قواعد إجراء المدفوعات في الشركة. اللوائح التي تساعدك على تخطيط المدفوعات بشكل فعال

لوائح BDFS (موازنة التدفق النقدي) باستخدام مثال الإنتاج

الغرض من أي لائحة هو تبسيط أنشطة المشاركين في عملية الموازنة أثناء التخطيط والتحليل والتحكم في تنفيذ موازنة التدفق النقدي، بالإضافة إلى وصف تفصيلي لجميع المكونات المهمة للنظام. ستناقش هذه المقالة اللوائح الخاصة بوضع ميزانية التدفقات النقدية في المؤسسة، وفقًا للقواعد المنهجية الموحدة المعمول بها.

أهداف اللائحة

تحدد اللوائح تكوين البيانات اللازمة لتشكيل الميزانية، وإجراءات توفيرها، ومبادئ المحاسبة ومعالجة معلومات التخطيط وإعداد التقارير، وحقوق والتزامات المشاركين في عملية الميزانية.

ويمارس المدير المالي مسؤولية تنظيم العمل وفقًا لأحكام اللائحة، مما يضمن التنفيذ الصارم للإجراءات المنظمة من قبل جميع الإدارات والخدمات، وكذلك موظفي المنظمة.

إن تنظيم عملية "الميزانية" التجارية إلزامي للتنفيذ من خلال جميع الخدمات المحددة فيها، ويمكن أن يكون تنفيذها بمثابة معيار لتقييم أداء الإدارة.

وظائف نظام موازنة التدفق النقدي

تشمل الوظائف الرئيسية لنظام إعداد ميزانية DDS ما يلي:

لزيادة كفاءة نظام إعداد الموازنة، يتم توفير مبدأ مصفوفي لتوزيع المسؤولية من خلال تنظيم التخطيط أفقيًا (حسب بنود الميزانية) وعموديًا (حسب المراكز/مراكز المسؤولية الفرعية).

منهجية اللائحة

يتم تنفيذ عمل اللوائح وفقًا للكتل التالية.

1. مجموعة تخطيط DDS (الخطة السنوية والخطة الشهرية)
1.1 ملء وتنفيذ ميزانيات المنطقة الفيدرالية المركزية (للشهر: قبل بداية الشهر المخطط له 5 أيام؛ للعام: نوفمبر).
1.2. تحسين خطة DDS وإزالة الفجوات النقدية (للشهر: 3 أيام قبل بداية الشهر المخطط؛ للعام: الأسبوع الأول من ديسمبر).
1.3. تنسيق خطة DDS في سياق المنطقة الفيدرالية المركزية مع قادتها (للشهر: يومين قبل بداية الشهر المخطط؛ للعام: الأسبوع الثاني والثالث من ديسمبر).
1.4. الموافقة على الميزانيات العامة والتشغيلية للمنطقة الاتحادية الوسطى (للشهر: قبل يوم واحد من بداية الشهر المخطط؛ للعام: الأسبوع الرابع من شهر ديسمبر).

2. كتلة المدفوعات والسيطرة الحالية
2.1. ملء والحفاظ على سجل المدفوعات الواردة. وفي هذه المرحلة، يتم أيضًا مراقبة مدى امتثال الدفعات الواردة الفعلية للخطة على أساس يومي وشهري.
2.2. ملئ سجل المدفوعات الصادرة وإجرائها. وفي هذه المرحلة، نقوم أيضًا بمراقبة مدى امتثال الدفعات الصادرة الفعلية للخطة على أساس يومي وشهري.

يتم تكوين سجلات الدفع الصادرة على أساس طلبات الدفع المقدمة في شكل إلكتروني (ورقي).

3. التنبؤ
التنبؤ هو أداة لتوفير البيانات المتعلقة بتوقعات الوضع المالي للمؤسسة بناءً على الخطط والاتجاهات الفعلية في استلام الأموال وإنفاقها.

بمعنى آخر، هذه هي عملية نمذجة الوضع المستقبلي في مؤسسة أو شركة، والتي تعتمد على المؤشرات المخططة والفعلية.

تعتمد آلية التنبؤ على اختيار فترة الأساس. فترة الأساس هي فترة يتم فيها، عند تحديدها، أخذ البيانات من بداية الشهر (السنة) إلى التاريخ (الشهر) المحدد شاملاً من الحركات الفعلية، ثم - من اليوم (الشهر) الذي يلي تاريخ الأساس إلى نهاية الشهر (السنة) - من الحركات المخططة .

من الأكثر فاعلية اعتبار الفترة (التاريخ) الأخيرة التي تم ملء الحقيقة لها بالفعل كتاريخ أساسي.
تتمثل المهمة الرئيسية للتنبؤ الشهري في التوقع مقدمًا للانخفاض المحتمل في الأرصدة النقدية من الخطة أو حدوث فجوات نقدية.

يجب تنفيذ توقعات السنة شهريًا في نهاية الشهر.

4. كتلة التحكم
تحليل حقيقة الخطة للامتثال لمدفوعات DDS المخططة والفعلية. التسلسل والأشخاص المسؤولين وتوقيت عمليات الإدارة الموضحة في الجدول 1:

الجدول 1

	عملية	شخص مسؤول	تاريخ	وثيقة
	حظر "تخطيط DDS"
	ملء وإجراء ميزانيات المنطقة الاتحادية المركزية	الشخص المسؤول في المنطقة الفيدرالية المركزية (انظر القسم 2، الفقرة 2.1.)	للشهر: لغاية 25 من كل شهر، لسنة: نوفمبر.	نموذج "BDDS للمنطقة الفيدرالية المركزية"
	تحسين خطة DDS والقضاء على الفجوات النقدية	الخدمة الاقتصادية	للشهر: قبل يوم 27 من كل شهر، للعام: الأسبوع الأول من شهر ديسمبر	نموذج "BDDS الموحد"
	تنسيق خطة DDS (التعرف على الخطة) في سياق المنطقة الفيدرالية المركزية مع مديريها	الخدمة الاقتصادية	لمدة شهر: قبل يوم 28 من كل شهر؛ لهذا العام: الأسبوع الثاني والثالث من شهر ديسمبر
	الموافقة على الموازنة العامة	المدير المالي	لمدة شهر: قبل اليوم الثلاثين من كل شهر؛ لهذا العام: الأسبوع الرابع من شهر ديسمبر	نماذج الميزانية القابلة للطباعة
	حظر "المدفوعات والتحكم الحالي"
	ملء والحفاظ على سجل المدفوعات الواردة	محاسب بالقسم التجاري	كل يوم حتى الساعة 10.00	نموذج "سجل المدخلات".
	تقديم الفواتير والمستندات الأخرى للدفع (أو تقديم طلبات الدفع للمنطقة الفيدرالية المركزية في شكل إلكتروني)	الشخص المفوض من المنطقة الفيدرالية المركزية - محاسب	كل يوم حتى الساعة 9.00	طلب الدفع
	تعبئة سجل المدفوعات الصادرة	محاسب	كل يوم حتى الساعة 10.00	نموذج "التسجيل السابق".
	الموافقة على سجل المدفوعات الصادرة	الخدمة الاقتصادية; المدير المالي	كل يوم حتى الساعة 11.00
	منع "التحكم"
	مقارنة المدفوعات المخططة والفعلية	الخدمة الاقتصادية	كل يوم، طوال اليوم
	طلب إلى رئيس المنطقة الفيدرالية المركزية بشأن انحرافات الميزانية	الخدمة الاقتصادية	كما هو مطلوب. إذا كانت الانحرافات عن الموازنة الحالية أكثر من 5%.
	مبررات الانحراف عن الميزانية	الشخص المسؤول في المنطقة الفيدرالية المركزية	خلال 4 ساعات من استلام الطلب	نموذج الطلب والتبرير في الملحق 2 من اللوائح
	التوقع
	التوقعات الشهرية	الخدمة الاقتصادية
	توقعات العام	الخدمة الاقتصادية	شهريا، في نهاية الشهر التخطيط

