A társaságon belüli kifizetések szabályai. Szabályok, amelyek segítenek a kifizetések hatékony tervezésében

BDFS szabályzat (Cash Flow Budgeting) a termelés példáján

Bármely szabályozás célja a költségvetési folyamatban résztvevők tevékenységének racionalizálása a pénzforgalmi költségvetés tervezése, elemzése és végrehajtásának ellenőrzése során, valamint a rendszer összes lényeges elemének részletes leírása. Ebben a cikkben egy vállalkozásnál a cash flow-k költségvetésének szabályairól lesz szó, a megállapított egységes módszertani szabályok szerint.

A rendelet céljai

A szabályzat megállapítja a költségvetés kialakításához szükséges adatok összetételét, biztosításának rendjét, a tervezési és beszámolási információk elszámolásának és feldolgozásának elveit, a költségvetési eljárásban résztvevők jogait és kötelezettségeit.

A Szabályzatban foglaltak szerinti munkaszervezésért a pénzügyi igazgató felel, biztosítva a szabályozott eljárások szigorú végrehajtását a szervezet valamennyi osztálya és szolgálata, valamint alkalmazottai által.

A „Költségvetés” üzleti folyamat szabályozása az abban meghatározott valamennyi szolgáltatás számára kötelező, végrehajtása egy osztály teljesítményének értékelése szempontjául szolgálhat.

A cash flow költségvetési rendszer funkciói

A DDS költségvetési rendszer fő funkciói a következők:

A költségvetési rendszer hatékonyságának növelése érdekében a tervezés horizontális (költségvetési tételenként) és vertikális (felelősségi központok/alközpontok) megszervezésével mátrixos felelősségelosztási elvet biztosítanak.

A szabályzat módszertana

A Szabályzat munkája az alábbi blokkok szerint történik.

1. DDS tervezési blokk (éves terv és havi terv)
1.1 A központi szövetségi körzet költségvetésének kitöltése és lebonyolítása (hónapra: a tervezett hónap kezdete előtt 5 nappal; évre: november).
1.2. DDS terv optimalizálása és készpénzhiányok megszüntetése (hónapra: a tervezett hónap kezdete előtt 3 nappal; évre: december első hete).
1.3. A központi szövetségi körzet vonatkozásában a DDS-terv egyeztetése a vezetőikkel (hónapra: 2 nappal a tervezett hónap kezdete előtt; évre: december 2. és 3. hete).
1.4. A központi szövetségi körzet általános és működési költségvetésének jóváhagyása (hónapra: a tervezett hónap kezdete előtt 1 nappal; évre: december 4. hete).

2. Fizetési blokk és aktuális ellenőrzés
2.1. A bejövő fizetések nyilvántartásának kitöltése és vezetése. Ebben a szakaszban a tényleges bejövő kifizetések tervnek való megfelelését napi és havi szinten is figyelemmel kísérik.
2.2. A kimenő fizetések nyilvántartásának kitöltése és lebonyolítása. Ebben a szakaszban napi és havi rendszerességgel figyelemmel kísérjük a tényleges kimenő fizetések tervnek való megfelelését is.

A kimenő fizetési nyilvántartások kialakítása az elektronikus (papír) formában benyújtott fizetési kérelmek alapján történik

3. Előrejelzés
Az előrejelzés egy olyan eszköz, amely a tervek és a forrásbevételek és kiadások tényleges alakulása alapján adatokat szolgáltat egy vállalkozás pénzügyi helyzetének kilátásairól.

Más szóval, ez egy vállalkozás vagy cég jövőbeni helyzetének modellezése, amely mind a tervezett, mind a tényleges mutatókon alapul.

Az előrejelzési mechanizmus a bázisidőszak megválasztásán alapul. A bázisidőszak egy olyan időszak, amelynek kiválasztásakor az adatok a hónap (év) elejétől a kiválasztott dátumig (hónapig) a tényleges mozgásokból származnak, majd - a bázisdátumot követő naptól (hónap) a hónap vége (év) - tervezett mozgásokból .

A leghatékonyabb az utolsó időszakot (dátumot) venni bázisdátumnak, amelyre vonatkozóan a tény már ki van töltve.
A havi előrejelzés fő feladata, hogy előre jelezze a tervből származó pénzmaradványok esetleges csökkenését vagy a készpénzhiányok előfordulását.

Az év előrejelzését havonta, a hónap végén kell elkészíteni.

4. Vezérlőblokk
Terv-tény elemzés a tervezett és tényleges DDS kifizetések megfelelőségéről. Az 1. táblázatban feltüntetett irányítási műveletek sorrendje, felelősei és időzítése:

Asztal 1

Művelet	Felelős személy	Dátum	Dokumentum
„DDS tervezés” blokkolása
A központi szövetségi körzet költségvetésének kitöltése és lebonyolítása	A központi szövetségi körzet felelős személye (lásd a 2. szakasz 2.1. bekezdését)	Hónapra: minden hónap 25-ig, évre: november.	„BDDS a központi szövetségi körzethez” űrlap
A DDS terv optimalizálása és a készpénzhiányok megszüntetése	Gazdasági szolgáltatás	Hónapra: minden hónap 27. előtt, évre: december 1. hete	"BDDS konszolidált" űrlap
A DDS-terv koordinálása (a tervvel való megismerkedés) a központi szövetségi körzetben a vezetőikkel	Gazdasági szolgáltatás	Egy hónapra: minden hónap 28-a előtt; évre: december 2. és 3. hete
Az általános költségvetés elfogadása	pénzügyi igazgató	Egy hónapra: minden hónap 30-a előtt; évre: december 4. hete	Nyomtatható költségvetési űrlapok
„Kifizetések és aktuális ellenőrzés” blokk
A bejövő fizetések nyilvántartásának kitöltése és vezetése	Könyvelő, Kereskedelmi Osztály	Minden nap 10:00-ig	Űrlap „Beviteli nyilvántartás”.
Számlák és egyéb fizetési dokumentumok rendelkezésre bocsátása (vagy a központi szövetségi körzet fizetési kérelmeinek benyújtása elektronikus formában)	A központi szövetségi körzet felhatalmazott személye - könyvelő	Minden nap 9:00-ig	Fizetési kérelem
A kimenő fizetések nyilvántartásának kitöltése	Könyvelő	Minden nap 10:00-ig	Űrlap "Regisztráció Ex."
A kimenő fizetések nyilvántartásának jóváhagyása	Gazdasági Szolgálat; pénzügyi igazgató	Minden nap 11:00-ig
"Vezérlés" blokkolása
A tervezett és a tényleges kifizetések összehasonlítása	Gazdasági szolgáltatás	Minden nap, egész nap
Kérelem a központi szövetségi körzet vezetőjéhez a költségvetési eltérésekkel kapcsolatban	Gazdasági szolgáltatás	Szükség szerint. Ha a jelenlegi költségvetéstől való eltérés meghaladja az 5%-ot.
A költségvetéstől való eltérés indoklása	A központi szövetségi körzet felelős személye	A kérelem kézhezvételétől számított 4 órán belül	Igénylőlap és indoklás a Szabályzat 2. számú mellékletében
Előrejelzés
Havi előrejelzés	Gazdasági szolgáltatás
Az év előrejelzése	Gazdasági szolgáltatás	Havi, hónap végi tervezés

