्धांत, बजट प्रक्रिया में प्रतिभागियों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करते हैं।

विनियमों के प्रावधानों के अनुसार कार्य को व्यवस्थित करने की जिम्मेदारी वित्तीय निदेशक द्वारा निभाई जाती है, जो सभी विभागों और सेवाओं के साथ-साथ संगठन के कर्मचारियों द्वारा विनियमित प्रक्रियाओं के सख्त कार्यान्वयन को सुनिश्चित करती है।

"बजट" व्यवसाय प्रक्रिया का विनियमन इसमें निर्दिष्ट सभी सेवाओं के निष्पादन के लिए अनिवार्य है; इसका निष्पादन किसी विभाग के प्रदर्शन का आकलन करने के लिए एक मानदंड के रूप में काम कर सकता है।

नकदी प्रवाह बजट प्रणाली के कार्य

डीडीएस बजटिंग प्रणाली के मुख्य कार्यों में शामिल हैं:

बजट प्रणाली की दक्षता बढ़ाने के लिए, क्षैतिज रूप से (बजट मदों द्वारा) और लंबवत (जिम्मेदारी के केंद्रों/उपकेंद्रों द्वारा) योजना का आयोजन करके जिम्मेदारी के वितरण का एक मैट्रिक्स सिद्धांत प्रदान किया जाता है।

विनियमों की पद्धति

विनियमों का कार्य निम्नलिखित ब्लॉकों के अनुसार किया जाता है।

1. डीडीएस योजना ब्लॉक (वार्षिक योजना और मासिक योजना)
1.1 केंद्रीय संघीय जिले के बजट को भरना और संचालित करना (महीने के लिए: नियोजित महीने की शुरुआत से 5 दिन पहले; वर्ष के लिए: नवंबर)।
1.2. डीडीएस योजना का अनुकूलन और नकदी अंतराल का उन्मूलन (महीने के लिए: नियोजित महीने की शुरुआत से 3 दिन पहले; वर्ष के लिए: दिसंबर का पहला सप्ताह)।
1.3. केंद्रीय संघीय जिले के संदर्भ में उनके नेताओं के साथ डीडीएस योजना का समन्वय (महीने के लिए: नियोजित महीने की शुरुआत से 2 दिन पहले; वर्ष के लिए: दिसंबर का दूसरा और तीसरा सप्ताह)।
1.4. केंद्रीय संघीय जिले के सामान्य और परिचालन बजट की मंजूरी (महीने के लिए: नियोजित महीने की शुरुआत से 1 दिन पहले; वर्ष के लिए: दिसंबर का चौथा सप्ताह)।

2. भुगतान का ब्लॉक और वर्तमान नियंत्रण
2.1. आने वाले भुगतानों का रजिस्टर भरना और उसका रखरखाव करना। इस स्तर पर, दैनिक और मासिक आधार पर योजना के साथ वास्तविक आने वाले भुगतानों के अनुपालन की भी निगरानी की जाती है।
2.2. आउटगोइंग भुगतानों का रजिस्टर भरना और उसका संचालन करना। इस स्तर पर, हम दैनिक और मासिक आधार पर योजना के साथ वास्तविक आउटगोइंग भुगतान के अनुपालन की भी निगरानी करते हैं।

आउटगोइंग भुगतान रजिस्टरों का गठन इलेक्ट्रॉनिक (पेपर) फॉर्म में प्रस्तुत भुगतान अनुरोधों के आधार पर किया जाता है

3. पूर्वानुमान
पूर्वानुमान योजनाओं और धन की प्राप्ति और व्यय में वास्तविक रुझानों के आधार पर किसी उद्यम की वित्तीय स्थिति की संभावनाओं के बारे में डेटा प्रदान करने का एक उपकरण है।

दूसरे शब्दों में, यह किसी उद्यम या फर्म में भविष्य की स्थिति को मॉडल करने की प्रक्रिया है, जो नियोजित और वास्तविक दोनों संकेतकों पर आधारित है।

पूर्वानुमान तंत्र आधार अवधि की पसंद पर आधारित है। आधार अवधि एक ऐसी अवधि है जिसमें, चयनित होने पर, महीने (वर्ष) की शुरुआत से चयनित तिथि (महीना) तक का डेटा वास्तविक आंदोलनों से लिया जाता है, फिर - आधार तिथि के बाद वाले दिन (महीने) से लेकर माह (वर्ष) का अंत - नियोजित गतिविधियों से .

अंतिम अवधि (तिथि) को आधार तिथि के रूप में लेना सबसे प्रभावी है जिसके लिए तथ्य पहले ही भरा जा चुका है।
मासिक पूर्वानुमान का मुख्य कार्य योजना से नकदी शेष में संभावित कमी या नकदी अंतराल की घटना का पहले से अनुमान लगाना है।

वर्ष का पूर्वानुमान मासिक रूप से महीने के अंत में किया जाना चाहिए।

4. नियंत्रण खंड
नियोजित और वास्तविक डीडीएस भुगतानों के अनुपालन का योजना-तथ्य विश्लेषण। प्रबंधन कार्यों का क्रम, जिम्मेदार व्यक्ति और समय तालिका 1 में दर्शाया गया है:

तालिका नंबर एक

	संचालन	जिम्मेदार व्यक्ति	तारीख	दस्तावेज़
	"योजना डीडीएस" को ब्लॉक करें
	केंद्रीय संघीय जिले के बजट को भरना और संचालित करना	केंद्रीय संघीय जिले का जिम्मेदार व्यक्ति (धारा 2, पैराग्राफ 2.1 देखें।)	महीने के लिए: प्रत्येक माह की 25 तारीख तक, वर्ष के लिए: नवंबर।	फॉर्म "केंद्रीय संघीय जिले के लिए बीडीडीएस"
	डीडीएस योजना का अनुकूलन और नकदी अंतराल को समाप्त करना	आर्थिक सेवा	माह के लिए: प्रत्येक माह की 27 तारीख से पहले, वर्ष के लिए: दिसंबर का पहला सप्ताह	फॉर्म "बीडीडीएस समेकित"
	केंद्रीय संघीय जिले के संदर्भ में उनके प्रबंधकों के साथ डीडीएस योजना का समन्वय (योजना से परिचित होना)	आर्थिक सेवा	एक महीने के लिए: प्रत्येक महीने की 28 तारीख से पहले; वर्ष के लिए: दिसंबर का दूसरा और तीसरा सप्ताह
	आम बजट को मंजूरी	वित्तीय निर्देशक	एक महीने के लिए: प्रत्येक महीने की 30 तारीख से पहले; वर्ष के लिए: दिसंबर का चौथा सप्ताह	मुद्रण योग्य बजट प्रपत्र
	"भुगतान और वर्तमान नियंत्रण" को ब्लॉक करें
	आने वाले भुगतानों का रजिस्टर भरना और उसका रखरखाव करना	लेखाकार, वाणिज्यिक विभाग	हर दिन, 10.00 बजे तक	प्रपत्र "इनपुट का रजिस्टर।"
	भुगतान के लिए चालान और अन्य दस्तावेज़ प्रदान करना (या इलेक्ट्रॉनिक रूप में केंद्रीय संघीय जिले के भुगतान के लिए आवेदन आयोजित करना)	केंद्रीय संघीय जिले का अधिकृत व्यक्ति - लेखाकार	हर दिन, 9.00 बजे तक	भुगतान हेतु आवेदन
	आउटगोइंग भुगतानों का रजिस्टर भरना	मुनीम	हर दिन, 10.00 बजे तक	प्रपत्र "रजिस्टर पूर्व।"
	आउटगोइंग भुगतानों के रजिस्टर का अनुमोदन	आर्थिक सेवा; वित्तीय निर्देशक	हर दिन, 11.00 बजे तक
	ब्लॉक "नियंत्रण"
	नियोजित और वास्तविक भुगतानों की तुलना	आर्थिक सेवा	हर दिन, पूरे दिन
	बजट विचलन के संबंध में केंद्रीय संघीय जिले के प्रमुख से अनुरोध	आर्थिक सेवा	जरुरत के अनुसार। यदि वर्तमान बजट से विचलन 5% से अधिक है।
	बजट से विचलन का औचित्य	केंद्रीय संघीय जिले का जिम्मेदार व्यक्ति	अनुरोध प्राप्त होने के 4 घंटे के भीतर	विनियमों के परिशिष्ट 2 में अनुरोध प्रपत्र और औचित्य
	पूर्वानुमान
	मासिक पूर्वानुमान	आर्थिक सेवा
	वर्ष का पूर्वानुमान	आर्थिक सेवा	मासिक, महीने के अंत में योजना

