Manajemen dokumen elektronik antar organisasi: bagaimana cara kerjanya? Keuntungan dan kerugian platform modern untuk membuat sistem manajemen dokumen elektronik: Delo, Intertrust, Optima-Workflow, Documentum

Keuntungan dari manajemen dokumen elektronik adalah untuk menghemat tenaga kerja dan sumber daya material, serta secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk membuat, menyimpan dan memproses dokumen. Tetapi apakah semuanya begitu cerah dan ekonomis dalam teknologi tanpa kertas? Pelajari dari artikel tentang pro dan kontra dari manajemen dokumen elektronik.

Tidak peduli bagaimana kita terbiasa bekerja dengan kertas, kenyataan hidup kita memaksa kita untuk mempelajari seluk-beluk teknologi elektronik. Salah satu elemen dari teknologi tersebut adalah manajemen dokumen elektronik. Untuk memahami konsep manajemen dokumen elektronik dan pada saat yang sama tidak tenggelam dalam definisi yang banyak dan terminologi khusus, mari kita fokus pada beberapa istilah kunci:

Ini adalah dokumen elektronik yang merupakan objek awal dan utama dari setiap sistem manajemen dokumen elektronik. Untuk mengatur secara sistematis pembentukan, pemrosesan, perlindungan, transfer, dan penyimpanannya, diperlukan serangkaian tindakan (program khusus, sarana teknis, personel terlatih, dll.).

Manajemen dokumen elektronik dibangun sedemikian rupa untuk menyelesaikan berbagai tugas tertentu. Kemungkinan jenis manajemen dokumen elektronik di perusahaan:

Pelajari tentang kekuatan dan kelemahan beberapa jenis manajemen dokumen elektronik di bawah ini.

Transisi ke pengelolaan dokumen elektronik di suatu perusahaan memerlukan persiapan awal yang serius. Di sini alat tenun minus signifikan pertama - bahan, tenaga kerja, dan biaya lain yang cukup besar pada tahap implementasi sistem:

Selain itu, perlu dilakukan penyesuaian kebijakan akuntansi, yang mencerminkan di dalamnya daftar dokumen (terkait pajak dan akuntansi) yang terlibat dalam pengelolaan dokumen elektronik, daftar karyawan yang berhak menandatanganinya, dan nuansa penting lainnya. (cara menyimpan dokumen, akses, transfer, dll. d.).

Setelah pengenalan sistem (dalam proses pemeliharaan manajemen dokumen elektronik), pemantauan terus-menerus terhadap penerapan peraturan dan aturan yang ditetapkan, pembaruan perangkat lunak, dll. diperlukan.

Pelajari tentang keuntungan utama dari manajemen dokumen elektronik dari diagram di bawah ini:

Sambil memuji sistem manajemen dokumen elektronik, seseorang tidak dapat mengabaikan kelemahannya, yang dapat meniadakan semua kelebihannya:

Secara terpisah, kami akan membahas komponen penting dari setiap aliran dokumen perusahaan seperti manajemen dokumen elektronik personel dan akuntansi.

Pengelolaan dokumen elektronik kepegawaian adalah suatu sistem pembentukan, penimbunan dan pertukaran dokumen elektronik kepegawaian baik untuk keperluan perusahaan itu sendiri maupun untuk pertukaran informasi dengan pemangku kepentingan.

Elemen-elemen manajemen dokumen elektronik personel tetap legislatif sudah berlaku: dimungkinkan untuk membuat kontrak kerja dalam bentuk elektronik dengan karyawan jarak jauh jika mereka memiliki tanda tangan elektronik (Pasal 312.3 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Dalam waktu dekat, kita harus mengharapkan pengenalan luas manajemen dokumen elektronik personel. Kementerian Tenaga Kerja sudah melakukan eksperimen tentang topik ini (perintah Kementerian Tenaga Kerja Rusia tertanggal 26 Maret 2018 No. 194):

Bagi karyawan, sistem ini juga bermanfaat: mereka akan dapat meminta dokumen dalam bentuk elektronik dan menyimpulkan kontrak tanpa mengunjungi departemen personalia.

Baru-baru ini, semakin banyak pembicaraan tentang salah satu bentuk interaksi elektronik antara majikan dan karyawan, serta pihak berkepentingan lainnya - pengenalan buku kerja elektronik secara luas.

Untuk detail tentang ini, lihat materi "Buku kerja elektronik - semua pro dan kontra" .

Transisi ke manajemen dokumen elektronik di bidang personalia akan segera memungkinkan pengawasan ketenagakerjaan dilakukan dari jarak jauh melalui Internet.

Kelemahan signifikan utamanya adalah ketidakmampuan untuk segera mengubah seluruh volume dokumen menjadi bentuk elektronik, karena dokumen personalia individu harus berisi tanda tangan pribadi karyawan untuk memastikan dukungan hukum yang tepat untuk hubungan antara majikan dan karyawan. Dan untuk mewajibkan seorang karyawan mengeluarkan tanda tangan elektronik, akan membutuhkan waktu dan inisiatif legislatif.

Keuntungan dan kerugian dari manajemen dokumen elektronik akuntansi

Layanan keuangan, khususnya struktur akuntansi, paling bergantung pada manajemen dokumen yang cepat dan berkualitas tinggi. Manajemen dokumen elektronik divisi ini memungkinkan:

Sistematisasi dan otomatisasi pekerjaan akuntansi.

Kami telah menggunakan keuntungan dari manajemen dokumen elektronik akuntansi untuk waktu yang cukup lama. Kemampuan untuk membuat dan memproses dokumen elektronik dalam program akuntansi khusus memungkinkan tidak hanya untuk mengurangi biaya tenaga kerja, tetapi juga untuk menghindari kesalahan pada semua tahap pembuatan dan pemrosesan dokumen (program tidak akan memungkinkan Anda untuk membuat kesalahan atau segera mengidentifikasinya).

