Mekanisme delegasi. Kesalahan dan masalah saat mendelegasikan wewenang Penyajian imbalan yang jelas

Pendelegasian wewenang adalah alat yang ampuh di tangan manajer puncak. Maksud dia mentransfer tugas dan wewenang kepada bawahan untuk meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Sayangnya, hanya sedikit contoh delegasi yang berhasil di negara kita. Separuh dari manajer sepenuhnya meninggalkan metode ini, sementara yang lain tanpa pandang bulu menyerahkan tugas kepada bawahannya. Sikap menyimpang terhadap pendelegasian ini merupakan hambatan bagi perkembangan perusahaan, karena pendelegasian yang tepat akan memberikan manajer waktu luang untuk menyelesaikan masalah-masalah strategis.

Kapan sebaiknya Anda mendelegasikan wewenang?

Manajer puncak bertanggung jawab atas pekerjaan seluruh departemen bawahannya. Penting untuk dipahami bahwa meskipun ada pendelegasian wewenang, tanggung jawab atas kualitas pekerjaan tetap berada di tangannya.
Seorang manajer harus mendelegasikan kekuasaannya dalam tiga kasus. Pertama, ketika seorang bawahan melakukan pekerjaan lebih baik darinya. Karena sekarang adalah waktunya untuk spesialis yang sempit, jangan takut untuk mengakui kepada diri sendiri dan orang lain bahwa karyawan biasa memahami sesuatu lebih baik daripada Anda. Yang utama adalah memanfaatkan potensi karyawan dengan baik.
Kedua, ketika jadwal sibuk manajer tidak memungkinkan dia untuk mengatasi masalahnya sendiri. Anda mengelola divisi tertentu di perusahaan, tetapi tidak ada yang mengharapkan Anda melakukan semua pekerjaan sendiri.
Ketiga, ketika delegasi memungkinkan manajer meluangkan waktu untuk melakukan tugas-tugas penting yang memerlukan pelaksanaan segera.

Apa yang ditakuti oleh para pemimpin?

Beberapa manajer tidak mau mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan karena alasan berikut:
1) Mereka pikir mereka akan berbuat lebih baik. Kesalahpahaman yang sangat umum di kalangan manajer puncak. Namun berbahaya karena Anda akan tenggelam dalam hal-hal kecil, melupakan tanggung jawab langsung Anda.
2) Ketidakmampuan memimpin. Manajer yang tidak memiliki keterampilan manajemen memecahkan masalah-masalah yang mendesak dan terkini, dan meletakkan solusi terhadap masalah-masalah strategis di laci belakang. Dengan pemimpin seperti itu, perusahaan biasanya mulai “mati”.
3) Ketidakpercayaan. Karyawan dalam pekerjaannya dipandu oleh tindakan pemimpinnya. Kurangnya kepercayaan di pihaknya akan mengakibatkan hilangnya kepercayaan di pihak karyawan.
4) Takut mengambil risiko. Beberapa manajer yakin bahwa ketika melaksanakan tugas yang diberikan, karyawan tidak akan merasa bertanggung jawab penuh atas hasilnya, dan akibatnya efisiensi kerja menjadi minimal.
5) Kurangnya mekanisme kontrol diperlukan untuk pemberitahuan tepat waktu kepada manajer tentang hasil pekerjaan.

Mengapa karyawan tidak mau melakukan pekerjaan atasannya?

Seiring dengan keengganan manajer untuk mendelegasikan wewenang, karyawan juga tidak mau memikul tanggung jawab. Dalam kebanyakan kasus, mereka menghindari tanggung jawab dan bahkan mengemukakan argumen untuk membatasinya. Hal ini terjadi karena:
1. bawahan lebih suka belajar dari manajer bagaimana memecahkan masalah tertentu daripada mengambil keputusan sendiri;
2. pegawai takut dikritik dan dihukum atas kesalahan yang dilakukan;
3. kurangnya informasi dan sumber daya yang diperlukan di kalangan karyawan;
4. jumlah pekerjaan yang banyak, pegawai tidak dapat melaksanakan tugas tambahan;
5. kualifikasi yang tidak memadai untuk melaksanakan tugas secara efektif;
6. kurangnya motivasi tambahan untuk tambahan bekerja.

Motivasi tambahan mungkin termasuk kenaikan gaji, promosi, gelar yang tidak biasa, sertifikat dan rasa terima kasih.

7 Aturan Pendelegasian yang Efektif

Bagi manajer yang ingin mendelegasikan kekuasaannya secara efektif, saya telah merumuskan beberapa aturan:

Aturan 1. Mendelegasikan kepada bawahan tingkat wewenang yang diperlukan dan cukup untuk melaksanakan tugas yang diberikan.

Aturan 2. Jangan melakukan pekerjaan untuk kontraktor, tetapi hanya membantu jika diperlukan.

Aturan 3. Pastikan karyawan memahami tugas dengan jelas.

Aturan 4. Tetapkan tanggal mulai dan berakhirnya pekerjaan. Bagilah tugas-tugas besar menjadi beberapa tahap.

Aturan 5. Latih bawahan dalam tanggung jawab baru.

Aturan 6. Jangan izinkan tugas yang tidak sah, tugas itu harus dilakukan sesuai dengan hierarki manajemen.

Aturan 7. Dorong bawahan Anda untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka secara efektif.