* a fő végrehajtó (főigazgató) távollétében a nyilvántartások jóváhagyására és a kifizetések folyamatos ellenőrzésére vonatkozó feladatok ellátására vonatkozó megbízás aláírására kerül sor.

A vállalati költségvetések listája

A vállalkozás havi tevékenységét szabályozó fő költségvetés a DDS havi költségvetése (a hónap általános költségvetése).

A vállalkozás tevékenységét szabályozó fő költségvetés az évre a DDS éves költségvetése (az év általános költségvetése.

A vállalkozás pénzügyi szerkezete felhasználja hét működési költségvetések.

1. A fő költségvetés az általános pénzforgalmi költségvetés (évenként és hónaponként), amelyet két formában állítanak össze:

pénzforgalmi terv;
pénzforgalom ténye.

2. Működési költségvetések:

2. táblázat

A működési költségvetési adatok bizonyos DDS-tételekből származó adatok halmazaként jönnek létre.

Költségvetési kiigazítás

A vállalkozás jelenlegi termelési vagy pénzügyi helyzetében bekövetkezett jelentős változás esetén a havi (év) általános költségvetés egy vagy több tételre módosítható.
A kérelmet a központi szövetségi körzet vezetője nyújtja be, aki felelős a pénzeszközök tervezéséért és a változó tételekre való elköltéséért.

A költségvetés módosításának okai:

pénzeszközök átutalása egyik tételről a másikra;
a pénzforgalom eredményének változásai a központi szövetségi körzetben (a bevételi vagy kiadási komponens változásai).

A tervezés a feljegyzésben meghatározott időszakra nyílik meg.

Pénzforgalmi tervének optimalizálása

A DDS-terv optimalizálása a következő típusú lehet:

elsődleges optimalizálás a DDS-terv jóváhagyása során ("Tervezés" blokk;
a DDS-terv módosítása után végrehajtott utólagos optimalizálás ("Jelenlegi tevékenységek" blokk).

A DDS-terv optimalizálásának fő céljai a következők:

A készpénzhiányok megszüntetése (a számlák és egyéb tartozások kifizetéséhez szükséges forráshiány).
Pénzmaradványok tervezése, felhasználásuk hatékonyságának növelése.
Tervezett projektek egyértelmű finanszírozása a vállalkozás stratégiai terveinek teljesítése érdekében.

A DDS terv optimalizálását a gazdasági szolgálat végzi.

A pénzügyi áramlások költségvetési végrehajtásának elemzése

Ha a Központi Szövetségi Körzet havi költségvetésében 10%-ot meghaladó tételenkénti terv-tényleges eltérések vannak, a központi szövetségi körzet felelős személye (vezetője) feljegyzést ad ki, amelyben ismerteti a havi költségvetésben bekövetkezett eltérések okait.

A megadott maximális százalékok túllépése esetén az eltérések okainak leírása mind túlköltés, mind megtakarítás esetén tételenként történik, és mind a bevételi, mind a kiadási tételekre vonatkozik.

A költségvetés végrehajtásának általános elemzése a DDS terv-tényelemzésén keresztül történik.

Manapság a pénzhiányok kialakulása egy cégnél nagyban függ attól, hogy a cég pénzügyi igazgatója milyen pontosan tudja elkészíteni a fizetési naptárat. Számos gyakorlatban tesztelt recept létezik. A cikkben eláruljuk, hogy a vállalat fizetési naptárának mely szakaszait fontos megadni, és minta fizetési naptárt biztosítani.

Kifizetések nyilvántartása a fizetési naptárban

A dolgozó fontos alkotóeleme fizetési naptár– a tervezett kifizetések nyilvántartása. Ezt a dokumentumot általában a pénzügyi vagy vezérigazgatónak adják át aláírásra. Sőt, ideális esetben a fizetési nyilvántartás nem csak olyan szabványos oszlopokat tartalmaz, mint a fizetési kérelem dátuma, számla- és szerződésszámok, a partner neve és a fizetendő összeg, hanem számos további mezőt is tartalmaznak, amelyek segítenek a fizetési kérelem vezetőjének. treasury osztály (vagy a pénzügyi igazgató, ha nincs ilyen treasury funkció kijelölve) fizetési naptár létrehozására, nevezetesen:

költségvetési tétel neve , amelyen belül a fizetés megtörténik. A kifizetési kérelmek jóváhagyásakor az egyik klasszikus eljárás a költségvetésnek való megfelelés ellenőrzése. Sokkal egyszerűbb lesz egy ilyen ellenőrzést nem külön kérelem, hanem fizetési nyilvántartás alapján elvégezni. Ehhez minden bevallott kifizetésnél indokolt lesz feltüntetni a költségvetési tétel megnevezését;
fizetési forrás – jelzi, hogy a kérelem szerint melyik folyószámláról (melyik pénztárról) tervezik a pénz kifizetését. E nélkül a fizetési naptár összeállításakor nehéz lesz a nap eleji és végi egyenlegeket megtervezni a vállalat folyószámláival összefüggésben;
felhatalmazást – egy kiegészítő tábla, amely tükrözi a pályázat státuszát: egyetértett vagy nem. Ez a terület egyébként több részre osztható, például a jóváhagyásban részt vevő felelősök beosztása alapján. Ennek eredményeként a pénzügyi igazgató, aki a hét elején (vagy az előző végén) aláírásra megkapta a fizetési nyilvántartást, egyértelműen látni fogja, hogy mely kérelmeket hagyták jóvá az előző szakaszokban, és melyek a még jóváhagyás alatt. és ki által;
a kérelem teljesítésének ténye – egy mező, amely egy megjegyzést tartalmaz, amely jelzi, hogy a kérelmet kifizették-e vagy sem, valamint a kifizetés dátumát. Szükség esetén a kezdeményező gyorsan tájékozódhat kérelme állásáról, a pénzügyi igazgató pedig gyorsan frissítheti a fizetési naptárt azáltal, hogy beleírja azokat a kifizetéseket, amelyek a héten már megtörténtek.