Menyelesaikan masalah internal perusahaan.

Misalnya, menerbitkan slip gaji elektronik. Mereka dapat dikirim melalui email atau ditempatkan di akun pribadi setiap karyawan di situs web perusahaan perusahaan. Pejabat tidak keberatan dengan cara penerbitan slip gaji secara elektronik (surat Kementerian Tenaga Kerja tertanggal 21 Februari 2017 No. 14-1/OOG-1560). Anda hanya perlu memperbaikinya dalam tindakan lokal perusahaan.

Membangun teknologi tanpa kertas untuk interaksi dengan pengguna eksternal yang tertarik (bank, IFTS, PFR, FSS, dll.).

Kami akan berbicara tentang bentuk interaksi elektronik dengan struktur lain di luar perusahaan di bawah ini.

Mari kita bicara tentang lalat di salep. Kami sangat menyadari kelemahan signifikan dari sistem ini. Gangguan dengan Internet atau kegagalan peralatan, masalah dengan pembaruan perangkat lunak reguler, kunci elektronik, dan sertifikat dapat merugikan pekerja keuangan mana pun.

Perusahaan dan pengusaha perorangan yang, karena kegagalan dan virus, tidak akan dapat melapor ke pengontrol tepat waktu atau tidak akan mengirimkan tanggapan atas permintaan mereka pada waktu yang tepat, dapat menderita secara material (jatuh dalam hukuman).

Pertukaran dokumen elektronik entitas bisnis dengan otoritas pajak, Dana Asuransi Sosial, Dana Pensiun Federasi Rusia, dan otoritas lainnya secara bertahap didirikan. Berkat format elektronik yang diformalkan secara ketat, pertukaran informasi dan dokumen terjadi dengan cepat, tanpa birokrasi yang tidak perlu dan kesewenang-wenangan pejabat. Ini merupakan nilai tambah yang besar bagi setiap perusahaan atau pengusaha perorangan.

Interaksi dengan FIU

Dimungkinkan untuk menyerahkan dokumen pelaporan akuntansi yang dipersonalisasi secara elektronik ke Dana Pensiun Federasi Rusia (Pasal 8 Undang-Undang "Tentang Akuntansi Perorangan (Dipersonalisasi) dalam Sistem Asuransi Pensiun Negara" tertanggal 1 April 1996 No. 27-FZ) . Hal utama adalah memastikan perlindungan terjamin mereka terhadap akses yang tidak sah. Proses ini diatur secara ketat:

Interaksi elektronik dengan FSS

Asuransi Sosial juga bukan hal baru dalam pengelolaan dokumen elektronik. Pemegang polis memiliki kesempatan untuk menyerahkan pelaporan elektronik ke dana tanpa meninggalkan kantor - cukup mendaftar di portal dana (mengisi aplikasi langsung di sistem) dan menerima tanda tangan elektronik (ES).

FSS juga mengatur proses ini:

Dimungkinkan juga untuk berinteraksi secara elektronik dengan dana tersebut dan melalui operator EDI dengan membuat perjanjian yang sesuai dengannya.

Saat ini, kelebihan pengelolaan dokumen elektronik antara lain pengenalan sistem penerbitan dan pemrosesan surat keterangan cuti sakit elektronik.

Penanggung memiliki kesempatan untuk meminta cuti sakit elektronik dan bekerja dengan mereka (jika mereka telah menandatangani perjanjian yang sesuai):

melalui akun pribadi di situs web FSS;
AWS "Persiapan perhitungan untuk FSS";
perangkat lunak tertanggung sendiri (beberapa program akuntansi untuk menghitung gaji dan personel memungkinkan ini untuk diterapkan).

Rantai interaksi elektronik "tertanggung - FSS" untuk bekerja dengan cuti sakit elektronik (EB):

Karyawan memiliki keuntungan informasi dari manajemen dokumen elektronik dalam sistem RF FSS. Mereka akan dapat mengontrol EB mereka, melacak tahapan pemrosesan dan perhitungan manfaatnya, jika mereka mendaftar di portal Layanan Negara (jika mereka memiliki akun terverifikasi).

Untuk detail tentang cuti sakit elektronik, lihat tautan.

Manajemen dokumen elektronik dengan IFTS

Mungkin ini adalah jenis manajemen dokumen elektronik yang paling umum. Pelaporan pajak terutama diterima oleh IFTS dalam bentuk elektronik. Pengendali juga lebih suka berkomunikasi dengan pembayar pajak melalui teknologi elektronik (dengan mengirimkan persyaratan elektronik, permintaan, dll.).

Hasil

Keuntungan dari manajemen dokumen elektronik tidak diragukan lagi: pengurangan biaya material dan tenaga kerja untuk persiapan dan pemrosesan dokumen, menghemat waktu untuk koordinasi dan persetujuannya, dan banyak aspek positif lainnya. Ada banyak keuntungan dari manajemen dokumen elektronik, tetapi ada juga kerugian yang cukup. Masalah dengan memastikan keselamatan dan keamanan informasi elektronik, pengembangan legislatif dan teknologi yang tidak memadai dari nuansa yang terkait dengan pengenalan dan pemeliharaan manajemen dokumen elektronik dapat menghambat implementasinya secara luas.

Saat ini, pertukaran dokumen antara badan usaha dan individu secara bertahap bergerak dari kertas ke elektronik. Sistem manajemen dokumen elektronik memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan kertas biasa - menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan. EDMS dapat dibangun baik di dalam perusahaan maupun di antara perusahaan yang berbeda melalui Internet.

Manajemen dokumen elektronik adalah sistem proses untuk memproses dokumen dalam bentuk elektronik. Sebagian besar program akuntansi dan personalia modern dapat menghasilkan dokumen elektronik dalam format standar yang ditetapkan di tingkat legislatif. Tetapi agar dokumen tersebut memiliki bobot hukum, harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan tanda tangan elektronik.