* मुख्य निष्पादक (सामान्य निदेशक) की अनुपस्थिति में रजिस्टरों को मंजूरी देने और भुगतान पर चल रहे नियंत्रण को पूरा करने के कर्तव्यों को पूरा करने के लिए एक आदेश पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

उद्यम बजट की सूची

महीने के लिए उद्यम की गतिविधियों को नियंत्रित करने वाला मुख्य बजट डीडीएस (महीने का सामान्य बजट) का मासिक बजट है।

वर्ष के लिए उद्यम की गतिविधियों को विनियमित करने वाला मुख्य बजट डीडीएस (वर्ष का सामान्य बजट) का वार्षिक बजट है।

उद्यम की वित्तीय संरचना का उपयोग करता है सात परिचालन बजट.

1. मुख्य बजट सामान्य नकदी प्रवाह बजट (वर्ष और माह के अनुसार) है, जो दो रूपों में संकलित है:

• नकदी प्रवाह योजना;
• नकदी प्रवाह का तथ्य.

2. परिचालन बजट:

तालिका 2

ऑपरेटिंग बजट डेटा कुछ डीडीएस आइटमों से डेटा के एक सेट के रूप में बनता है।

बजट समायोजन

उद्यम में वर्तमान उत्पादन या वित्तीय स्थिति में महत्वपूर्ण बदलाव की स्थिति में, महीने (वर्ष) के आम बजट को एक या अधिक मदों के लिए समायोजित किया जा सकता है।
आवेदन केंद्रीय संघीय जिले के प्रमुख द्वारा प्रस्तुत किया जाता है, जो परिवर्तनीय मदों पर योजना बनाने और धन खर्च करने के लिए जिम्मेदार है।

बजट समायोजित करने के कारण:

• एक मद से दूसरे मद में धन का स्थानांतरण;
• केंद्रीय संघीय जिले में नकदी प्रवाह के परिणाम में परिवर्तन (आय या व्यय घटक में परिवर्तन)।

मेमो में निर्दिष्ट अवधि के लिए योजना खोली जाती है।

अपनी नकदी प्रवाह योजना को अनुकूलित करना

डीडीएस योजना का अनुकूलन निम्न प्रकार का हो सकता है:

• डीडीएस योजना (ब्लॉक "योजना") के अनुमोदन के दौरान प्राथमिक अनुकूलन किया गया;
• डीडीएस योजना ("वर्तमान गतिविधियों" को ब्लॉक करें) को समायोजित करने के बाद बाद के अनुकूलन किए गए।

डीडीएस योजना को अनुकूलित करने के मुख्य उद्देश्य हैं:

1. नकदी अंतराल का उन्मूलन (बिलों और अन्य ऋणों का भुगतान करने के लिए धन की कमी)।
2. नकदी शेष की योजना बनाना और उनके उपयोग की दक्षता बढ़ाना।
3. उद्यम की रणनीतिक योजनाओं को पूरा करने के लिए नियोजित परियोजनाओं का स्पष्ट वित्तपोषण।

डीडीएस योजना का अनुकूलन आर्थिक सेवा द्वारा किया जाता है।

वित्तीय प्रवाह के बजट निष्पादन का विश्लेषण

यदि केंद्रीय संघीय जिले के मासिक बजट में 10% से अधिक मद में योजना-तथ्यात्मक विचलन हैं, तो केंद्रीय संघीय जिले का जिम्मेदार व्यक्ति (प्रमुख) मासिक बजट में विचलन के कारणों का वर्णन करते हुए एक ज्ञापन प्रदान करता है।

निर्दिष्ट अधिकतम प्रतिशत से अधिक होने पर विचलन के कारणों का विवरण अधिक व्यय के मामले में और मद द्वारा बचत के मामले में किया जाता है और आय और व्यय दोनों मदों पर लागू होता है।

डीडीएस के योजना-तथ्य विश्लेषण के माध्यम से बजट निष्पादन का सामान्य विश्लेषण किया जाता है।

आज, किसी कंपनी में नकदी अंतराल की घटना काफी हद तक इस बात पर निर्भर करती है कि कंपनी के वित्तीय निदेशक कितनी सटीकता से भुगतान कैलेंडर बना सकते हैं। कई अभ्यास-परीक्षित व्यंजन हैं। हम आपको लेख में बताएंगे कि कंपनी के भुगतान कैलेंडर के किन अनुभागों के लिए एक नमूना भुगतान कैलेंडर प्रदान करना और प्रदान करना महत्वपूर्ण है।

भुगतान कैलेंडर में भुगतान का रजिस्टर

कार्यकर्ता का एक महत्वपूर्ण घटक भुगतान कैलेंडर- नियोजित भुगतान का रजिस्टर. एक नियम के रूप में, यह दस्तावेज़ हस्ताक्षर के लिए वित्तीय या सामान्य निदेशक को दिया जाता है। इसके अलावा, आदर्श रूप से, भुगतान रजिस्टर में न केवल ऐसे मानक कॉलम होते हैं जैसे भुगतान अनुरोध की तारीख, खाता और अनुबंध संख्या, प्रतिपक्ष का नाम और भुगतान की जाने वाली राशि, बल्कि कई अतिरिक्त फ़ील्ड भी होते हैं जो प्रमुख की मदद करेंगे। भुगतान कैलेंडर तैयार करने के लिए ट्रेजरी विभाग (या वित्तीय निदेशक, यदि हां, तो ऐसा ट्रेजरी फ़ंक्शन आवंटित नहीं किया गया है):

• बजट मद का नाम , जिसके भीतर भुगतान किया जाएगा। भुगतान अनुरोधों को स्वीकृत करते समय निष्पादित की जाने वाली क्लासिक प्रक्रियाओं में से एक बजट के अनुपालन की जाँच करना है। इस तरह की जांच किसी अलग आवेदन के आधार पर नहीं, बल्कि भुगतान रजिस्टर के आधार पर करना बहुत आसान होगा। ऐसा करने के लिए, प्रत्येक घोषित भुगतान के लिए बजट मद का नाम इंगित करना उचित होगा;
• भुगतान का स्रोत - इंगित करता है कि आवेदन के अनुसार किस चालू खाते (किस कैश डेस्क से) से पैसे का भुगतान करने की योजना है। इसके बिना, भुगतान कैलेंडर बनाते समय, कंपनी के चालू खातों के संदर्भ में दिन की शुरुआत और अंत में शेष राशि की योजना बनाना मुश्किल होगा;
• प्राधिकार - आवेदन की स्थिति को दर्शाने वाला एक अतिरिक्त चिह्न: सहमत या असहमत। वैसे, इस क्षेत्र को कई घटकों में विभाजित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, अनुमोदन में भाग लेने वाले जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के अनुसार। परिणामस्वरूप, वित्तीय निदेशक, जिसने सप्ताह की शुरुआत में (या पिछले एक के अंत में) हस्ताक्षर के लिए भुगतान रजिस्टर प्राप्त किया था, स्पष्ट रूप से देखेगा कि कौन से आवेदन पिछले चरणों में स्वीकृत किए गए थे, और कौन से अभी भी स्वीकृत किए जा रहे हैं और किसके द्वारा;
• आवेदन के निष्पादन का तथ्य - एक फ़ील्ड जिसमें एक नोट होगा जिसमें यह दर्शाया जाएगा कि आवेदन का भुगतान किया गया है या नहीं, साथ ही भुगतान की तारीख भी। यदि आवश्यक हो, तो आरंभकर्ता अपने आवेदन की स्थिति के बारे में तुरंत जानकारी प्राप्त करने में सक्षम होगा, और वित्तीय निदेशक उन भुगतानों को दर्ज करके भुगतान कैलेंडर को तुरंत अपडेट करने में सक्षम होगा जो इस सप्ताह पहले ही किए जा चुके हैं।