A pályázatok begyűjtésének és feldolgozásának szabályai

Nyugodtan kijelenthetjük fizetési naptár készítése, semmi megbízható nem fog működni a következő héten, ha a cégnek nincs fizetési szabályzata. Mindig lesznek olyan osztályvezetők, akik azonnali fizetést követelnek ennek vagy annak a számlának. És mindez annak ellenére, hogy a gyakorlatban rendkívül ritkán adódnak olyan helyzetek, amikor nem lehet előre látni bizonyos befizetések szükségességét legalább egy héttel előre. Leggyakrabban a „sürgősség” az oka az egyes alkalmazottak feledékenységének, hanyagságának, ami ma a pénzzel kapcsolatban egyszerűen elfogadhatatlan. A kifizetési szabályzat határozza meg a kérelmek kitöltésének szabályait, a jóváhagyási eljárást, valamint a pályázat benyújtásának határidejét és a teljesítésének idejét. Például a fizetési kezdeményező általi kérelem elkészítése és az osztályvezető általi elfogadása - minden hétfőn 16.00 óráig, készpénz kibocsátása egyeztetett kérvények szerint - szerda, csütörtök, péntek 11.00 óra után; készpénz nélküli fizetés elsőbbségi igény esetén - minden csütörtökön 14.00 óráig stb.

A kifizetések teljesítésének szabályai a vállalkozás vezérigazgatója rendeletével hagyta jóvá, és minden alkalmazott tudomására hozta. A kifizetési szabályzatban egyébként az a legfontosabb, hogy kiemelt figyelmet fordítsanak arra, hogy a benyújtási határidő megsértése vagy a költségvetési tétel keretének túllépése esetén miként kerül sor a kérelem elbírálására. Ez nem csak előre nem látható helyzetben határozza meg a cselekvés menetét, hanem az előírások szigorúbb betartására is motiválja az embereket. Például, ha a pályázat benyújtásának határideje elmarad, és az erre vonatkozó szabályozás előírja a pénzügyi vagy vezérigazgatóval való kommunikációt, ez a munkavállalók túlnyomó többsége számára komoly ösztönzést jelent arra, hogy továbbra is tájékoztassa a pénzügyi szolgálatot az esetleges kifizetésekről. előlegként. A fizetési szabályzatot a cikk alján töltheti le.

A pénzeszközök beérkezését a fizetési naptár összeállításakor tervezzük

Paradox módon a legnehezebb a napi bejövő pénzeszközök összegének megtervezése a fizetési naptárban. Leggyakrabban a következőképpen járnak el. A pénzforgalmi költségvetésben tervezett bevételeket elosztjuk a hónap munkanapjainak számával, és az így kapott számot beírjuk fizetési ütemterv mint egy nap bejövő pénzárama. Tulajdonképpen nincs más megoldás, főleg, ha olyan cégről beszélünk, amely előszerződések megkötése nélkül dolgozik lakossági ügyfelekkel. De ezt figyelembe kell venni a kifizetések tervezésekor. Például egy cég számlaegyenlege a nap elején 150 ezer rubel, és várhatóan 300 ezer rubel érkezik. Ezen adatok alapján a tervek szerint 450 ezer rubel számlát fizetnek ki. Ennek eredményeként kiderül, hogy a tervezett 300 ezer rubelből csak 200 ezer rubel érkezett be a banki nap végére. És a teljes fizetési naptárt újra kell készíteni. Ezenkívül a folyószámlák egyenlegét nullára tervezték, és a társaságnak megállapodása van a bankkal, amely szerint vállalja, hogy fenntart egy minimális egyenleget a számlán - 10 ezer rubel. Az alábbiakban megadtuk fizetési naptár példa.

Érdemes előre meghatározni, hogy a beérkezésre tervezett pénzeszközök mekkora része fordítható bizonyos számlák kifizetésére. Ezt leggyakrabban szakszerűen, a vállalat tapasztalatai alapján vagy a pénzáramlás elemzése alapján végzik. Sőt, a fizetési szabályzatban célszerű előre meghatározni a biztosítási egyenleg nagyságát minden munkanap végén, amelyet a fizetési naptár összeállításakor figyelembe kell venni.

És minden mellett nem lenne baj, ha a fizetési naptárban szerepelne a cég hitelkeretek keretében meglévő le nem hívott limitje. Ez az információ például ugyanazon a helyen jelezhető, mint a bejövő egyenlegekre vonatkozó információ. Ebben az esetben a fizetési naptárban a vállalkozás pénzügyi lehetőségeire vonatkozó információk a lehető legteljesebb mértékben megjelennek, és a pénzügyi igazgató hatékonyabban tudja kezelni a rendelkezésre álló erőforrásokat.

A prioritások meghatározása, ha nincs pénz az összes számla kifizetésére

Ma már sok cégre jellemző, hogy a rendelkezésre álló keret nem elegendő az összes elfogadott pályázat kifizetésére. Ez általában egy találkozóhoz vezet az összes osztályvezetővel, hogy megvitassák, mely kifizetések halaszthatók. Sok időt és energiát fordítanak egy ilyen eljárásra. Gyorsabban kezelheti a pénzt, ha minden pályázaton feltünteti a fizetési prioritást és a szerződés szerinti fizetési határidőt. Ezen adatok birtokában a pénzügyi igazgató önállóan dönthet bizonyos kifizetések későbbi időpontra halasztásáról. Általános szabály, hogy először a költségvetés és a bankok felé fennálló elmaradt béreket fizetik vissza. A második prioritás a kulcsfontosságú szerződő felek, akikkel a kapcsolatok megszakadása a termelés leállításával vagy jelentős szankciókkal fenyegeti a vállalatot. A harmadik prioritás az összes többi kifizetés.