Manajemen dokumen elektronik dapat dibagi menjadi dua jenis besar - pertukaran dokumen dalam perusahaan atau antara perusahaan yang berbeda melalui saluran komunikasi. Diperbolehkan untuk menggabungkan dua sistem ini menjadi satu sistem global.

Penggunaan manajemen dokumen elektronik dalam perusahaan memerlukan pembelian paket perangkat lunak yang diperlukan (platform EDI), serta peralatan untuk operasinya (peralatan jaringan, server, dll.).

Untuk pertukaran dokumen antara dua perusahaan, diperlukan operator manajemen dokumen elektronik. Ini menjamin pengiriman pesan, mengontrol format dokumen yang dikirim, memerlukan sertifikasi kerja dengan data dengan tanda tangan elektronik, dan menyimpan arsip dokumen.

Perhatian! Salah satu layanan tersebut adalah. Dokumen yang diterima melaluinya adalah signifikan secara hukum jika memiliki tanda dari EPC kedua belah pihak ke aliran dokumen.

Kelebihan dan kekurangan EDI

Keuntungan utama

Manajemen dokumen elektronik memiliki keunggulan yang tidak dapat disangkal dibandingkan kertas:

Mengatur dokumen - sistem tidak akan mengizinkan Anda untuk menetapkan nomor yang sama ke dokumen yang berbeda, karena ini akan terjadi secara berurutan dan otomatis;
Melacak posisi setiap dokumen - setiap saat Anda dapat mengetahui dengan tepat siapa yang bekerja dengan dokumen tersebut. Karyawan tidak akan dapat merusak atau kehilangannya. Dokumen yang terhapus secara tidak sengaja atau sengaja masih dapat dipulihkan;
Percepatan pemrosesan dokumen - jika departemen perusahaan tersebar di beberapa gedung, maka dokumen kertas harus dibawa sendiri ke sana untuk disetujui. Dengan EDI, dokumen yang diperlukan mencapai karyawan dalam sepersekian detik;
Pekerjaan yang mudah dengan versi - saat mengedit, sistem menyimpan setiap versi. Jika perlu, Anda dapat melacak siapa dan kapan membuat perubahan pada dokumen;
Akses jarak jauh sepanjang waktu - jika perlu, akses ke sistem EDI dapat diatur melalui Internet dari komputer mana pun di dunia. Seorang karyawan dapat bekerja dengan dokumen saat dalam perjalanan bisnis, berlibur atau cuti sakit;
Penjadwalan kerja - dengan menentukan tanggal pembuatan dan tanggal jatuh tempo, Anda dapat merencanakan eksekusi dokumen yang masuk sesuai dengan antrian;
Cari dokumen - Anda dapat mencari di database umum dokumen dengan kata kunci dan ekspresi;
Hemat kertas - tidak perlu mencetak semua dokumen dalam jumlah yang diperlukan.

Kerugian utama

Terlepas dari keuntungan yang jelas, sistem EDI juga memiliki kelemahan yang dapat menghentikan perusahaan untuk mengimplementasikannya.

Ini termasuk:

Anda perlu mengeluarkan uang untuk pembelian sistem, yang, tergantung pada jumlah pengguna, bisa mencapai 100 ribu rubel;
Setelah pembelian, dibutuhkan waktu lama untuk menginstal, mengimplementasikan, dan men-debug;
Perlu dilakukan pelatihan bagi semua pengguna yang akan terlibat di dalamnya;
Memastikan keamanan sistem - kontrol akses antar pengguna, mengeluarkan tanda tangan elektronik yang diperlukan, perlindungan terhadap gangguan dari luar;
Staf perusahaan harus memiliki administrator yang akan memantau fungsi sistem, melakukan tindakan layanan, dan menyelesaikan masalah pengguna;
Untuk melestarikan informasi, perlu untuk membuat cadangan database dengan dokumen;
Jika perusahaan mitra tidak memiliki EDI, sistem elektronik dan kertas harus dipastikan.

Fungsionalitas manajemen dokumen elektronik

Setiap sistem alur kerja harus menyediakan serangkaian tindakan:

Bekerja dengan segala jenis dokumen - buat, buat, proses, daftarkan, kontrol implementasinya, koordinasikan, dll .;
Atur alur alur kerja - tentukan rute dalam perusahaan, batasi akses antar pengguna individu, berikan kemampuan untuk bekerja dengan satu dokumen ke beberapa orang sekaligus;
Atur arsip dokumen dengan kemungkinan pencarian, penyimpanannya.

Perhatian! Manajemen dokumen elektronik harus memberikan kemampuan yang sama untuk bekerja dengan dokumen seperti kertas tradisional.

Sistem canggih yang besar memberikan peluang untuk:

Pendaftaran semua dokumen yang lewat - masuk, keluar, internal, dengan pengalihan lebih lanjut ke kepala;
Memastikan prosedur yang seragam untuk bekerja dengan dokumen di setiap divisi perusahaan;
Bekerja dengan dokumen baik secara individu maupun kolektif;
Pertukaran dokumen antar departemen dan karyawan tertentu;
Batasi akses ke dokumen;
Gunakan formulir standar untuk semua dokumen;
Mengontrol bahwa persetujuan, pelaksanaan dan pekerjaan lain dengan dokumen akan selesai tepat waktu;
Hasilkan pelaporan - analitis, statistik, dll.;
Atur penyimpanan arsip dengan menetapkan tanggal dan waktu akses oleh pengguna.

Apakah mungkin menggabungkan pengelolaan dokumen kertas dengan elektronik?

Setelah transisi ke manajemen dokumen elektronik dalam suatu organisasi, pada awalnya masih tidak mungkin untuk sepenuhnya meninggalkan dokumen kertas.

Hal ini dapat terjadi karena beberapa alasan:

Tidak semua kontraktor menggunakan EDI;
Perusahaan sudah memiliki banyak dokumen kertas di arsip.