Kesalahan umum saat mendelegasikan wewenang

Ikuti aturan delegasi, dan Anda akan dapat menghindari kesalahan umum:
Ketidakmampuan untuk menjelaskan suatu tugas. Sementara itu, ketepatan dan kelengkapan uraian masalah, serta kapasitas rumusan tugas, mempengaruhi kualitas pelaksanaan.
Penolakan dari penggunaan masukan. Sekalipun ada pengalihan tugas kepada pegawai lain, tetap pantau pelaksanaannya. Mintalah, misalnya, untuk menunjukkan hasil penelitian sementara, dll.
Ketidakpuasan terhadap pekerjaan bawahan. Kritik yang membangun dan saran yang bermanfaat dapat disampaikan. Namun jangan pernah mengungkapkan ketidakpuasan Anda terhadap keadaan yang terjadi kecuali Anda memiliki saran khusus untuk memperbaikinya.
Takut kehilangan otoritas. Mengenali kompetensi pegawai pada bidang tertentu sangatlah penting. Dan lain kali Anda mengatakan bahwa Anda mengetahui satu-satunya solusi yang tepat, mereka akan lebih mudah mempercayai Anda.

Tahukah Anda contoh pendelegasian wewenang yang berhasil?

Mari kita buat daftar dan analisis beberapa kesalahan umum yang dilakukan manajer saat mendelegasikan wewenang. Perlu dicatat bahwa dalam organisasi, pemahaman mereka membantu mereka mengembangkan gaya delegasi mereka sendiri dan memahami bagaimana hal itu dapat ditingkatkan. Dengan demikian, bagi beberapa manajer, telah menjadi wahyu bahwa sama sekali tidak perlu “memberi tekanan” pada bawahan yang keras kepala yang tidak mau memenuhi tugas yang diberikan kepadanya, menjatuhkan seluruh kekuasaan manajerial pada karyawan tersebut, dan delegasikan tugas ini kepada karyawan lain yang lebih akomodatif atau buru-buru menyelesaikannya sendiri. Jalan keluar dari situasi ini adalah sebagai berikut: meyakinkan karyawan tentang perlunya menyelesaikan tugas dan menunjukkan manfaat yang akan diterimanya secara pribadi, serta departemen dan organisasi, dari keberhasilan pelaksanaan fungsi ini.

Selain itu, kesalahan umum yang dilakukan manajer saat mendelegasikan wewenang adalah sebagai berikut:

1. Ketidakmampuan untuk memberi instruksi. Bagaimana bawahan memahami instruksi menentukan apakah dia akan mengatasi tugas tersebut. Melakukan pengarahan menunjukkan pentingnya dan pentingnya tugas yang diberikan, menyiapkan karyawan untuk bersikap serius dan bertanggung jawab terhadapnya, dan menghilangkan kemungkinan mengutip fakta bahwa dia tidak diberi informasi dengan benar dan oleh karena itu tidak tahu bagaimana melakukan tugas tersebut. .

2. Delegasi fiktif. Ini adalah situasi ketika tugas, fungsi dan wewenang yang telah dimiliki bawahan berdasarkan tanggung jawab pekerjaannya dialihkan. Manajer perlu mengenal mereka dengan baik. Kalau tidak, sulit untuk berbicara serius tentang pengorganisasian kerja dalam tim seperti itu.

3. Kesalahan dalam memilih objek delegasi. Biasanya hal ini merupakan konsekuensi dari fokus bos bukan pada bisnis, tapi pada individu. Bahkan spesialis berpengalaman pun tidak kebal dari kesalahan ini, namun kepatuhan terhadap aturan delegasi akan mengurangi kemungkinan dan konsekuensi kesalahan ini seminimal mungkin.

4. Pendelegasian fungsi dan wewenang kepada sekelompok pegawai tanpa menunjukkan tanggung jawab individu. Hanya dengan mendistribusikannya secara jelas Anda bisa mendapatkan hasil yang positif. Dalam suatu kelompok, hampir selalu ada risiko pengalihan kewajiban dari satu pelaku ke pelaku lainnya.

5. Takut “kehilangan otoritas”. Jika manajer tidak sepenuhnya memiliki pengetahuan apa pun, lebih baik dia berkonsultasi dengan spesialis. Hal ini tidak akan memberikan pukulan telak terhadap otoritas, namun sebaliknya akan memungkinkan manajer untuk memperluas pengalaman profesionalnya dan memperoleh pengetahuan dan keterampilan baru.

6. Mendelegasikan fungsi pemersatu kepemimpinan kepada bawahan merupakan kesalahan paling serius dalam pendelegasian. Lagi pula, atasanlah yang harus terus-menerus memantau keadaan tugas yang didelegasikan saat ini dan, jika perlu, mengoreksi hasil pekerjaan karyawan yang kepadanya wewenang tertentu telah didelegasikan, karena koordinator utama kegiatan adalah manajer.

Dengan demikian, delegasi dapat menjadi cara yang efektif untuk memotivasi staf. Selain itu, memungkinkan manajer untuk mengetahui kemampuan bawahan, menentukan tingkat kualifikasinya, dan mengidentifikasi peluang potensial. Terakhir, delegasi membantu meluangkan waktu untuk tugas-tugas strategis tanpa melupakan tanggung jawab dan tugas lainnya.

Sebagai kesimpulan, kami mencatat bahwa pendelegasian bukanlah cara untuk menghindari tanggung jawab, tetapi suatu bentuk pembagian kerja manajerial yang memungkinkan untuk meningkatkan efisiensinya. Proses ini membuat pekerjaan manajer lebih mudah, namun tidak membebaskannya dari tanggung jawab untuk membuat keputusan akhir dan memikul tanggung jawab penuh atas keputusan tersebut.

Kesimpulan

Profesionalisme seorang manajer ditentukan oleh kemampuannya bekerja dengan orang-orang, keterampilan membagi tanggung jawab, dan menggunakan orang-orang untuk pengambilan keputusan bersama. Dalam manajemen modern, dianggap baik jika seorang manajer dapat dengan aman pergi berlibur, sakit, atau melakukan perjalanan bisnis. Apabila pengurusan dilakukan atas dasar pendelegasian wewenang, yaitu. pembagian tanggung jawab, bahkan tanpa adanya atasan langsung, organisasi tetap berfungsi secara efektif.