* يتم توقيع أمر للقيام بواجبات اعتماد السجلات والقيام بالرقابة المستمرة على المدفوعات في حالة غياب المنفذ الرئيسي (المدير العام).

قائمة ميزانيات المؤسسة

الميزانية الرئيسية التي تنظم أنشطة المؤسسة لهذا الشهر هي الميزانية الشهرية لـ DDS (الميزانية العامة للشهر).

الميزانية الرئيسية التي تنظم أنشطة المؤسسة لهذا العام هي الميزانية السنوية لـ DDS (الميزانية العامة للسنة.

يستخدم الهيكل المالي للمؤسسة سبعة ميزانيات التشغيل.

1. الموازنة الرئيسية هي موازنة التدفق النقدي العام (بالسنة والشهر)، مجمعة في شكلين:

• خطة التدفق النقدي
• حقيقة التدفق النقدي.

2. الموازنات التشغيلية:

الجدول 2

يتم تشكيل بيانات ميزانية التشغيل كمجموعة من البيانات من عناصر DDS معينة.

تعديل الميزانية

في حالة حدوث تغيير كبير في الوضع الإنتاجي أو المالي الحالي في المؤسسة، يمكن تعديل الميزانية العامة للشهر (السنة) لعنصر واحد أو أكثر.
يتم تقديم الطلب من قبل رئيس المنطقة الفيدرالية المركزية، المسؤول عن تخطيط وإنفاق الأموال على البنود المتغيرة.

أسباب تعديل الميزانية:

• تحويل الأموال من عنصر إلى آخر؛
• التغييرات في نتيجة التدفق النقدي في المنطقة الفيدرالية المركزية (التغيرات في مكون الدخل أو النفقات).

يتم فتح التخطيط للفترة المحددة في المذكرة.

تحسين خطة التدفق النقدي الخاصة بك

يمكن أن يكون تحسين خطة DDS من الأنواع التالية:

• تم إجراء التحسين الأساسي أثناء الموافقة على خطة DDS (كتلة "التخطيط")؛
• تم إجراء التحسينات اللاحقة بعد تعديل خطة DDS (حظر "الأنشطة الحالية").

الأهداف الرئيسية لتحسين خطة DDS هي:

1. القضاء على الفجوات النقدية (نقص الأموال اللازمة لدفع الفواتير والديون الأخرى).
2. تخطيط الأرصدة النقدية وزيادة كفاءة استخدامها.
3. التمويل الواضح للمشاريع المخطط لها من أجل تحقيق الخطط الإستراتيجية للمؤسسة.

يتم تنفيذ تحسين خطة DDS بواسطة الخدمة الاقتصادية.

تحليل تنفيذ الميزانية للتدفقات المالية

إذا كانت هناك انحرافات عن الخطة الواقعية في الميزانية الشهرية للمنطقة الفيدرالية المركزية حسب البند تتجاوز 10%، يقدم الشخص المسؤول (رئيس) المنطقة الفيدرالية المركزية مذكرة توضح أسباب الانحرافات في الميزانية الشهرية.

يتم وصف أسباب الانحرافات عند تجاوز النسب المئوية القصوى المحددة في حالة زيادة الإنفاق وفي حالة التوفير حسب البند وينطبق على كل من عناصر الدخل والمصروفات.

يتم إجراء تحليل عام لتنفيذ الميزانية من خلال تحليل واقع الخطة لـ DDS.

اليوم، يعتمد حدوث الفجوات النقدية في الشركة إلى حد كبير على مدى دقة المدير المالي للشركة في إعداد تقويم الدفع. هناك العديد من الوصفات التي تم اختبارها بالممارسة. سنخبرك في المقالة عن أقسام تقويم الدفع الخاصة بالشركة التي من المهم توفيرها وتقديم نموذج لتقويم الدفع.

تسجيل المدفوعات في تقويم الدفع

عنصر مهم للعامل تقويم الدفع- سجل المدفوعات المخططة. كقاعدة عامة، يتم تسليم هذه الوثيقة إلى المدير المالي أو المدير العام للتوقيع. علاوة على ذلك، من الناحية المثالية، لا يحتوي سجل الدفع على أعمدة قياسية مثل تاريخ طلب الدفع وأرقام الحساب والاتفاقية واسم الطرف المقابل والمبلغ الواجب دفعه فحسب، بل يحتوي أيضًا على عدد من الحقول الإضافية التي ستساعد رئيس الشركة. إدارة الخزانة (أو المدير المالي، إذا لم يتم تخصيص وظيفة الخزانة هذه) لإنشاء تقويم الدفع، وهي:

• اسم بند الميزانية ، حيث سيتم الدفع. أحد الإجراءات الكلاسيكية التي يتم تنفيذها عند الموافقة على طلبات الدفع هو التحقق من الالتزام بالميزانية. سيكون من الأسهل بكثير إجراء مثل هذا التحقق ليس بناءً على طلب منفصل، ولكن بناءً على سجل الدفع. للقيام بذلك، سيكون لكل دفعة معلنة ما يبرر الإشارة إلى اسم بند الميزانية؛
• مصدر الدفع - يشير إلى الحساب الجاري (من أي مكتب نقدي) الذي من المقرر أن يتم دفع الأموال منه وفقًا للطلب. بدون ذلك، عند إعداد تقويم الدفع، سيكون من الصعب تخطيط الأرصدة في بداية ونهاية اليوم في سياق الحسابات الجارية للشركة؛
• تفويض - إشارة إضافية توضح حالة الطلب: متفق عليه أو غير متفق عليه. وبالمناسبة، يمكن تقسيم هذا المجال إلى عدة مكونات، على سبيل المثال، حسب مواقف الأشخاص المسؤولين المشاركين في الموافقة. ونتيجة لذلك، فإن المدير المالي، الذي استلم سجل الدفع للتوقيع في بداية الأسبوع (أو في نهاية الأسبوع السابق)، سيطلع بوضوح على الطلبات التي تمت الموافقة عليها في المراحل السابقة، والتي لا تزال قيد الموافقة وبواسطة من؛
• حقيقة تنفيذ الطلب – حقل يحتوي على ملاحظة توضح ما إذا كان الطلب قد تم دفعه أم لا، وكذلك تاريخ السداد. إذا لزم الأمر، سيتمكن البادئ من الحصول بسرعة على معلومات حول حالة طلبه، وسيتمكن المدير المالي من تحديث تقويم الدفع بسرعة عن طريق إدخال تلك المدفوعات التي تم إجراؤها بالفعل هذا الأسبوع.

قواعد جمع ومعالجة الطلبات

يمكننا أن نقول ذلك بأمان إعداد تقويم الدفع، لن يعمل أي شيء موثوق به خلال الأسبوع المقبل إذا لم يكن لدى الشركة لوائح للدفع. سيكون هناك دائمًا رؤساء الأقسام الذين سيطالبون بالدفع الفوري لهذه الفاتورة أو تلك. وهذا على الرغم من حقيقة أنه في الممارسة العملية، نادرا ما تنشأ المواقف عندما يكون من المستحيل التنبؤ بالحاجة إلى مدفوعات معينة قبل أسبوع على الأقل. في أغلب الأحيان، يكون "الإلحاح" هو سبب نسيان وإهمال الموظفين الأفراد، وهو أمر غير مقبول فيما يتعلق بالمال اليوم. تحدد لوائح الدفع قواعد ملء الطلبات وإجراءات الموافقة وكذلك المواعيد النهائية التي يمكن تقديم الطلب خلالها والوقت الذي سيتم فيه تنفيذه. على سبيل المثال، تشكيل طلب من قبل بادئ الدفع وقبوله من قبل رئيس القسم - كل يوم اثنين قبل الساعة 16.00، وإصدار النقد حسب الطلبات المتفق عليها - الأربعاء، الخميس، الجمعة بعد الساعة 11.00؛ الدفع غير النقدي لطلبات الأولوية الأولى - كل يوم خميس حتى الساعة 14.00، إلخ.

ضوابط إجراء المدفوعاتتمت الموافقة عليه بأمر من المدير العام للمؤسسة ولفت انتباه جميع الموظفين. بالمناسبة، أهم شيء في لوائح الدفع هو إيلاء اهتمام خاص لكيفية معالجة الطلب في حالة انتهاك الموعد النهائي لتقديمه أو تجاوز الحد الأقصى لبند الميزانية. لن يحدد هذا مسار العمل في المواقف غير المتوقعة فحسب، بل سيحفز الأشخاص أيضًا على اتباع اللوائح بشكل أكثر صرامة. على سبيل المثال، إذا تم تجاوز الموعد النهائي لتقديم الطلب، وكانت اللوائح الخاصة بهذه الحالة تنص على التواصل مع المدير المالي أو المدير العام، بالنسبة للغالبية العظمى من الموظفين، يعد هذا حافزًا جديًا لمواصلة إبلاغ الخدمة المالية بأي مدفوعات مقدماً. يمكنك تحميل ضوابط الدفع في أسفل المقال.

نحن نخطط لاستلام الأموال عند إعداد تقويم الدفع

ومن المفارقات أن أصعب شيء هو التخطيط لمبلغ الأموال الواردة يوميًا في تقويم الدفع. في أغلب الأحيان يتصرفون على النحو التالي. يتم تقسيم المقبوضات المخططة في موازنة التدفق النقدي على عدد أيام العمل في الشهر ويتم إدخال الرقم الناتج في جدول الدفعمثل التدفق النقدي الوارد ليوم واحد. في الواقع، لا يوجد حل آخر، خاصة إذا كنا نتحدث عن شركة تعمل مع عملاء التجزئة دون إبرام عقود أولية. ولكن يجب أن يؤخذ ذلك في الاعتبار عند التخطيط للمدفوعات. على سبيل المثال، لدى الشركة أرصدة حسابات في بداية اليوم بقيمة 150 ألف روبل، ومن المتوقع استلام 300 ألف روبل. وبناء على هذه البيانات، من المخطط دفع فواتير بمبلغ 450 ألف روبل. ونتيجة لذلك، اتضح أنه من أصل 300 ألف روبل المخطط لها، تم استلام 200 ألف روبل فقط بحلول نهاية اليوم المصرفي. ويجب إعادة تصميم تقويم الدفع بالكامل. علاوة على ذلك، تم التخطيط لأرصدة الحسابات الجارية لتكون صفرًا، ولدى الشركة اتفاقية مع البنك تتعهد بموجبها بالحفاظ على الحد الأدنى من الرصيد في الحساب - 10 آلاف روبل. أدناه قدمنا مثال على تقويم الدفع.

من الأفضل أن تحدد مسبقًا ما هي حصة الأموال المخطط استلامها والتي يمكن استخدامها لدفع فواتير معينة. في أغلب الأحيان، يتم ذلك بخبرة، بناءً على خبرة الشركة أو بناءً على تحليل تدفق الأموال. علاوة على ذلك، من الأفضل في لوائح الدفع تحديد حجم رصيد التأمين مقدمًا في نهاية كل يوم عمل، والذي سيتم أخذه في الاعتبار عند إعداد تقويم الدفع.

وبالإضافة إلى كل شيء، لن يكون من الخطأ تضمين بيانات تقويم الدفع حول الحدود الحالية غير المسحوبة للشركة في إطار خطوط الائتمان. على سبيل المثال، يمكن الإشارة إلى هذه المعلومات في نفس مكان الإشارة إلى المعلومات المتعلقة بالأرصدة الواردة. في هذه الحالة، سيتم عرض المعلومات حول القدرات المالية للمؤسسة في تقويم الدفع على أكمل وجه قدر الإمكان، وسيكون المدير المالي قادرا على إدارة الموارد المتاحة بشكل أكثر فعالية.