Namun, ada perbedaan mendasar dalam bekerja dengan dokumen elektronik dan kertas. Misalnya, dokumen kertas perlu dicetak dan dibawa ke manajer untuk ditandatangani, sedangkan dokumen elektronik ditandatangani di sistem itu sendiri. Dokumen akuntansi kertas yang dikirim ke rekanan mungkin hilang melalui pos selama pengiriman, sementara dokumen elektronik mencapai penerima.

Perbedaan utama antara bekerja dengan dua jenis dokumen adalah penyimpanannya. Dokumen elektronik segera memasuki sistem, di mana semua pengguna dapat bekerja dengannya. Untuk dokumen kertas, arsip tetap harus diatur agar disimpan dengan tertib. Pada saat yang sama, setelah memasuki perusahaan, dokumen kertas harus dipindai, dan salinan yang dipindai ini harus diunggah ke sistem untuk pekerjaan lebih lanjut.

Perhatian! Dengan demikian, pekerjaan di dalam perusahaan harus tetap dilakukan hanya dalam bentuk elektronik. Jika dokumen kertas tiba, maka hanya mereka yang menerima atau menandatanganinya yang melihatnya. Pada saat yang sama, bekerja dengan salinan elektronik memungkinkan Anda untuk melindungi yang asli dari hampir semua kerugian, dan memungkinkan beberapa pengguna untuk bekerja dengannya sekaligus.

Apa saja program ED?

Ada banyak sistem manajemen dokumen di pasaran, masing-masing dengan kelebihan dan kekurangannya sendiri. Sistem yang paling umum:

Sistem	Keunikan	Harga
Kasus	Salah satu program EDI terbesar. Fungsionalitas yang hebat, kesederhanaan dan kemudahan penggunaan.	Dari 11 hingga 13,5 ribu rubel. untuk satu pekerjaan
logika	Dapat digunakan di perusahaan dari berbagai ukuran, mudah dipelajari, kustomisasi fleksibel	Dari 4900 hingga 5900 per kursi.
Efrat	Dianggap sebagai sistem yang paling canggih, paket ini mencakup sistem basis datanya sendiri, desain yang ringan dan menyenangkan	Dari 5.000 rubel per tempat kerja saat digunakan di server organisasi, dari 10.000 rubel. ketika ditempatkan pada peralatan pengembang.
1C: Arsip	Integrasi penuh dengan produk 1C apa pun, kemampuan untuk menyimpan file apa pun - teks, grafik, video, dan audio.	Dari 12 hingga 57 ribu rubel. untuk keseluruhan program.
DIREKTUM	Sistem optimal untuk usaha kecil dan menengah, Anda dapat menggabungkan dokumen elektronik dengan dokumen kertas.	Dari 7 ribu rubel. hingga 2 juta rubel untuk lisensi
OPTIMA-Alur Kerja	Sebuah sistem baru yang baru mulai berkembang secara aktif. Ada beberapa fitur unik untuk sistem ini.	Dari 55 hingga 75 ribu rubel. untuk sebuah lisensi.

Interaksi dokumen elektronik dengan program lain

Mengambil tempatnya di lingkungan elektronik organisasi, sistem EDI harus secara bebas mendukung aplikasi bisnis lain yang sudah beroperasi di dalamnya selama operasi. Misalnya, perlu untuk memproses dokumen akuntansi secara bebas - faktur, akta, faktur, surat kuasa, dll.

Selain itu, sistem manajemen dokumen elektronik harus bekerja dengan semua orang secara konsisten, dan beroperasi dengan data yang sama. Oleh karena itu, diperlukan sistem yang dapat mendukung direktori yang digunakan dalam lingkungan elektronik dan dapat memperbaharui data yang ada di dalamnya.

Selain itu, perlu memperhitungkan pekerjaan dengan data eksternal - email, platform perdagangan, dll.

Saat memilih EDI, perlu memperhatikan kemungkinan interaksinya dengan sarana dan sumber data lain yang tersedia di perusahaan. Biasanya, sistem yang populer, dan karenanya secara aktif mengembangkan, menggabungkan banyak modul untuk program paling populer - 1C, Parus, Oracle, dan banyak lainnya.

Misalnya, manajemen dokumen elektronik dari program 1C memungkinkan Anda membuat, menerima, dan mengirim dokumen akuntansi elektronik langsung darinya, sambil mengonfirmasikannya dengan tanda tangan yang memenuhi syarat.

Kuliah 16 Keuntungan dari otomatisasi alur kerja

1. Keuntungan otomatisasi alur kerja

2. Mengapa kita membutuhkan sistem manajemen dokumen elektronik?

3. Konsep dasar dan terminologi

4. Tugas utama diselesaikan oleh sistem manajemen dokumen

Pengenalan manajemen dokumen elektronik memungkinkan untuk mengurangi jumlah layanan yang terlibat dalam bekerja dengan dokumen (kurir, pekerja kantor, dll.).

Gambar 43 menunjukkan seberapa banyak waktu dari setiap tahapan pengerjaan dokumen berkurang saat mengganti proses kertas dengan proses digital.

Dalam kondisi manajemen dokumen elektronik, jauh lebih sedikit biaya yang diperlukan untuk merestrukturisasi alur kerja ketika kondisi eksternal berubah, misalnya, persyaratan untuk mengubah formulir pelaporan.

Meskipun efektivitas manajemen dokumen elektronik diakui secara luas, transisi penuh ke teknologi tanpa kertas memerlukan penyelesaian sejumlah masalah hukum, serta investasi. Jadi hari ini di Rusia Anda dapat memenuhi semua jenis alur kerja yang terdaftar.

Masih ada perusahaan dan institusi yang masih bekerja di lingkungan berbasis kertas, sebagian besar menggunakan komputer dan jaringan lokal dalam mengatur manajemen dokumen, dan hanya sebagian kecil yang menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik otomatis. Apa alasan untuk situasi ini?