Egyébként a kifizetetlen kérések kényelmesebb nyomon követése érdekében jobb, ha nem csak a teljesítés tényét (vagy a kérés nem teljesítését) jelzi, hanem a fizetési naptárban is megadja, a a fizetések klasszikus felosztása költségtételek szerint, valamint a partnerek elemzése is. A legegyszerűbb módja egy fizetési naptár létrehozása Excelben. Ha létrejön fizetési naptár Excelben, elegendő lesz egy további oszlopot megadni, amelyben a címzettet meg kell jelölni. Ennek köszönhetően gyorsan megjeleníthető lesz azoknak az adósoknak a listája, akiket a közeljövőben fizetni kell.

Fizetési naptár végrehajtása

A fizetési naptár összeállítása után már csak frissíteni kell. Ez általában a nap végén történik a bank-ügyfél rendszerből származó kivonat alapján. A tervezett adatok helyett a ténylegesen teljesített kifizetésekről, bevételekről és legfőképpen az egyenlegekről szóló információk kerülnek be a fizetési naptárba. Szükség esetén lehetőség nyílik a tervezett értékek ténylegestől való eltérésének napi elemzésére. De általában egy ilyen elemzés indokolt a hét eredményei alapján.

Egy másik árnyalat, amelyet érdemes figyelembe venni egy vállalkozás fizetési naptárának összeállításakor, az, hogy készítsen egy kibővített bevételi és kifizetési tervet, hetekre (nem napokra) osztva a következő hónapra. Ez segít jobban eligazodni a közelgő kifizetéseknél, különösen akkor, ha ezek egy részét pénzhiány miatt már elhalasztották.

A fizetési naptár létrehozásával és kezelésével kapcsolatos további információkért tekintse meg a videót. Elena Mitrofanova, az IBS OFER projektjeinek vezetője meséli el a történetet. Egy fizetési naptár mintát is adott.

Videó

A fizetéskezelési szabályok hiánya lehetővé tette a Delfi-Trade gátlástalan alkalmazottai számára, hogy csúszópénzről tárgyaljanak a beszállítókkal. A cash flow-kezelési eljárás részletes ismertetése után a társaság nemcsak a rendszeresen előforduló pénzhiányoktól szabadult meg, hanem jelentősen csökkentette a vásárolt anyagok és szolgáltatások költségeit is.

Az építőipari gépek értékesítésére, tervezési, kivitelezési és szerelési munkákra szakosodott Delphi-Trade cégben 2007-ig lényegében nem volt pénzügyi szolgáltatás. A cég átszervezése után, amikor 2007 márciusában a Delphi-Trade holdinghoz tartozó négy leányvállalatot egyetlen jogi személlyé egyesítették, drámaian megváltozott a tulajdonosok hozzáállása a pénzgazdálkodáshoz, a beszámolókészítéshez és a pénzáramlások ellenőrzéséhez. Különös figyelmet fordítottak a fizetések ellenőrzésére.

Az átszervezés előtt, amikor még nem volt egységes a kifizetések ellenőrzése, virágoztak a csúszópénzek. Ma az ilyen kockázatok gyakorlatilag nullára csökkentek. Az egyeztetett és jóváhagyott fizetési terv be nem tartása pedig sok problémát ígér a szabálysértőknek (osztályvezetőknek). Ha például a beszerzési osztály vezetője azt tapasztalja, hogy nem teljesíti a kiutalt összegeket, akkor át kell esnie azon a nehéz procedúrán, hogy megegyezzen a tervet meghaladó kifizetésekről és igazolja a kiadások megalapozottságát.

Ez a rendszer nemcsak a vállalat költségeinek jelentős csökkentését teszi lehetővé, hanem részben megvédi a készpénzhiányokat is, amelyeknek oroszlánrésze a Delphi-Trade-ben nem tervezett kiadásokhoz kapcsolódik.

Hozzászólások
Jekaterina Kuznyecova,
főigazgató-helyettes
a Delphi-Trade cég pénzügyi kérdéseiről

Fizetési naptár végrehajtási eljárási szabályzata (kivonat)

1. A dokumentum célja

A fizetési naptár végrehajtási eljárásairól szóló szabályzat tartalmazza a vállalati alkalmazottak egyes kifizetések (kifizetések) teljesítése során végzett tevékenységére vonatkozó eljárást és követelményeket a teljesített kifizetések racionalizálása, valamint a társaság pénzeszközeinek felhasználásának hatékonyságának növelése érdekében.

2. Alapfeltételek

2.1. A vállalat alkalmazottai fizetési kérelmet generálnak a következők kézhezvételekor:

a partnertől származó számlák;
bármely egyéb dokumentum, amely alapján a pénzeszközöket leírják.

2.2. A fizetési nyilvántartást a fizetés napját megelőző nap 18:00 óráig kell elkészíteni.

2.3. Ha a könyvelő a bizonylatok elkészítése során számla cseréjének szükségességével szembesül, vagy a kifizetések során előre nem látható helyzetek merülnek fel, a munkavállaló köteles erről tájékoztatni a cég pénzügyi osztályának vezetőjét.

Egy komment

A hibás számlázás gyakori jelenség. A jelen dokumentumban nem szabályozott helyzetek felmerülése esetén a munkavállaló köteles értesíteni a pénzügyi igazgatót.

3. Kifizetési nyilvántartás készítése

3.1. Fizetési kérelmek megfogalmazása a munkavállalók által

3.1.1. A cég alkalmazottja fizetési vagy pénzkibocsátási kérelmet hoz létre a pénztárgépen keresztül, amikor szolgáltatásokért, készletekért és egyéb költségekért fizetni kell.

Egy komment

A beszerzési osztályvezetők azonnal generálhatnak fizetési kérelmet, miután megkapták a dokumentumokat a partnerektől. Ezeket a kéréseket egyeztetik a cég kereskedelmi igazgatójával és pénztárosával, de az utolsó szó mindig a pénzügyi igazgatóé, aki elutasíthatja a kérelmet, vagy átütemezheti annak kifizetését.

