Операции и проводки

Данные о хозяйственных операциях предприятия в системе 1С Бухгалтерия хранятся ввиде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете хозяйственную операцию. Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденций.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом. Это содержание операции и общая сумма, дата, номер а также другие реквизиты определяемые конфигурацией.

Операции могут автоматически формироваться документами или вводиться в ручную. Операции введенные вручную фактически являются документами специального вида операций, которые не имеют собственных данных как другие документы а имеют только операции.

Для просмотра операций в 1С Бухгалтерии предусмотрено два вида журналов: Журнал операций и Журнал проводок .

Журнал операций позволяет просмотреть список операций, при этом каждая операция отображается в нем одной строчкой, содержащую наиболее важную информацию идентифицирующую операцию: дату, вид документа, содержание, сумму операции.

В журнале операций существует возможность просмотра проводок текущей операции, той на которой установлен курсор. Они могут выводиться как в отдельном окне так и в нижней части окна журнала операций.

Журнал проводок позволяет просмотреть список проводок принадлежащим различным операциям в общей последовательности. Информация в журнале проводок отображается более детально.

Оба журнала имеют возможности отбора операций проводок по различным критериям. В обоих журналах существует практически одинаковый набор действий для манипулирования операциями. Вызов режима ввода или редактирования операции, удаления операции и так далее. При этом все действия в журналах всегда выполняются на уровне целых операций.

И журнал проводок и журнал операций предназначены для просмотра данных операции ввиде списка а ввод и редактирование операции всегда осуществляется в форме операции.

На прошлом занятии мы уже начали работать с нашей программе 1С Бухгалтерия 8 . Мы заполнили реквизиты нашей организации, выбрали нужный функционал, заполнили параметры учета в программе и учетную политику с персональными настройками.

На этом уроке мы продолжим знакомство с программой 1С Бухгалтерия 8 . Начнем рассматривать такие элементы системы как справочники, документы и операции.

Далее рассмотри, как регистрируют ручные «Операции» (проводки). К сожалению, не все участки бухгалтерского учета автоматизированы в программе 1С Бухгалтерия 8 . Иногда приходится пользоваться ручными операциями. Создадим нашу первую ручную проводку регистрация уставного капитала в нашей компании.

Справочник "Подразделения"

Начнем знакомство со справочником «Подразделения» нашей компании. Наша компания будет иметь несколько подразделений. Справочника «Подразделения» нет в разделе «Справочники». Этот справочник подчинен справочнику «Организации». Поэтому переходим в раздел «Главное» справочник «Организации». Открываем нашу организацию и переходим по гиперссылке «Подразделения».

По умолчанию создано одно подразделение, которое называется «Основное». Изменим его наименование на «Администрация».

Создадим еще одно подразделение «Цех производства».

Справочник "Статьи затрат"

Следующий справочник, который мы рассмотрим это справочник «Статьи затрат».

Справочник предназначен для хранения перечня статей затрат организации.

При вводе статьи нужно указать:

• порядок отнесения к деятельности организации в соответствии с порядком налогообложения;
• вид расхода для целей налогового учета.

Затраты организации учитываются по статьям по видам деятельности в соответствии с порядком налогообложения:

• По деятельности с основной системой налогообложения (общая или упрощенная)
  Основная система налогообложения указывается в учетной политике организации: общая или упрощенная.
  Затраты по таким статьям, накопленные в течение месяца, списываются в дебет счета 90.02.1 "Себестоимость продаж по деятельности с основной системой налогообложения".
• По отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения
  По статьям регистрируются затраты по деятельности, система налогообложения которой не совпадает с основной, например, по деятельности, облагаемой ЕНВД.
  Затраты по таким статьям, накопленные в течение месяца, списываются в дебет счета 90.02.2 "Себестоимость продаж по отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения".