Gambar 43 - Manfaat manajemen dokumen elektronik

Idealnya, pengembangan manajemen dokumen elektronik harus mengarah pada teknologi yang benar-benar tanpa kertas. Hari ini, bagaimanapun, dokumen kertas masih diperlukan untuk mematuhi banyak peraturan - undang-undang pajak, undang-undang akuntansi, dll. Salah satu tujuan utama dari sebuah dokumen adalah kemampuan untuk mengesahkan fakta-fakta tertentu. Sampai saat ini, dokumen kertas dengan detail dan tingkat perlindungan yang diperlukan adalah cara utama untuk membuktikan fakta tertentu, yaitu. diwakili kekuatan hukum. Kertas sebagai pembawa material memiliki kelemahan dalam arti tidak memungkinkan untuk menghapus dan merekam informasi baru tanpa jejak, namun kelemahan ini berubah menjadi keunggulan dalam hal menghilangkan pemalsuan dokumen. Tidak heran pepatah Rusia mengatakan: apa yang ditulis dengan pena tidak dapat ditebang dengan kapak.

Dengan kata lain, ketika kami menerima dokumen yang memiliki tanda tangan di setiap halaman dan tidak ada bekas kerusakan permukaan kertas (yaitu, jelas bahwa teks belum dihapus atau ditulis ulang), kami dapat memastikan bahwa dokumen ini dikirim pada atas nama pengirim tanda tangan dan tidak berubah selama proses pengiriman.

Pada prinsipnya, cara enkripsi modern memungkinkan untuk menyediakan cara yang sama untuk mengotentikasi dokumen sebagai tanda tangan di atas kertas.

Undang-undang Federal "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" yang diadopsi pada Januari 2002 memberi organisasi kesempatan untuk menciptakan sistem untuk bertukar dokumen elektronik secara eksklusif, di mana dokumen elektronik dapat bertindak sebagai dokumen asli yang tidak perlu digandakan dengan salinan cetak. Namun, saat ini legalitas EDS mutlak hanya untuk pengelolaan dokumen internal, di mana ia digunakan secara aktif, karena pengelolaan dokumen internal diatur oleh CEO.

Dengan demikian, alasan utama munculnya aliran dokumen campuran adalah fakta bahwa masalah penggunaan EDS belum diselesaikan di tingkat negara bagian.

Namun, pertukaran dokumen dalam bentuk elektronik tidak dapat digunakan secara keseluruhan, tetapi hanya di beberapa bidang kegiatan organisasi.

Juga diterima secara umum bahwa manfaat taktis dan strategis diperoleh saat menerapkan EDMS. Manfaat taktis ditentukan oleh pengurangan biaya dalam pelaksanaan EDMS yang terkait dengan: membebaskan ruang fisik untuk menyimpan dokumen; mengurangi biaya penyalinan dan pengiriman dokumen dalam bentuk kertas; pengurangan biaya personel dan peralatan, dll. K strategis termasuk manfaat yang terkait dengan peningkatan efisiensi perusahaan atau organisasi. Manfaat ini meliputi:

Munculnya kemungkinan kerja kolektif pada dokumen (yang tidak mungkin dilakukan dengan pekerjaan kantor kertas);

Percepatan pencarian dan pemilihan dokumen yang signifikan (dengan berbagai atribut);

Meningkatkan keamanan informasi karena fakta bahwa bekerja di EDMS dari stasiun kerja yang tidak terdaftar tidak mungkin dilakukan, dan setiap pengguna EDMS diberikan hak aksesnya sendiri ke informasi;

Meningkatkan keamanan dokumen dan kenyamanan penyimpanannya, karena disimpan secara elektronik di server;

Meningkatkan kontrol atas pelaksanaan dokumen.

Manfaat strategis yang terkait dengan peningkatan efisiensi perusahaan atau organisasi setelah pengenalan EDMS meliputi:

Munculnya kemungkinan kerja kolektif pada dokumen (yang tidak mungkin dilakukan dengan pekerjaan kantor kertas);

Percepatan pencarian dan pemilihan dokumen yang signifikan (dengan berbagai atribut);

Meningkatkan keamanan dokumen dan kenyamanan penyimpanannya, karena disimpan secara elektronik di server;

Meningkatkan kontrol atas pelaksanaan dokumen.

Integrasi sistem ERP dengan sistem manajemen dokumen elektronik memberikan dukungan untuk proses bisnis seluruh perusahaan - melalui manajemen operasional dokumen, gambar, alur kerja, laporan perusahaan, dll.

Pemimpin:

penerimaan segera informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan;

pengendalian operasional pelaksanaan disiplin.

Sekretaris, referensi dan asisten:

pencarian cepat untuk dokumen;

akurasi tinggi pencarian dokumen;

memfasilitasi pengendalian disiplin kinerja;

penyederhanaan persiapan segala macam acara, kegiatan;

percepatan penyusunan, koordinasi dan persetujuan dokumen akhir.

Layanan keuangan dan akuntansi:

meningkatkan kecepatan perpindahan dokumen, misalnya dari cabang ke organisasi induk;

mengurangi risiko kehilangan dokumen;

menghemat waktu saat mengumpulkan dokumen untuk rekonsiliasi perhitungan atau inspeksi otoritas pengawas.

Layanan hukum:

mengurangi kerumitan pekerjaan pada persiapan dokumen;

kontrol waktu yang efektif;

pencarian cepat untuk dokumen peraturan yang diperlukan.

Fitur sistem manajemen dokumen elektronik

Jika sistem pengelolaan dokumen elektronik diterapkan “apa adanya”, maka masalah yang akan timbul akan menimbulkan reaksi negatif di kalangan pengguna dan akan semakin sulit untuk diselesaikan.