تحديد الأولويات في حالة عدم توفر المال لدفع جميع الفواتير

اليوم، بالنسبة للعديد من الشركات، من المعتاد أن الأموال المتاحة لا تكفي لدفع ثمن جميع الطلبات المقبولة. عادةً ما يؤدي هذا إلى اجتماع مع جميع رؤساء الأقسام لمناقشة المدفوعات التي يمكن تأجيلها. يتم إنفاق الكثير من الوقت والجهد على مثل هذا الإجراء. يمكنك إدارة الأموال بسرعة أكبر إذا كان كل طلب يشير إلى أولوية الدفع والموعد النهائي للدفع بموجب العقد. وبوجود هذه البيانات، سيتمكن المدير المالي من اتخاذ قرارات بشكل مستقل بشأن تأجيل مدفوعات معينة إلى تاريخ لاحق. وكقاعدة عامة، يتم سداد الأجور المتأخرة للموازنة والبنوك أولاً. والأولوية الثانية هي الأطراف المقابلة الرئيسية، التي يهدد انقطاع العلاقات معها الشركة بوقف الإنتاج أو فرض عقوبات كبيرة. الأولوية الثالثة هي جميع المدفوعات الأخرى.

بالمناسبة، لتسهيل تتبع الطلبات غير المدفوعة، من الأفضل ليس فقط الإشارة إلى حقيقة التنفيذ (أو عدم تنفيذ الطلب)، ولكن أيضًا تقديمها في تقويم الدفع، بالإضافة إلى التقسيم الكلاسيكي للمدفوعات حسب عناصر التكلفة، وكذلك التحليلات حسب الأطراف المقابلة. أسهل طريقة هي إنشاء تقويم الدفع في Excel. إذا تم إنشاؤها تقويم الدفع في إكسيل، سيكون كافيًا إدخال عمود إضافي للإشارة إلى المستلم. ونتيجة لذلك، سيكون من الممكن بسرعة عرض قائمة المدينين الذين يحتاجون إلى الدفع في المستقبل القريب.

تنفيذ تقويم الدفع

بمجرد تجميع تقويم الدفع، كل ما تبقى هو تحديثه. كقاعدة عامة، يتم ذلك في نهاية اليوم بناءً على مقتطف من نظام البنك والعميل. بدلاً من البيانات المخططة، يتم إدخال معلومات حول الدفعات التي تم إجراؤها بالفعل والإيصالات، والأهم من ذلك، الأرصدة في تقويم الدفع. إذا لزم الأمر، فمن الممكن توفير إمكانية التحليل اليومي لانحرافات القيم المخططة عن القيم الفعلية. ولكن، كقاعدة عامة، يتم تبرير مثل هذا التحليل بناء على نتائج الأسبوع.

هناك فارق بسيط آخر يستحق النظر فيه عند إعداد تقويم الدفع لمؤسسة ما، وهو وضع خطة موسعة للإيصالات والمدفوعات، مقسمة على أسابيع (وليس على أيام) للشهر المقبل. سيساعدك هذا على التنقل بشكل أفضل في الدفعات القادمة، خاصة إذا تم تأجيل بعضها بالفعل بسبب نقص الأموال.

لمزيد من المعلومات حول كيفية إنشاء تقويم الدفع وكيفية العمل معه، شاهد الفيديو. تروي القصة إيلينا ميتروفانوفا، رئيسة مشاريع OFER في IBS. كما قدمت أيضًا نموذجًا لتقويم الدفع.

فيديو

سمح الافتقار إلى لوائح إدارة الدفع لموظفي Delfi-Trade عديمي الضمير بالتفاوض بشأن العمولات مع الموردين. بعد أن تم وصف إجراءات إدارة التدفق النقدي بالتفصيل، لم تتخلص الشركة من الفجوات النقدية التي تحدث بانتظام فحسب، بل قامت أيضًا بتخفيض تكاليف المواد والخدمات المشتراة بشكل كبير.

حتى عام 2007، لم تكن هناك خدمة مالية بشكل أساسي في شركة Delphi-Trade، المتخصصة في بيع معدات البناء وأعمال التصميم والبناء والتركيب. بعد إعادة تنظيم الشركة، عندما تم دمج الشركات التابعة الأربعة التي كانت جزءًا من شركة Delphi-Trade القابضة في مارس 2007 في كيان قانوني واحد، تغير موقف المالكين تجاه الإدارة المالية وإعداد التقارير والتحكم في التدفقات النقدية بشكل كبير. تم إيلاء اهتمام خاص للسيطرة على المدفوعات.

قبل إعادة التنظيم، عندما لم تكن هناك سيطرة موحدة على المدفوعات، ازدهرت مخططات الرشوة. واليوم، انخفضت هذه المخاطر عمليا إلى الصفر. وأي عدم التزام بخطة السداد المتفق عليها والمعتمدة يعد بالكثير من المشاكل للمخالفين (رؤساء الأقسام). على سبيل المثال، إذا اكتشف رئيس قسم المشتريات أنه لا يفي بالمبالغ المخصصة، فسيتعين عليه الخضوع لإجراءات صعبة تتمثل في الاتفاق على مدفوعات تتجاوز الخطة وإثبات صحة النفقات.

لا يسمح هذا المخطط بتقليل تكاليف الشركة بشكل كبير فحسب، بل يحمي أيضًا جزئيًا من الفجوات النقدية، والتي ارتبط نصيب الأسد منها في Delphi-Trade بالنفقات غير المخطط لها.

تعليقات
إيكاترينا كوزنتسوفا،
نائب المدير العام
بشأن القضايا المالية لشركة Delphi-Trade

اللائحة التنفيذية لإجراءات تنفيذ تقويم الدفع (مستخرج)

1. الغرض من الوثيقة

تحتوي اللوائح الخاصة بإجراءات تنفيذ تقويم الدفع على الإجراءات والمتطلبات الخاصة بتصرفات موظفي الشركة عند إجراء دفعات معينة (مدفوعات) من أجل تبسيط المدفوعات التي تم إجراؤها، وكذلك زيادة كفاءة استخدام أموال الشركة.

2. الشروط الأساسية

2.1. يقوم موظفو الشركة بإنشاء طلبات الدفع عند استلام:

• الفواتير من الطرف المقابل؛
• أي مستند آخر سيتم على أساسه شطب الأموال.

2.2. يجب أن يتم إنشاء سجل الدفع بحلول الساعة 18.00 من اليوم السابق لتاريخ الدفع.

2.3. إذا واجه المحاسب، أثناء عملية إعداد المستندات، الحاجة إلى استبدال الحساب أو في حالة ظهور أي مواقف غير متوقعة عند إجراء الدفعات، فإن الموظف ملزم بإبلاغ رئيس الإدارة المالية للشركة بذلك.

تعليق

الفواتير غير الصحيحة أمر شائع. إذا نشأت حالات لا تنظمها هذه الوثيقة، فإن الموظف ملزم بإخطار المدير المالي.