Kontrol- ini adalah proses yang kompleks dan berkelanjutan yang melibatkan pelaksanaan fungsi-fungsi berikut: perencanaan, pengorganisasian kegiatan, motivasi dan pengendalian. Penerapan fungsi manajemen ditujukan untuk mencapai efisiensi operasional perusahaan.

Berdasarkan penelitian, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

Kami mempelajari esensi konsep “delegasi” dan “manajemen personalia”. Pendelegasian wewenang adalah proses utama dimana manajer membangun hubungan formal antara orang-orang dalam suatu organisasi. Melalui delegasi dan tugas, manajer memilih orang untuk pekerjaan dan memutuskan siapa di antara mereka yang akan bekerja, sehingga menjalin hubungan atasan-bawahan.

Kami mempelajari proses dasar pendelegasian wewenang. Proses delegasi memainkan peran kunci dalam pelaksanaan fungsi organisasi. Konsep delegasi mengacu pada pengalihan tugas dan wewenang kepada orang yang memikul tanggung jawab atas pelaksanaannya. Proses pendelegasian sering kali dipandang sebagai inti dari semua kegiatan manajemen, karena berkaitan langsung dengan penyelesaian tugas utama manajemen - “menyelesaikan pekerjaan oleh orang lain”;

- Memberikan penilaian terhadap relevansi pendelegasian wewenang. Setelah melakukan survei, kami menganalisis data dan memahami cara mendelegasikan wewenang secara efektif di agen real estat “Colosseum 58” dan mengidentifikasi kesalahan utama;

- Kami mengidentifikasi organisasi proses delegasi. Saat ini, seorang manajer tidak mampu sendirian menyelesaikan semua masalah manajemen yang muncul, bahkan yang secara langsung berada dalam lingkup tugas resminya, karena jumlahnya terlalu banyak, beragam dan spesifik, serta pengetahuan, pengalaman, dan waktu yang tersedia. terbatas. Oleh karena itu, dengan tetap mempertahankan pengembangan strategi, pengendalian dan manajemen umum, ia untuk sementara atau selamanya mendelegasikan penyelesaian masalah-masalah yang kurang penting, hak-hak yang diperlukan kepada bawahan yang memiliki pengetahuan, pengalaman, tertarik untuk mengambil bagian dalam manajemen dan secara sukarela menerima tanggung jawab. untuk pekerjaan yang ditugaskan. Mereka diberikan tujuan dan sasaran tertentu serta diberi kesempatan untuk mengambil inisiatif dalam mencari solusi ;

- Mempelajari masalah utama delegasi dan cara penyelesaiannya;

Kami mengembangkan rekomendasi untuk efektivitas pendelegasian wewenang dan mengidentifikasi prinsip-prinsip dasar: mulai dari tujuan akhir, pendelegasian harus komprehensif, mengundang karyawan untuk mengambil bagian dalam mempertimbangkan masalah pendelegasian wewenang, menetapkan prioritas antara hak dan tanggung jawab, bekerja dalam struktur organisasi yang ada, memberikan dukungan yang memadai ketika melaksanakan suatu tugas, memberikan perhatian khusus terhadap tanggung jawab atas hasil pekerjaan, pendelegasian wewenang harus dilakukan secara konsisten, menghindari kembalinya pendelegasian wewenang, menjelaskan kepada pegawai apa prospek penyelesaian masalah tersebut. berisi tugas.

Identifikasi kesalahan manajer saat mendelegasikan wewenang. Delegasi dapat menjadi cara yang efektif untuk memotivasi staf. Selain itu, memungkinkan manajer untuk mengetahui kemampuan bawahan, menentukan tingkat kualifikasinya, dan mengidentifikasi peluang potensial. Terakhir, delegasi membantu meluangkan waktu untuk tugas-tugas strategis tanpa melupakan tanggung jawab dan tugas lainnya.

Gradov A.P. Pemasaran sebagai strategi kegiatan wirausaha.: M. - 2007.

Metodologi: M.-2008

Akulich I.L., Demchenko E.V. – edisi ke-2, putaran. - M.:

SMA, 2011.

Basovsky L.E. Pemasaran : Mata Kuliah Perkuliahan : M-2011.

Kibanov A.Ya. Manajemen Personalia. M.: 2008

Golubkov E.P. Riset pemasaran: teori, praktik dan

Metodologi 2008

Shekshnya S.V. Manajemen personalia organisasi modern. M.: 2009

Basovsky L.E. Pemasaran: Mata kuliah perkuliahan 2011.

Shamkhalov F.I. Manajemen Amerika: Teori dan praktek. – M.: Nauka, 2011.

Reznik S.D. Perilaku organisasi-2012

Kotler F. Manajemen pemasaran 2009

Shekshnya S.V. Manajemen personalia organisasi modern. M.: 2009

Bronnikova T.S., Chernyavsky A.G. Pemasaran. Tutorial -

Universitas Teknik Radio Negeri Taganrog 2010

Reznik S.D. Perilaku organisasi-2012

Zaitseva, T.V. Manajemen personalia: buku teks / T.V. Zaitseva, A.T. – M.: Rumah Penerbitan “Forum”; INFRA-M, 2006.

Zaitseva, T.V. Manajemen personalia: buku teks / T.V. Zaitseva, A.T. – M.: Rumah Penerbitan “Forum”; INFRA-M, 2006.

Manajemen pribadi: buku teks / S.D. Reznik dkk – edisi ke-2, direvisi. dan tambahan – M.: INFRA-M, 2006.

Zaitseva, T.V. Manajemen personalia: buku teks / T.V. Zaitseva, A.T. – M.: Rumah Penerbitan “Forum”; INFRA-M, 2006.

Zaitseva, T.V. Manajemen personalia: buku teks / T.V. Zaitseva, A.T. – M.: Rumah Penerbitan “Forum”; INFRA-M, 2006.