3.1.2. A munkavállaló feladatai közé tartozik:

a kiállított számla szerződésnek, fizetési tervnek stb. Szükség esetén ezeket az információkat tisztázza a partnerrel vagy a kereskedelmi igazgatóval;
annak ellenőrzése, hogy a szükséges fizetést már korábban megtörtént-e. Ha szükséges, vegye fel a kapcsolatot a partnerrel, és tisztázza a szállításokkal és fizetésekkel kapcsolatos információkat;
a jóváhagyott kérelmek számát és az azokért ténylegesen kifizetett összegeket feltüntető számla, megrendelés vagy egyéb dokumentumok átadása a kereskedelmi igazgatónak további jóváhagyás céljából.

3.1.3. A kifizetési kérelmet legkésőbb 18.00 óráig kell elkészíteni és jóváhagyásra megküldeni a kereskedelmi igazgatónak, legalább két nappal a fizetés teljesítése előtt.

Egy komment

Jelen esetben azt az időkeretet értjük, amelyen belül a kezdeményező a fizetést teljesíteni kívánja.

3.2. A fizetési kérelmek ellenőrzése a kereskedelmi igazgató által

3.2.1. A kereskedelmi igazgató a cég alkalmazottjának fizetési felszólítását követően ellenőrzi a kifizetés lehetőségét.
A kereskedelmi igazgató köteles:

ellenőrizze, hogy a számlát korábban kifizették-e, a becsült fizetési dátumokat, a szállítási dátumokat. Szükség esetén pontosítja ezeket az információkat a pénztári vagy számviteli osztályon;
azonosítsa a fizetési tervben a kifizetést, valamint azokat a költségtételeket, amelyekre a szükséges forrásokat tervezik;
hasonlítsa össze a munkavállaló által a számlán feltüntetett összegeket a jóváhagyott fizetési tervben erre a tételre vonatkozó kiadásokkal;
ellenőrzi a szállítónak fizetendő számlák meglétét és összegét, a szállítási feltételeket stb. Az ellenőrzés alapján felméri a pályázat prioritását, jóváhagyásának vagy átutalásának lehetőségét;
amelyben a kezdeményező a fizetést kívánja teljesíteni. ellenőrizze az egyes kérések költségtételekhez való hozzárendelésének helyességét. Ha szükséges, végezzen módosításokat vagy adjon megfelelő utasításokat a kifizetést kezdeményező munkavállalónak;
ha a fizetési összeggel és a fizetési feltételekkel kapcsolatban nincs kifogás, a fizetési kérelmet az átvétel időpontjának megjelölésével záradékolni és a felelős munkavállalónak visszaküldeni, hogy a cég pénztárába továbbutalásra kerüljön.

Egy komment

Amennyiben a fizetési részletek pontosítása szükséges, a kereskedelmi igazgató ezt a vezetőre bízhatja. Erre általában egy vagy két munkanapot szánnak.

3.2.2. A kifizetési kérelmet a kereskedelmi igazgatónak legkésőbb 14.00 óráig, a fizetési kötelezettség teljesítése előtt egy nappal kell igazolnia.

Egy komment

A Kincstárhoz e határidő után benyújtott kifizetési kérelmek nem kerülnek be a következő kifizetési nyilvántartásba.

3.3. A költségvetésen kívüli kifizetések koordinálása a pénzügyi osztály vezetője által

3.3.1. A pénzügyi osztály vezetője minden olyan kifizetési kérelmet koordinál, amelyet eredetileg nem vettek figyelembe a társaság fizetési tervében, miután megkapta a cég alkalmazottaitól a kifizetési kérelmeket.

Egy komment

A költségvetésen kívüli kifizetésekkel kapcsolatos valamennyi döntést a pénzügyi igazgató egy munkanapon belül hozza meg.

3.3.2. A kifizetési kérelmek jóváhagyása során a pénzügyi igazgató vezetője:

szükség esetén a fizetési igény igazolását kérheti a kereskedelmi igazgatótól és az illetékes osztályvezetőktől;
dönt a költségvetésen kívüli kifizetés lehetőségéről;
az egyéb kifizetéseket a következő napra halassza, hogy költségvetésen kívüli kifizetést hajtson végre. Szükség esetén ezt a döntést egyeztetni kell a kifizetést kezdeményező osztályvezetővel, vagy a társaság vezérigazgatójával.

3.4. A következő napi fizetési nyilvántartás létrehozásának eljárása

3.4.1. A kincstári munkatársak minden nap ellenőrzik a beérkezett fizetési kérelmeket, és a benyújtott kérelmek, a tíz napos fizetési terv és a pénzügyi igazgató által jóváhagyott költségvetésen kívüli kifizetések alapján elkészítik a következő napi kifizetési nyilvántartást.

A kifizetési kérelmek begyűjtésének, koordinálásának és jóváhagyásának átlátható és hatékony folyamatának megszervezésének feladata a fejlett szervezeti felépítésű vállalkozásoknál a leglényegesebb: több pénzügyi felelősségi központ, jelentős számú személyi állomány vesz részt a kifizetések kezdeményezésében, ill. valamint a tervezett kiadások egyeztetésére és jóváhagyására vonatkozó eljárások alkalmazása. A Pénzügyi Menedzsment programban erre a problémára ad megoldást a fizetési kérelem kezelő rendszer, amely lehetővé teszi a befizetések hatékony és ellenőrzött folyamatának megszervezését, valamint a túlzott vagy nem megfelelő forráselköltés megelőzését.