По разным видам деятельности
По статьям регистрируются затраты, которые невозможно отнести к определенному виду деятельности.
Затраты по таким статьям, накопленные в течение месяца, списываются в дебет субсчетов счета 90.02 "Себестоимость продаж" пропорционально полученным доходам в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Справочник "Прочие доходы и расходы"

Справочник предназначен для хранения списка статей доходов и расходов, которые не связаны с основным видом деятельности предприятия.

Справочник используется для ведения аналитического учета на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

При вводе сведений о доходах и расходах указывается:

• Вид прочих доходов и расходов - для классификации прочих доходов и расходов для целей бухгалтерской и налоговой отчетности.
• Порядок отнесения доходов и расходов к деятельности организации:
  • Основной порядок (По деятельности с основной системой налогообложения),
  • Особый порядок (По отдельным видам деятельности с особым порядком налогообложения),
  • Распределяемые (По разным видам деятельности);
• Флажок «Принятие к НУ» устанавливается, если доходы и расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль.

Документы в программе 1С:Бухгалтерия 8

В программе 1С Бухгалтерия 8 информация о хозяйственных операциях, совершаемых в компании, может вводиться при помощи документов и отображаться в списках документов одного вида или в списках документов разных видов (журналах ). При разработке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые списки и журналы документов для их просмотра.

Состав журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его правами доступа.

Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.

Ручные Операции (проводки)

К сожалению, не все хозяйственные операции в программе 1С Бухгалтерия 8 автоматизированы с помощью документов. Иногда приходится использовать ручные операции. Документ «Операция» находится в разделе «Операции».

Документ предназначен для выполнения следующих операций:

• Ввод корреспонденции счетов по бухгалтерскому и налоговому учету
• Ввод типовой операции
• Корректировка регистров
• Сторнирование движений другого документа

Для регистрации корреспонденции счетов по бухгалтерскому и (или) налоговому учету вручную необходимо в списке «Операции, введенные вручную» выбрать в командной панели Создать - Операция.

Для регистрации хозяйственной операции с помощью типовой операции необходимо в списке Операции, введенные вручную выбрать в командной панели Создать - Типовая операция, выбрать типовую операцию, а затем на закладке Типовая операция указать значения параметров операции и нажать кнопку Заполнить. Проводки и другие движения типовой операции заполнятся автоматически.

Для внесения изменений в регистры необходимо в командной панели документа выбрать Еще - Выбор регистров... и выбрать регистры для корректировки.

Для сторнирования документа необходимо в списке Операции, введенные вручную выбрать в командной панели Создать - Сторно документа и указать Сторнируемый документ. Сторнируемые проводки и движения документа заполнятся автоматически.

Для документа предусмотрена следующая печатная форма «Бухгалтерская справка».

Сейчас мы создадим нашу первую операцию и зарегистрируем уставный капитал нашей компании. Переходим в журнал «Операции, введенные в ручную». Выполним команду «Создать - Операция». Укажем:

По кнопке «Добавить» перейдем в табличную часть и укажем:

Счет дебета: 75.01 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

Контрагент: Создадим нового и назовем его «Учредитель».

Счет кредита: 80.09 «Прочий капитал»

Контрагент: «Учредитель».

Сумма: 10000

Нажмем кнопку «Записать и закрыть».

Дальше

Каждый бухгалтер, работающий с 1С:Бухгалтерия, сталкивается с таким понятием, как регламентные операции в программе 1С, под которым понимают перечень действий, выполняемых периодически и необходимых для закрытия счетов, формирования проводок, отображения финансового результата, расчета налогов и формирования отчетности. Примерами могут служить - зачисление амортизации, списание на текущие траты расходы будущих периодов, зачисление налогов, в том числе на прибыль, погашение стоимости спецодежды и спецоснастки, определение фактической себестоимости реализуемой продукции и услуг, расчет обязательств по НДС и др.

Для проведения этих операций служат соответствующие документы, которые создаются и проводятся в определенном порядке, который, для простоты в 1С Бухгалтерия отображен в «Закрытии месяца».