3. إعداد سجل المدفوعات

3.1. تشكيل طلبات الدفع من قبل الموظفين

3.1.1. يقوم موظف الشركة بإنشاء طلب لإجراء دفعة أو إصدار أموال من خلال السجل النقدي عندما تكون هناك حاجة لدفع ثمن الخدمات وعناصر المخزون والنفقات الأخرى.

تعليق

يمكن لمديري قسم المشتريات إنشاء طلبات الدفع فورًا بعد استلام المستندات من الأطراف المقابلة. ويتم تنسيق هذه الطلبات مع المدير التجاري وأمين صندوق الشركة، لكن الكلمة الأخيرة تبقى دائمًا للمدير المالي، الذي يمكنه رفض الطلب أو إعادة جدولة سداده.

3.1.2. تشمل مسؤوليات الموظف ما يلي:

• التحقق من امتثال الفاتورة الصادرة للاتفاقية وخطة الدفع وما إلى ذلك. وإذا لزم الأمر، فإنه يوضح هذه المعلومات مع الطرف المقابل أو المدير التجاري؛
• التحقق مما إذا كان الدفع المطلوب قد تم بالفعل من قبل. إذا لزم الأمر، اتصل بالطرف المقابل وتوضيح المعلومات حول عمليات التسليم والمدفوعات؛
• تحويل فاتورة أو أمر أو مستندات أخرى توضح أعداد الطلبات المعتمدة والمبالغ المدفوعة فعلياً لها إلى المدير التجاري لمزيد من الموافقة.

3.1.3. يجب إعداد طلب الدفع وإرساله للموافقة عليه إلى المدير التجاري في موعد لا يتجاوز الساعة 18.00، قبل يومين على الأقل من سداد الدفعة المطلوبة.

تعليق

في هذه الحالة، نعني الإطار الزمني الذي يريد البادئ إجراء الدفع خلاله.

3.2. التحقق من طلبات الدفع من قبل المدير التجاري

3.2.1. يقوم المدير التجاري، بعد تلقي طلب الدفع من أحد موظفي الشركة، بالتحقق من إمكانية إجراء الدفع.
يلتزم المدير التجاري بما يلي:

• التحقق مما إذا كانت الفاتورة قد تم دفعها مسبقًا، وتواريخ الدفع المقدرة، وتواريخ التسليم. إذا لزم الأمر، توضيح هذه المعلومات في قسم الخزانة أو المحاسبة؛
• تحديد الدفع في خطة الدفع، بالإضافة إلى عناصر التكلفة التي تم التخطيط للأموال المطلوبة لها؛
• مقارنة المبالغ المعلن عنها من قبل الموظف في الفاتورة مع مصاريف هذا البند في خطة الدفع المعتمدة؛
• التحقق من وجود وكمية الحسابات المستحقة الدفع للمورد، وشروط التسليم، وما إلى ذلك. وبناء على التحقق، يتم تقييم أولوية الطلب، وإمكانية الموافقة عليه أو نقله؛
• حيث يريد البادئ إجراء الدفع. التحقق من صحة تخصيص طلبات معينة لبنود المصروفات. إذا لزم الأمر، قم بإجراء التعديلات أو إعطاء التعليمات المناسبة للموظف الذي بدأ الدفع؛
• إذا لم تكن هناك اعتراضات على مبلغ وتوقيت الدفع، يتم تأييد طلب الدفع مع تحديد تاريخ القبول، وإعادته إلى الموظف المسؤول لتحويله إلى خزينة الشركة.

تعليق

إذا كان من الضروري توضيح تفاصيل الدفع، فيمكن للمدير التجاري أن يعهد بذلك إلى المدير. كقاعدة عامة، يتم تخصيص يوم أو يومين عمل لهذا الغرض.

3.2.2. يجب التحقق من طلب الدفع من قبل المدير التجاري في موعد لا يتجاوز الساعة 14.00، قبل يوم واحد من سداد الدفعة المطلوبة.

تعليق

لن يتم تضمين جميع طلبات الدفع المقدمة إلى الخزانة بعد هذا الموعد النهائي في سجل الدفع التالي.

3.3. تنسيق المدفوعات خارج الميزانية من قبل رئيس الإدارة المالية

3.3.1. سيقوم رئيس القسم المالي بتنسيق كافة طلبات الدفع التي لم يتم أخذها بعين الاعتبار في البداية في خطة السداد الخاصة بالشركة، وذلك بعد تلقي طلبات هذه الدفعات من موظفي الشركة.

تعليق

يتم اتخاذ جميع القرارات المتعلقة بالمدفوعات خارج الميزانية من قبل المدير المالي خلال يوم عمل واحد.

3.3.2. أثناء الموافقة على طلبات الدفع يقوم رئيس المدير المالي بما يلي:

• إذا لزم الأمر، قد يطلب تبرير الحاجة إلى الدفع من المدير التجاري ورؤساء الإدارات ذات الصلة؛
• اتخاذ قرار بشأن إمكانية إجراء دفعة خارج الميزانية؛
• تأجيل الدفعات الأخرى إلى اليوم التالي لإجراء دفعة خارج الميزانية. إذا لزم الأمر، قم بتنسيق هذا القرار مع رئيس القسم الذي بدأ الدفع، أو مع المدير العام للشركة.

3.4. الإجراء الخاص بإنشاء سجل المدفوعات لليوم التالي

3.4.1. يقوم موظفو الخزانة كل يوم بفحص طلبات الدفع المستلمة وإنشاء سجل المدفوعات لليوم التالي بناءً على الطلبات المقدمة وخطة السداد لمدة عشرة أيام والمدفوعات خارج الميزانية المعتمدة من قبل المدير المالي.

إن مهمة تنظيم عملية شفافة وفعالة لجمع وتنسيق والموافقة على طلبات الدفع هي الأكثر أهمية في المؤسسات التي لديها هيكل تنظيمي متطور: العديد من مراكز المسؤولية المالية، وعدد كبير من الموظفين المشاركين في عملية بدء المدفوعات، وكذلك وكذلك استخدام إجراءات التنسيق والموافقة على النفقات المخططة. الحل لهذه المشكلة في برنامج الإدارة المالية هو نظام إدارة تطبيقات الدفع، والذي يسمح لك بتنظيم عملية فعالة ومراقبة لإجراء الدفعات، وكذلك منع الإنفاق الزائد أو غير المناسب للأموال.