Reznik S.D. Perilaku organisasi-2012

Reznik S.D. Perilaku organisasi-2012

Zaitseva, T.V. Manajemen personalia: buku teks / T.V. Zaitseva, A.T. – M.: Rumah Penerbitan “Forum”; INFRA-M, 2006.

(www.elitarium.ru).

(www.elitarium.ru).

(www.elitarium.ru).

(www.elitarium.ru).

(www.elitarium.ru).

Golubkov E.P. Riset pemasaran: teori, praktik dan

Kemampuan untuk mendelegasikan wewenangnya secara kompeten adalah salah satu kualitas utama yang harus dimiliki seorang manajer yang sukses. Pada saat yang sama, tanpa keterampilan ini, hampir tidak mungkin membayangkan pengusaha sukses mana pun. Mari kita coba simak bersama dalam artikel ini kesalahan dan masalah paling terkenal yang dihadapi seorang manajer ketika ia bermaksud mempercayakan sebagian pekerjaannya kepada bawahan.

Mengapa penting untuk mendelegasikan wewenang? Ya, kalau saja karena sumber daya manusia selalu terbatas, dan mungkin tidak ada cukup waktu untuk mengerjakan semua pekerjaan sendirian. Apalagi jika Anda membenamkan diri dalam rutinitas. Ini hanya akan membutuhkan banyak usaha, tetapi pekerjaan utama tidak akan berhenti.

Dr House juga mengatakan dalam serial TV populer: “Pekerjaan apa pun bisa menguntungkan Anda, tapi jangan berikan diri Anda akhir pekan.” Dia lebih lanjut memperhatikan bahwa dia mencoba memercayai asistennya dengan rutinitas di mana pun. Jadi, apa yang dapat diberikan oleh pendelegasian wewenang yang kompeten:

Luangkan waktu Anda untuk menyelesaikan tugas yang lebih penting. Untuk pemikiran sederhana yang sangat penting di dunia saat ini;

Meningkatkan motivasi staf;

Meningkatkan kepercayaan pada tim;

Periksa ketekunan karyawan Anda;

Segalanya tampak jelas tentang kelebihannya. Namun masalah apa yang bisa muncul ketika mendelegasikan wewenang?

1. Karyawan tidak mau mengambil pekerjaan yang bukan miliknya.

Ini adalah momen yang cukup menarik ketika seorang karyawan dapat menolak, berpedoman pada kenyataan bahwa pekerjaan yang ditawarkan kepadanya tidak sesuai dengan tugasnya. Ini sebenarnya adalah praktik yang umum. Terjadinya situasi seperti ini dimungkinkan karena struktur perusahaan itu sendiri tidak terorganisir dengan baik. Karyawan tidak menyadari ruang lingkup tanggung jawab mereka dan tidak memahami apa yang menanti mereka jika mereka melakukan pekerjaan tambahan. Mereka tidak punya motivasi untuk melakukannya.

Masalah tersebut dapat diatasi dengan mengubah struktur organisasi, menjalin hubungan yang sangat berbeda dengan bawahan, sehingga mereka memahami bahwa tanggung jawab mereka mencakup segala sesuatu yang dapat meningkatkan posisi perusahaan, dan bukan hanya apa yang ditentukan dalam kontrak kerja. Selain itu, sangat penting untuk mengatur pekerjaan perusahaan sehingga setiap inisiatif karyawan, bahkan yang gagal sekalipun, dapat diterima.

2. Anda harus menyukai pekerjaan itu

Seorang manajer atau supervisor tentunya harus mencermati karyawannya agar dapat memahami jenis pekerjaan apa yang paling menarik bagi mereka masing-masing. Lihat saja kesuksesan Google, dimana setiap orang sibuk melakukan pekerjaan yang mereka sukai. Ini bisa berhasil di perusahaan lain mana pun. Jika Anda mendelegasikan kepada seorang karyawan pekerjaan yang dia lakukan dengan senang hati, maka masalah yang ada akan lebih sedikit.

3. Presentasi imbalan yang jelas

Karyawan harus memahami dengan jelas apa yang akan dia terima atas pekerjaan yang dilakukan. Hal ini tidak boleh disembunyikan di balik tujuh meterai. Pekerjaan apa pun harus mendapat imbalan yang sepadan dengan kompleksitasnya.

Dan belum tentu bersifat material. Terkadang cukup dengan menandai seorang karyawan saja, karena semua orang ingin sukses tidak hanya secara finansial, tetapi juga secara profesional, menampilkan diri mereka sebagai karyawan yang baik.

4. Kebebasan bertindak

Anda dapat mencapai hubungan ideal dengan karyawan dengan mendelegasikan wewenang secara kompeten kepada mereka, hanya jika mereka memiliki kebebasan tertentu dan jika mereka setia kepada Anda. Tapi bagaimana cara mencapainya? Berikut adalah contoh kecil tindakan studio desain swasta kecil:

Pada tahun-tahun awalnya, perusahaan pengembangan situs web Chris Wallace tidak memiliki cukup bisnis untuk mengisi seluruh jam kerja karyawannya. Namun, Chris tak ingin para karyawannya diam saja. Dia memutuskan bahwa di saat-saat senggang seperti itu mereka dapat dengan mudah menjalankan bisnis mereka, yang entah bagaimana berhubungan dengan kreativitas. Mereka bisa melakukan apa saja. Sejauh ini perusahaan belum menerima pesanan.

Hasilnya, para karyawan mulai menghabiskan waktu senggang mereka untuk mengasah keterampilan mereka dalam industri yang berhubungan dengan desain: fotografi digital, komposisi musik, pengeditan video, dan banyak lagi. Dan semua pekerjaan ini ternyata diminati oleh perusahaan. Chris selalu beralih ke proyek kolaboratornya ketika studio desainnya membutuhkan ide-ide segar. Biasanya, saat menyajikan kepada klien versi pekerjaan yang sebelumnya dilakukan oleh studio, dia menunjukkan hingga 40% dari pekerjaan tersebut dalam proyek karyawan yang dibuat selama waktu henti perusahaan, tanpa pesanan.