Deskripsi alur kerja yang ada diperlukan untuk menentukan skema alur kerja: rute dan jenis dokumen, aturan pendaftarannya, kerahasiaan dokumen, dan masalah lainnya. Sebagai bagian dari optimasi, perlu untuk menentukan proses bisnis yang akan diotomatisasi dan mengevaluasi konsistensi dan kelayakan skema saat ini untuk melewati dokumen dan aturan pendaftaran. Riset dan optimalisasi aliran dokumen merupakan langkah penting dalam implementasi sistem manajemen dokumen elektronik. Kualitas pengembangan persyaratan untuk fungsionalitas sistem yang diimplementasikan tergantung pada informasi yang diterima. Namun, jika perusahaan memiliki standar yang jelas yang menggambarkan pekerjaan kantor dalam organisasi yang tidak memerlukan pengoptimalan, maka tahap ini dihilangkan dan sistem dikembangkan berdasarkan standar tersebut.

Tindakan lebih lanjut setelah menjelaskan dan mengoptimalkan alur kerja bergantung pada siapa yang akan menerapkan sistem: kontraktor atau organisasi itu sendiri.

Organisasi yang akan membuat dan menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik sendiri tidak selalu memperhatikan tahap ini, sehingga di masa depan proses pengaturan sistem menjadi lebih rumit dan memakan waktu lama. .

Jika sistem diterapkan oleh kontraktor, organisasi harus menyediakan kerangka acuan yang menunjukkan fungsionalitas sistem, pengaturan sistem, karakteristik teknis, metode keamanan, deskripsi aliran dokumen, tenggat waktu untuk menyelesaikan tugas, dan persyaratan lainnya. Pada tahap ini, dalam praktiknya, masalah muncul terkait dengan ketidakmampuan untuk menulis spesifikasi teknis, serta kurangnya pengetahuan tentang batas-batas yang tepat dari proyek dan tujuan pelaksanaan, sehingga tidak mungkin untuk menggambarkan secara kualitatif. kebutuhan fungsional sistem. Sehubungan dengan masalah tersebut, sistem yang dikembangkan oleh kontraktor mungkin menjadi tidak perlu bagi pelanggan, karena tidak memenuhi keinginannya. Untuk mengatasi masalah ini, kontak yang konstan dan dekat dari pengembang dengan peserta proyek utama dalam organisasi diperlukan.

Saat menyiapkan dan mengimplementasikan sistem sendiri, perlu melatih tim implementasi, setelah itu melanjutkan untuk menyiapkan dan mengimplementasikan sistem secara langsung. Jika tahap penggambaran dan pengoptimalan alur kerja dilakukan dengan hati-hati, tim implementasi hanya perlu menyiapkan sistem sesuai alur kerja yang dioptimalkan. Jika tidak, tim pelaksana dipaksa untuk membuat skema rute, menentukan urutan pendaftaran dokumen, topeng nomor pendaftaran dan karakteristik alur kerja lainnya, dan segera melakukan optimalisasi pada tahap ini.

Selama penerapan sistem manajemen dokumen elektronik, perlu untuk menginstal dan mengkonfigurasi sistem di tempat kerja, melatih pengguna, mengembangkan dokumentasi untuk sistem manajemen dokumen elektronik untuk pengguna, dan mengatur dukungan teknis. Jika sistem diimplementasikan sendiri, maka pelatihan staf dapat dilakukan baik dengan bantuan pemasok sistem maupun sendiri, di bawah bimbingan tim implementasi.

Selama operasi percontohan, produk diadaptasi dan pengguna disesuaikan dengan kondisi kerja baru, sistem diuji baik dalam kondisi nyata atau dalam kondisi yang dekat dengan operasi industri berikutnya. Pilihan opsi operasi uji coba tetap pada tim pelaksana. Juga pada tahap ini, perlu untuk terus berkonsultasi dengan pengguna tentang cara bekerja di sistem. Tujuan dari operasi percobaan adalah untuk mendeteksi penyimpangan yang sebelumnya tidak teridentifikasi dalam operasi sistem, serta persyaratan yang tidak diperhitungkan.

Setelah sistem diselesaikan, berdasarkan kesalahan yang diidentifikasi selama operasi percontohan sistem, sistem manajemen dokumen elektronik dimasukkan ke dalam operasi komersial. Pada tahap ini, pengguna dikonsultasikan dan dilatih tentang fungsi baru dari sistem, memantau pengoperasian sistem dan mencegah terjadinya kegagalan dan kesalahan dalam sistem, juga dimungkinkan untuk mengembangkan sistem lebih lanjut dengan menambahkan fungsi baru atau memperkenalkan yang baru. modul sistem.

Beberapa masalah yang muncul selama penerapan sistem manajemen dokumen elektronik telah dipertimbangkan sebelumnya, tetapi kami akan mempertimbangkan beberapa masalah lagi yang dapat dikaitkan dengan proses implementasi secara keseluruhan.

Salah satu masalah utama dalam implementasi hampir semua inovasi, tidak hanya sistem manajemen dokumen elektronik, adalah faktor manusia. Banyak organisasi memiliki staf yang tidak ingin mempelajari sesuatu yang baru atau melatih kembali. Saat memperkenalkan sistem manajemen dokumen elektronik, konservatisme pengguna dapat menjadi masalah yang sangat serius, karena sistem ini harus diterapkan di semua tempat kerja, jika tidak, efektivitas penggunaannya akan minimal. Solusi dari masalah ini adalah perintah manajemen untuk melakukan pekerjaan kantor hanya dalam sistem manajemen dokumen elektronik.

Dengan penerapan sistem secara independen oleh organisasi, ada masalah dengan waktu kegagalan proyek, karena kurangnya pengalaman dan kualifikasi tim pelaksana yang tidak memadai, serta pendekatan formal untuk beberapa tahap proyek. Solusi yang mungkin untuk masalah ini dapat menjadi banding ke pemasok sistem jika terjadi kesulitan dalam implementasi, pemantauan terus-menerus terhadap kegiatan tim implementasi, serta tanggung jawab pribadi staf untuk kegagalan memenuhi tenggat waktu proyek.