A fizetési kérelem-kezelő rendszer főbb jellemzői

A fizetési kérelem-kezelő rendszer lehetővé teszi, hogy:

azonosítani és kombinálni a felmerülő fizetési igényeket egyetlen információs térben. Mivel a partner és a szervezet közötti kölcsönös elszámolások az osztályok munkatársain keresztül történnek, náluk van minden információ arról, hogy mikor, kinek és mennyi pénzt kell átutalni. A szokásos formában ezek az információk nem strukturáltak, szétszórtak, és nem állnak rendelkezésre a vállalati vezetés operatív elemzéséhez és döntéshozatalához. Az összes tervezett tranzakció beszállítókkal (ügyfélfelekkel) fizetési kérelmek formájában történő regisztrációja lehetővé teszi a fizetési igényekre vonatkozó információk kombinálását és rendszerezését, valamint a szerződő felekkel való elszámolásokhoz szükséges teljes összeg megszerzését;
egységes színvonalba hozza a partnerekkel folytatott tranzakciók elszámolásának folyamatát. A fizetési kérelmek nyilvántartásának (elszámolásának) egységes követelményei, a kísérő dokumentumok (megállapodások, fizetési számlák, igazolások stb.) kérelemhez csatolásának lehetősége, a szállítókkal (partnerekkel) tervezett tranzakciók elemzésének hatékonyságának és átláthatóságának biztosítása;
biztosítsa a pályázat-jóváhagyási folyamat koordinációját azáltal, hogy a folyamat minden résztvevője számára feladatokat hoz létre. Minden pénzügyi felelősségi központra és a szervezet egészére vonatkozóan meghatározzák a regisztrált kérelmeket jóváhagyó személyek listáját, és így a cég szervezeti felépítésének megfelelően kialakítják a dokumentumáramlási útvonalakat. A rendszerbe épített jóváhagyási folyamat lehetővé teszi a kérelmek jóváhagyási eljárásának átláthatóbbá tételét, hiszen minden bizonylaton szerepel azokról a felhasználókról, akik jóváhagyták vagy elutasították a kifizetési kérelmet, illetve azokról, akik nem végezték el a rájuk bízott feladatot. ;
jóváhagyott kérelmek alapján a szerződő felek felé történő kifizetések megtervezése, operatív fizetési terv (fizetési naptár) készítése;
ellenőrzi a jóváhagyott fizetési kérelmek teljesítését (kifizetését). Minden pályázati dokumentum tartalmaz információkat a forrásköltési tervekről és a pályázat alapján kialakított fizetési bizonylatokról.

Az alábbiakban a rendszerben megvalósított alkalmazáskezelési séma látható.

A vállalati kifizetések kezelésének általános sémája

A fizetési kérelmek feldolgozásának eljárása

A fizetési kérelmekkel (regisztráció, jóváhagyás) a rendszerben a „Fizetési kérelem” dokumentumot használják. A dokumentummal való munkavégzés eljárása megfelel az általánosan elfogadott dokumentumfolyamat-szabványoknak, amelyek szerint az alkalmazás életciklusa a következő szakaszokból áll:

Pályázat kialakítása- az a szakasz, amelyben a szervezet részlegei bejelentik a kifizetések szükségességét, meghatározva azok célját, határidejét és egyéb jellemzőit a „Fizetési kérelem” dokumentumrendszerben történő regisztrációval;
A kérelmek áttekintése (jóváhagyás vagy elutasítás)- a következő szakasz, amelynek során a vezető(k) mérlegelik a kifizetés megvalósíthatóságát és döntést hoznak a kérelem jóváhagyásáról vagy elutasításáról;
A pályázat lebonyolítása– az utolsó szakasz, amelyben megtörténik a jóváhagyott kérelmek kifizetése és a tranzakció további nyomon követése (tárgyi eszközök, szolgáltatások szállítása stb.).

A rendszer az életciklus minden szakaszában feladatokat generál a dokumentumok mozgatásának (átadásának) folyamatában részt vevő felhasználók számára. Ezek a feladatok lehetővé teszik az alkalmazások mozgási folyamatának koordinálását, és a következő típusokra oszthatók:

Regisztráció - ez a feladat új pályázati dokumentum rögzítésekor történik, és a dokumentumot létrehozó felhasználóhoz (felelős személyhez) szól. A feladat végrehajtása automatikusan történik a „Jóváhagyásra” dokumentum benyújtását követően;
Jóváhagyás – Ez a feladat a jelentkezési dokumentum jóváhagyásra benyújtása után történik, és azoknak a felhasználóknak szól, akik jóváhagyják a kérelmeket a pénzügyi felelősségi központokban és a szervezet egészében. A feladatot a kérelemmel kapcsolatos döntés (jóváhagyás vagy elutasítás) eredményeként a jóváhagyó (felhasználó) látja el;
Pályázat kifizetésének ellenőrzése - a feladat az összes jóváhagyó általi jóváhagyást követően merül fel, és annak a felhasználónak szól, aki a „Fizetési kérelem” dokumentumot generálta. A feladat végrehajtása manuálisan történik a tranzakció (fizetés és szállítás) befejezése után.

A mozgás során a „Kifizetési kérelem” bizonylat a következő státuszokat veheti fel: „Vázlat”, „Jóváhagyás alatt”, „Jóváhagyva” vagy „Elutasítva”, „Végrehajtás ellenőrzése”, „Kifejezett” vagy „Törölve”. A dokumentumok állapotának változásai a felsorolt feladatokat végrehajtó felhasználók eredményeként következnek be. Tekintsük a „Fizetési kérelem” dokumentum mozgásának szakaszait a rendszerben.

Fizetési kérelem megalkotása

Az első szakaszban a szervezet alkalmazottja regisztrálja a „Fizetési kérelem” dokumentumot, és elmenti a programban. A rögzítés során a dokumentumhoz egy felelős személy van hozzárendelve - az alkalmazást létrehozó felhasználó, és a létrehozott dokumentum „Piszkozat” státuszt kap. A dokumentum státusza a dokumentum űrlap jobb felső sarkában, a felelős személy pedig a bal alsó sarokban jelenik meg. A „Vázlat” státuszú kimenő fizetési kérelmek korlátozás nélkül módosíthatók, kiegészíthetők.

Miután a kimenő fizetési kérelmet véglegesítették és elegendő információval feltöltötték, el kell küldeni jóváhagyásra. Jóváhagyás iránti kérelem benyújtásához kattintson a „Jóváhagyásért” gombra a dokumentum űrlap vezérlőpultján. Ennek eredményeként a dokumentum „Jóváhagyás alatt” állapotot kap.

Ha egy dokumentum nem „Piszkozat” állapotot kap (például „Jóváhagyás alatt” vagy „Jóváhagyva”), az adatok megváltoztatása lehetetlen, pl. A dokumentum űrlap csak megtekintésre nyílik meg.