Perusahaan Chris, SuperGroup Creative Omnimedia Inc telah berkembang setiap tahun dan saat ini memiliki kurang lebih 15 karyawan. Pendapatan tahunan studio ini sekitar $3 juta. Dan saat ini perusahaan juga mengalami downtime, dimana semua pesanan sudah selesai, namun pesanan baru belum juga datang.

Filosofi Chris Wallace tidak berubah sama sekali. Di saat-saat seperti itu, para karyawan, seperti dulu, bisa menekuni hobinya yang tidak berhubungan langsung dengan pekerjaan. Perusahaan terus mendapatkan keuntungan dari pengaturan waktu kerja karyawan seperti itu.

Chris percaya bahwa memberikan lebih banyak kebebasan kepada karyawan akan meningkatkan loyalitas mereka dan mendorong mereka untuk menjadi “pekerja keras”. Karyawan datang bekerja lebih awal dan pulang larut malam.

5. Tidak ada orang yang mempercayakan pekerjaan itu. Semua karyawan sudah sibuk

Jika seorang manajer dihadapkan pada situasi seperti ini, itu berarti perusahaan sedang mengalami kekurangan staf. Kami membutuhkan orang-orang baru. Misalnya, di perusahaan Euroset, jika seorang manajer senior mulai bekerja terlalu keras dalam waktu yang lama, maka asisten akan dipekerjakan secara paksa untuk mencegah hal ini terjadi. Karena dalam situasi seperti itu kualitas pekerjaan menurun.

6. Keyakinan akan hasilnya

Penolakan untuk mendelegasikan wewenang atas dasar bahwa Anda tidak yakin dengan kualitas pekerjaan yang dilakukan. Ini sudah menjadi masalah kepercayaan pada bawahan yang perlu dibenahi. Tentu saja, Anda perlu memastikan bahwa perusahaan mempekerjakan orang yang tepat yang dapat menangani tugas yang diberikannya.

Terakhir, ketika mendelegasikan wewenang, penting untuk dipahami bahwa Anda perlu mendeskripsikan tugas dengan jelas sehingga penerima tugas memahami apa yang diminta darinya dan harapan apa yang diberikan kepadanya.

Anton Gladchenko

pendelegasian wewenang menuntut efisiensi

Alasan keengganan mendelegasikan wewenang

• 1. Penyebab utama sikap negatif terhadap suatu masalah (keengganan mendelegasikan kekuasaan) adalah kebiasaan memandang bawahan hanya sebagai pelaksana. Para pengelola sendiri menjelaskan sikap negatif terhadap pengalihan wewenang dengan kurangnya waktu untuk menjelaskan kepada pelaksana apa dan bagaimana melakukannya.
• 2. Seringkali seorang manajer takut kehilangan wewenang dengan mengalihkan sebagian tanggung jawabnya kepada bawahan. Lagi pula, ada anggapan luas bahwa dia menjadi bos karena hanya dia yang bisa menangani fungsi terkait.
• 3. Ada kemungkinan alasan lain:
  • · Bagaimana jika mereka mengira saya tidak mampu menangani tugas ini atau saya hanya malas dan tidak mau bekerja.

Salah satu motif sikap negatif terhadap pendelegasian wewenang, sekali lagi, adalah kebiasaan, keinginan untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.

4. Dan terakhir, alasan umum keengganan mendelegasikan wewenang adalah ketakutan akan reaksi negatif dari atasan senior. “Bagaimana jika dia berpikir bahwa saya sendiri tidak dapat mengatasi tugas ini, saya tidak ingin bekerja dengan serius, mendelegasikan tanggung jawab saya kepada bawahan.” Dan ketakutan seperti itu ada alasannya.