الملامح الرئيسية لنظام إدارة تطبيقات الدفع

يتيح لك نظام إدارة تطبيقات الدفع ما يلي:

• تحديد ودمج احتياجات الدفع الناشئة في مساحة معلومات واحدة. نظرًا لأن التسويات المتبادلة بين الطرف المقابل والمنظمة تتم من خلال موظفي الإدارات، فإن جميع المعلومات حول متى ولمن ومقدار الأموال التي يجب تحويلها موجودة معهم. وفي شكلها المعتاد، لا تكون هذه المعلومات منظمة ومتناثرة وغير متاحة للتحليل التشغيلي واتخاذ القرار من قبل إدارة الشركة. تسجيل جميع المعاملات المخطط لها مع الموردين (الأطراف المقابلة) في شكل طلبات الدفع يسمح لك بدمج وتنظيم المعلومات حول الحاجة إلى المدفوعات، وكذلك الحصول على المبلغ الإجمالي للأموال اللازمة للتسويات مع الأطراف المقابلة؛
• جلب عملية المحاسبة للمعاملات مع الأطراف المقابلة إلى معيار موحد. المتطلبات الموحدة لتسجيل (محاسبة) طلبات المدفوعات، والقدرة على إرفاق المستندات المصاحبة (الاتفاقيات، وفواتير الدفع، والشهادات، وما إلى ذلك) بالطلب، وضمان كفاءة التحليل وشفافية المعاملات المخطط لها مع الموردين (الأطراف المقابلة)؛
• ضمان تنسيق عملية الموافقة على الطلب من خلال إنشاء مهام لجميع المشاركين في العملية. بالنسبة لكل مركز مسؤولية مالية وللمنظمة ككل، يتم تحديد قائمة الأشخاص الذين يوافقون على الطلبات المسجلة، وبالتالي يتم تشكيل مسارات تدفق المستندات وفقًا للهيكل التنظيمي للشركة. تتيح عملية الموافقة المضمنة في النظام جعل إجراءات الموافقة على الطلبات أكثر شفافية، حيث تعكس كل وثيقة معلومات حول المستخدمين الذين وافقوا على طلب الدفع أو رفضوه، وكذلك حول أولئك الذين لم يكملوا المهمة المخصصة لهم ;
• تخطيط المدفوعات للأطراف المقابلة بناءً على الطلبات المعتمدة، وإنشاء خطة دفع تشغيلية (تقويم الدفع)؛
• التحكم في تنفيذ (الدفع) طلبات الدفع المعتمدة. تعكس كل وثيقة طلب معلومات حول خطط إنفاق الأموال ومستندات الدفع التي تم تشكيلها على أساس الطلب.

فيما يلي مخطط إدارة التطبيقات المطبق في النظام.

المخطط العام لإدارة مدفوعات الشركة

إجراءات معالجة طلبات الدفع

للعمل مع طلبات الدفع (التسجيلات، الموافقات) في النظام، يتم استخدام مستند "طلب الدفع". يفي إجراء العمل مع المستند بمعايير تدفق المستندات المقبولة عمومًا، والتي بموجبها تتكون دورة حياة التطبيق من المراحل التالية:

• تشكيل التطبيق- هي المرحلة التي تعلن فيها أقسام المنظمة عن الحاجة إلى إجراء المدفوعات، وتحديد الغرض منها والمواعيد النهائية وغيرها من الخصائص من خلال التسجيل في نظام مستندات "طلب الدفع"؛
• مراجعة الطلبات (الموافقة أو الرفض)- المرحلة التالية، حيث يدرس المدير (المديرون) جدوى الدفع ويتخذ قرارًا بالموافقة على الطلب أو رفضه؛
• تنفيذ التطبيق- المرحلة النهائية، التي يتم فيها الدفع مقابل الطلبات المعتمدة ومواصلة مراقبة المعاملة (تسليم الأصول المادية والخدمات وما إلى ذلك).

في كل مرحلة من مراحل دورة الحياة، يقوم النظام بإنشاء مهام للمستخدمين المشاركين في عملية نقل (تمرير) المستند. تتيح لك هذه المهام تنسيق عملية حركة التطبيقات وتنقسم إلى الأنواع التالية:

• التسجيل - تحدث هذه المهمة عند تسجيل مستند طلب جديد وهي موجهة إلى المستخدم الذي أنشأ المستند (الشخص المسؤول). يتم تنفيذ المهمة تلقائيًا بعد تقديم مستند "للموافقة"؛
• الموافقة - تحدث هذه المهمة بعد تقديم مستند الطلب للموافقة عليه ويتم توجيهه إلى المستخدمين الذين يوافقون على الطلبات في مراكز المسؤولية المالية والمؤسسة ككل. يتم تنفيذ المهمة من قبل المعتمد (المستخدم) نتيجة للقرار المتخذ بشأن الطلب (الموافقة أو الرفض)؛
• التحكم في دفع الطلب - تنشأ المهمة بعد موافقة جميع الموافقين على الطلب ويتم توجيهها إلى المستخدم الذي أنشأ مستند "طلب الدفع". يتم تنفيذ المهمة يدوياً بعد إتمام المعاملة (الدفع والتسليم).

أثناء الحركة، يمكن أن تتخذ وثيقة "طلب الدفع" الحالات التالية: "مسودة"، "تحت الموافقة"، "موافق عليه" أو "مرفوض"، "مراقبة التنفيذ"، "تم التنفيذ" أو "ملغاة". تحدث التغييرات في حالة المستند نتيجة قيام المستخدمين بتنفيذ المهام المدرجة. دعونا نفكر في مراحل حركة مستند "طلب الدفع" في النظام.

تشكيل طلب الدفع

في المرحلة الأولى، يقوم أحد موظفي المؤسسة بتسجيل مستند "طلب الدفع" وحفظه في البرنامج. عند التسجيل، يتم تعيين شخص مسؤول للمستند - المستخدم الذي أنشأ التطبيق، ويتلقى المستند الذي تم إنشاؤه حالة "مسودة". يتم عرض حالة المستند في الزاوية اليمنى العليا من نموذج المستند، ويتم عرض الشخص المسؤول في الزاوية اليسرى السفلية. يمكن تغيير واستكمال طلبات الدفعات الصادرة بحالة "مسودة" دون أي قيود.

بمجرد الانتهاء من طلب الدفع الصادر وملؤه بالمعلومات الكافية، يجب إرساله للموافقة عليه. لتقديم طلب للحصول على الموافقة، يجب عليك النقر فوق الزر "للحصول على الموافقة" في لوحة الأوامر الخاصة بنموذج المستند. ونتيجة لذلك، سيحصل المستند على الحالة "تحت الموافقة".

بمجرد حصول المستند على حالة أخرى غير "مسودة" (على سبيل المثال، "تحت الموافقة" أو "تمت الموافقة عليه")، يكون تغيير البيانات مستحيلاً، أي. يتم فتح نموذج المستند للعرض فقط.