A kérelmek áttekintése (jóváhagyás vagy elutasítás)

A „Fizetési kérelmek kezelése” rendszer a kérelmek párhuzamos elbírálásának és jóváhagyásának sémáját valósítja meg. Ez azt jelenti, hogy a dokumentum-jóváhagyási feladatok egyszerre történnek az összes jóváhagyónál. A kifizetési kérelmek jóváhagyásának menetét a program adminisztrátora határozza meg a jóváhagyók listájának beállításaiban. Az elvégzett beállításoktól függően a jóváhagyásra elküldött kérelmek feldolgozása két forgatókönyv szerint történik:

A szervezethez vagy a központi pénzügyi körzethez megadták a jóváhagyók listáját. Ebben az esetben a jóváhagyásra elküldött dokumentum „Jóváhagyás alatt” állapotot kap, és egy feladat jön létre a jóváhagyók számára, hogy mérlegeljék a pályázat kifizetésének megvalósíthatóságát. „Jóváhagyva” státusz hozzárendelése egy pályázati dokumentumhoz csak az összes jóváhagyó pozitív döntése (jóváhagyása) esetén lehetséges. A kifizetési kérelmek jóváhagyásának menetéről bővebben a pályázat-jóváhagyási asszisztens munkáját ismertető részben olvashat.
A jóváhagyók listája nincs meghatározva. Ebben az esetben a pénzügyi felelősségi központtól származó kérelmeket nem kell jóváhagyni, és azonnal elfogadják fizetésre. Az ilyen dokumentumok jóváhagyásra benyújtáskor „Jóváhagyva” státuszt kapnak, és feladatokat képeznek a pályázat teljesítésének nyomon követésére.

Fizetési kérelem teljesítése

A jóváhagyott alkalmazások végrehajtásához a következő lépéseket kell végrehajtania:

Kérésre fizetés ütemezése. A fizetési tervezés a "Fizetési naptár" rendszerben a "Fizetési tervezés" felületen, a "Készpénzkiadási terv" dokumentum segítségével történik. A tervdokumentum a jóváhagyott kérelem alapján kerül beírásra, és a pályázat kifizetési összegét tartalmazza a szervezet kifizetési naptárában.
Fizesse be a pályázatot a szervezet fizetési naptárának megfelelően. A szervezet fizetési dokumentumaival való munka a „Fizetési naptár” rendszerben történik a „Fizetési nyilvántartás” dokumentum segítségével.
A tranzakció összes feltételének teljesítése (fizetés, szállítás stb.) után a „Fizetési kérelem” bizonylatot „Befejezve” státuszra kell állítani. Ehhez meg kell nyitnia az alkalmazás végrehajtásának felügyeletére szolgáló feladatot (amely a pályázati dokumentumot létrehozó felhasználó feladatlistájában jelenik meg), és rá kell kattintania a „Pályázat befejezve” gombra.
Kivételes esetekben a jóváhagyott pályázat visszavonható. Ehhez meg kell nyitnia az alkalmazás végrehajtásának figyelésére szolgáló feladatot, és kattintson a „Megrendelés törölve” gombra.

Felhasználói hozzáférési jogok kezelése alkalmazásdokumentumokhoz

A „Fizetési alkalmazások generálása” jogosultságokkal rendelkező felhasználók számára elérhető az alkalmazások generálása és jóváhagyása rendszerrel való együttműködés. Ez a jogkészlet lehetővé teszi a kérelmek kitöltését, a jóváhagyásuk, jóváhagyásuk és kifizetésük folyamatának nyomon követését. Ezekkel a jogokkal rendelkező felhasználók NINCS HOZZÁFÉRÉSI a következő rovatokhoz: információk a tervezett kifizetésekről és bevételekről, adatok a tényleges mozgásról és bármely típusú pénzeszköz egyenlegéről.

Azon felhasználók számára, akik ezt a jogkészletet használják, emellett korlátozások vonatkozhatnakÁltal

Technológiai utasítások.

A társaság fizetési kérelmező rendszert működtet, melynek célja, hogy kiszámíthatóbbá tegye a társaság életét, csökkentse vagy kiküszöbölje a késedelmes fizetésekből adódó incidenseket a partnerekkel, valamint tervszerűen és hatékonyan kezelje a társaság pénzeszközeit.

Milyen esetekben kell létrehozni.

Fizetési kérelmet kell létrehozni a) minden nem készpénzes fizetésre, és b) ha az ügyfélnek adott havi kifizetések összege meghaladja a kétezer rubelt, és a kifizetések nem elszámolható pénzeszközökből történtek. Ez alól kivételt képeznek a töltőállomáson egy adott ügyfél beszerzéséért fizetett fizetések (alkatrészek keresése egy városi benzinkútnál).

A havi összesen legfeljebb kétezer rubel/partner készpénzes fizetések esetén részjelentést kell használni.

Mikor (milyen pillanatban) kell létrehozni.

Az egyszeri kifizetés iránti kérelmet a társaságon kívüli fizetés kezdeményezése esetén a tájékoztatás megérkezésekor, vagy a kifizetés szükségességéről szóló döntés meghozatalakor kell elkészíteni.

Az időszakos és a költségvetésben szereplő kifizetésekre vonatkozó kérelmeket legalább egy hónappal korábban kell benyújtani.

A fizetési felszólítás tulajdonságainak magyarázata.

Kitől: készpénz nélküli fizetésnél a „Számla [jogi személy neve]” ügynököt kell kitölteni, ha ismert a feladó bankja, akkor azonnal egy adott bankszámla. Készpénzes fizetésnél a készpénzfelvétel tervezett helye: vagy a pénzügyi vezető bejelentője, vagy a vállalkozás valamely részlegének doboza.

Kinek: ügynököt helyeznek el, akinek fizetést kell kapnia. Készpénz nélküli fizetés esetén, ha az ügynöknek több folyószámlája van, a megjegyzésben fel kell tüntetni, hogy ezek közül melyikre kell átutalni a pénzt. Ennek a mezőnek a kitöltése az alkalmazottat terheli, akinek az osztálya felelős a fizetésért (szállítás, könyvelés, készletek stb.).