Masalah dengan pendelegasian wewenang

• 1) Karyawan tidak mau mengambil pekerjaan yang bukan miliknya. Ini adalah momen yang cukup menarik ketika seorang karyawan dapat menolak, berpedoman pada kenyataan bahwa pekerjaan yang ditawarkan kepadanya tidak sesuai dengan tugasnya. Ini sebenarnya adalah praktik yang umum. Terjadinya situasi seperti ini dimungkinkan karena struktur perusahaan itu sendiri tidak terorganisir dengan baik. Karyawan tidak menyadari ruang lingkup tanggung jawab mereka dan tidak memahami apa yang menanti mereka jika mereka melakukan pekerjaan tambahan. Mereka tidak punya motivasi untuk melakukannya. Permasalahan tersebut dapat diatasi dengan mengubah struktur organisasi, menjalin hubungan yang sangat berbeda dengan bawahan, sehingga mereka memahami bahwa tanggung jawab mereka mencakup segala sesuatu yang dapat meningkatkan posisi perusahaan, dan bukan hanya apa yang diatur dalam kontrak kerja. Selain itu, sangat penting untuk mengatur pekerjaan perusahaan sehingga setiap inisiatif karyawan, bahkan yang gagal sekalipun, dapat diterima.
• 2) Anda harus menyukai pekerjaan itu. Seorang manajer atau supervisor tentunya harus mencermati karyawannya agar dapat memahami jenis pekerjaan apa yang paling menarik bagi mereka masing-masing. Sehingga setiap orang sibuk melakukan pekerjaan yang menjadi passionnya. Ini bisa berhasil di perusahaan lain mana pun. Jika Anda mendelegasikan kepada seorang karyawan pekerjaan yang dia lakukan dengan senang hati, maka masalah yang ada akan lebih sedikit.
• 3) Presentasi imbalan yang jelas. Karyawan harus memahami dengan jelas apa yang akan dia terima atas pekerjaan yang dilakukan. Hal ini tidak boleh disembunyikan di balik tujuh meterai. Pekerjaan apa pun harus mendapat imbalan yang sepadan dengan kompleksitasnya. Dan belum tentu bersifat material. Terkadang cukup dengan menandai seorang karyawan saja, karena semua orang ingin sukses tidak hanya secara finansial, tetapi juga secara profesional, dengan menampilkan diri sebagai karyawan yang baik.
• 4) Kebebasan bertindak. Anda dapat mencapai hubungan ideal dengan karyawan dengan mendelegasikan wewenang secara kompeten kepada mereka, hanya jika mereka memiliki kebebasan tertentu dan jika mereka setia kepada Anda. Tapi bagaimana cara mencapainya? Anda tidak memiliki cukup pesanan untuk memenuhi jam kerja seluruh karyawan Anda. Namun, Anda tidak ingin karyawan Anda tidak melakukan apa-apa. Anda harus memutuskan bahwa pada saat-saat senggang seperti itu mereka dapat dengan mudah menjalankan bisnis mereka, yang entah bagaimana terkait dengan kreativitas. Mereka bisa melakukan apa saja. Anda belum memiliki pesanan. Meningkatkan keterampilan Anda dalam industri terkait desain: fotografi digital, komposisi musik, pengeditan video, dan banyak lagi. Dan semua pekerjaan ini akan diminati oleh Anda. Hal ini memerlukan ide-ide segar.
• 5) Tidak ada orang yang mempercayakan pekerjaan itu. Semua karyawan sudah sibuk. Jika seorang manajer dihadapkan pada situasi seperti ini, itu berarti perusahaan sedang mengalami kekurangan staf. Kami membutuhkan orang-orang baru.
• 6) Keyakinan akan hasilnya. Penolakan untuk mendelegasikan wewenang atas dasar bahwa Anda tidak yakin dengan kualitas pekerjaan yang dilakukan. Ini sudah menjadi masalah kepercayaan pada bawahan yang perlu dibenahi. Tentu saja, Anda perlu memastikan bahwa perusahaan mempekerjakan orang yang tepat yang dapat menangani tugas yang diberikannya. Terakhir, ketika mendelegasikan wewenang, penting untuk dipahami bahwa Anda perlu mendeskripsikan tugas dengan jelas sehingga penerima tugas memahami apa yang diminta darinya dan harapan apa yang diberikan kepadanya.

Delegasi erat kaitannya dengan motivasi, pengaruh dan kepemimpinan. Seorang pemimpin harus memaksa bawahannya untuk melaksanakan tugasnya secara efektif. Seperti halnya dalam semua proses pertukaran informasi dan pengaruh, kedua belah pihak sangat penting untuk keberhasilan. Dengan mengingat hal ini, mari kita buat tabel sejumlah alasan mengapa manajer mungkin enggan mendelegasikan wewenang, dan bawahan mungkin menghindari tanggung jawab tambahan.

Tabel 1. Alasan rendahnya efektivitas delegasi.

Keengganan manajer untuk mendelegasikan wewenang	Keengganan bawahan untuk mengambil tanggung jawab
1. Kurangnya rasa percaya terhadap bawahan. 2. Takut akan risiko. 3. Kesulitan dalam melakukan pengendalian. 4. Individu yang “kuat” menimbulkan ancaman. 5. Pengambilan keputusan menjadi rumit. 6. Diperlukan hubungan yang lebih berkembang dengan bawahan.	1. Lebih mudah bertanya kepada atasan Anda apa yang harus dilakukan daripada menyelesaikan masalahnya sendiri. 2. Takut dikritik atas kesalahan yang dilakukan. 3. Kurangnya informasi dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dengan sukses. 4. Kebebanan dengan pekerjaan. 5. Kurangnya rasa percaya diri. 6. Kurangnya insentif untuk tanggung jawab tambahan.

Kesalahan delegasi yang umum

Pengetahuan yang buruk terhadap bawahan dan kurangnya pendekatan individual seringkali menyebabkan tugas yang diberikan kepada karyawan tidak sesuai dengan kemampuan dan kapabilitasnya dan tentu saja tidak dapat diselesaikan dengan kualitas tinggi dan tepat waktu. Seringkali, seorang manajer yang terjebak dalam memecahkan masalah saat ini tidak menganggap perlu untuk menjelaskan kepada bawahannya secara cukup rinci esensi tugas, memperkenalkan secara rinci metodologi kerja, dan metode untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul. Dan jika terjadi kegagalan, alih-alih memeriksa alasannya dengan bawahan dan memperbaiki masalahnya, dia malah menghukum pelakunya dan sering kali membiarkan masalahnya tidak terselesaikan. Menghemat waktu dan mencegah kesenjangan lebih lanjut dalam pekerjaan, disarankan untuk tidak pernah meluangkan waktu beberapa menit, dan terkadang berjam-jam, untuk instruksi yang terperinci dan terperinci kepada pelaku. Seringkali tidak ada motivasi yang benar untuk tugas tersebut. Penting untuk menekankan kepercayaan yang diberikan kepada orang tertentu untuk melakukan tugas produksi yang penting. Tunjukkan keuntungan pribadi jika masalah berhasil diselesaikan dan tepat waktu, peluang untuk diakui oleh manajemen senior, dan terkadang kemungkinan prospek promosi.

Delegasi terbalik

Seorang bawahan, yang yakin akan kebenarannya, mendatangi bos yang terkendali dan menyatakan bahwa dia tidak dapat menyelesaikan tugasnya. Karena perintah untuk mengeluarkan bahan baku yang diperlukan harus diberikan oleh direktur perusahaan tetangga, tetapi dia bahkan tidak mau berbicara dengan saya: pangkat saya tidak sama, tidak sama levelnya.