आवेदन एकत्र करने और संसाधित करने के नियम

हम यह बात सुरक्षित रूप से कह सकते हैं भुगतान कैलेंडर तैयार करनायदि कंपनी के पास भुगतान नियम नहीं हैं तो कोई भी विश्वसनीय चीज़ अगले सप्ताह तक काम नहीं करेगी। हमेशा ऐसे विभागाध्यक्ष होंगे जो इस या उस चालान के तत्काल भुगतान की मांग करेंगे। और यह इस तथ्य के बावजूद है कि व्यवहार में, ऐसी स्थितियाँ बहुत कम ही उत्पन्न होती हैं जब कम से कम एक सप्ताह पहले कुछ भुगतानों की आवश्यकता का अनुमान लगाना असंभव होता है। अक्सर, "अत्यावश्यकता" व्यक्तिगत कर्मचारियों की भूलने की बीमारी और लापरवाही का कारण होती है, जो आज पैसे के संबंध में बिल्कुल अस्वीकार्य है। भुगतान नियम आवेदन भरने के नियम, अनुमोदन प्रक्रिया, साथ ही वह समय सीमा निर्धारित करते हैं जिसके भीतर आवेदन जमा किया जा सकता है और वह समय जब इसे निष्पादित किया जाएगा। उदाहरण के लिए, भुगतान आरंभकर्ता द्वारा एक आवेदन का गठन और विभाग के प्रमुख द्वारा इसकी स्वीकृति - प्रत्येक सोमवार को 16.00 बजे से पहले, सहमत आवेदनों के अनुसार नकद जारी करना - बुधवार, गुरुवार, शुक्रवार को 11.00 बजे के बाद; प्रथम प्राथमिकता वाले आवेदनों के लिए गैर-नकद भुगतान - प्रत्येक गुरुवार 14.00 बजे तक, आदि।

भुगतान करने के लिए विनियमउद्यम के सामान्य निदेशक के आदेश द्वारा अनुमोदित और सभी कर्मचारियों के ध्यान में लाया गया। वैसे, भुगतान नियमों में सबसे महत्वपूर्ण बात इस बात पर विशेष ध्यान देना है कि यदि आवेदन जमा करने की समय सीमा का उल्लंघन होता है या बजट मद की सीमा पार हो जाती है तो आवेदन कैसे संसाधित किया जाएगा। यह न केवल अप्रत्याशित स्थिति में कार्रवाई की दिशा तय करेगा, बल्कि लोगों को नियमों का अधिक सख्ती से पालन करने के लिए भी प्रेरित करेगा। उदाहरण के लिए, यदि आवेदन जमा करने की समय सीमा समाप्त हो गई है, और इस मामले के नियम वित्तीय या सामान्य निदेशक के साथ संचार प्रदान करते हैं, तो अधिकांश कर्मचारियों के लिए यह किसी भी भुगतान के बारे में वित्तीय सेवा को सूचित करना जारी रखने के लिए एक गंभीर प्रोत्साहन है। अग्रिम रूप से। आप लेख के नीचे भुगतान नियम डाउनलोड कर सकते हैं।

भुगतान कैलेंडर बनाते समय हम धन की प्राप्ति की योजना बनाते हैं

विरोधाभासी रूप से, सबसे कठिन काम भुगतान कैलेंडर में प्रति दिन आने वाली धनराशि की योजना बनाना है। प्रायः वे इस प्रकार कार्य करते हैं। नकदी प्रवाह बजट में नियोजित प्राप्तियों को महीने में कार्य दिवसों की संख्या से विभाजित किया जाता है और परिणामी आंकड़ा दर्ज किया जाता है भुगतान अनुसूचीएक दिन के आने वाले नकदी प्रवाह के रूप में। वास्तव में, कोई अन्य समाधान नहीं है, खासकर यदि हम प्रारंभिक अनुबंध समाप्त किए बिना खुदरा ग्राहकों के साथ काम करने वाली कंपनी के बारे में बात कर रहे हैं। लेकिन भुगतान की योजना बनाते समय इसे ध्यान में रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक कंपनी के खाते में दिन की शुरुआत में 150 हजार रूबल की शेष राशि है, और 300 हजार रूबल प्राप्त होने की उम्मीद है। इन आंकड़ों के आधार पर, 450 हजार रूबल की राशि में बिलों का भुगतान करने की योजना है। नतीजतन, यह पता चला कि नियोजित 300 हजार रूबल में से, बैंकिंग दिवस के अंत तक केवल 200 हजार रूबल प्राप्त हुए थे। और पूरे भुगतान कैलेंडर को फिर से बनाने की जरूरत है। इसके अलावा, चालू खातों पर शेष राशि शून्य करने की योजना बनाई गई थी, और कंपनी का बैंक के साथ एक समझौता है, जिसके अनुसार वह खाते पर न्यूनतम शेष राशि बनाए रखने का कार्य करती है - 10 हजार रूबल। नीचे हमने उपलब्ध कराया है भुगतान कैलेंडर उदाहरण.

पहले से यह निर्धारित करना बेहतर है कि प्राप्ति के लिए नियोजित धनराशि का कितना हिस्सा कुछ बिलों का भुगतान करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। अक्सर, यह कंपनी के अनुभव के आधार पर या धन के प्रवाह के विश्लेषण के आधार पर विशेषज्ञ रूप से किया जाता है। इसके अलावा, भुगतान नियमों में प्रत्येक कार्य दिवस के अंत में बीमा शेष का आकार पहले से निर्धारित करना बेहतर होता है, जिसे भुगतान कैलेंडर बनाते समय ध्यान में रखा जाएगा।

और सब कुछ के अलावा, क्रेडिट लाइनों के ढांचे के भीतर कंपनी की मौजूदा अनिर्धारित सीमाओं पर भुगतान कैलेंडर डेटा को शामिल करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा। उदाहरण के लिए, इस जानकारी को उसी स्थान पर इंगित किया जा सकता है जहां आने वाली शेष राशि के बारे में जानकारी दी गई है। इस मामले में, भुगतान कैलेंडर में उद्यम की वित्तीय क्षमताओं के बारे में जानकारी यथासंभव पूर्ण रूप से प्रस्तुत की जाएगी, और वित्तीय निदेशक उपलब्ध संसाधनों को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम होंगे।

यदि सभी बिलों का भुगतान करने के लिए पैसे नहीं हैं तो प्राथमिकताएँ निर्धारित करना

आज, कई कंपनियों के लिए, यह काफी सामान्य बात है कि उपलब्ध धनराशि सभी स्वीकृत आवेदनों के भुगतान के लिए पर्याप्त नहीं है। आमतौर पर, इसके लिए सभी विभाग प्रमुखों के साथ एक बैठक होती है जिसमें चर्चा की जाती है कि कौन से भुगतान स्थगित किए जा सकते हैं। ऐसी प्रक्रिया पर बहुत समय और प्रयास खर्च होता है। यदि प्रत्येक आवेदन अनुबंध के तहत भुगतान की प्राथमिकता और भुगतान की समय सीमा को इंगित करता है तो आप अधिक तेज़ी से धन का प्रबंधन कर सकते हैं। इस डेटा के होने से, वित्तीय निदेशक कुछ भुगतानों को बाद की तारीख के लिए स्थगित करने के बारे में स्वतंत्र रूप से निर्णय लेने में सक्षम होंगे। एक नियम के रूप में, बजट और बैंकों का वेतन बकाया पहले चुकाया जाता है। दूसरी प्राथमिकता प्रमुख प्रतिपक्षकार हैं, जिनके साथ संबंधों के टूटने से कंपनी को उत्पादन रोकने या महत्वपूर्ण दंड का खतरा है। तीसरी प्राथमिकता अन्य सभी भुगतान हैं।