مراجعة الطلبات (الموافقة أو الرفض)

ينفذ نظام "إدارة طلبات الدفع" مخططًا موازيًا للنظر والموافقة على الطلبات. وهذا يعني أن مهام الموافقة على المستندات تحدث بشكل متزامن لجميع المعتمدين. يتم تعيين إجراء الموافقة على طلبات الدفع بواسطة مسؤول البرنامج في إعدادات قائمة المعتمدين. اعتمادًا على الإعدادات التي تم إجراؤها، تتم معالجة الطلبات المرسلة للموافقة وفقًا لسيناريوهين:

1. تم تحديد قائمة المعتمدين للمؤسسة أو المنطقة المالية المركزية. في هذه الحالة، يتم تعيين الحالة "تحت الموافقة" للمستند المرسل للموافقة، ويتم إنشاء مهمة للموافقين للنظر في جدوى الدفع مقابل هذا الطلب. لا يمكن تعيين الحالة "موافق عليه" لوثيقة الطلب إلا بقرار إيجابي (موافقة) من جميع الموافقين. يمكن العثور على مزيد من التفاصيل حول إجراءات الموافقة على طلبات الدفع في القسم الذي يصف عمل مساعد الموافقة على الطلبات.
2. لم يتم تحديد قائمة الموافقين. في هذه الحالة، من المفهوم أن الطلبات المقدمة من مركز المسؤولية المالية هذا لا تتطلب موافقة ويتم قبولها للدفع على الفور. عند تقديمها للموافقة، تحصل هذه المستندات على الحالة "موافق عليه" وتشكل مهام لمراقبة تنفيذ الطلب.

تنفيذ طلب الدفع

لتنفيذ الطلبات المعتمدة، يجب عليك إكمال الخطوات التالية:

1. جدولة الدفع عند الطلب. يتم تنفيذ تخطيط الدفع في نظام "تقويم الدفع" باستخدام واجهة "تخطيط الدفع" باستخدام مستند "خطة الإنفاق النقدي". يتم إدخال مستند التخطيط بناءً على الطلب المعتمد ويتضمن مبلغ الدفع للتطبيق في تقويم الدفع الخاص بالمؤسسة.
2. ادفع الطلب وفقًا لتقويم الدفع الخاص بالمؤسسة. يتم العمل مع مستندات الدفع الخاصة بالمؤسسة في نظام "تقويم الدفع" باستخدام مستند "سجل المدفوعات".
3. بعد استيفاء جميع شروط المعاملة (الدفع، التسليم، وما إلى ذلك)، من الضروري ضبط مستند "طلب الدفع" على الحالة "مكتمل". للقيام بذلك، تحتاج إلى فتح مهمة مراقبة تنفيذ التطبيق (المعروضة في قائمة مهام المستخدم الذي أنشأ مستند التطبيق) والنقر على زر "اكتمل التطبيق".
4. في حالات استثنائية، قد يتم إلغاء الطلب المعتمد. للقيام بذلك، تحتاج إلى فتح مهمة مراقبة تنفيذ التطبيق والنقر على زر "تم إلغاء الطلب".

إدارة حقوق وصول المستخدم إلى وثائق التطبيق

القدرة على العمل مع النظام لإنشاء التطبيقات والموافقة عليها متاحة للمستخدمين الذين لديهم مجموعة حقوق "إنشاء تطبيقات الدفع". تتيح لك مجموعة الحقوق هذه ملء الطلبات وتتبع عملية الموافقة عليها والموافقة عليها والدفع. المستخدمين مع هذه الحقوق لا تملك حق الوصولإلى الأقسام التالية: معلومات عن المدفوعات والمقبوضات المخططة، وبيانات عن الحركة الفعلية وأرصدة أي نوع من أنواع الأموال.

بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للمستخدمين الذين يستخدمون مجموعة الحقوق هذه قد يتم تطبيق القيودبواسطة

التعليمات التكنولوجية.

تدير المؤسسة نظام طلبات الدفع، والذي تم تصميمه لجعل حياة المؤسسة أكثر قابلية للتنبؤ بها، وتقليل أو إزالة الحوادث مع الأطراف المقابلة الناجمة عن التأخر في الدفع، وإدارة أموال المؤسسة بطريقة مخططة وفعالة.

في ما الحالات لإنشاء.

يجب إنشاء طلبات الدفع أ) لجميع المدفوعات غير النقدية و ب) إذا تجاوز إجمالي المدفوعات للطرف المقابل للشهر ألفي روبل ولم يتم سداد الدفعات من أموال خاضعة للمساءلة. الاستثناء هو المدفوعات مقابل الإمدادات لعميل معين في محطة الخدمة (البحث عن قطع الغيار في محطة الخدمة في المدينة).

بالنسبة للمدفوعات النقدية التي يصل مجموعها إلى ألفي روبل شهريًا لكل طرف مقابل، يجب استخدام تقرير فرعي.

متى (في أي لحظة) للإنشاء.

يجب إنشاء طلبات الدفع لمرة واحدة في وقت تلقي المعلومات في حالة بدء الدفع من خارج الشركة، أو في وقت اتخاذ القرار بشأن الحاجة إلى مثل هذه الدفعة.

يجب إدخال طلبات الدفعات الدورية والمدرجة في الميزانية قبل شهر واحد على الأقل في أي وقت.

شرح خصائص طلب الدفع.

من من: بالنسبة للمدفوعات غير النقدية، يتم ملء "الحساب [اسم الكيان القانوني]" الوكيل، وإذا كان بنك المرسل معروفًا، فسيتم على الفور حساب مصرفي محدد. بالنسبة للمدفوعات النقدية، فإن النقطة المقصودة للتحصيل النقدي: إما وكيل الإبلاغ للمدير المالي، أو صندوق من بعض أقسام المؤسسة.

إلى من: يتم تعيين وكيل يجب أن يتلقى الدفع. بالنسبة للمدفوعات غير النقدية، إذا كان لدى الوكيل عدة حسابات جارية، فمن الضروري الإشارة في المذكرة إلى أي منها يجب تحويل الأموال إليه. وتقع مسؤولية ملئ هذا الحقل على عاتق الموظف الذي تتولى إدارته هذه الدفعة (النقل، المحاسبة، التوريدات وغيرها).

أولوية:

غير مهم - ادفع عندما يكون ذلك ممكنًا، وليس على الشركة أي التزامات بشأن هذه الدفعة، ولن يتم انتهاك خطط الإدارات ذات الصلة بسبب عدم سداد هذه الدفعة

عادي – المدفوعات القياسية للصيانة اليومية لأنشطة الشركة

مهم - انتهاك شروط هذه الدفعة بالذات سيؤدي إلى انتهاك خطط المؤسسة أو الإدارات ذات الصلة. في الوقت نفسه، فإن تقييم التكاليف المحتملة لمنع أو التغلب على المخاطر الناجمة عن انتهاك مواعيد الدفع يمكن مقارنته بـ 10٪ من مبلغ الدفع، ولكن ليس أقل من 1000 روبل.