Dalam organisasi dengan perubahan struktural yang konstan dan proses bisnis yang diformalkan dengan buruk, penerapan sistem manajemen dokumen elektronik mungkin tampak seperti tugas yang agak sulit, tetapi implementasi masih mungkin dilakukan jika sistem diterapkan secara bertahap, dimulai dengan departemen yang paling tidak terpengaruh oleh transformasi. . Dalam hal ini, sistem harus modular, memungkinkan untuk meningkatkan fungsionalitas selama operasi.

Selain masalah di atas, ada sejumlah tugas bermasalah yang muncul pada awal implementasi sistem. Dalam sistem pengelolaan dokumen elektronik, beredar dokumen elektronik yang sampai saat ini belum memiliki kekuatan hukum. Berkat undang-undang yang baru-baru ini diadopsi yang mengatur penggunaan tanda tangan digital elektronik, tugas bermasalah ini beralih ke kategori tugas organisasi dan teknis.

Tanda tangan elektronik - data dalam bentuk elektronik yang dilampirkan atau dihubungkan secara logis dengan data elektronik lainnya dan dimaksudkan untuk mengidentifikasi pelanggan data ini.

Tanda tangan digital elektronik (EDS) - jenis tanda tangan elektronik yang diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi dari satu set data elektronik, yang dilampirkan ke set ini atau digabungkan secara logis dengannya dan memungkinkan untuk mengkonfirmasi integritasnya dan mengidentifikasi penandatangan. Tanda tangan digital elektronik diterapkan menggunakan kunci pribadi dan diverifikasi menggunakan kunci publik.

Pada gilirannya kunci pribadi adalah parameter algoritma kriptografi yang hanya tersedia untuk penandatangan dan dimaksudkan untuk mengatur tanda tangan, dan sertifikat kunci publik adalah dokumen yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi kunci yang menegaskan keaslian dan kepatuhan kunci publik dengan penandatangan.

Tanda tangan digital elektronik dapat digunakan oleh badan hukum dan individu sebagai analog dari tanda tangan tulisan tangan untuk memberikan dokumen elektronik dengan kekuatan hukum. Kekuatan hukum dokumen elektronik yang ditandatangani dengan EDS setara dengan kekuatan hukum dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan orang yang berwenang dan disegel.

Namun, ketika berinteraksi dengan rekanan, dokumen elektronik paling sering tidak diakui sebagai signifikan secara hukum. Dalam hubungan ini, pengelolaan dokumen eksternal hampir selalu dilakukan dalam bentuk kertas tradisional. Untuk memperhitungkan dokumen yang berasal dari rekanan eksternal, perlu untuk mendapatkan sampel elektroniknya dengan memindainya dan memasukkannya ke dalam basis data sistem.

Penting untuk memperkenalkan manajemen dokumen elektronik di organisasi di mana-mana, di semua divisinya, karena pekerjaan EDMS dikaitkan dengan pembuatan, modifikasi, dan penyimpanan data yang diperlukan untuk seluruh perusahaan. Tidak boleh dan tidak boleh ada “tautan lemah” di area ini.

Sistem manajemen dokumen elektronik atau EDMS sangat memudahkan pekerjaan kantor organisasi mana pun. Otomatisasi dapat secara signifikan mengurangi biaya material dan waktu yang terkait dengan pembuatan, sirkulasi, dan penyimpanan dokumentasi. Pekerjaan rutin dengan dokumentasi kertas secara bertahap menjadi sesuatu dari masa lalu. Pada saat yang sama, permintaan akan perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen tetap tidak berubah.

Dari artikel ini Anda akan belajar:

mengapa perlu menerapkan EDMS dalam organisasi;
fungsi apa yang dilakukan sistem manajemen dokumen elektronik dan tugas apa yang harus diselesaikannya;
apa keuntungan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik;
Apakah EDMS membantu mengurangi biaya pengelolaan dokumen.

Sistem manajemen dokumen elektronik

Otomatisasi pekerjaan dengan dokumen masih merupakan salah satu area terpenting dari pekerjaan kantor modern. Keuntungan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik telah dihargai oleh sebagian besar organisasi modern: dari instansi pemerintah hingga perusahaan swasta kecil. Mereka sangat menyederhanakan kegiatan yang terkait dengan pekerjaan kertas rutin: mereka mengurangi waktu dan biaya material, memastikan keamanan informasi, dan menjaga transparansi proses bisnis. Bagi sebagian besar manajer, pertanyaan tidak lagi muncul, mengapa perlu? SED. Di perusahaan modern, ini menjadi elemen penting dari infrastruktur TI.

EDMS adalah perangkat lunak khusus yang dirancang untuk bekerja dengan dokumen yang tidak terstruktur. Ini memungkinkan Anda untuk membuat, memodifikasi, mencari, dan mentransfer dokumentasi digital apa pun. Dalam beberapa kasus, EDMS dapat berkembang menjadi sistem ECM (Enterprise content management), yang lebih ambisius. Sistem manajemen konten perusahaan melakukan semua fungsi EDMS dan pada saat yang sama memiliki teknologi manajemen informasi.

Kerangka regulasi di bidang EDMS

Meskipun semakin populernya sistem otomatis, aktivitas pengembangnya praktis tidak diatur di tingkat legislatif. Saat membuat perangkat lunak dan mengimplementasikannya, tindakan hukum berikut digunakan sebagai pedoman:

N149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi";
GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan;
GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi;
N1-FZ "Pada tanda tangan digital elektronik";
Keputusan Pemerintah Nomor 754 "Tentang Persetujuan Peraturan tentang Sistem Pengelolaan Dokumen Elektronik Antar Departemen";
N152-FZ "Pada Data Pribadi";

Fungsi sistem manajemen dokumen elektronik

Jawaban atas pertanyaan mengapa SED dapat berupa perubahan kualitatif yang dibuat oleh sistem manajemen dokumen elektronik untuk sebagian besar proses bekerja dengan dokumen. Fungsi utama dari SED meliputi:

Pembuatan, pendaftaran, pemrosesan, pemindahan, dan penyimpanan dokumentasi;
Melacak perubahan dalam dokumen dan memantau tenggat waktu untuk pelaksanaannya;
Pembuatan direktori;
Pemindahan dokumen, pemindahan hak atas aplikasinya, peninjauan dan koreksi;
Pembentukan laporan;
Kontrol akses;
Kontrol versi;
Otomasi area utama pekerjaan kantor;
Manajemen rapat, konferensi, kontrak.