Рис.1

Так, после отражения бухгалтером всех хозопераций в учете, выполняется «Закрытие месяца» из меню «Операции-Закрытие периода». Все действия, выполненные этой обработкой, попадут потом в журнал «Регламентные операции».

Рис.2

Программа сама по пунктам выполнит все действия. Если будут какие-то замечания, программа выдаст информационное окно.

Последовательность действий по закрытию

Посмотрим, какие действия считаются регламентными в рамках закрытия нашего месяца, и в какой последовательности они производятся.

Условно все регламентные операции по закрытию месяца разделены на 4 группы. При этом их список будет отличаться в зависимости от вашей области бизнеса и от месяца проведения. Так, например, есть операции, выполняемые раз в месяц, раз в квартал, раз в год.

Как уже говорилось выше, все эти операции проводятся посредством отдельных регламентных документов, создаваемых и проводимых в определенной последовательности. Исходя как раз из этого мы и можем выделить несколько условных групп операций. То есть логика такова: сначала программа выполняет первую группу действий, затем, после успешного завершения, переходит ко второй, и далее – к третьей и четвертой.

I группа может выполняться параллельно и независимо друг от друга. В нашем примере это:

• Начисление зарплаты;
• Начисление амортизации в рамках настроек, установленных при принятии основного средства к учету (вводе в эксплуатацию);
• Списывание расходов будущих периодов (закрытие сч.97). В ходе этого часть стоимости наших расходов будет перенесена на текущие;
• Корректировка стоимости номенклатуры.

Также это могут быть: Начисление резерва по зарплате, Начисление НДС, Погашение стоимости спецодежды и спецоснастки в эксплуатации, Расчет торговой наценки по проданным товарам, Расчет налога на имущество, Расчет транспортного налога, Расчет земельного налога, Расчет торгового сбора, Признание расходов на приобретение ОС для УСН и другие.

Все эти операции отразятся на счетах затрат (будут задействованы сч. 20, 23, 25, 26, 44 и другие, используемые фирмой).

II группа – это расчет долей списания косвенных расходов. Она формирует проводки не всегда, а только когда имели место данные расходы. Примером могут быть представительские расходы, на рекламу, и т.п. Здесь осуществляется перераспределение расходов, которые не могут быть точно занесены на какой-либо вид деятельности целиком, в соответствии доле дохода каждого вида деятельности во всем объеме доходов.

III группа – закрытие счетов затрат 20, 23, 25, 26, 44. Действия данной группы обработок будут различаться в зависимости от бизнеса.

IV группа нужна для выявления финрезультата по доходам/расходам, отображенным в течение месяца на сч. 90/Продажи и 91/Прочие доходы и расходы. Найденный результат данным документом списывается на счет 99/Прибыли и убытки.

Группа включает следующие пункты:

• Расчет расходов, уменьшающих отдельные налоги;
• Закрытие счетов 90, 91;
• Списание убытков прошлых лет;
• Расчет налога на прибыль;
• Расчет налога УСН;
• Реформация баланса.

Ситуации, когда бухгалтер вносит документы после закрытия месяца, случаются достаточно часто, и тут достаточно отменить операции и сделать их заново. Программа сама подскажет, когда необходимо выполнить перепроведение документов и повторную процедуру.

Рис.3

В любой момент можно отменить и само закрытие (кнопка 1, Рис. 4.).Что же происходит при этом?

• Будут отменены все произведенные регламентные действия (на экране они будут серого цвета, а не зеленого);
• В журнале соответствующие регламентные документы станут непроведенными;
• Закрытие будет в состоянии «Не выполнено».

В этом состоянии можно вносить исправления, а дальше провести закрытие заново.

Проверить правильность операций можно, сформировав отчет о выполнении операций (кнопка 2) и справку-расчет (кнопка 3).