वैसे, अवैतनिक अनुरोधों को ट्रैक करना अधिक सुविधाजनक बनाने के लिए, न केवल निष्पादन (या अनुरोध के गैर-निष्पादन) के तथ्य को इंगित करना बेहतर है, बल्कि भुगतान कैलेंडर में इसके अलावा प्रदान करना भी बेहतर है। लागत मदों द्वारा भुगतान का क्लासिक विभाजन, प्रतिपक्षों द्वारा विश्लेषण भी। एक्सेल में भुगतान कैलेंडर बनाना सबसे आसान तरीका है। यदि बनाया गया है एक्सेल में भुगतान कैलेंडर, यह एक अतिरिक्त कॉलम दर्ज करने के लिए पर्याप्त होगा जिसमें प्राप्तकर्ता को इंगित किया जाएगा। परिणामस्वरूप, उन देनदारों की सूची तुरंत प्रदर्शित करना संभव होगा जिन्हें निकट भविष्य में भुगतान करने की आवश्यकता है।

भुगतान कैलेंडर का निष्पादन

एक बार भुगतान कैलेंडर संकलित हो जाने के बाद, उसे अद्यतन करना ही शेष रह जाता है। एक नियम के रूप में, यह दिन के अंत में बैंक-ग्राहक प्रणाली से उद्धरण के आधार पर किया जाता है। योजनाबद्ध डेटा के बजाय, वास्तव में किए गए भुगतान, प्राप्तियां और, सबसे महत्वपूर्ण बात, शेष राशि के बारे में जानकारी भुगतान कैलेंडर में दर्ज की जाती है। यदि आवश्यक हो, तो वास्तविक मूल्यों से नियोजित मूल्यों के विचलन के दैनिक विश्लेषण की संभावना प्रदान करना संभव है। लेकिन, एक नियम के रूप में, सप्ताह के परिणामों के आधार पर ऐसा विश्लेषण उचित है।

किसी उद्यम के लिए भुगतान कैलेंडर बनाते समय विचार करने लायक एक और बारीकियां आने वाले महीने के लिए प्राप्तियों और भुगतानों की एक विस्तृत योजना बनाना है, जो हफ्तों (दिनों से नहीं) से विभाजित होती है। इससे आपको आगामी भुगतानों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद मिलेगी, खासकर यदि उनमें से कुछ को धन की कमी के कारण पहले ही स्थगित कर दिया गया हो।

भुगतान कैलेंडर कैसे बनाएं और उसके साथ कैसे काम करें, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए वीडियो देखें। आईबीएस में ओएफईआर परियोजनाओं की प्रमुख ऐलेना मित्रोफ़ानोवा कहानी बताती हैं। उन्होंने एक नमूना भुगतान कैलेंडर भी प्रदान किया।

वीडियो

भुगतान प्रबंधन नियमों की कमी ने बेईमान डेल्फ़ी-ट्रेड कर्मचारियों को आपूर्तिकर्ताओं के साथ रिश्वत पर बातचीत करने की अनुमति दी। नकदी प्रवाह प्रबंधन प्रक्रिया का विस्तार से वर्णन करने के बाद, कंपनी को न केवल नियमित रूप से होने वाले नकदी अंतराल से छुटकारा मिला, बल्कि खरीदी गई सामग्रियों और सेवाओं की लागत में भी काफी कमी आई।

2007 तक, डेल्फ़ी-ट्रेड कंपनी में अनिवार्य रूप से कोई वित्तीय सेवा नहीं थी, जो निर्माण उपकरण, डिज़ाइन, निर्माण और स्थापना कार्य की बिक्री में माहिर थी। कंपनी के पुनर्गठन के बाद, जब मार्च 2007 में डेल्फ़ी-ट्रेड होल्डिंग का हिस्सा रहीं चार सहायक कंपनियों को एक कानूनी इकाई में विलय कर दिया गया, तो वित्तीय प्रबंधन, रिपोर्टिंग और नकदी प्रवाह पर नियंत्रण के प्रति मालिकों का रवैया नाटकीय रूप से बदल गया। भुगतान पर नियंत्रण पर विशेष ध्यान दिया गया।

पुनर्गठन से पहले, जब भुगतान पर कोई एकीकृत नियंत्रण नहीं था, रिश्वत योजनाएँ फली-फूलीं। आज, ऐसे जोखिम व्यावहारिक रूप से शून्य हो गए हैं। और सहमत और अनुमोदित भुगतान योजना का कोई भी गैर-अनुपालन उल्लंघनकर्ताओं (विभाग प्रमुखों) के लिए बहुत सारी समस्याओं का वादा करता है। उदाहरण के लिए, यदि खरीद विभाग के प्रमुख को पता चलता है कि वह आवंटित राशि को पूरा नहीं करता है, तो उसे योजना से अधिक भुगतान पर सहमत होने और खर्चों की वैधता साबित करने की कठिन प्रक्रिया से गुजरना होगा।

यह योजना न केवल कंपनी की लागत को महत्वपूर्ण रूप से कम करने की अनुमति देती है, बल्कि आंशिक रूप से नकदी अंतराल से भी बचाती है, जिसका डेल्फ़ी-ट्रेड में बड़ा हिस्सा अनियोजित खर्चों से जुड़ा था।

टिप्पणियाँ
एकातेरिना कुज़नेत्सोवा,
उप महानिदेशक
डेल्फ़ी-ट्रेड कंपनी के वित्तीय मुद्दों पर

भुगतान कैलेंडर निष्पादित करने की प्रक्रियाओं पर विनियम (उद्धरण)

1. दस्तावेज़ का उद्देश्य

भुगतान कैलेंडर को निष्पादित करने की प्रक्रियाओं पर विनियमों में भुगतान को सुव्यवस्थित करने के साथ-साथ कंपनी के धन का उपयोग करने की दक्षता बढ़ाने के लिए कुछ भुगतान (भुगतान) करते समय कंपनी के कर्मचारियों के कार्यों की प्रक्रिया और आवश्यकताएं शामिल हैं।

2. बुनियादी शर्तें

2.1. कंपनी के कर्मचारी निम्नलिखित प्राप्त होने पर भुगतान अनुरोध उत्पन्न करते हैं:

• प्रतिपक्ष से चालान;
• कोई अन्य दस्तावेज़ जिसके आधार पर धनराशि बट्टे खाते में डाल दी जाएगी।

2.2. भुगतान रजिस्टर भुगतान तिथि से पहले दिन के 18.00 बजे तक तैयार हो जाना चाहिए।

2.3. यदि दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया के दौरान, अकाउंटेंट को किसी खाते को बदलने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है या भुगतान करते समय कोई अप्रत्याशित स्थिति उत्पन्न होती है, तो कर्मचारी कंपनी के वित्तीय विभाग के प्रमुख को इस बारे में सूचित करने के लिए बाध्य है।

एक टिप्पणी

ग़लत चालान बनाना एक सामान्य घटना है. यदि ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जो इस दस्तावेज़ द्वारा विनियमित नहीं हैं, तो कर्मचारी वित्तीय निदेशक को सूचित करने के लिए बाध्य है।

3. भुगतान का एक रजिस्टर तैयार करना

3.1. कर्मचारियों द्वारा भुगतान अनुरोधों का गठन

3.1.1. जब सेवाओं, इन्वेंट्री आइटम और अन्य खर्चों के लिए भुगतान करने की आवश्यकता होती है, तो कंपनी का एक कर्मचारी कैश रजिस्टर के माध्यम से भुगतान करने या धन जारी करने का अनुरोध करता है।

एक टिप्पणी

क्रय विभाग के प्रबंधक प्रतिपक्षों से दस्तावेज़ प्राप्त करने के तुरंत बाद भुगतान अनुरोध उत्पन्न कर सकते हैं। इन अनुरोधों को कंपनी के वाणिज्यिक निदेशक और कोषाध्यक्ष के साथ समन्वित किया जाता है, लेकिन अंतिम शब्द हमेशा वित्तीय निदेशक के पास रहता है, जो अनुरोध को अस्वीकार कर सकता है या इसके भुगतान को पुनर्निर्धारित कर सकता है।