Tugas EDMS dalam pekerjaan kantor di berbagai tingkat organisasi

Banyak manajer bertanya-tanya mengapa mereka secara pribadi membutuhkan EDMS. Sebagian besar melihatnya hanya sebagai alat manajemen kantor, teknologi yang tidak memengaruhi proses administrasi. Namun, ini sangat memfasilitasi interaksi tingkat hierarki yang berbeda dari struktur organisasi, memungkinkan Anda untuk dengan cepat bertukar informasi yang relevan dan membuat keputusan berdasarkan itu.

Tugas EDMS dapat diklasifikasikan menurut tingkatan manajemen perusahaan:

Manajemen perusahaan, kepala divisi struktural:
penerimaan segera data yang diperlukan untuk membuat keputusan manajerial;
kontrol atas pelaksanaan dokumen;

Asisten manajer, sekretaris, referensi:
pencarian cepat dan akurat untuk dokumentasi layanan;
kontrol disiplin eksekutif;
pengurangan waktu persiapan proyek;
mempercepat proses persetujuan dan persetujuan;
memfasilitasi persiapan acara;

Layanan keuangan, ekonomi dan akuntansi:
pengurangan persyaratan transfer dari cabang ke organisasi kepala;
mengurangi risiko kehilangan dokumentasi utama;
pengurangan waktu yang dihabiskan untuk persiapan laporan, pemilihan dokumen untuk rekonsiliasi atau inspeksi badan pengawas negara;

layanan hukum
mengurangi intensitas tenaga kerja pada persiapan kontrak, perjanjian, kontrak;
kontrol tenggat waktu;
pencarian cepat untuk peraturan lokal.

Unduh dokumen terkait:

Instruksi untuk pekerjaan kantor (fragmen). Organisasi aliran dokumen
Jurnal penerimaan dan pembuangan dokumen elektronik
Jurnal pendaftaran migrasi dan penulisan ulang dokumen elektronik
Petunjuk untuk bekerja dengan email perusahaan

Manfaat menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik

Di antara sistem manajemen dokumen elektronik yang ada di pasar, biasanya untuk memilih: sistem kerja kantor, arsip digital, alur kerja, dan sistem ECM. Semuanya berbeda dalam jumlah fungsi yang didukung, namun, mereka memiliki keunggulan serupa, yang hampir sepenuhnya menghilangkan pertanyaan apakah mengapa Anda membutuhkan EDMS di perusahaan modern. Ini menyediakan:

Keamanan;
Versi;
Pencarian instan;
Pembuatan laporan dan pemberitahuan yang cepat;
Rute;
integrasi web;
sistematisasi dokumentasi dalam database;
Pemindaian dan pengenalan kertas asli;
Kemampuan untuk membuat cadangan;
Dukungan informasi dari proses bisnis.

Kemampuan teknis EDMS

Sistem manajemen dokumen elektronik memiliki sejumlah keunggulan nyata dibandingkan teknologi kantor tradisional. Pengenalan teknologi baru memungkinkan perluasan fungsionalitas EDMS. Contoh teknologi tersebut adalah:

Pemindaian dan pengenalan dokumen kertas

Pemindaian dan pengenalan korespondensi setelah diterima, mentransfer kertas asli ke arsip dan menyediakan karyawan dengan versi digitalnya untuk penggunaan lebih lanjut membantu mensistematisasikan aliran dokumenter yang masuk.

Penggunaan teknologi media

EDMS modern memungkinkan Anda untuk bertukar tidak hanya gambar grafik dan file teks, tetapi juga mendukung sebagian besar format media yang ada. Multimedia memungkinkan Anda untuk lebih leluasa menyajikan tugas yang diberikan kepada bawahan, untuk menyampaikan fitur implementasi yang diperlukan.

Tanda tangan elektronik

Teknologi tanda tangan elektronik meningkatkan keamanan informasi EDMS. Ini memungkinkan Anda untuk mengesahkan kepengarangan tindakan resmi, memfasilitasi proses koordinasi antara para pemimpin dari berbagai tingkat organisasi.

Enkripsi dokumentasi rahasia dan saluran transmisinya

Enkripsi memfasilitasi transmisi dokumen yang sangat sensitif dan juga membantu mengatur akses ke dokumen tersebut menggunakan kunci digital.

Surat massal

Integrasi dengan email memungkinkan pengiriman pesanan dan pemberitahuan dengan cepat ke sejumlah besar karyawan, yang secara signifikan meningkatkan efisiensi pelaksanaan tugas.

Mencetak laporan

Contoh lain mengapa organisasi modern membutuhkan EDMS dapat dilihat pada kemungkinan pelaporan otomatis. Ini berkontribusi pada penghematan waktu yang signifikan dan peningkatan efisiensi setiap karyawan.

Saat menerapkan sistem manajemen dokumen elektronik, sebagian besar perusahaan pertama-tama memikirkan manfaat ekonomi dari otomatisasi. Namun, penilaian sistem dalam hal pengurangan biaya hanya sebagian yang benar. Tugas utama dari sistem tersebut adalah untuk meningkatkan kualitas keputusan administratif. Jika EDMS membantu menyelesaikan tugas awal proyek implementasi, maka penggunaannya dibenarkan, dan jawaban atas pertanyaan: mengapa EDMS dibutuhkan telah ditemukan.