Рис.4

Обратим внимание на выпадающее меню, которое появляется при нажатии на строке с выполненным заданием. Здесь, в соответствующем пункте, можно просмотреть сформированные проводки. Если вам кажется, что там чего-то не хватает, надо обратиться к настройкам соответствующих пунктов.

Также отметим, что в случае удачного завершения все «строки операций» будут выделены зеленым цветом, а вверху будет указано состояние – «Выполнено», а если есть необходимость, программа предложит закрыть следующий месяц (когда вы закрываете позже текущей даты).

Бледно голубоватый цвет говорит о том, что процедуру необходимо повторять и перепроводить до тех пор, пока не исправятся указанные программой ошибки. Красный цвет говорит о наличии ошибок, которые так же необходимо устранить.

Рис.5

Если вы вносите документы «задним числом», программа предложит перепровести закрытие, начиная с того месяца, в котором были внесены изменения, и воссоздать порядок документов. Тут разумнее следовать подсказкам программы.

Переходя к закрытию следующих месяцев, видим, что в марте автоматически добавляется пункт «Расчет транспортного налога».

Рис.6

В этом пункте контекстного меню мы сформируем искомую справку-расчет.

Рис.7

Это основные принципы работы с обработкой «Закрытие месяца», но аналогично можно просматривать и любое из выполненных заданий.

Заканчивая текст, хотелось бы ответить на популярнейший вопрос бухгалтеров: «Где увидеть сформировавшиеся документы?». Здесь все просто: необходимо зайти в «Регоперации».

Рис.8

Рис.9

В подпункте «Справки-расчеты» можно сделать нужные нам справки.

Рис.10

Регламентные документы влияют на актуальные бухгалтерские итоги, формирование себестоимости, а также определяют показатели деятельности фирмы в целом. Поэтому закрытие надежнее выполнять из месяца в месяц, а не раз в год за все периоды.

Типовые операции

Типовые операции представляют собой один из механизмов автоматизации. Типовые операции применяются для группового ввода часто используемых проводок. Типовая операция представляет собой сценарий или шаблон для ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок.

Шаблоны типовых операций хранятся в специальном справочнике информационной базы.

Использование типовых операций

Запись операции, основанной на шаблоне типовой операции, начинается точно так же, как запись проводок ручным способом: на экран компьютера вызывается форма новой операции. Но теперь в этой форме нужно указать название типовой операции и нажать на кнопку «Сформировать проводки» - после этого откроется небольшая форма запроса параметров типовой операции.

В этой форме следует указать запрашиваемые параметры и нажать кнопку «ОК» - соответствующие проводки будут сформированы автоматически.

Типовые операции предоставляют ускоренный способ непосредственного ввода данных бухгалтерского учета в информационную базу. Конфигурация поставляется с предварительно заполненным справочником типовых операций.

Создание новых типовых операций

Пользователи могут создавать шаблоны типовых операций самостоятельно.

Для создания новой типовой операции следует открыть список типовых операций, выполнить команду создания новой записи и заполнить открывшуюся форму. Форма типовой операции разделена на две части - верхнюю и нижнюю. Верхняя часть формы предназначена для размещения элементов типовой операции на нескольких закладках:

шаблоны проводок бухгалтерского учета (и записей налогового учета);

алгоритмы;

описание операции.

Нижняя часть формы шаблона содержит информацию о параметрах, которые будут запрашиваться при вводе типовой операции.

В простейшем случае в типовой операции достаточно заполнить шаблон проводок параметрами, запрашиваемыми при вводе типовой операции. Эти параметры могут непосредственно подставляться в проводки или использоваться в алгоритмах расчета сумм проводок.

Какой документ в программе 1С:Бухгалтерия 8 делает ту или проводку, или как правильно отразить факт хозяйственной жизни в программе – вопросы, которые часто возникают как у начинающих, так и у опытных пользователей программы.