Prioritás:

jelentéktelen - lehetőség szerint fizessen, a társaságnak nincs kötelezettsége erre a kifizetésre, a fizetés elmulasztása nem sérti a kapcsolódó részlegek terveit

rendes – normál kifizetések a cég tevékenységének napi karbantartásáért

fontos – az adott kifizetés feltételeinek megsértése a vállalkozás vagy a kapcsolódó részlegek terveinek megsértéséhez vezet. Ugyanakkor a fizetési határidők megsértése által okozott kockázatok megelőzésének vagy leküzdésének lehetséges költségeinek felmérése a fizetési összeg 10% -ához hasonlítható, de nem kevesebb, mint 1000 rubel.

kritikai – az adott kifizetés határidejének megszegése a vállalkozás vagy a kapcsolódó részlegek terveinek súlyos megzavarásához vezet. Ugyanakkor a fizetési határidők megsértéséből eredő kockázatok megelőzésének vagy leküzdésének lehetséges költségeinek felmérése a fizetési összeghez hasonlítható, de nem kevesebb, mint 5000 rubel.

blokkolása – az adott fizetés feltételeinek megsértése jelentős kockázattal fenyegeti a vállalkozás egészének tevékenységét.

Fizetendő összeg: az összeg, amellyel tartozunk Küld. Az igénylőnek minden számlával együtt kell megadnia az összeget, kivéve a más részlegekhez tartozó számlákat. Más szóval, ez nem feltétlenül az az összeg, amelyet az ügynöknek meg kell kapnia.

Kívánt dátum: a fizetés legkorábbi időpontja, de nem korábban, mint a normál feldolgozás biztosításához szükséges. Más szóval, ha az egy nappal korábban történő fizetés nem jelent semmilyen előnyt a vállalkozás számára, akkor a kívánt időpontnak egy nappal későbbinek kell lennie.

Határidő: az esetleges fizetés legkésőbbi időpontja; ha a fizetés ezen időpontnál később történik, akkor kötbér vagy a vállalkozás munkakörülményeinek romlása lehetséges a partnerrel - a kifizetés címzettjével.

Olyan kifizetések esetében, amelyek tekintetében a társaságnak nincs kötelezettsége harmadik fél ügynökeivel szemben, kívánatosÉs szélső a határidőt e kifizetés vállalkozás számára megvalósíthatóságának megfontolásai alapján töltik ki. Például egy reklámkampány tervezésekor megfontolhatja, hogy ügyfelei közül néhányat piknikezzenek, ebben az esetben logikus, hogy a kívánt és végső dátumot a meleg évszaknak jelölje ki.

Tervezett időpont: fizetési felszólítás készítésekor beállíthatja a kívánt időszak értékére. A tervezett időpontot a dokumentum státuszától függően a pénzügyi igazgató vagy a pályázatért felelős személy módosíthatja.

Kötelezettség keletkezése hízelgés: csak akkor kell kitölteni, ha a társaságnak a fizetés teljesítése előtt kötelezettségei vannak az ügyféllel szemben. Például egy reklámtábla fizetésekor a vállalkozás a kihelyezés megkezdése előtt szinte bármikor megtagadhatja annak fizetését, azonban ha a hirdetőtábla már a hónap első napján lóg, és még nem fizettünk elhelyezéséhez, akkor az első időpontot kell a kötelezettségek keletkezésének időpontjának tekinteni.

"Számla" szakasz: Számlaadatokkal kitöltve, ha vannak. Ez a rész a közeljövőben eltávolítható, mivel túl nehéz kitölteni.

Bázis: készpénz nélküli fizetés esetén a fizetési célt pontosan úgy kell megadni, ahogy az a fizetési megbízásban szerepel. Ehhez a fizetési kérelmekért felelősöknek a banki fizetési megbízások „Fizetési célja” rovat kitöltésének szabályait a vállalkozás főkönyvelőjétől kell tájékozódniuk.

Egy komment: minden olyan megjegyzés, amely segít a fizetési kérelem feldolgozásakor a vállalkozás létrehozója, felelős vagy más alkalmazottai számára.

Hozzáférés csoport: az egyes részlegekre vonatkozó szabályok szerint kerül meghatározásra.

Kapcsolódó dokumentumok: tartalmaznia kell minden közvetlen linket a fizetési kérelemhez kapcsolódó dokumentumokhoz.

Ki készíti, milyen állapotokban lehet az alkalmazás, és ki a felelős az alkalmazásért az egyes állapotokban.

Az osztályvezető felelős az osztály dolgozói által készített pályázatokért.

Állapot	Leírás	Felelősség
Piszkozat	Az alkalmazás nem vesz részt a vállalkozás pénzügyi folyamatainak tervezésében.	Felosztás
Döntésre vár	A tervezett kérések ebbe az állapotba kerülnek. A pályázatot a gazdasági igazgató elbírálja, az igazgatói elbírálás után státuszba kerülhet *Pontosításra szorul* akár be *Tervezett* .	Uszony. rendező
Jóváhagyást igényel	Az előre nem tervezett igények (projektköltségek, új eszközök beszerzése költségvetésen kívüli összegért stb.) esnek ebbe a státuszba. A pályázatot a gazdasági igazgató elbírálja, az igazgatói elbírálás után státuszba kerülhet *Pontosításra szorul* , *Tervezett* , vagy *Jóváhagyott* .	Uszony. rendező.
Jóváhagyott	A pályázati összeget a pénzügyi igazgató jóváhagyta. Teljes jelentkezés szükséges.	Felosztás
Pontosításra szorul	A kérelmet hibásan vagy hiányosan töltötték ki. A javítás után át kell lépni az állapotba *Döntésre vár* .	Felosztás
Tervezett	A kifizetési kérelemben szereplő tervezett időpont megegyezik a tényleges tervezett időponttal, a kérelem a tervezett időpontra vár.	Uszony. rendező.
Folyamatban	Kérelemre fizetési megbízást adnak ki a banknak, vagy készpénzt bocsátanak ki.	számviteli/pénzügyi igazgató
Befejezve	Szükség esetén kifizetést hoztak létre és társítottak az alkalmazáshoz, nincs szükség további műveletekre az alkalmazáson.

Kitöltési szabályok.

A nem készpénzes fizetés esetén a könyvelők fizetési megbízásokat készítenek a banknak, amelyeket a pénzügyi igazgató ír alá. A készpénzes fizetéshez pénztárost vagy elszámoltatható személyt egyeztetnek, aki átutalja a szükséges összeget a kérelmezőnek vagy a szerződő félnek.