3.1.2. कर्मचारी की जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

• समझौते, भुगतान योजना आदि के साथ जारी किए गए चालान के अनुपालन की जाँच करना। यदि आवश्यक हो, तो वह इस जानकारी को प्रतिपक्ष या वाणिज्यिक निदेशक के साथ स्पष्ट करता है;
• जाँच करना कि क्या आवश्यक भुगतान पहले ही किया जा चुका है। यदि आवश्यक हो, तो प्रतिपक्ष से संपर्क करें और डिलीवरी और भुगतान के बारे में जानकारी स्पष्ट करें;
• अनुमोदित आवेदनों की संख्या और उनके लिए वास्तव में भुगतान की गई राशि को इंगित करने वाले चालान, आदेश या अन्य दस्तावेजों को आगे की मंजूरी के लिए वाणिज्यिक निदेशक को स्थानांतरित करना।

3.1.3. भुगतान अनुरोध तैयार किया जाना चाहिए और आवश्यक भुगतान किए जाने से कम से कम दो दिन पहले 18.00 बजे तक वाणिज्यिक निदेशक को अनुमोदन के लिए भेजा जाना चाहिए।

एक टिप्पणी

इस मामले में, हमारा तात्पर्य उस समय सीमा से है जिसके भीतर आरंभकर्ता भुगतान करना चाहता है।

3.2. वाणिज्यिक निदेशक द्वारा भुगतान अनुरोधों का सत्यापन

3.2.1. वाणिज्यिक निदेशक, कंपनी के किसी कर्मचारी से भुगतान अनुरोध प्राप्त करने के बाद, भुगतान करने की संभावना की जाँच करता है।
वाणिज्यिक निदेशक बाध्य है:

• जांचें कि चालान का भुगतान पहले किया गया है या नहीं, अनुमानित भुगतान तिथियां, डिलीवरी तिथियां। यदि आवश्यक हो, तो इस जानकारी को राजकोष या लेखा विभाग में स्पष्ट करें;
• भुगतान योजना में भुगतान की पहचान करें, साथ ही उन लागत मदों की भी पहचान करें जिनके लिए आवश्यक धनराशि की योजना बनाई गई है;
• अनुमोदित भुगतान योजना में इस मद के खर्चों के साथ चालान में कर्मचारी द्वारा घोषित रकम की तुलना करें;
• आपूर्तिकर्ता को देय खातों की उपस्थिति और राशि, वितरण की शर्तें आदि की जांच करें। सत्यापन के आधार पर, आवेदन की प्राथमिकता, उसके अनुमोदन या हस्तांतरण की संभावना का आकलन करता है;
• जिसमें आरंभकर्ता भुगतान करना चाहता है। व्यय मदों के लिए कुछ अनुरोधों के असाइनमेंट की शुद्धता की जाँच करें। यदि आवश्यक हो, तो समायोजन करें या भुगतान शुरू करने वाले कर्मचारी को उचित निर्देश दें;
• यदि भुगतान की राशि और शर्तों के संबंध में कोई आपत्ति नहीं है, तो भुगतान आवेदन का समर्थन करें, स्वीकृति की तारीख का संकेत दें, और इसे कंपनी के खजाने में आगे स्थानांतरित करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को वापस कर दें।

एक टिप्पणी

यदि भुगतान विवरण स्पष्ट करना आवश्यक है, तो वाणिज्यिक निदेशक इसे प्रबंधक को सौंप सकता है। नियमानुसार इसके लिए एक या दो कार्य दिवस आवंटित किये जाते हैं।

3.2.2. आवश्यक भुगतान किए जाने से एक दिन पहले, भुगतान आवेदन को वाणिज्यिक निदेशक द्वारा 14.00 बजे तक सत्यापित किया जाना चाहिए।

एक टिप्पणी

इस समय सीमा के बाद ट्रेजरी को प्रस्तुत किए गए सभी भुगतान अनुरोध अगले भुगतान रजिस्टर में शामिल नहीं किए जाएंगे।

3.3. वित्तीय विभाग के प्रमुख द्वारा ऑफ-बजट भुगतान का समन्वय

3.3.1. कंपनी के कर्मचारियों से इन भुगतानों के लिए आवेदन प्राप्त होने के बाद, वित्तीय विभाग का प्रमुख भुगतान के लिए उन सभी अनुरोधों का समन्वय करेगा जिन्हें शुरू में कंपनी की भुगतान योजना में ध्यान में नहीं रखा गया था।

एक टिप्पणी

ऑफ-बजट भुगतान पर सभी निर्णय वित्तीय निदेशक द्वारा एक कार्य दिवस के भीतर लिए जाते हैं।

3.3.2. भुगतान अनुरोधों के अनुमोदन के दौरान, वित्तीय निदेशक का प्रमुख:

• यदि आवश्यक हो, तो वाणिज्यिक निदेशक और संबंधित विभागों के प्रमुखों से भुगतान की आवश्यकता के औचित्य की आवश्यकता हो सकती है;
• ऑफ-बजट भुगतान करने की संभावना पर निर्णय लें;
• ऑफ-बजट भुगतान करने के लिए अन्य भुगतानों को अगले दिन के लिए स्थगित करें। यदि आवश्यक हो, तो इस निर्णय को उस विभाग के प्रमुख के साथ समन्वयित करें जिसने भुगतान शुरू किया था, या कंपनी के सामान्य निदेशक के साथ।

3.4. अगले दिन के लिए भुगतान रजिस्टर बनाने की प्रक्रिया

3.4.1. हर दिन, ट्रेजरी कर्मचारी भुगतान के लिए प्राप्त अनुरोधों की जांच करते हैं और प्रस्तुत अनुरोधों, दस-दिवसीय भुगतान योजना और वित्तीय निदेशक द्वारा अनुमोदित ऑफ-बजट भुगतान के आधार पर अगले दिन के लिए भुगतान का एक रजिस्टर बनाते हैं।

भुगतान के लिए आवेदन एकत्र करने, समन्वय करने और अनुमोदन करने के लिए एक पारदर्शी और प्रभावी प्रक्रिया आयोजित करने का कार्य उन उद्यमों में सबसे अधिक प्रासंगिक है जिनके पास एक विकसित संगठनात्मक संरचना है: वित्तीय जिम्मेदारी के कई केंद्र, भुगतान शुरू करने की प्रक्रिया में शामिल कर्मियों की एक महत्वपूर्ण संख्या, जैसे साथ ही नियोजित खर्चों के समन्वय और अनुमोदन के लिए प्रक्रियाओं का उपयोग। वित्तीय प्रबंधन कार्यक्रम में इस समस्या का समाधान भुगतान एप्लिकेशन प्रबंधन प्रणाली है, जो आपको भुगतान करने के लिए एक प्रभावी और नियंत्रित प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के साथ-साथ धन के अधिक या अनुचित खर्च को रोकने की अनुमति देता है।

भुगतान एप्लिकेशन प्रबंधन प्रणाली की मुख्य विशेषताएं

भुगतान एप्लिकेशन प्रबंधन प्रणाली आपको इसकी अनुमति देती है:

• उभरती भुगतान आवश्यकताओं को पहचानें और एक ही सूचना स्थान में संयोजित करें। चूँकि प्रतिपक्ष और संगठन के बीच आपसी समझौता विभागों के कर्मचारियों के माध्यम से किया जाता है, कब, किसे और कितनी धनराशि हस्तांतरित करने की आवश्यकता है, इसकी सारी जानकारी उनके पास होती है। अपने सामान्य रूप में, यह जानकारी संरचित, बिखरी हुई नहीं है और कंपनी प्रबंधन द्वारा परिचालन विश्लेषण और निर्णय लेने के लिए उपलब्ध नहीं है। भुगतान के अनुरोध के रूप में आपूर्तिकर्ताओं (प्रतिपक्षों) के साथ सभी नियोजित लेनदेन का पंजीकरण आपको भुगतान की आवश्यकता के बारे में जानकारी को संयोजित और व्यवस्थित करने की अनुमति देता है, साथ ही प्रतिपक्षों के साथ निपटान के लिए आवश्यक धनराशि की कुल राशि प्राप्त करने की अनुमति देता है;
• प्रतिपक्षों के साथ लेन-देन के लिए लेखांकन की प्रक्रिया को एक एकीकृत मानक पर लाना। भुगतान के लिए आवेदनों के पंजीकरण (लेखा) के लिए एकीकृत आवश्यकताएं, आवेदन के साथ संलग्न दस्तावेजों (समझौते, भुगतान के लिए चालान, प्रमाण पत्र, आदि) को संलग्न करने की क्षमता, आपूर्तिकर्ताओं (प्रतिपक्षों) के साथ नियोजित लेनदेन के विश्लेषण और पारदर्शिता की दक्षता सुनिश्चित करना;
• प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों के लिए कार्य बनाकर आवेदन अनुमोदन प्रक्रिया का समन्वय सुनिश्चित करें। वित्तीय जिम्मेदारी के प्रत्येक केंद्र के लिए और समग्र रूप से संगठन के लिए, पंजीकृत आवेदनों को मंजूरी देने वाले व्यक्तियों की एक सूची निर्धारित की जाती है, और इस प्रकार कंपनी की संगठनात्मक संरचना के अनुसार दस्तावेजों की आवाजाही के लिए मार्ग बनाए जाते हैं। सिस्टम में निर्मित अनुमोदन प्रक्रिया आवेदन अनुमोदन प्रक्रिया को और अधिक पारदर्शी बनाना संभव बनाती है, क्योंकि प्रत्येक दस्तावेज़ उन उपयोगकर्ताओं के बारे में जानकारी दर्शाता है जिन्होंने भुगतान आवेदन को मंजूरी या अस्वीकार कर दिया है, साथ ही उन लोगों के बारे में भी जिन्होंने उन्हें सौंपा गया कार्य पूरा नहीं किया है;
• स्वीकृत आवेदनों के आधार पर समकक्षों को भुगतान की योजना बनाना, एक परिचालन भुगतान योजना (भुगतान कैलेंडर) बनाना;
• स्वीकृत भुगतान अनुरोधों के निष्पादन (भुगतान) को नियंत्रित करें। प्रत्येक आवेदन दस्तावेज़ आवेदन के आधार पर गठित धन खर्च करने की योजनाओं और भुगतान दस्तावेजों के बारे में जानकारी दर्शाता है।

नीचे सिस्टम में लागू एप्लिकेशन प्रबंधन योजना दी गई है।

कंपनी भुगतान के प्रबंधन के लिए सामान्य योजना

भुगतान अनुरोधों को संसाधित करने की प्रक्रिया

सिस्टम में भुगतान के लिए आवेदन (पंजीकरण, अनुमोदन) के साथ काम करने के लिए, दस्तावेज़ "भुगतान के लिए आवेदन" का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ के साथ काम करने की प्रक्रिया आम तौर पर स्वीकृत दस्तावेज़ प्रवाह मानकों को पूरा करती है, जिसके अनुसार अनुप्रयोग जीवन चक्र में निम्नलिखित चरण होते हैं:

• एक आवेदन का गठन- वह चरण है जिस पर संगठन के प्रभाग "भुगतान के लिए आवेदन" दस्तावेज़ प्रणाली में पंजीकरण करके उनके उद्देश्य, समय सीमा और अन्य विशेषताओं का निर्धारण करते हुए भुगतान करने की आवश्यकता की घोषणा करते हैं;
• आवेदनों की समीक्षा (अनुमोदन या अस्वीकृति)- अगला चरण, जिसके दौरान प्रबंधक भुगतान की व्यवहार्यता पर विचार करता है और आवेदन को स्वीकृत या अस्वीकार करने का निर्णय लेता है;
• आवेदन का निष्पादन- अंतिम चरण, जिस पर स्वीकृत आवेदनों के लिए भुगतान होता है और लेनदेन की आगे की निगरानी (भौतिक संपत्तियों, सेवाओं आदि की डिलीवरी) होती है।

जीवन चक्र के प्रत्येक चरण में, सिस्टम दस्तावेज़ को स्थानांतरित करने (पास करने) की प्रक्रिया में शामिल उपयोगकर्ताओं के लिए कार्य उत्पन्न करता है। ये कार्य आपको अनुप्रयोगों के संचलन की प्रक्रिया को समन्वित करने की अनुमति देते हैं और इन्हें निम्नलिखित प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• पंजीकरण - यह कार्य एक नए एप्लिकेशन दस्तावेज़ को रिकॉर्ड करते समय होता है और उस उपयोगकर्ता को संबोधित किया जाता है जिसने दस्तावेज़ (जिम्मेदार व्यक्ति) बनाया है। दस्तावेज़ "अनुमोदन के लिए" जमा करने के बाद कार्य स्वचालित रूप से निष्पादित होता है;
• अनुमोदन - यह कार्य आवेदन दस्तावेज़ को अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किए जाने के बाद होता है और उन उपयोगकर्ताओं को संबोधित किया जाता है जो वित्तीय जिम्मेदारी केंद्रों और समग्र रूप से संगठन में आवेदनों को मंजूरी देते हैं। कार्य आवेदन (अनुमोदन या अस्वीकृति) पर किए गए निर्णय के परिणामस्वरूप अनुमोदनकर्ता (उपयोगकर्ता) द्वारा किया जाता है;
• किसी आवेदन के भुगतान का नियंत्रण - यह कार्य तब उत्पन्न होता है जब आवेदन सभी अनुमोदनकर्ताओं द्वारा अनुमोदित हो जाता है और उस उपयोगकर्ता को संबोधित किया जाता है जिसने "भुगतान के लिए आवेदन" दस्तावेज़ तैयार किया था। लेन-देन पूरा होने (भुगतान और वितरण) के बाद कार्य मैन्युअल रूप से किया जाता है।

आंदोलन के दौरान, "भुगतान आवेदन" दस्तावेज़ निम्नलिखित स्थितियाँ ले सकता है: "ड्राफ्ट", "अनुमोदन के तहत", "स्वीकृत" या "अस्वीकृत", "निष्पादन नियंत्रण", "निष्पादित" या "रद्द"। उपयोगकर्ताओं द्वारा सूचीबद्ध कार्य निष्पादित करने के परिणामस्वरूप दस्तावेज़ की स्थिति में परिवर्तन होता है। आइए सिस्टम में "भुगतान आवेदन" दस्तावेज़ के संचलन के चरणों पर विचार करें।

भुगतान अनुरोध का गठन

पहले चरण में, संगठन का एक कर्मचारी "भुगतान के लिए आवेदन" दस्तावेज़ को पंजीकृत करता है और इसे कार्यक्रम में सहेजता है। रिकॉर्डिंग करते समय, एक जिम्मेदार व्यक्ति को दस्तावेज़ सौंपा जाता है - उपयोगकर्ता जिसने एप्लिकेशन बनाया है, और उत्पन्न दस्तावेज़ को "ड्राफ्ट" स्थिति प्राप्त होती है। दस्तावेज़ की स्थिति दस्तावेज़ प्रपत्र के ऊपरी दाएं कोने में प्रदर्शित होती है, और जिम्मेदार व्यक्ति निचले बाएँ कोने में प्रदर्शित होता है। "ड्राफ्ट" स्थिति के साथ आउटगोइंग भुगतान के लिए आवेदन बिना किसी प्रतिबंध के बदले और पूरक किए जा सकते हैं।

एक बार जब आउटगोइंग भुगतान आवेदन को अंतिम रूप दे दिया जाता है और पर्याप्त जानकारी भर दी जाती है, तो इसे अनुमोदन के लिए भेजा जाना चाहिए। अनुमोदन के लिए आवेदन जमा करने के लिए, आपको दस्तावेज़ प्रपत्र के कमांड पैनल पर "अनुमोदन के लिए" बटन पर क्लिक करना होगा। परिणामस्वरूप, दस्तावेज़ को "अनुमोदन के अधीन" स्थिति प्राप्त होगी।

एक बार जब किसी दस्तावेज़ को "ड्राफ्ट" (उदाहरण के लिए, "अनुमोदन के तहत" या "स्वीकृत") के अलावा कोई अन्य स्थिति प्राप्त हो जाती है, तो डेटा को बदलना असंभव है, यानी। दस्तावेज़ प्रपत्र केवल देखने के लिए खुलता है।