В своей новой статье я расскажу вам о замечательном регистре сведений, который станет для вас незаменимым помощником при работе в 1С:Бухгалтерия 8 – это регистр "Корреспонденция счетов", больше похожий на справочник, где перечислены все хозяйственные операции, которые можно отразить в программе с помощью тех или иных документов. Я и сама частенько им пользуюсь и уверена, что он поможет вам сократить время на поиски нужных и правильных проводок и документов, с помощью которых эти проводки можно сделать.
Находится этот чудо-помощник в разделе "Главное" и открывается по гиперссылочке "Ввести хозяйственную операцию":

Открывшийся список выглядит вот так:

Т.е. здесь перечислены все возможные корректные проводки с указанием документов, которыми эти проводки формируются в программе и с описанием содержания операции. Пользоваться этим перечнем достаточно легко.
Итак, первый вариант: например бухгалтер знает, что ему нужно сформировать проводку Д-т 07 К-т 60. В верхней поисковой строке набираем счета дебета и кредита. В результате получаем вот такие варианты проводок

Здесь же подробно расписано содержание каждой проводки и все три варианта в программе формируются с помощью документа "Поступление (акты, накладные)". Прямо из этого списка мы можем создать документ, открыв его по гиперссылке и, что самое важное, программа откроет форму документа уже с необходимым нам видом операции. Т.е. так как в данном случае речь идет о поступлении оборудования, то и документ получится с этим видом операции:

Таким образом, мы можем создать необходимый нам документ прямо из справочника хозяйственных операций.
Ситуация другая. Я хочу посмотреть, какие проводки можно сформировать с помощью конкретного документа. Ну, например документом "Принятие к учету ОС". Вернемся в справочник хозяйственных операций. И в верхней строке выберем интересующий нас документ:

В результате мы получили список проводок, которые можно получить с помощью документа "Принятие к учету ОС". Здесь также кликнув по гиперссылке с необходимой нам проводкой мы автоматически создадим документ с тем видом операции, который нам нужен:

Ну и третий способ отбора информации в справочнике хозяйственных операций – это отбор по содержанию. Он является немного экстремальным и редко используемым, но тем не менее о нем тоже надо рассказать. Почему же он экстремальный? Потому что программа нам отберет все операции, в содержании которых встречается искомое нами слово. Например, наберем в строке поиска часть слова поступление. В результате программа отберет нам очень большое количество вариантов, где в содержании встречается наш фрагмент слова.

Далее все так же. Выбрав проводку – создаем документ прямо отсюда.
И еще несколько слов о создаваемых документах. Например, мы ищем проводку Д-т 25 К-т 02. Программа подсказывает, что такие проводки формируются Регламентной операцией, т.е. для создания этой проводки надо провести операцию "Закрытие месяца"

Ну и не могу не сказать об операциях, введенных вручную. Мои клиенты знают, что я всегда призываю при работе в программе 1С:Бухгалтерия 8 пользоваться документами. Именно они сделают необходимые проводки и записи по всевозможным регистрам. Любители программ версии 7.7. очень часть пытаются все "нарисовать ручками" и нам приходится их переучивать. Однако и в последних версиях программы есть ситуации, когда проводку можно сформировать только с помощью документа "Операция". Подсказка на такие случаи тоже есть в справочнике хозяйственных операций:

Например, операцию по включению в затраты основного производства суммы выявленных недостач можно сделать только "ручками". Кстати, в созданном таким образом документе автоматически будет прописано содержание операции ну и собственно проводка. Вам останется только проставить все субконто и сумму операции:

Ну, вот и весь секрет по быстрому формированию корректных проводок в программе.
Надеюсь, моя статья поможет вам сократить время на поиски в интернете информации по формированию проводок в программе.
Присоединяйтесь к нам в соц.сетях. и будьте всегда в курсе наших новых публикаций и последних изменений в программах 1С.
Работайте в программах 1С с удовольствием, ведь 1С – это просто, когда мы вместе.