Siswa tiba-tiba mengajukan pertanyaan kepada penguji, yang diduga tidak dapat dijawabnya, dan guru, melihat minat tulus siswa, mulai, tanpa disadari, melaksanakan instruksi siswa, yaitu. menjawab pertanyaan yang harus dijawab sendiri oleh peserta ujian.

Situasi paradoks seperti itu, ketika seorang junior mengalihkan tanggung jawabnya kepada senior, sering terjadi.

Pendelegasian wewenang merupakan aspek penting dalam aktivitas manajemen seorang manajer. Kualitas kinerja fungsi ini digunakan untuk menilai kepribadian pemimpin, profesionalisme, kemampuan kreatif mengatasi kesulitan yang muncul dan keinginan untuk pengembangan diri. Seperti disebutkan sebelumnya, seorang pemimpin tidak boleh melakukan pekerjaan yang dapat ditangani dengan sukses oleh bawahannya. Seorang manajer yang mengikuti aturan ini membebaskan dirinya dari melakukan beberapa tugas sekunder, berkonsentrasi pada masalah manajemen strategis yang paling penting. Oleh karena itu, pemimpin yang baik memimpin, dan tidak berusaha melakukan pekerjaan untuk bawahannya. Pada saat yang sama, pendelegasian bukanlah cara untuk menghindari tanggung jawab, tetapi suatu bentuk pembagian kerja manajerial yang memungkinkan untuk meningkatkan efisiensinya.

Pendelegasian juga digunakan sebagai sarana untuk meningkatkan kompetensi profesional bawahan dan meningkatkan rasa percaya diri. Bagi seorang manajer-pemimpin, hal ini tidak kalah pentingnya dengan menyelesaikan tugas yang diberikan itu sendiri.

Terakhir, hal yang paling penting: pendelegasian wewenang sebelumnya oleh pemimpin merupakan syarat penting baginya untuk menguasai fungsi dan peran baru yang diperlukan untuk menaiki tangga profesional seorang pemimpin. Manajer tidak akan dapat menguasai fungsi-fungsi tambahan tanpa membebaskan dirinya dari fungsi-fungsi sebelumnya.

Pendelegasian wewenang oleh manajer -pengalihan tugas atau aktivitas yang bersifat sementara atau permanen oleh seorang manajer kepada bawahannya dari lingkup tindakan manajer.

Namun dalam aktivitas saat ini, tidak semua tugas bisa dilimpahkan kepada bawahan.

Mendelegasikan itu berguna:

• pekerjaan rutin dan kecil;
• kegiatan khusus;
• pertanyaan pribadi;
• pekerjaan persiapan dan pendukung.

Tidak disarankan untuk mendelegasikan:

• fungsi terpenting seorang manajer (mengembangkan ide dan kebijakan untuk pengembangan organisasi, memantau hasil kinerja, dll);
• manajemen karyawan dan motivasinya;
• tugas-tugas yang berisiko tinggi dan sangat penting;
• kasus yang tidak biasa dan luar biasa;
• hal-hal mendesak yang tidak memberikan waktu untuk penjelasan dan pemeriksaan ulang;
• tugas-tugas yang bersifat sangat rahasia.

Bawahan mungkin memiliki penolakan untuk menerima wewenang yang didelegasikan kepadanya. Hal ini mungkin disebabkan oleh kurangnya rasa percaya diri terhadap kompetensi dirinya, ketakutan akan kurangnya pengetahuan dan pengalaman, ketakutan akan tuntutan yang berlebihan dan kemungkinan kritik, ketakutan akan tanggung jawab, dll. Dalam hal ini, manajer perlu membicarakan hal ini secara terbuka dengan bawahannya, mencoba mencari alasan dan mengambil keputusan bersama dengan menggunakan metode insentif.

Algoritma untuk proses pendelegasian wewenang:

• a) mempersiapkan bawahan;
• b) menjelaskan tugasnya;
• c) menunjukkan cara penyelesaiannya;
• d) mempercayakan karyawan hak untuk mengembangkan cara yang paling tepat untuk memecahkan masalah dan menyajikan pilihan solusi;
• e) mengalihkan seluruh pekerjaan kepada karyawan dan selanjutnya hanya melakukan kontrol atas pelaksanaan (hasil).

Aturan umum delegasi:

• 1) mendelegasikan penyelesaian suatu masalah kepada seseorang yang dapat dan mampu menyelesaikannya, dan bukan hanya kepada seseorang yang ingin menyelesaikannya. Jika orang pertama tidak mau, bantulah dia agar mau;
• 2) mendelegasikan tidak hanya tanggung jawab, tetapi juga hak dan wewenang. Tidak efektif bila bawahan dipercayakan untuk memecahkan suatu masalah, tetapi hak dan kemampuan terkait yang diperlukan untuk menyelesaikannya tidak dialihkan;
• 3) mendelegasikan tugas secara keseluruhan, jika memungkinkan, dan tidak dalam bentuk tugas-tugas tersendiri;
• 4) bersiaplah untuk mendukung orang yang Anda delegasikan tugas tersebut. Bahkan karyawan yang paling mandiri dan kompeten pun memerlukan kepercayaan akan dukungan manajernya;
• 5) setelah mendelegasikan suatu tugas kepada bawahan dan diberi wewenang yang sesuai, tidak ikut campur dalam penyelesaiannya tanpa alasan yang baik. Namun, mintalah laporan sementara dari bawahan Anda tentang kemajuan tugas dan pantau hasil akhir dari tugas yang diberikan;
• 6) pastikan untuk melakukan intervensi dalam proses kerja jika Anda melihat bahwa pekerjaan dilakukan secara tidak benar dan hal ini dapat mengakibatkan komplikasi yang serius. Tidak perlu menunggu sampai timbul masalah yang tidak dapat diperbaiki baru kemudian berperan sebagai penyelamat. Hal ini mungkin dianggap oleh karyawan sebagai “pengaturan manajerial” agar manajer memperoleh sejumlah dividen. Pengecualian mungkin adalah mendelegasikan tugas yang rumit namun tidak penting untuk tujuan pendidikan kepada karyawan yang “sombong”;
• 7) dalam hal pegawai melakukan kesalahan dalam menjalankan fungsi yang didelegasikan, mengkaji secara objektif hakikat permasalahan, hakikat kesalahan, dan bukan kualitas pribadi, kekurangan dan kesalahan perhitungan bawahan. Lagi pula, pada akhirnya, Andalah yang memilih dia untuk menyelesaikan masalah ini, jadi ini sebagian salah perhitungan Anda. Maka kritiklah dengan hati-hati, bukan menuntut permintaan maaf, melainkan penjelasan alasan yang menyebabkan kesalahan tersebut dan saran yang membangun untuk memperbaiki keadaan. Pengecualian terhadap aturan ini adalah delegasi yang sama untuk tujuan pendidikan. Sebaliknya, dalam hal ini, dimungkinkan untuk menganalisis kualitas pribadi, kekurangan dan kesalahan perhitungan bawahan, memberinya kesempatan untuk mempertimbangkan kembali sikapnya terhadap pekerjaan dan terhadap orang lain;
• 8) ketika mendelegasikan, bertanggung jawab atas keputusan yang dibuat oleh bawahan Anda yang telah menerima wewenang yang diperlukan dari Anda. Jika berhasil, berikan kepada bawahan, pelaksana tugas langsung. Dan jika terjadi kegagalan, ambillah sebagian besar tanggung jawab pada diri Anda sendiri. Bawahan Anda akan menghargai ini.