आवेदनों की समीक्षा (अनुमोदन या अस्वीकृति)

"भुगतान अनुप्रयोगों का प्रबंधन" प्रणाली अनुप्रयोगों के समानांतर विचार और अनुमोदन के लिए एक योजना लागू करती है। इसका मतलब यह है कि दस्तावेज़ अनुमोदन कार्य सभी अनुमोदनकर्ताओं के लिए एक साथ होते हैं। भुगतान अनुरोधों को स्वीकृत करने की प्रक्रिया प्रोग्राम प्रशासक द्वारा अनुमोदनकर्ताओं की सूची की सेटिंग्स में निर्धारित की जाती है। की गई सेटिंग्स के आधार पर, अनुमोदन के लिए भेजे गए आवेदनों को दो परिदृश्यों के अनुसार संसाधित किया जाता है:

1. संगठन या केंद्रीय वित्तीय जिले के लिए अनुमोदनकर्ताओं की एक सूची निर्दिष्ट की गई है। इस मामले में, अनुमोदन के लिए भेजे गए दस्तावेज़ को "अनुमोदन के तहत" का दर्जा दिया गया है, और इस आवेदन के लिए भुगतान की व्यवहार्यता पर विचार करने के लिए अनुमोदनकर्ताओं के लिए एक कार्य बनाया गया है। किसी आवेदन दस्तावेज़ को "स्वीकृत" का दर्जा देना सभी अनुमोदनकर्ताओं के सकारात्मक निर्णय (अनुमोदन) से ही संभव है। भुगतान आवेदनों को स्वीकृत करने की प्रक्रिया के बारे में अधिक विवरण आवेदन अनुमोदन सहायक के कार्य का वर्णन करने वाले अनुभाग में पाया जा सकता है।
2. अनुमोदनकर्ताओं की सूची निर्दिष्ट नहीं है. इस मामले में, यह समझा जाता है कि इस वित्तीय जिम्मेदारी केंद्र के आवेदनों को अनुमोदन की आवश्यकता नहीं है और भुगतान के लिए तुरंत स्वीकार कर लिया जाता है। अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किए जाने पर, ऐसे दस्तावेज़ "स्वीकृत" स्थिति प्राप्त करते हैं और आवेदन के निष्पादन की निगरानी के लिए कार्य बनाते हैं।

भुगतान अनुरोध का निष्पादन

स्वीकृत आवेदनों को निष्पादित करने के लिए, आपको निम्नलिखित चरण पूरे करने होंगे:

1. अनुरोध पर भुगतान शेड्यूल करें. भुगतान योजना "नकद व्यय योजना" दस्तावेज़ का उपयोग करके "भुगतान योजना" इंटरफ़ेस का उपयोग करके "भुगतान कैलेंडर" प्रणाली में की जाती है। नियोजन दस्तावेज़ स्वीकृत आवेदन के आधार पर दर्ज किया जाता है और इसमें संगठन के भुगतान कैलेंडर में आवेदन के लिए भुगतान राशि शामिल होती है।
2. संगठन के भुगतान कैलेंडर के अनुसार आवेदन का भुगतान करें। किसी संगठन के भुगतान दस्तावेजों के साथ काम "भुगतान कैलेंडर" प्रणाली में "भुगतान रजिस्टर" दस्तावेज़ का उपयोग करके किया जाता है।
3. लेन-देन की सभी शर्तें (भुगतान, वितरण, आदि) पूरी हो जाने के बाद, "भुगतान के लिए अनुरोध" दस्तावेज़ को "पूर्ण" स्थिति पर सेट करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, आपको एप्लिकेशन के निष्पादन की निगरानी के लिए कार्य को खोलना होगा (एप्लिकेशन दस्तावेज़ उत्पन्न करने वाले उपयोगकर्ता के कार्यों की सूची में प्रदर्शित) और "एप्लिकेशन पूर्ण" बटन पर क्लिक करें।
4. असाधारण स्थितियों में, स्वीकृत आवेदन रद्द किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको एप्लिकेशन के निष्पादन की निगरानी के लिए कार्य को खोलना होगा और "ऑर्डर रद्द" बटन पर क्लिक करना होगा।

एप्लिकेशन दस्तावेज़ों तक उपयोगकर्ता पहुंच अधिकारों का प्रबंधन करना

एप्लिकेशन बनाने और स्वीकृत करने के लिए सिस्टम के साथ काम करने की क्षमता उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है जिनके पास "भुगतान अनुप्रयोगों का निर्माण" अधिकार सेट है। अधिकारों का यह सेट आपको आवेदन भरने, उनकी स्वीकृति, अनुमोदन और भुगतान की प्रक्रिया को ट्रैक करने की अनुमति देता है। इन अधिकारों वाले उपयोगकर्ता पहुंच नहीं हैनिम्नलिखित अनुभागों में: नियोजित भुगतान और प्राप्तियों पर जानकारी, वास्तविक संचलन पर डेटा और किसी भी प्रकार के धन की शेष राशि।

अधिकारों के इस सेट का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, अतिरिक्त रूप से प्रतिबंध लागू हो सकते हैंद्वारा

तकनीकी निर्देश.

कंपनी एक भुगतान अनुरोध प्रणाली संचालित करती है, जिसे कंपनी के जीवन को अधिक पूर्वानुमानित बनाने, देर से भुगतान के कारण समकक्षों के साथ होने वाली घटनाओं को कम करने या खत्म करने और कंपनी के फंड को योजनाबद्ध और कुशल तरीके से प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

किन मामलों में बनाना है.

भुगतान अनुरोध बनाए जाने चाहिए a) सभी गैर-नकद भुगतानों के लिए और b) यदि महीने के लिए प्रतिपक्ष को कुल भुगतान दो हजार रूबल से अधिक हो और भुगतान जवाबदेह निधि से नहीं किया गया हो। अपवाद एक सर्विस स्टेशन पर एक विशिष्ट ग्राहक के लिए आपूर्ति के लिए भुगतान है (शहर में एक सर्विस स्टेशन पर स्पेयर पार्ट्स की खोज)।

प्रति प्रतिपक्ष प्रति माह दो हजार रूबल तक के कुल नकद भुगतान के लिए, एक उप-रिपोर्ट का उपयोग किया जाना चाहिए।

कब (किस क्षण) बनाना है।

कंपनी के बाहर से भुगतान शुरू होने की स्थिति में सूचना प्राप्त होने के समय, या ऐसे भुगतान की आवश्यकता के बारे में निर्णय लेने के समय एकमुश्त भुगतान के लिए आवेदन तैयार किया जाना चाहिए।

आवधिक और बजटीय भुगतान के लिए अनुरोध किसी भी समय कम से कम एक महीने पहले दर्ज किया जाना चाहिए।

भुगतान अनुरोध के गुणों का स्पष्टीकरण.

जिस से: गैर-नकद भुगतान के लिए, एजेंट "खाता [कानूनी इकाई का नाम]" भरा जाता है; यदि प्रेषक का बैंक ज्ञात है, तो तुरंत एक विशिष्ट बैंक खाता। नकद भुगतान के लिए, नकद संग्रह का इच्छित बिंदु: या तो वित्तीय प्रबंधक का एक रिपोर्टिंग एजेंट, या उद्यम के कुछ प्रभाग का एक बॉक्स।

किसके लिए: एक एजेंट रखा गया है जिसे भुगतान प्राप्त करना होगा। गैर-नकद भुगतान के लिए, यदि एजेंट के पास कई चालू खाते हैं, तो नोट में यह बताना आवश्यक है कि उनमें से किसमें धनराशि स्थानांतरित की जानी चाहिए। इस फ़ील्ड को भरने की ज़िम्मेदारी उस कर्मचारी की है जिसका विभाग इस भुगतान (परिवहन, लेखा, आपूर्ति, आदि) के लिए ज़िम्मेदार है।

प्राथमिकता:

महत्वहीन - जब संभव हो तो भुगतान करें, इस भुगतान के लिए कंपनी का कोई दायित्व नहीं है, यह भुगतान न करने पर संबंधित विभागों की योजनाओं का उल्लंघन नहीं किया जाएगा।