شديد الأهمية – سيؤدي انتهاك المواعيد النهائية لهذا الدفع بالذات إلى تعطيل خطير لخطط المؤسسة أو الإدارات ذات الصلة. وفي الوقت نفسه، فإن تقييم التكاليف المحتملة لمنع أو التغلب على المخاطر الناجمة عن انتهاك مواعيد الدفع يمكن مقارنته بمبلغ الدفع، ولكن لا يقل عن 5000 روبل.

حظر - انتهاك شروط هذه الدفعة بالذات يهدد بمخاطر كبيرة على نشاط المؤسسة ككل.

المبلغ الواجب دفعه:المبلغ الذي ندين به يرسل. يجب على صاحب الطلب إدخال المبلغ مع جميع الفواتير، باستثناء الفواتير التي تخص الأقسام الأخرى. وبعبارة أخرى، ليس بالضرورة المبلغ الذي يجب أن يحصل عليه الوكيل.

التاريخ المطلوب:أقرب تاريخ يمكن فيه إجراء الدفع، ولكن ليس قبل الموعد المطلوب لضمان المعالجة العادية. بمعنى آخر، إذا كان الدفع مبكرًا بيوم واحد لا يقدم أي فائدة للشركة، فيجب أن يكون التاريخ المطلوب متأخرًا بيوم واحد.

موعد التسليم:آخر موعد للدفع المحتمل؛ إذا تم الدفع بعد هذا التاريخ، فمن الممكن فرض عقوبات أو تدهور في ظروف عمل المؤسسة مع الطرف المقابل - متلقي الدفعة.

بالنسبة للمدفوعات التي لا تتحمل الشركة أي التزامات بشأنها تجاه وكلاء الطرف الثالث، مرغوبو أقصىيتم ملء الموعد النهائي بناءً على اعتبارات جدوى هذا الدفع للمؤسسة. على سبيل المثال، عند التخطيط لحملة إعلانية، يمكنك التفكير في الذهاب في نزهة لبعض عملائك، وفي هذه الحالة، من المنطقي تحديد التاريخ المرغوب والأخير باعتباره الموسم الدافئ.

التاريخ المحدد: عند إنشاء طلب الدفع، يمكنك ضبطه على قيمة الفترة المطلوبة. اعتمادًا على حالة المستند، يمكن تغيير التاريخ المخطط من قبل المدير المالي أو الشخص المسؤول عن الطلب.

ظهور الالتزامالإطراء: يتم ملؤه فقط إذا كان لدى الشركة التزامات تجاه الطرف المقابل قبل إجراء الدفع. على سبيل المثال، عند الدفع مقابل لوحة إعلانية، يمكن للمؤسسة رفض الدفع مقابلها في أي وقت تقريبًا قبل بدء التنسيب، ومع ذلك، إذا كانت اللوحة الإعلانية معلقة بالفعل في اليوم الأول من الشهر، ولم ندفع بعد لوضعها فيجب اعتبار التاريخ الأول تاريخاً لحدوث الالتزامات.

قسم "الحساب": مليئة بتفاصيل الحساب، إن وجدت. قد تتم إزالة هذا القسم في المستقبل القريب نظرًا لصعوبة إكماله.

قاعدة: بالنسبة للمدفوعات غير النقدية، يجب عليك ملء غرض الدفع تمامًا كما سيتم إدخاله في أمر الدفع. للقيام بذلك، يحتاج المسؤولون عن طلبات الدفع إلى معرفة قواعد ملء حقل "الغرض من الدفع" لأوامر الدفع المصرفية من كبير المحاسبين في المؤسسة.

تعليق: أي تعليقات من شأنها أن تساعد عند العمل مع هذا الطلب للدفع للمنشئ أو المسؤول أو غيرهم من موظفي المؤسسة.

مجموعة الوصول: يتم ضبطه وفقًا للقواعد الخاصة بكل قسم.

الوثائق ذات الصلة: يجب أن يحتوي على جميع الروابط المباشرة للمستندات المتعلقة بطلب الدفع هذا.

من يقوم بإنشاء التطبيق وما هي الحالات التي يمكن أن يكون فيها التطبيق ومن المسؤول عن التطبيق في كل ولاية.

رئيس القسم مسؤول عن التطبيقات التي ينشئها موظفو القسم.

حالة	وصف	مسؤولية
مسودة	لا يشارك التطبيق في تخطيط التدفقات المالية للمؤسسة.	التقسيم
في انتظار القرار	الطلبات المخططة تقع في هذه الحالة. الطلب قيد النظر من قبل المدير المالي، وبعد النظر فيه من قبل المدير، قد يقع في الحالة يحتاج إلى توضيح اما في المخطط لها .	زعنفة. مخرج
يتطلب الموافقة	وتندرج الطلبات غير المجدولة (تكاليف المشروع، وشراء معدات جديدة بمبالغ من خارج الميزانية، وما إلى ذلك) ضمن هذه الحالة. الطلب قيد النظر من قبل المدير المالي، وبعد النظر فيه من قبل المدير، قد يقع في الحالة يحتاج إلى توضيح , المخطط لها ، أو موافقة .	زعنفة. مخرج.
موافقة	تمت الموافقة على مبلغ الطلب من قبل المدير المالي. مطلوب تقديم الطلب الكامل.	التقسيم
يحتاج إلى توضيح	يتم ملء الطلب بشكل غير صحيح أو غير كامل. بعد التصحيح من الضروري النقل إلى الحالة في انتظار القرار .	التقسيم
المخطط لها	التاريخ المخطط له في طلب الدفع يتوافق مع التاريخ المخطط الفعلي، والتطبيق ينتظر التاريخ المخطط له.	زعنفة. مخرج.
في تَقَدم	عند تقديم الطلب، يتم إصدار أمر الدفع للبنك أو يتم إصدار نقدًا.	المدير المالي/المحاسبي
مكتمل	إذا لزم الأمر، تم إنشاء دفعة وربطها بالتطبيق، ولا يلزم اتخاذ أي إجراءات تشغيلية أخرى على التطبيق.

قواعد الإكمال.

بالنسبة للمدفوعات غير النقدية، يقوم موظفو المحاسبة بإعداد أوامر الدفع للبنك، والتي يتم توقيعها من قبل المدير المالي. بالنسبة للمدفوعات النقدية، يتم الاتفاق على أمين الصندوق أو الشخص المسؤول الذي يقوم بتحويل المبلغ المطلوب إلى مقدم الطلب أو الطرف المقابل.