Saat mendelegasikan untuk tujuan pendidikan, semua tanggung jawab

pemimpin harus mengambil tanggung jawabnya sendiri.

Kesalahan delegasi:

• ketidakmampuan untuk mengajar. Bagaimana bawahan memahami tugas menentukan apakah dia akan mengatasi tugasnya. Pengarahan menunjukkan kepada bawahan pentingnya, pentingnya dan tanggung jawab tugas yang diberikan dan menyiapkannya untuk solusi berkualitas tinggi. Selain itu, hal ini akan mencegah bawahan tergoda untuk mengaitkan kegagalan dengan fakta bahwa ia diberi instruksi yang buruk;
• delegasi fiktif. Ini adalah situasi ketika tugas, fungsi dan wewenang yang sudah dimiliki bawahan berdasarkan tanggung jawab pekerjaannya didelegasikan. Untuk mencegah hal ini terjadi dan manajer tidak mendiskreditkan dirinya sendiri, sebelum mendelegasikan, perlu untuk mengetahui secara menyeluruh tanggung jawab pekerjaan karyawan, dan jika tidak ada, untuk mengembangkannya;
• kesalahan dalam pemilihan delegasi. Untuk mengurangi risiko ini, Anda harus mempertimbangkan dengan cermat kualitas profesional, bisnis, dan pribadi karyawan saat memilih delegasi;
• pendelegasian fungsi dan wewenang kepada sekelompok karyawan tanpa menentukan bidang tanggung jawab individu. Pengecualiannya adalah mendelegasikan tugas kepada “tim profesional”.

Kesalahan khas seorang pemimpin. DI DALAM Kesalahan manajerial yang umum meliputi:

• keyakinan bahwa seorang pemimpin harus mengetahui segalanya lebih baik daripada orang lain. Anda tidak bisa kompeten dalam segala hal. Apa gunanya mencoba mengetahui pekerjaan bawahan lebih baik daripada mereka sendiri? Setiap orang harus melakukan tugasnya. Jika seorang manajer dihadapkan pada tugas baru yang tidak standar, maka dia perlu mengesampingkan rasa malu palsu dan meminta bantuan rekan kerja. Pihak berwenang tidak akan menderita akibat hal ini;
• menanggapi hal-hal yang mendesak daripada hal-hal penting. Manajer yang tidak dapat membedakan antara efisiensi dan efisiensi lebih mementingkan penyelesaian pekerjaan tepat waktu dibandingkan melakukan pekerjaan yang benar;
• keinginan untuk terlibat dalam pekerjaan tanpa perlu terlibat secara pribadi. Tugas seorang pemimpin adalah memimpin, bukan menghasilkan. Tugas utama seorang manajer adalah menciptakan kondisi untuk berfungsinya sistem organisasi dan aktivitas departemen secara efektif, dan tidak mengambil bagian pribadi dalam pekerjaan, yang pada dasarnya mengeluarkan bawahan darinya dan menghindari pelaksanaan fungsi manajerial. Seorang pemimpin yang efektif pertama-tama memecahkan masalah-masalah yang tidak dapat dipecahkan oleh orang lain;
• dalam situasi kritis - mencari mereka yang bertanggung jawab, bukan menyelesaikan masalah. Mencari seseorang untuk disalahkan adalah salah satu aktivitas paling tidak produktif yang hanya layak dilakukan oleh pemimpin yang tidak kompeten. Energi pemimpin diarahkan ke masa lalu, yang tidak dapat diubah lagi. Jauh lebih tepat untuk memfokuskan kegiatan pada masa depan. Tugas manajer adalah menetapkan penyebab objektif kegagalan (termasuk kontribusinya terhadap kegagalan) dan menemukan cara untuk menghilangkannya, dan bukan mencari seseorang yang akan bertanggung jawab atas kegagalan tersebut. Ada pepatah Jepang yang bagus: “Pertama-tama selesaikan masalahnya, baru kemudian carilah pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya masalah tersebut.”

Pertanyaan untuk pengendalian diri

• 1. Apa yang berguna dan apa yang tidak diinginkan untuk didelegasikan oleh seorang manajer kepada bawahannya?
• 2. Mendeskripsikan algoritma pendelegasian wewenang.
• 3. Sebutkan aturan umum delegasi.
• 4. Sebutkan kesalahan-kesalahan delegasi.