साधारण - कंपनी की गतिविधियों के दैनिक रखरखाव के लिए मानक भुगतान

महत्वपूर्ण - इस विशेष भुगतान की शर्तों का उल्लंघन उद्यम या संबंधित विभागों की योजनाओं का उल्लंघन होगा। साथ ही, भुगतान की समय सीमा के उल्लंघन के कारण होने वाले जोखिमों को रोकने या उन पर काबू पाने के लिए संभावित लागत का आकलन भुगतान राशि के 10% के बराबर है, लेकिन 1000 रूबल से कम नहीं।

गंभीर - इस विशेष भुगतान के लिए समय सीमा का उल्लंघन करने से उद्यम या संबंधित विभागों की योजनाओं में गंभीर व्यवधान उत्पन्न होगा। साथ ही, भुगतान की समय सीमा के उल्लंघन के कारण होने वाले जोखिमों को रोकने या उन पर काबू पाने के लिए संभावित लागत का आकलन भुगतान की राशि के बराबर है, लेकिन 5,000 रूबल से कम नहीं।

अवरुद्ध - इस विशेष भुगतान की शर्तों का उल्लंघन समग्र रूप से उद्यम की गतिविधि के लिए महत्वपूर्ण जोखिमों का खतरा है।

भुगतान की जाने वाली राशि:वह राशि जो हम पर बकाया है भेजना. अन्य विभागों से संबंधित चालानों को छोड़कर, मांग करने वाले व्यक्ति को सभी चालानों के साथ राशि दर्ज करनी होगी। दूसरे शब्दों में, जरूरी नहीं कि यह वह राशि हो जो एजेंट को मिलनी चाहिए।

वांछित तारीख:सबसे प्रारंभिक तिथि जिस पर भुगतान किया जा सकता है, लेकिन सामान्य प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक तिथि से पहले नहीं। दूसरे शब्दों में, यदि एक दिन पहले भुगतान करने से व्यवसाय को कोई लाभ नहीं मिलता है, तो वांछित तारीख एक दिन बाद की होनी चाहिए।

अंतिम तारीख:संभावित भुगतान के लिए नवीनतम तिथि; यदि भुगतान इस तिथि के बाद किया जाता है, तो भुगतान प्राप्तकर्ता - प्रतिपक्ष के साथ उद्यम की कामकाजी परिस्थितियों में जुर्माना या गिरावट संभव है।

ऐसे भुगतानों के लिए जिनके लिए कंपनी का तीसरे पक्ष के एजेंटों के प्रति कोई दायित्व नहीं है, इच्छितऔर चरमउद्यम के लिए इस भुगतान की व्यवहार्यता के विचार के आधार पर समय सीमा भरी जाती है। उदाहरण के लिए, किसी विज्ञापन अभियान की योजना बनाते समय, आप अपने कुछ ग्राहकों के लिए पिकनिक पर जाने पर विचार कर सकते हैं; इस मामले में, वांछित और अंतिम तिथि को गर्म मौसम के रूप में नामित करना तर्कसंगत है।

नियोजित तिथि: भुगतान अनुरोध बनाते समय, आप इसे वांछित अवधि के मूल्य पर सेट कर सकते हैं। दस्तावेज़ की स्थिति के आधार पर, वित्तीय निदेशक या आवेदन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा नियोजित तिथि को बदला जा सकता है।

एक दायित्व का उद्भवचापलूसी: केवल तभी भरा जाता है जब भुगतान करने से पहले कंपनी का प्रतिपक्ष के प्रति दायित्व हो। उदाहरण के लिए, किसी विज्ञापन बिलबोर्ड के लिए भुगतान करते समय, कोई उद्यम प्लेसमेंट शुरू होने से पहले लगभग किसी भी समय इसके लिए भुगतान करने से इनकार कर सकता है, हालांकि, यदि बिलबोर्ड महीने के पहले दिन से ही लटका हुआ है, और हमने अभी तक भुगतान नहीं किया है इसके प्लेसमेंट के लिए, पहली तारीख को दायित्वों की घटना की तारीख माना जाना चाहिए।

अनुभाग "खाता": खाता विवरण, यदि कोई हो, भरा हुआ। इस अनुभाग को निकट भविष्य में हटाया जा सकता है क्योंकि इसे पूरा करना बहुत कठिन है।

आधार: गैर-नकद भुगतान के लिए, आपको भुगतान उद्देश्य ठीक उसी तरह भरना होगा जैसे वह भुगतान आदेश में दर्ज किया जाएगा। ऐसा करने के लिए, भुगतान अनुप्रयोगों के लिए जिम्मेदार लोगों को उद्यम के मुख्य लेखाकार से बैंक भुगतान आदेशों के "भुगतान का उद्देश्य" फ़ील्ड को भरने के नियमों का पता लगाना होगा।

एक टिप्पणी: कोई भी टिप्पणी जो निर्माता, जिम्मेदार या उद्यम के अन्य कर्मचारियों को भुगतान के इस अनुरोध के साथ काम करते समय मदद करेगी।

पहुँच समूह: प्रत्येक विभाग के लिए नियमों के अनुसार निर्धारित किया गया है।

संबंधित दस्ताबेज़: इस भुगतान अनुरोध से संबंधित दस्तावेज़ों के सभी सीधे लिंक शामिल होने चाहिए।

कौन बनाता है, आवेदन किन राज्यों में हो सकता है और प्रत्येक राज्य में आवेदन के लिए कौन जिम्मेदार है।

विभाग का प्रमुख विभाग के कर्मचारियों द्वारा बनाए गए अनुप्रयोगों के लिए जिम्मेदार है।

स्थिति	विवरण	ज़िम्मेदारी
मसौदा	एप्लिकेशन उद्यम के वित्तीय प्रवाह की योजना बनाने में शामिल नहीं है।	उपखंड
फैसले का इंतजार है	नियोजित अनुरोध इस स्थिति में आते हैं। आवेदन वित्तीय निदेशक द्वारा विचाराधीन है; निदेशक द्वारा विचार के बाद, यह स्थिति में आ सकता है स्पष्टीकरण की आवश्यकता है में या तो की योजना बनाई .	फ़िन. निदेशक
अनुमोदन की आवश्यकता है	अनिर्धारित अनुरोध (परियोजना लागत, अतिरिक्त-बजटीय राशि के लिए नए उपकरणों की खरीद आदि) इस स्थिति में आते हैं। आवेदन वित्तीय निदेशक द्वारा विचाराधीन है; निदेशक द्वारा विचार के बाद, यह स्थिति में आ सकता है स्पष्टीकरण की आवश्यकता है , की योजना बनाई , या अनुमत .	फ़िन. निदेशक।
अनुमत	आवेदन राशि को वित्तीय निदेशक द्वारा अनुमोदित किया गया था। पूर्ण आवेदन आवश्यक है.	उपखंड
स्पष्टीकरण की आवश्यकता है	आवेदन गलत या अधूरा भरा गया है। सुधार के बाद स्टेटस में ट्रांसफर करना जरूरी है फैसले का इंतजार है .	उपखंड
की योजना बनाई	भुगतान आवेदन में नियोजित तिथि वास्तविक नियोजित तिथि से मेल खाती है, आवेदन नियोजित तिथि की प्रतीक्षा कर रहा है।	फ़िन. निदेशक।
प्रगति पर है	आवेदन करने पर, बैंक को भुगतान आदेश जारी किया जाता है या नकद जारी किया जाता है।	लेखा/वित्तीय निदेशक
पुरा होना।	यदि आवश्यक हो, तो भुगतान बना दिया गया है और आवेदन के साथ संबद्ध कर दिया गया है; आवेदन पर किसी और परिचालन कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है।

समापन नियम.

गैर-नकद भुगतान के लिए, लेखा कर्मचारी बैंक को भुगतान आदेश तैयार करते हैं, जिस पर वित्तीय निदेशक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। नकद भुगतान के लिए, एक कैशियर या जवाबदेह व्यक्ति पर सहमति होती है, जो आवेदक या प्रतिपक्ष को आवश्यक राशि हस्तांतरित करता है।